Numérisation des données de l'état civil :

Les données de l'état civil constituent une information essentielle pour la résolution de près de 80 % des procédures administratives lors de la mise en œuvre d'un modèle de gouvernement local à deux niveaux.

Actuellement, la numérisation est en cours dans tout le pays et des millions de registres d'état civil ont été mis à jour dans la base de données électronique. Cependant, cette mise en œuvre se heurte à de nombreux obstacles, qu'il s'agisse des logiciels, de la coordination entre les organismes ou des compétences des agents en matière d'utilisation du système. Les autorités s'efforcent de remédier à ces lacunes afin de garantir le bon fonctionnement du système.

De nouveaux problèmes sont apparus.

Pour aider les provinces et les villes à numériser les données des résidents, le ministère de la Justice a déployé un logiciel de gestion des données d'état civil depuis 2019. En particulier, dans le but de créer une forte motivation et de s'efforcer de mener à bien le plan de numérisation des données d'état civil plus tôt que prévu, le ministère de la Justice et les collectivités locales ont lancé une campagne d'émulation à grande échelle intitulée « Accélérer la réalisation du plan de numérisation des données d'état civil ».

Gestion des démarches administratives pour les citoyens au point de service administratif public du quartier de Cau Giay.

Selon des journalistes, dans des provinces et des villes comme Thai Binh, Da Nang et Hanoï, les ministères de la Justice ont collaboré étroitement avec les forces de police pour superviser la vérification et la comparaison des données entre la base de données électronique de l'état civil et la base de données nationale de la population, afin de garantir des données fiables et à jour. Des groupes de travail Zalo ont été mis en place et des agents des ministères de la Justice suivent de près la situation sur place, prêts à apporter leur soutien aux collectivités locales par divers moyens, tels que l'enregistrement vidéo , l'assistance téléphonique ou via l'application UltraViewer.

À Da Nang, notamment, afin de soutenir les localités en retard, le ministère de la Justice a mis en place un groupe de travail qui s'est rendu directement dans plusieurs communes présentant de faibles taux de numérisation, de 7h30 à 22h, pour accompagner les responsables dans la numérisation de leurs données. À ce jour, les localités de tout le pays ont numérisé leurs données, lesquelles sont connectées et synchronisées de manière bidirectionnelle avec la base de données nationale de la population. Hanoï , en particulier, a numérisé 96 % de ses données, ce qui a allégé la charge de travail des fonctionnaires chargés de l'état civil et amélioré l'efficacité des procédures administratives. Les 4 % restants n'ont pas pu être saisis suffisamment de données en raison de documents obsolètes.

Cependant, la mise en œuvre du modèle de gouvernement local à deux niveaux a révélé d'autres lacunes. Un exemple typique est la modification des limites administratives, et plus précisément la suppression du niveau de district, qui a contraint de nombreuses personnes à mettre à jour leurs informations de naissance et de résidence permanente. Par exemple, de nombreux citoyens qui résidaient auparavant dans l'arrondissement de Yen Hoa (Hanoï) vivent désormais dans l'arrondissement de Cau Giay, mais leurs informations personnelles n'ont pas été mises à jour, ou bien les fonctionnaires ont saisi des données erronées, ce qui entraîne la nécessité de fournir des documents supplémentaires pour des démarches administratives telles que l'enregistrement d'un mariage ou d'une naissance.

Par ailleurs, selon Mme Pham Ho Hong Trang, du quartier de Yen Hoa, les systèmes d'information de traitement des procédures administratives dans la plupart des localités ne sont pas entièrement connectés au logiciel d'état civil et aux logiciels de services publics interconnectés, ce qui entraîne des délais de traitement plus longs. De plus, les fonctionnaires doivent saisir les documents deux fois et transférer des dossiers papier, et les formulaires électroniques interactifs du système sont incomplets et n'intègrent pas les informations de la Base de données nationale de la population.

Dépannage par l'accompagnement pratique.

À ce sujet, le vice-ministre de la Justice, Nguyen Thanh Tinh, a indiqué que, grâce à un suivi et à la réception de commentaires et de suggestions des localités via la ligne d'assistance téléphonique du ministère de la Justice et d'autres canaux de soutien, le ministère a identifié les difficultés.

M. Nguyen Thanh Tinh a également indiqué que la nouvelle version du système d'information de gestion et d'enregistrement civil, mise en œuvre par le ministère de la Justice à compter du 1er juillet 2025 dans le cadre d'un modèle de gouvernement local à deux niveaux, exige une coordination étroite entre de nombreux acteurs, notamment : le ministère de la Justice (déploiement du système informatique et transfert des données de l'ancien système vers le nouveau) ; le Bureau du gouvernement (portail national des services publics) ; le ministère de la Sécurité publique (logiciels de services publics interconnectés et base de données nationale de la population) ; le ministère des Sciences et des Technologies et les collectivités territoriales (système provincial de résolution des procédures administratives). Le calendrier de mise en œuvre étant très serré, il est difficile d'éviter les difficultés lors de la phase initiale.

Lors de l'inspection, la principale difficulté résidait dans le fait que le personnel technique de certaines localités ne maîtrisait pas pleinement le modèle synchronisé mis en place par le ministère de la Justice. Ce dernier a donc commandé la création de tutoriels vidéo expliquant l'utilisation et le fonctionnement de chaque fonction du Système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil, et les a mis en ligne sur le Portail électronique d'information et le Portail national du droit afin de permettre aux utilisateurs de se familiariser avec le système. Concernant les erreurs de connexion et de transfert de fichiers/données, le ministère de la Justice a constitué une équipe permanente chargée de coordonner ses actions avec le point focal provincial du système d'information sur les procédures administratives et le Département de la gestion administrative de l'ordre social (ministère de la Sécurité publique) afin de résoudre ces problèmes.

D'après les statistiques, 26 provinces et villes utilisent le logiciel i-Gate fourni par le Groupe vietnamien des postes et télécommunications (VNPT). Hanoï et la province de Thai Nguyen utilisent les produits de la société Mobifone Telecommunications Corporation. La province de Quang Ninh bénéficie du soutien du groupe FPT, et cinq localités utilisent des logiciels d'autres fournisseurs de technologies. Le ministère de la Justice a chargé le Département de la justice administrative de collaborer avec VNPT afin d'identifier les erreurs et les lacunes et de trouver des solutions ; parallèlement, il poursuit les discussions avec les autres fournisseurs de services pour s'assurer que les problèmes soient résolus avant le 25 août 2025.

Par ailleurs, le ministère de la Justice a également constaté que certaines unités communales et certains dirigeants de comités populaires n'avaient pas reçu de signature numérique, ou bien qu'ils en aient reçu une mais n'avaient pas correctement mis à jour le logiciel de signature numérique, ce qui entraînait des difficultés de traitement ; il existe également une situation où des fonctionnaires des services de la justice et de l'état civil commettent des erreurs dans l'utilisation du logiciel d'état civil et du système d'information de traitement des procédures administratives, ce qui entraîne des retards importants.

Le ministère de la Justice met en place des groupes de travail chargés d'effectuer des inspections et d'apporter un soutien direct dans plusieurs localités confrontées à de nombreuses difficultés et obstacles, afin de les aider à surmonter ces défis grâce à une formation pratique. Ce dispositif est déployé dans 12 localités, dont Hanoï.

Source : https://hanoimoi.vn/so-hoa-du-lieu-ho-tich-chu-dong-go-kho-van-hanh-thong-suot-713561.html