Lo que los contadores, los profesionales de recursos humanos y los empleados necesitan saber.

Báo Quốc Tế•13/09/2023

Este es un resumen de algunas regulaciones importantes y respuestas sobre el cierre de las cuentas de seguridad social en 2023 que los contadores, el personal de recursos humanos y los empleados deben conocer.

Chốt sổ BHXH 2023: Kế toán, nhân sự và người lao động cần biết

Responsabilidades relacionadas con la finalización de los registros de seguridad social de los empleados.

Con base en lo dispuesto en el Artículo 48 del Código Laboral de 2019, al término de un contrato de trabajo, la empresa y el empleado tienen las siguientes responsabilidades respectivas:

- Dentro de los 14 días hábiles siguientes a la fecha de finalización del contrato de trabajo, ambas partes son responsables de liquidar íntegramente todos los importes relacionados con los derechos de cada parte, excepto en los siguientes casos en los que el plazo podrá prorrogarse pero sin exceder de 30 días:

+ Las empresas que no son personas físicas cesan sus operaciones;

+ Las empresas cambian su estructura, tecnología o por razones económicas ;

+ Dividir, separar, fusionar, consolidar; vender, arrendar, convertir el tipo de negocio; transferir la propiedad y los derechos de uso de los activos de empresas y cooperativas;

+ Debido a desastres naturales, incendios, actos de guerra o epidemias peligrosas.

- Los salarios, la seguridad social, el seguro médico , el seguro de desempleo, las indemnizaciones por despido y demás prestaciones laborales estipuladas en los convenios colectivos y los contratos de trabajo tienen prioridad de pago en caso de que una empresa o cooperativa cese sus operaciones, se disuelva o quiebre.

- Las empresas tienen las siguientes responsabilidades:

+ Complete los trámites para confirmar el período de cotizaciones a la seguridad social y al seguro de desempleo y devuélvalos junto con otros documentos originales si la empresa los ha retenido del empleado;

+ Proporcionar copias de los documentos relacionados con el proceso de trabajo del empleado si este las solicita. El costo de la copia y el envío de los documentos correrá a cargo del empleador.

Por lo tanto, de acuerdo con la normativa anterior, al finalizar un contrato de trabajo, la empresa es responsable de confirmar el período de cotizaciones a la seguridad social y al seguro de desempleo (o, en la práctica, de cerrar la cuenta de la seguridad social) del empleado.

Por lo tanto, los contables y el personal de recursos humanos de las empresas deben conocer esta normativa para poder realizar las tareas necesarias para finalizar los registros de la seguridad social de los empleados cuyos contratos laborales hayan finalizado.

¿Pueden los empleados finalizar ellos mismos sus registros de seguridad social?

Según el artículo 48 del Código Laboral de 2019, las empresas son responsables de completar los trámites para confirmar el período de cotizaciones a la seguridad social y al seguro de desempleo, y de devolverlos junto con las copias originales de otros documentos si la empresa los ha retenido del empleado.

Además, el apartado 5 del artículo 21 de la Ley de Seguridad Social de 2014 estipula que las empresas son responsables de coordinar con la agencia de seguridad social la devolución de las libretas de seguridad social a los empleados y la confirmación del período de cotizaciones a la seguridad social cuando los empleados rescinden sus contratos laborales, contratos de trabajo o renuncian de conformidad con la ley.

Por lo tanto, se puede observar que el cierre de la cuenta de la seguridad social es responsabilidad de la empresa y se lleva a cabo en coordinación con la agencia de la seguridad social.

Por lo tanto, los empleados no pueden dar por finalizados sus datos de la seguridad social en la agencia correspondiente tras dejar su trabajo, independientemente de si su renuncia fue legal o arbitraria. En su lugar, deben regresar a su antigua empresa para solicitar que se complete el trámite de finalización de sus datos de la seguridad social.

Sanciones para las empresas que no completen los registros de seguridad social de sus empleados.

Conforme a lo dispuesto en el artículo 12 del Decreto 12/2022/ND-CP, las empresas que no completen los procedimientos para confirmar el período de cotizaciones al seguro social y al seguro de desempleo de los empleados tras la terminación de sus contratos laborales, según lo prescrito por la ley, estarán sujetas a las siguientes sanciones:

- Multas de entre 2 millones y 4 millones de VND por infracciones que involucren de 1 a 10 empleados;

- Multas que oscilan entre 4 millones y 10 millones de VND por infracciones que involucren entre 11 y 50 empleados;

- Multas de entre 10 millones y 20 millones de VND por infracciones que involucren entre 51 y 100 empleados;

- Multas de entre 20 y 30 millones de VND por infracciones que involucren entre 101 y 300 empleados;

- Multas que oscilan entre 30 millones y 40 millones de VND por infracciones que involucren a 301 o más empleados.

