Utiliser les données de l'état civil en remplacement des documents papier dans le cadre des procédures administratives.

Le ministère de la Justice vient de publier la décision n° 3458/QD-BTP relative à la publication des données d’état civil et aux orientations concernant leur connexion, leur exploitation et leur utilisation en vue de remplacer les documents papier dans le cadre des procédures administratives. Cette décision constitue un fondement juridique important pour promouvoir la transformation numérique de l’état civil, contribuant ainsi à réduire la paperasserie, à simplifier les démarches et à améliorer l’efficacité des services offerts aux citoyens.

Des agents du Centre de services administratifs publics du quartier de Tan Lap ( Dak Lak ) accompagnent les résidents dans leurs démarches administratives. Photo : Nguyen Dung/TTXVN

Conformément à la décision, les données de la base de données électronique de l'état civil peuvent être exploitées et utilisées en remplacement des documents papier dans les procédures administratives, notamment : acte de naissance/copie d'acte de naissance, extrait de naissance ; acte de mariage/copie d'extrait de mariage, certificat d'état civil ; extrait de décès/acte de décès/copie d'extrait de décès.

Autres documents d'état civil : extraits d'enregistrement des modifications, corrections et ajouts aux registres d'état civil, redétermination de l'origine ethnique ; extraits d'enregistrement de reconnaissance de paternité, de maternité et de filiation ; certificat d'enregistrement d'adoption ; extraits d'enregistrement de tutelle, extraits d'enregistrement de cessation de tutelle, extraits d'enregistrement de surveillance de tutelle, extraits d'enregistrement de naissance au registre d'état civil, extraits d'enregistrement de mariage, extraits d'enregistrement de divorce, extraits d'autres registres d'état civil.

L’exploitation ou l’utilisation des données contenues dans la base de données de l’état civil électronique doit respecter la réglementation relative à la sécurité de l’information, aux droits de propriété intellectuelle sur les données, à la protection de la vie privée, ainsi qu’aux principes et réglementations en matière d’échange de données et de gestion, de connexion et de partage des données numériques entre les organismes du système politique. Elle doit notamment être conforme au cadre d’architecture de l’administration électronique du Vietnam et à celui du ministère de la Justice .

Les champs d'information partagés en vertu de la décision n° 3458 comprennent : les informations relatives à l'enregistrement des naissances, des décès et des mariages, ainsi que celles relatives à la délivrance des certificats d'état civil. Ces données sont partagées en vue de leur exploitation et de leur utilisation, en fonction du niveau d'exhaustivité de la base de données, conformément à l'article 6, paragraphe 1, de la résolution n° 66.7/2025/NQ-CP du 15 novembre 2025 du Gouvernement relative à la réduction et à la simplification des procédures administratives fondées sur les données.

La décision n° 3458 stipule clairement que les ministres, les chefs d'agences de niveau ministériel et les comités populaires des provinces et des villes administrées par le gouvernement central sont responsables de la révision et de la restructuration du processus de traitement des procédures administratives relevant de la gestion étatique de leurs secteurs et domaines respectifs ; et des procédures administratives relevant de l'autorité des comités populaires provinciaux et communaux, en exploitant les données de la base de données de l'état civil électronique, en les utilisant pour remplacer les documents papier dans le dossier de traitement des procédures administratives relevant de leur autorité, comme stipulé à l'article 7 de la résolution n° 66.7/2025/NQ-CP.

Le ministère de la Justice a publié un document sur la connexion, l'exploitation et le partage des informations entre la base de données électronique de l'état civil et le système d'information sur la résolution des procédures administratives aux niveaux ministériel et provincial, ainsi qu'une annexe soulignant certains points à prendre en compte lors de la mise en œuvre.

La base de données électronique de l'état civil contient également des données relatives aux modifications, corrections et ajouts aux registres d'état civil ; aux déclarations de paternité, de maternité et de filiation ; aux adoptions ; à la tutelle, à sa clôture et au suivi de celle-ci. Ces données peuvent remplacer les documents papier dans le cadre des procédures administratives des ministères, des agences ministérielles et des comités populaires provinciaux et municipaux.

Le ministère de la Justice demande qu'avant de connecter et de partager des données, les ministères, les agences de niveau ministériel et les comités populaires des provinces et des villes échangent avec lui des accords écrits concernant la portée, la forme et la structure de la connexion des données, les responsabilités des parties en matière de sécurité de l'information et de protection de la vie privée, des secrets personnels et des secrets familiaux, conformément aux prescriptions, et qu'ils effectuent des tests avant de connecter officiellement les systèmes.

Source : https://baotintuc.vn/thoi-su/khai-thac-su-dung-du-lieu-ho-tich-thay-the-giay-to-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-20251211200434328.htm