Hanoi corrige l'abus de la demande de copies certifiées conformes

Le président du Comité populaire de Hanoi, Tran Sy Thanh, vient de signer et de publier la directive 12/CT-UBND datée du 29 août 2025 pour rectifier la situation où certaines agences et unités de la région exigent encore des particuliers et des organisations qu'ils soumettent des copies certifiées conformes ou des papiers et documents alors que ces informations ont été intégrées dans les cartes d'identité électroniques et les comptes d'identité électroniques.

La réglementation en vigueur a clarifié la valeur juridique des informations électroniques. Plus précisément, les articles 8, 9 et 10 de la Loi sur les transactions électroniques de 2023 ont reconnu la valeur juridique des messages de données. L'article 6, paragraphe 1, du décret gouvernemental n° 23/2015/ND-CP stipule : « Dans les cas où la loi exige une copie, l'organisme chargé de la réception de la copie ne peut exiger une copie certifiée conforme, mais a le droit de demander la présentation de l'original pour comparaison. La personne effectuant la comparaison est tenue de confirmer l'exactitude de la copie par rapport à l'original. »

En outre, l'article 9, clause 6, du décret n° 69/2024/ND-CP du gouvernement stipule également que les informations sur l'identité électronique et les informations intégrées sur les cartes d'identification électroniques et les comptes d'identification électroniques ont une valeur probante, équivalente à la fourniture d'informations ou à l'utilisation et à la présentation de documents et de documents contenant ces informations.

Cependant, dans la réalité, la Ville continue de subir des abus, exigeant des particuliers et des organisations qu'ils soumettent des copies certifiées conformes. Cette situation se produit également lors de la demande de soumission de documents et de papiers dont les informations ont été intégrées à des cartes et comptes d'identité électroniques. Par exemple : cartes d'identité de citoyen, certificats de résidence, certificats de résidence permanente et certificats de résidence temporaire. Cette pratique inutile engendre des désagréments et des coûts pour les particuliers et les entreprises, ainsi qu'un gaspillage pour la société.

Étude des fonctionnalités des bornes intelligentes pour la création de cartes d'identité citoyennes. (Photo : TL)

Pour remédier à ce problème, le président du Comité populaire de la ville a demandé aux organismes du système politique de la ville, aux agences centrales verticales de la zone, aux services, aux antennes, aux organisations sociopolitiques et aux comités populaires des communes et des arrondissements de mettre en œuvre sérieusement cette mesure. Plus précisément, lors de la réception de documents, ne soumettre que des copies conformes et ne pas demander de copies certifiées conformes. De même, ne pas demander de documents dont les informations ont été intégrées à la carte d'identité électronique ou au compte d'identification électronique. Les unités doivent privilégier la réutilisation des données électroniques disponibles afin de réduire les formalités administratives.

La police municipale est chargée de promouvoir la propagande et d'orienter les citoyens vers l'utilisation de l'application VNeID et des comptes d'identification à tous les niveaux pour effectuer les démarches administratives. Parallèlement, elle vérifie et nettoie les données démographiques afin de garantir que la base de données VNeID soit toujours « exacte, suffisante, propre et active ». Les directeurs de service, les chefs d'agence et les présidents des comités populaires des districts, des communes et des arrondissements doivent organiser la diffusion et la propagande auprès de tous les cadres, fonctionnaires, agents publics et travailleurs concernant les réglementations légales applicables.

Tous les niveaux doivent également rectifier, inspecter et traiter avec rigueur les demandes contraires à la réglementation, causant des problèmes aux organisations et aux citoyens. Les responsables des agences et des unités sont responsables de la mise en œuvre de ces mesures devant le président du Comité populaire municipal.

Le ministère de l'Éducation et de la Formation est chargé d'accompagner les établissements d'enseignement dans l'application rigoureuse de la réglementation relative à la réception des documents des étudiants et des stagiaires. Le ministère de la Justice supervise et coordonne avec les organismes concernés le déploiement et la promotion de la certification professionnelle des fonctionnaires communaux et des organisations notariales, et conseille également sur les plans d'autorisation de certification afin d'assurer une cohérence sur l'ensemble du territoire.

Le Département de l'Intérieur collabore avec le Département de la Justice et l'Inspection municipale pour inspecter et traiter les infractions. Le Centre de services de l'administration publique renforce la supervision de la réception et du traitement des documents, en informant rapidement le Comité populaire de la ville. En particulier, les Comités populaires des communes et des quartiers doivent recevoir intégralement les documents certifiant la conformité des copies aux originaux, conformément à la réglementation. Parallèlement, les résultats doivent être restitués sous forme électronique afin de favoriser la réutilisation des données dans l'environnement numérique et de garantir les droits légitimes des personnes et des entreprises, conformément à la résolution n° 03/2025/NQ-HDND.

Le Comité populaire de la ville appelle les organisations et les individus de la région à mettre en œuvre, surveiller et réagir activement pour construire une administration publique, transparente et moderne qui place les personnes et les entreprises au centre des services.

Source : https://thoidai.com.vn/ha-noi-chan-chinh-tinh-trang-lam-dung-yeu-cau-nop-ban-sao-co-chung-thuc-215941.html