Además, las empresas también están obligadas a completar los procedimientos para verificar el período de cotización a la seguridad social y al seguro de desempleo de sus empleados, según lo estipulado en la normativa.

¿Qué deben hacer los empleados cuando su empleador no finaliza la actualización de sus registros de seguridad social?

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley de Seguridad Social de 2014, los empleados tienen derecho a solicitar a los organismos, organizaciones e individuos competentes que revisen las decisiones y acciones de dichos organismos, organizaciones e individuos cuando existan motivos para creer que tales decisiones y acciones violan la ley de seguridad social e infringen sus derechos e intereses legítimos.

Por lo tanto, si un empleado ha rescindido su contrato laboral pero el empleador no ha finalizado su registro de seguridad social según lo requerido, el empleado debe comunicarse primero con el empleador y solicitar que finalice su registro de seguridad social.

Si la empresa sigue sin completar los registros del seguro social según lo requerido, el empleado puede presentar una queja ante el Inspector Jefe del Departamento de Trabajo, Inválidos de Guerra y Asuntos Sociales del lugar donde se encuentra la empresa para que se resuelva dentro de sus competencias.

Procedimientos para el cierre de cuentas de seguridad social en 2023

Según la Decisión 595/QD-BHXH de 2017, los empleadores deben finalizar los registros de seguridad social en el siguiente orden:

Paso 1: Informar sobre la reducción de personal.

Antes de finalizar el registro de la seguridad social, el empleador debe completar el procedimiento para notificar una reducción en el número de empleados.

- Según el artículo 23 de la Decisión 595/QD-BHXH, el expediente del informe de reducción de mano de obra incluye:

+ Formulario de declaración para la modificación de la información del seguro social y del seguro de salud (Formulario TK1-TS)

+ Formulario de declaración para ajustar la información del seguro social y del seguro de salud (Formulario TK3-TS);

+ Lista de empleados que participan en el seguro social, seguro de salud, seguro de accidentes, seguro de accidentes laborales y seguro de enfermedades profesionales (Formulario D02-TS);

+ Hoja de resumen de información (Formulario D01-TS);

+ Tarjeta de seguro médico válida del empleado (1 copia por persona);

- Los empleadores presentan el informe de reducción de personal directamente a la agencia de seguridad social donde el empleador está registrado o lo envían por correo .

- Tras notificar correctamente la reducción de las cotizaciones a la seguridad social, puede proceder a cerrar su cuenta de seguridad social.

Paso 2: Finalizar el registro de la seguridad social.

- Según el artículo 23 de la Decisión 595/QD-BHXH, los documentos necesarios para cerrar la cuenta de la seguridad social incluyen:

+ Formulario de declaración para unidades participantes, ajuste de la información del seguro social y del seguro de salud (Formulario TK3-TS);

+ Lista de empleados que participan en el seguro social, seguro de salud, seguro de desempleo, seguro de accidentes laborales y seguro de enfermedades profesionales (Formulario D02-TS).

+ Hoja de resumen de información (Formulario D01-TS).

+ Libro de la seguridad social

+ Comprobantes de seguro social.

+ Decisión de rescindir el contrato de trabajo (u otros documentos relacionados con la rescisión del contrato de trabajo).

+ Tarjeta de seguro médico válida del empleado (1 copia por persona);

- Los empleadores presentan los documentos de baja del seguro social a la agencia de seguridad social donde el empleador está registrado o los envían por correo.

Fecha de cierre del seguro social

De acuerdo con la Cláusula 1, Artículo 48 del Código Laboral de 2019, dentro de los 14 días hábiles siguientes a la fecha de terminación del contrato laboral, ambas partes son responsables de liquidar íntegramente todos los montos relacionados con los derechos y beneficios de cada parte, excepto en los siguientes casos en los que este plazo podrá extenderse pero sin exceder los 30 días:

- El empleador no es una persona física que cesa sus operaciones;

- El empleador cambia su estructura, tecnología o por razones económicas;

- Dividir, separar, fusionar, consolidar; vender, arrendar, convertir el tipo de negocio; transferir la propiedad y los derechos de uso de los activos de empresas y cooperativas;

- Debido a desastres naturales, incendios, actos de guerra o epidemias peligrosas.

Por lo tanto, de acuerdo con la normativa, el plazo para cerrar las cuentas de la seguridad social no excederá de 14 días, y en casos especiales, como se estipula en la Cláusula 1, Artículo 48 del Código Laboral de 2019, el plazo máximo para cerrar las cuentas de la seguridad social no excederá de 30 días.

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