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Responsabilidades para finalizar los registros de seguro social de los empleados.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 48 del Código de Trabajo de 2019, al terminar el contrato de trabajo, la empresa y el trabajador tienen las siguientes responsabilidades respectivas:
- Dentro de los 14 días hábiles siguientes a la fecha de terminación del contrato de trabajo, ambas partes están obligadas a satisfacer íntegramente todas las cantidades relacionadas con los derechos de cada una de ellas, salvo en los siguientes casos en que el plazo podrá prorrogarse pero no podrá exceder de 30 días:
+ Las empresas que no sean personas físicas cesan sus operaciones;
+ Las empresas cambian su estructura, tecnología o por razones económicas ;
+ Dividir, separar, fusionar, consolidar; vender, arrendar, convertir el tipo de negocio; transferir la propiedad y los derechos de uso de los activos de las empresas y cooperativas;
+ Debido a desastres naturales, incendios, actos de guerra o epidemias peligrosas.
- Los salarios, seguros sociales, seguros de salud , seguros de desempleo, indemnizaciones por despido y otros beneficios laborales estipulados en los convenios colectivos y contratos de trabajo tienen prioridad en el pago en caso de que una empresa o cooperativa cese sus operaciones, se disuelva o se declare en quiebra.
- Las empresas tienen las siguientes responsabilidades:
+ Realizar los trámites para acreditar el período de cotización al seguro social y al seguro de desempleo y devolverlos junto con otros documentos originales si la empresa los ha retenido del trabajador;
Proporcionar copias de los documentos relacionados con el proceso laboral del empleado si este las solicita. El costo de la copia y el envío de los documentos correrá a cargo del empleador.
Por lo tanto, en base a la normativa anterior, al finalizar un contrato de trabajo, la empresa es responsable de confirmar el período de cotizaciones al seguro social y al seguro de desempleo (o, en la práctica, cerrar la cuenta del seguro social) del empleado.
Por lo tanto, los contadores y el personal de RRHH de las empresas deben conocer esta regulación para realizar las tareas necesarias para finalizar los registros de seguro social de los empleados cuyos contratos de trabajo han sido rescindidos.
¿Pueden los empleados finalizar ellos mismos sus registros de seguro social?
De acuerdo con el artículo 48 del Código de Trabajo de 2019, las empresas son responsables de completar los procedimientos para confirmar el período de contribuciones al seguro social y al seguro de desempleo y devolverlos junto con las copias originales de otros documentos si la empresa los ha retenido del empleado.
Además, la cláusula 5, artículo 21 de la Ley de Seguro Social de 2014 también estipula que las empresas son responsables de coordinar con la agencia de seguro social para devolver los libros de seguro social a los empleados y confirmar el período de contribuciones al seguro social cuando los empleados terminan sus contratos laborales, contratos de empleo o renuncian de acuerdo con la ley.
De esta manera, se puede observar que el cierre de la cuenta de seguro social es responsabilidad de la empresa y se realiza en coordinación con el organismo de seguro social.
Por lo tanto, los empleados no pueden finalizar su registro de la seguridad social en la agencia de seguridad social por sí mismos tras dejar su trabajo, ya sea que su renuncia haya sido legal o arbitraria. En su lugar, deben regresar a su antigua empresa para solicitar que se complete el trámite de finalización de su registro de la seguridad social.
Sanciones para las empresas que no finalicen los registros de seguro social de los empleados.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 12 del Decreto 12/2022/ND-CP, las empresas que no completen los procedimientos para confirmar el período de contribuciones al seguro social y al seguro de desempleo de los empleados después de la terminación de sus contratos laborales según lo prescrito por la ley estarán sujetas a las siguientes sanciones:
- De 2 millones de VND a 4 millones de VND por infracciones que afecten a entre 1 y 10 empleados;
- Multas que van desde 4 millones de VND a 10 millones de VND por infracciones que afecten a entre 11 y 50 empleados;
- De 10 millones de VND a 20 millones de VND por infracciones que afecten a entre 51 y 100 empleados;
- De 20 millones de VND a 30 millones de VND por infracciones que afecten a entre 101 y 300 empleados;
- Multas que van desde 30 millones de VND hasta 40 millones de VND por infracciones que involucren a 301 o más empleados.
Además, las empresas también están obligadas a completar los procedimientos para verificar el período de contribuciones al seguro social y al seguro de desempleo de sus empleados según lo estipulado por la reglamentación.
