Indicateur clé de performance (KPI) - Levier pour promouvoir l'innovation et la créativité du personnel

Le ministère de l'Intérieur vient de soumettre au gouvernement un projet de décret relatif à l'évaluation et à la classification de la qualité des fonctionnaires. Une nouveauté notable est l'application de l'indicateur de performance clé (KPI) pour mesurer les résultats des fonctionnaires selon leur poste. Désormais, chaque fonctionnaire est suivi et évalué mensuellement et trimestriellement, au lieu d'un simple bilan annuel comme auparavant. L'application de l'indicateur de performance clé régional pour mesurer les résultats par poste est jugée nécessaire à la mise en œuvre de la réforme administrative.

Changer la mentalité professionnelle des fonctionnaires

Selon le projet de décret, les résultats des indicateurs clés de performance (KPI) servent à la fois de base au classement des fonctionnaires en fin d'année et de base à l'évaluation du travail des membres du parti, notamment en matière d'affectation, de rotation, de nomination, de récompense ou de licenciement.

Des personnes se rendent au Centre de services administratifs du quartier de Thu Duc, à Hô Chi Minh-Ville, pour effectuer des démarches administratives. Photo : VIET DUNG

Nguyen Nhat Khanh, titulaire d'une maîtrise en sciences économiques et juridiques de l'Université nationale d'Hô-Chi-Minh-Ville, a déclaré : « L'application des indicateurs clés de performance (KPI) dans le secteur public constitue une avancée majeure, témoignant d'une évolution des mentalités en matière de gestion des fonctionnaires. En effet, les postes jouent un rôle essentiel dans cette gestion : ils servent de base à la détermination des besoins en recrutement, à l'affectation du personnel en fonction des compétences, à l'établissement des critères d'éligibilité et à la mise en œuvre des programmes de formation, de planification et de suivi. La gestion par poste permet une évaluation plus précise des fonctionnaires, contribuant ainsi à améliorer la qualité de l'administration. Plus particulièrement, l'utilisation des KPI pour évaluer les résultats du travail transformera profondément les mentalités des fonctionnaires, les incitant à redoubler d'efforts pour atteindre leurs objectifs professionnels. »

Nguyen Tuan Anh, titulaire d'une maîtrise et expert en administration publique, estime lui aussi que l'application des indicateurs clés de performance (KPI) au secteur public est essentielle. Il analyse que le pays tout entier est engagé dans une réforme administrative visant à rationaliser l'appareil, à améliorer son efficacité et son rendement, tout en instaurant un gouvernement au service des citoyens. Le modèle de gouvernement local à deux niveaux exige des responsabilités, une autorité et des résultats clairement définis. Les KPI deviennent un outil permettant de quantifier l'efficacité du travail de chaque fonctionnaire et de chaque organisme. En d'autres termes, les KPI constituent un pas en avant pour les fonctionnaires, leur permettant de se rapprocher des pratiques de gestion modernes. Cela contribue à faire évoluer la mentalité administrative des fonctionnaires, d'une approche managériale à une approche de service, les cadres développant activement leurs compétences en gestion personnelle, maîtrisant les compétences numériques et utilisant les technologies.

Publicité et transparence dans l'évaluation et la classification

Nguyen Tuan Anh, titulaire d'une maîtrise, a analysé que l'application des indicateurs clés de performance (KPI) implique que les fonctionnaires passent d'une approche axée sur l'efficacité à une approche axée sur la qualité et la mesure. Ce changement favorisera une plus grande motivation et un professionnalisme accru, tout en réduisant la dépendance et le manque d'engagement. Les KPI encourageront également une saine émulation et contribueront à instaurer une culture de responsabilité au sein de la fonction publique. Concrètement, les performances, l'initiative et les résultats probants seront reconnus. À l'inverse, la stagnation et le déni de responsabilité seront mis en évidence.

Les fonctionnaires du quartier de Dong Hung Thuan (Hô-Chi-Minh-Ville) traitent les documents pour les personnes

Les experts recommandent également de ne pas appliquer un cadre rigide à tous, mais de fonder les critères sur les fonctions et les tâches spécifiques de chaque poste. Ces critères doivent concilier des aspects quantitatifs (nombre d'enregistrements, avancement, taux de respect des délais) et qualitatifs (niveau de satisfaction du personnel, esprit de collaboration). Le système d'indicateurs clés de performance (KPI) doit être flexible et adaptable au contexte, en évitant une mesure mécanique qui bride la créativité. Par ailleurs, un mécanisme transparent de suivi et de vérification des résultats de la mise en œuvre des KPI est indispensable, impliquant notamment la participation de tiers – personnes ou organismes indépendants – afin de limiter la manipulation des chiffres et le simple reporting des performances.

Face à certaines difficultés, Nguyen Nhat Khanh, titulaire d'une maîtrise, a constaté que l'évaluation des indicateurs clés de performance (KPI) pour les postes ne produisant pas de produits spécifiques et ne disposant pas d'une quantification claire représente un défi majeur, mais tout à fait réalisable avec la méthode appropriée. Au lieu de mesurer la production, ces postes doivent être évalués en fonction du processus de travail, de la qualité de l'exécution des tâches et du niveau de contribution à l'efficacité globale de l'unité. Concrètement, des indicateurs tels que le taux de respect des délais, la précision des conseils, le niveau de conformité aux procédures ou le niveau de satisfaction du personnel peuvent être utilisés.

Les experts estiment que la mise en œuvre réussie des indicateurs clés de performance (KPI) exige une préparation minutieuse des institutions, des ressources humaines, des bases de données et des systèmes informatiques. Cela implique que l'administration publique élabore des fiches de poste détaillées et pertinentes. Parallèlement, il est indispensable de décrire précisément les exigences de chaque poste en termes de qualifications professionnelles, de compétences, de qualités morales et d'aptitudes pratiques requises. La coordination entre le ministère de l'Intérieur , les ministères, les directions et les collectivités territoriales est nécessaire pour établir les conditions d'une application généralisée et rigoureuse. Plus la fiche de poste est précise, plus l'application des KPI sera pertinente et efficace.

Selon le projet de décret soumis par le ministère de l'Intérieur au gouvernement , les critères généraux relatifs aux qualités, à l'attitude, à la discipline et à la culture du service public représentent 30 % de la note totale, tandis que les résultats de performance, mesurés par des indicateurs clés de performance (KPI), représentent 70 %. Les fonctionnaires sont classés selon leur niveau de qualité, sur la base des résultats du suivi et de l'évaluation mensuels et trimestriels, selon quatre niveaux : moins de 50 points, de 50 à 70 points, de 70 à 90 points et plus de 90 points.

Les fonctionnaires dont la note d'évaluation est inférieure à 50 points, ou qui font l'objet de manquements disciplinaires ou d'une dégradation de leur comportement, seront considérés comme « inaptes à remplir leurs fonctions » et pourront être mutés ou licenciés. Le ministère de l'Intérieur a expliqué que ce mécanisme vise à créer un outil d'évaluation transparent et objectif, permettant d'identifier les personnes ne répondant pas aux exigences, tout en encourageant les fonctionnaires à travailler de manière productive, créative et efficace.

ONG BINH

Source : https://www.sggp.org.vn/kpi-don-bay-thuc-day-can-bo-doi-moi-sang-tao-post812668.html