Réduire les procédures, évoluer vers une administration numérique moderne et transparente

Réduire les procédures, vers une administration numérique moderne et transparente - photo 1 — Réduisez la paperasserie, augmentez le partage des données pour mieux servir les gens

Selon les données de la Base de données nationale sur les procédures administratives (TTHC) du 17 octobre, il existe actuellement 5 527 procédures administratives à l'échelle nationale, dont 3 170 procédures administratives de niveau ministériel ou vertical, 2 082 procédures administratives de niveau provincial, 400 procédures administratives de niveau communal et 141 autres procédures administratives d'agence.

En outre, il existe 668 procédures administratives prescrites par les localités pour répondre à des politiques spécifiques dans chaque localité.

Récemment, le ministère de la Sécurité publique a collaboré avec des services de conseil pour identifier 15 types de documents contenant des données complètes et pouvant être exploités automatiquement afin de simplifier les procédures administratives. Sur cette base, le ministère a établi une liste détaillée de 734 procédures administratives dont les dossiers contiennent l'un de ces 15 types de documents, lesquels peuvent être remplacés par des données.

Dans le cadre de la mise en œuvre spécifique du Projet 06 du Gouvernement sur le développement des données démographiques, l'identification et l'authentification électronique, le Dépêche Officielle n° 6723 du Ministère de la Justice a publié 3 annexes avec des instructions détaillées sur les méthodes d'examen, les formulaires récapitulatifs et 5 options pour réduire et simplifier les procédures administratives, afin d'assurer une mise en œuvre uniforme à l'échelle nationale.

L'examen porte donc sur les procédures administratives dont les éléments du dossier contiennent au moins un des 15 types de documents pouvant être remplacés par des données, sur la base de la liste établie par le ministère de la Sécurité publique.

Le ministère de la Justice guide les agences pour choisir l’une des cinq options lors de l’examen, plus précisément comme suit :

L'une des solutions consiste à remplacer les composants des dossiers par des données électroniques. Les agences gouvernementales rechercheront et exploiteront proactivement les informations contenues dans les bases de données, au lieu de demander aux citoyens de fournir des documents.

Deuxièmement , réduisez complètement les composants du profil si les informations ne sont plus nécessaires au traitement de la procédure.

Troisièmement , si l’information est toujours nécessaire mais ne peut être remplacée par des données, la raison doit être clairement indiquée pour avoir une base pour une amélioration ultérieure.

Quatrièmement , en cas de procédures redondantes et inadaptées, il est possible de proposer la suppression de toutes les procédures administratives.

Cinquièmement , demander aux ministères et aux services en charge de la base de données de fournir des champs d’information supplémentaires nécessaires pour assurer la capacité de connecter, de partager et d’exploiter les données.

Les ministères, les agences ministérielles, les provinces et les villes consigneront les résultats de l'examen dans l'annexe ci-jointe. Si des procédures supplémentaires pouvant être réduites sont identifiées, les unités devront les mettre à jour et les compléter ; en cas de désaccord avec la liste publiée, elles devront en indiquer clairement les raisons.

Au cours du processus de révision, les agences doivent indiquer clairement les articles, clauses, points, formulaires ou annexes des documents juridiques qui doivent être modifiés ou supprimés.

Si le remplacement d’enregistrements par des données nécessite d’ajuster les formulaires de demande ou les déclarations pour ajouter des informations à des fins de référence, cela doit être spécifiquement indiqué dans le rapport.

Pour les procédures administratives spécifiques émises par les localités, les présidents des comités populaires des provinces et des villes sont chargés d'en diriger l'examen et de proposer des réductions, tout en conseillant les autorités compétentes de modifier et de compléter les documents juridiques afin de supprimer l'obligation de soumettre les documents déjà présents dans la base de données. Cette procédure doit être effectuée avant le 15 novembre ou soumise lors de la prochaine réunion du conseil populaire.

Selon le vice-ministre de la Justice, Nguyen Thanh Tinh, la simplification des procédures administratives contribue non seulement à réduire les coûts de conformité, mais aussi les coûts sociaux, permettant ainsi de concentrer davantage de ressources sur l'investissement et le développement. Parallèlement, l'efficacité et l'efficience de l'appareil administratif sont améliorées, évoluant vers une administration moderne et transparente, au service du développement.

Le vice-ministre Nguyen Thanh Tinh a également souligné que, pour que la réduction et la simplification des procédures administratives basées sur les données soient réellement réalisables et apportent du confort aux citoyens et aux entreprises, les ministères, les branches et les localités doivent clarifier leur capacité et leur engagement à construire, connecter et partager des données selon les principes « corrects, suffisants, propres, vivants, unifiés et partagés », afin de garantir que le plan de réduction soit effectivement mis en œuvre dès sa publication.

Cela nécessite que le système informatique, l'infrastructure technique et les équipements terminaux soient synchronisés et fonctionnent correctement ; en même temps, il est nécessaire de former et de guider le personnel pour assurer le bon déroulement du processus de fonctionnement.

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