Signature numérique : la « clé » pour des transactions électroniques sûres et rapides

La signature numérique est une solution permettant d'authentifier et de signer des documents électroniques par chiffrement. Elle permet d'identifier le signataire, garantit l'intégrité des données et l'impossibilité de les contester après signature. Au Vietnam, la signature numérique est devenue un outil indispensable pour les entreprises et les particuliers dans leurs transactions électroniques : déclarations fiscales, facturation électronique, signature de contrats, envoi de documents administratifs, opérations bancaires, etc. Cet article présente clairement le concept, les différents types de signature numérique, ses applications pratiques, les méthodes d'enregistrement, les coûts, les consignes de sécurité et des recommandations à destination des entreprises et des particuliers.

Qu’est-ce qu’une signature numérique et quelle est sa valeur juridique ?

Une signature numérique est une valeur électronique associée à des données électroniques (textes, fichiers, factures, etc.), créée à l'aide d'un algorithme de chiffrement à clé publique (PKI). Lorsqu'un document est signé numériquement, le système génère une paire de clés (clé publique et clé privée). La clé privée est conservée secrètement par le signataire pour créer la signature ; la clé publique sert à vérifier la signature et à authentifier l'origine et l'intégrité du document.

Juridiquement, les signatures numériques ont la même valeur d'authentification que les signatures manuscrites et les cachets dans de nombreux types de transactions électroniques, conformément à la réglementation en vigueur : signature de documents, de contrats et d'enregistrements électroniques ; elles sont obligatoires et acceptées dans de nombreuses procédures fiscales, douanières, déclarations, factures électroniques et services publics en ligne. Par conséquent, les signatures numériques permettent aux parties à une transaction de prouver l'origine des documents et d'éviter les litiges relatifs aux signatures.

Types courants de signatures numériques

Signature numérique attachée au dispositif (jeton/USB) : clé privée stockée dans le jeton USB ; lors de la signature, il est nécessaire d’insérer le jeton dans le dispositif et de saisir le code PIN.

Signature numérique SIM PKI (signature numérique sur la carte SIM du téléphone) : clé privée stockée dans la carte SIM de l’abonné mobile ; pratique pour signer sur le téléphone.

Signature numérique dans le cloud / signature électronique (signature électronique sur plateforme cloud) : la clé privée est conservée par le fournisseur dans un environnement sécurisé (HSM). L’utilisateur signe à l’aide d’une authentification multifacteurs (mot de passe + code OTP/biométrie). Ce mode de signature est de plus en plus populaire en raison de sa simplicité et de sa rapidité d’exécution sur le web et les appareils mobiles.

Signatures numériques spécialisées/tierces : fournies par des prestataires de services de certification de signatures numériques proposant des services de gestion et d’intégration pour les entreprises.

Applications pratiques — où les signatures numériques peuvent-elles vous aider ?

Déclarer ses impôts, soumettre des déclarations électroniques, consulter et signer des déclarations auprès des autorités fiscales.

Émission et signature de factures électroniques (obligatoire pour de nombreuses entreprises).

Signer des contrats électroniques, des documents administratifs, des rapports, des contrats de travail, des contrats de vente.

Transactions avec les organismes d'État (services publics en ligne), immatriculation des entreprises, soumission des documents d'appel d'offres, procédures douanières.

Opérations bancaires électroniques : authentification des transactions, approbation des transactions importantes, signature électronique de documents.

Gouvernance interne de l'entreprise : procédures de signature et d'approbation, approbation des dépenses, documents comptables, stockage de documents électroniques juridiquement valides.

Avantages exceptionnels de la signature numérique

Gain de temps : signez, échangez et approuvez directement sur la plateforme électronique, sans impression ni livraison.

Réduction des coûts : diminution des coûts d'impression, de stockage, de transport et de gestion des documents papier.

Accélérer les transactions, commerce électronique : étendre les capacités de signature à distance, simplifier les transactions transfrontalières.

Sécurité et légalité : garantit l’intégrité des données, authentifie les signataires ; les documents signés numériquement peuvent servir de témoins en cas de litige.

Écologique : réduit la consommation de papier, préserve les ressources.

Intégration automatique : connexion facile avec les systèmes ERP, CRM, logiciels comptables et systèmes de facturation électronique.

Comment enregistrer, émettre et utiliser des signatures numériques (aperçu)

Choisissez un prestataire de services de certification de signature numérique réputé. Au Vietnam, de nombreux prestataires commerciaux proposent des services de signature numérique aux entreprises et aux particuliers (services de jetons, infrastructure à clés publiques SIM, signature dans le cloud). Choisissez la solution qui correspond le mieux à vos besoins : signature sur ordinateur (jeton USB), signature sur téléphone (infrastructure à clés publiques SIM) ou signature multiplateforme (cloud).