¿Qué deben hacer los empleados cuando su empleador no finaliza sus registros de seguro social?
De acuerdo con las disposiciones del artículo 18 de la Ley de Seguro Social de 2014, los empleados tienen derecho a solicitar a los organismos, organizaciones e individuos competentes que revisen las decisiones y acciones de dichos organismos, organizaciones e individuos cuando haya motivos para creer que dichas decisiones y acciones violan la ley de seguro social y atentan contra sus derechos e intereses legítimos.
Por lo tanto, si un empleado ha finalizado su contrato de trabajo pero el empleador no ha finalizado su registro de seguro social como se requiere, el empleado primero debe comunicarse con el empleador y solicitar que finalice su registro de seguro social.
Si la empresa aún no logra finalizar los registros del seguro social como se requiere, el empleado puede presentar una queja ante el Inspector Jefe del Departamento de Trabajo, Inválidos de Guerra y Asuntos Sociales donde se encuentra la empresa para su resolución dentro de su autoridad.
Procedimiento para el cierre de cuentas de la seguridad social en 2023
De acuerdo con la Decisión 595/QD-BHXH de 2017, los empleadores deben finalizar los registros del seguro social en el siguiente orden:
Paso 1: Informar sobre la reducción de la plantilla
Antes de finalizar el registro del seguro social, el empleador debe completar el procedimiento para informar una reducción en el número de empleados.
- De acuerdo con el artículo 23 de la Decisión 595/QD-BHXH, el expediente del informe de reducción laboral incluye:
+ Formulario de declaración para la corrección de la información del seguro social y del seguro médico (Formulario TK1-TS)
+ Formulario de declaración para ajustar la información del seguro social y del seguro de salud (formulario TK3-TS);
+ Listado de trabajadores afiliados al seguro social, seguro de salud, seguro de accidentes, seguro de accidentes de trabajo y seguro de enfermedades profesionales (formulario D02-TS);
+ Hoja de resumen de información (Formulario D01-TS);
+ Tarjeta de seguro de salud vigente del trabajador (01 copia/persona);
- Los empleadores envían el informe de reducción de personal directamente a la agencia de seguro social donde está registrado el empleador o lo envían por correo .
- Después de informar con éxito la reducción en las contribuciones al seguro social, puede proceder al cierre de su cuenta de seguro social.
Paso 2: Finalizar el registro del seguro social.
- De acuerdo con el artículo 23 de la Decisión 595/QD-BHXH, los documentos necesarios para el cierre de la cuenta de seguro social incluyen:
+ Formulario de declaración de unidades participantes, ajuste de la información del seguro social y del seguro de salud (formulario TK3-TS);
+ Listado de trabajadores afiliados al seguro social, seguro de salud, seguro de desempleo, seguro de accidentes de trabajo y seguro de enfermedades profesionales (Formulario D02-TS).
+ Hoja resumen de información (Formulario D01-TS).
+ Libro de seguros sociales
+ Comprobantes de seguro social.
+ Decisión de rescisión del contrato de trabajo (u otros documentos relacionados con la rescisión del contrato de trabajo).
+ Tarjeta de seguro de salud vigente del trabajador (01 copia/persona);
- Los empleadores envían los documentos de cierre del seguro social a la agencia de seguro social donde está registrado el empleador o los envían por correo.
Fecha de cierre del seguro social
De acuerdo con la Cláusula 1, Artículo 48 del Código de Trabajo de 2019, dentro de los 14 días hábiles contados a partir de la fecha de terminación del contrato de trabajo, ambas partes son responsables de liquidar íntegramente todos los montos relacionados con los derechos y beneficios de cada parte, excepto en los siguientes casos en los que este plazo puede extenderse pero no exceder de 30 días:
- El empleador no es una persona física que cesa sus actividades;
- El empleador cambia su estructura, tecnología o por razones económicas;
- Dividir, separar, fusionar, consolidar; vender, arrendar, transformar el tipo de negocio; transferir la propiedad y los derechos de uso de los activos de empresas y cooperativas;
- Debido a desastres naturales, incendios, actos de guerra o epidemias peligrosas.
Por tanto, de acuerdo a la normativa, el plazo para el cierre de las cuentas del seguro social no superará los 14 días, y en casos especiales como los estipulados en la Cláusula 1 del Artículo 48 del Código de Trabajo de 2019, el plazo máximo para el cierre de las cuentas del seguro social no superará los 30 días.
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