Direction des douanes de la région II : un exemple de réussite en matière de numérisation et de réforme des procédures

Promouvoir une transformation numérique globale

Un représentant d'une entreprise d'import-export a confié à un journaliste du quotidien Industrie et Commerce, au bureau des douanes de la région II ( Hô-Chi-Minh -Ville), que la procédure de dédouanement actuelle a beaucoup changé par rapport à avant.

Au lieu de devoir transporter des piles de papiers et faire le tour de nombreux guichets pour accomplir les procédures, les entreprises n'ont qu'à s'asseoir devant l'ordinateur, se connecter au système VNACCS/VCIS pour pouvoir gérer la quasi-totalité du processus dans un environnement numérique.

*Direction des douanes de la région II : Un exemple positif de numérisation et de réforme des procédures.*

Les déclarations en douane s'effectuent en ligne 24h/24 et 7j/7, les signatures numériques remplacent les signatures manuscrites, les taxes et frais sont payés via le portail électronique : toutes les étapes sont simples et rapides. Grâce à cela, le délai de traitement des déclarations par la voie verte est de quelques minutes seulement, et celui des déclarations par la voie jaune est réduit à quelques heures, alors qu'il fallait auparavant plusieurs jours. Les procédures répétitives et fastidieuses qui pesaient sur les entreprises sont également progressivement réduites.

Selon l'évaluation de la Direction des douanes de la région II, ce résultat est le fruit des efforts et de l'attention portés ces derniers temps à la promotion de la transformation numérique du secteur douanier en général et de l'unité en particulier, dans le but d'une numérisation étendue et d'une optimisation des opérations grâce aux données et aux technologies intelligentes.

Outre le gain de temps, le principal avantage de la numérisation est une transparence accrue. Toutes les opérations sont enregistrées dans le système, ce qui permet aux autorités douanières de vérifier et de retrouver facilement les informations nécessaires aux contrôles après dédouanement et au traitement des infractions, le cas échéant.

Le chef de la Direction des douanes de la région II a déclaré que, parallèlement au VNACCS/VCIS, sa direction exploite également le système VASSCM, un système automatisé de gestion et de supervision douanières, établissant ainsi une infrastructure numérique reliant les douanes et les entreprises en temps réel. Ce système constitue le fondement d'une transition progressive vers un modèle de gestion moderne des systèmes douaniers avancés dans la région.

Une autre étape importante de la numérisation des douanes est la mise en place du guichet unique national. Alors qu'auparavant les entreprises devaient établir des dossiers distincts pour chaque administration (fiscalité, quarantaine, contrôle qualité, etc.), elles n'ont désormais plus qu'à soumettre leurs données sur un portail d'information unique.

Les agences reçoivent et traitent les documents sur un système unique, ce qui réduit les doublons et les délais d'attente. Au sein du service des douanes de la région II, ce mécanisme est mis en œuvre en étroite collaboration avec les unités d'inspection spécialisées, permettant aux entreprises de centraliser leurs documents et de suivre en ligne l'avancement de leur traitement.

Les responsables de l'unité ont affirmé que, conformément aux directives de la décision n° 628/QD-TTg, la plupart des procédures administratives en matière de licences et d'inspections spécialisées des marchandises exportées, importées et en transit au sein du Département sont désormais effectuées par le biais du mécanisme national de guichet unique ; 100 % des procédures administratives à forte demande sont assurées par des services publics en ligne de niveau 4, accessibles via de nombreux dispositifs et intégrés au portail national des services publics.

Jamais auparavant le droit douanier n'a été aussi accessible aux entreprises. Les réglementations et les procédures sont entièrement publiques, transparentes, faciles à consulter et à contrôler à tout moment et en tout lieu, et ne constituent plus un « labyrinthe de réglementations » difficile d'accès comme auparavant.

*Des agents du service des douanes de la région II ont participé à une formation sur la transformation numérique et l'application pratique de l'IA dans le travail de l'administration publique.*

Non seulement la Direction des douanes de la région II améliore ses processus numériques externes, mais elle fait également figure de pionnière en matière de transformation interne. Le système centralisé de gestion douanière HCAS est considéré comme le « cerveau numérique » qui pilote les opérations de l'unité. Il comprend 22 sous-systèmes fonctionnels, dont la gestion documentaire, les archives, les bases de données de prix, l'analyse des risques, les statistiques et les rapports. Ainsi, la majeure partie du travail de gestion interne est désormais numérisée.

Le stockage et la récupération des informations deviennent ainsi plus rapides et plus précis, permettant une communication rapide et fluide des instructions de la direction à chaque département et à chaque agent.