Préparer les documents : documents juridiques (pour les entreprises) ou carte d’identité/CCCD/passeport (pour les particuliers), informations sur le représentant, lettre d’autorisation (si nécessaire).

Déposez votre demande et vérifiez votre identité : soit directement au point d’émission, soit par le biais du processus KYC électronique si celui-ci est pris en charge par le fournisseur.

Réception de l'appareil ou activation du service cloud : réception du jeton USB ou activation de la carte SIM/application, réception de la clé et du manuel d'utilisation ; configuration du code PIN/OTP.

Installation du logiciel/pilote : installez le pilote de jeton et le logiciel de signature ou connectez-vous au portail de signature cloud pour signer les documents.

Signature et stockage : signer les documents selon la méthode requise ; stocker les fichiers de signature numérique et/ou de certification sur un système de stockage électronique afin d’en assurer la récupération.

coût de référence

Entreprise : généralement, des frais d’installation et un abonnement annuel sont à prévoir ; le forfait peut inclure un jeton USB, une infrastructure à clés publiques (PKI) par carte SIM ou une signature dans le cloud. Le prix dépend du fournisseur, du nombre de certificats nécessaires et des services complémentaires (intégration, assistance).

Particuliers : forfaits moins chers disponibles ; si vous utilisez une carte SIM PKI, ils peuvent être ajoutés à votre facture mobile ; forfaits de signature cloud disponibles par utilisateur.

(Les coûts réels varient selon le fournisseur et la configuration du service ; les entreprises devraient comparer plusieurs fournisseurs avant de souscrire un contrat.)

Risques, limitations et précautions de sécurité

Perte de la clé privée : En cas de perte de la clé USB ou de vol de la carte SIM, verrouillez immédiatement le certificat pour éviter toute utilisation abusive. Conservez toujours votre code PIN et votre code OTP en lieu sûr et ne partagez jamais votre clé privée.

La légalité dépend de la conformité : pour qu’un document signé numériquement soit juridiquement reconnu, le processus d’émission, d’authentification et de certification doit être conforme aux normes et réglementations applicables.

Note de compatibilité : certains systèmes administratifs et bancaires ont leurs propres exigences techniques (format de signature, durée de validité du certificat, norme PKI). Avant tout achat, veuillez vérifier la compatibilité avec le logiciel ou le système que vous utilisez.

Maintenance et sauvegarde : pour les signatures cloud, renseignez-vous auprès du fournisseur sur les plans de sauvegarde, la sécurité HSM et le SLA ; pour les jetons USB, conservez plusieurs copies valides des enregistrements d’émission (ne sauvegardez pas les clés privées dans un endroit non sécurisé).

Formation du personnel : les erreurs de signature (signer le mauvais document) peuvent causer des dommages ; des directives sur les procédures de signature, d’archivage et de vérification sont nécessaires.

Recommandations aux entreprises et aux particuliers

Entreprises : évaluez vos besoins en matière de signature électronique (nombre de signatures par jour, signature sur appareils mobiles ou ordinateurs, intégration système), choisissez le type de signature approprié (jeton pour une sécurité renforcée ; cloud pour plus de simplicité et une intégration API). Comparez au moins trois fournisseurs en termes de sécurité, de capacités d’intégration, de service après-vente et de prix. Mettez en place des processus internes (qui signe, stocke et vérifie les documents).

À titre personnel : Si vous signez fréquemment des contrats, déclarez vos impôts ou effectuez des opérations bancaires, il est conseillé d’utiliser une signature numérique (carte SIM PKI ou cloud) pour plus de simplicité. Conservez votre code PIN/OTP en lieu sûr et mettez régulièrement à jour votre mot de passe.

Tous deux : avant de signer un contrat important, vérifiez attentivement les données à signer ; conservez l'original avec la signature numérique dans un endroit sûr ; bloquez immédiatement le certificat si vous soupçonnez qu'il a été compromis.

Juridique et conformité : en cas de doute sur la validité juridique dans un cas particulier (litige, transaction spéciale), consultez un expert juridique pour vous assurer que la signature numérique et le processus que vous utilisez répondent aux exigences de preuve devant un tribunal ou une autorité compétente.

Conclure

La signature numérique est un outil essentiel de la transformation digitale, permettant d'optimiser les processus, de réduire les coûts et de renforcer la sécurité des transactions électroniques. Grâce au développement de la signature dans le cloud et de l'infrastructure à clés publiques (PKI) basée sur les cartes SIM, son utilisation est de plus en plus simple et adaptée aussi bien aux PME qu'aux particuliers. Toutefois, pour maximiser les avantages et minimiser les risques, il est indispensable de choisir un fournisseur de confiance, de respecter la procédure d'émission/certification et de mettre en œuvre une gestion interne rigoureuse.

Source : https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/chu-ky-so-chia-khoa-cho-giao-dich-dien-tu-an-toan-va-nhanh-chong-168593.html