Par ailleurs, 100 % des agents et fonctionnaires du ministère disposent désormais d'une signature électronique personnelle, ce qui leur permet de traiter leurs dossiers intégralement par voie électronique, sans dépendre de documents papier. La direction du ministère encourage les jeunes agents à prendre des initiatives, à améliorer les processus et à mettre en œuvre les nouvelles technologies dans le cadre de la transformation numérique, avec pour devise « la satisfaction des citoyens et des entreprises comme critère de qualité de service ».

Après une période de transformation, l'efficacité du dédouanement au sein du bureau de douane de la région II s'est considérablement améliorée. Le système de gestion des risques utilise désormais des algorithmes d'analyse de données pour classer automatiquement les déclarations en flux vert, jaune et rouge.

À la fin du troisième trimestre 2025, le taux de déclarations soumises à une inspection physique (voie rouge) ne sera plus que d'environ 5 % pour les importations et de près de 2 % pour les exportations, soit une forte baisse de plusieurs dizaines de pour cent par rapport à la même période de l'année précédente.

Les autorités douanières peuvent ainsi concentrer leurs ressources sur les envois à haut risque, tandis que les entreprises respectueuses de la loi bénéficient d'une procédure de dédouanement simplifiée, réduisant les coûts de stockage et d'entreposage et minimisant le risque de retard de livraison.

Conseils pour réduire les embouteillages et faire des économies aux entreprises

Récemment, la Direction des douanes de la région II a participé à de nombreux projets stratégiques visant à optimiser la chaîne logistique et à réduire la congestion aux principaux nœuds de trafic.

Un exemple typique est le projet « Facilitation du commerce : procédures douanières, logistique et prévention des engorgements au port de Cat Lai ». Grâce à ce projet, le Département a proposé une solution pour la mise en place d'un système de services publics moderne, visant à réduire jusqu'à 70 % le temps de dédouanement, ce qui permettrait d'économiser environ 5 000 milliards de VND par an pour les entreprises et la société. Un dédouanement plus rapide des marchandises permettrait de réduire les temps d'attente des camions porte-conteneurs et de diminuer considérablement la pression sur les infrastructures de transport régionales.

Parallèlement, le système de perception électronique des redevances portuaires a été déployé à Hô Chi Minh-Ville, automatisant l'ensemble du processus de perception des redevances d'utilisation des infrastructures portuaires et intégrant les données des déclarations en douane. Ce système est capable de traiter jusqu'à 15 millions de déclarations par an, permettant à la ville de collecter environ 3 000 milliards de dongs par an, réinvestis dans le développement des infrastructures portuaires.

De plus, le péage électronique permet également de réduire les coûts liés aux ressources humaines, de diminuer les contacts directs, et ainsi de prévenir les comportements négatifs et d'accroître la transparence dans l'application de la loi.

Application de technologies révolutionnaires

Malgré l'obtention de nombreux résultats impressionnants, la Direction des douanes de la région II a déterminé que ce qui est actuellement disponible ne constitue que la première étape du chemin vers un modèle douanier intelligent d'ici 2030.

Dans le contexte de la 4e révolution industrielle, il est recommandé aux autorités douanières de tous les pays d'appliquer largement les technologies de pointe telles que l'intelligence artificielle (IA), le big data, l'Internet des objets (IoT), la blockchain... dans les étapes clés de leurs activités.

Prenant conscience de cette tendance, le Département a élaboré un plan de transition vers un système douanier numérique et un modèle douanier intelligent pour la période 2025-2030. Ce plan vise à remplacer progressivement le système VNACCS/VCIS par une nouvelle plateforme exploitant pleinement les technologies de l'Industrie 4.0. L'intelligence artificielle et le Big Data devraient permettre au système de gestion des risques d'analyser les comportements et de détecter plus automatiquement et avec plus de précision les anomalies dans les déclarations et les documents commerciaux.

L'Internet des objets (IoT) permet de suivre en temps réel le parcours des marchandises et des véhicules à travers les frontières. La technologie blockchain offre la possibilité d'un échange de données transparent et fiable avec les autorités douanières des pays, garantissant ainsi l'intégrité des documents tels que les permis et les certificats d'origine.

À l'avenir, des technologies telles que les drones pour la patrouille et la surveillance des zones frontalières ou la réalité virtuelle (RV) dans la formation du personnel professionnel pourront également être étudiées et appliquées, contribuant ainsi à la mise en place d'une force douanière plus professionnelle, moderne et régulière.

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