Numérisation des données d’état civil :

Actuellement, les localités du pays ont mis en œuvre la numérisation et des millions de registres d'état civil ont été intégrés à la base de données électronique d'enregistrement des ménages. Cependant, la mise en œuvre est bloquée à plusieurs étapes, notamment au niveau des logiciels, de la coordination entre les agences et des compétences du personnel. Les autorités s'efforcent de remédier rapidement à ces lacunes afin d'assurer le bon fonctionnement du système.

De nouveaux problèmes apparaissent

Afin d'accompagner les provinces et les villes dans la numérisation des données de leurs résidents, le ministère de la Justice a déployé depuis 2019 un logiciel de gestion des données d'état civil. Soucieux de susciter une forte motivation et de mener à bien le plan de numérisation des données d'état civil dans les délais, le ministère de la Justice et les communes ont lancé un mouvement d'émulation majeur intitulé « Accélérer la réalisation du plan de numérisation des données d'état civil ».

Résolution des procédures administratives pour les personnes au point de service de l'administration publique du quartier de Cau Giay.

Selon les informations du journaliste, dans des provinces et des villes comme Thai Binh , Da Nang et Hanoï, le ministère de la Justice a collaboré étroitement avec les forces de police pour orienter l'examen et la comparaison des données entre la base de données électronique de l'état civil et la base de données nationale de la population, garantissant ainsi des données claires et actualisées. Des groupes Zalo ont été mis en place et les agents du ministère de la Justice suivent de près les localités et sont prêts à les soutenir par divers moyens, tels que l'enregistrement vidéo, les instructions par téléphone ou l'application UltraViewer.

À Da Nang, notamment, afin de soutenir les localités dont les progrès sont lents, le ministère de la Justice a mis en place un groupe de travail qui travaille directement de 7 h 30 à 22 h dans certaines communes à faible taux afin de guider les fonctionnaires dans la numérisation. À ce jour, des localités à travers le pays ont mis en œuvre la numérisation, les données étant connectées et synchronisées dans les deux sens avec la base de données démographique nationale. Hanoï a numérisé 96 % des données, ce qui a contribué à réduire la charge de travail des fonctionnaires chargés de l'enregistrement des ménages et à améliorer l'efficacité du règlement des procédures administratives. Les 4 % restants ne disposent pas de suffisamment de base pour saisir les informations en raison de l'ancienneté des documents.

Cependant, la mise en œuvre du modèle de gouvernement local à deux niveaux a révélé d'autres lacunes. En raison des modifications des limites administratives, la suppression du niveau de district a contraint de nombreuses personnes à modifier leurs informations de naissance et de résidence permanente. Par exemple, de nombreux citoyens qui résidaient auparavant dans l'arrondissement de Yen Hoa (Hanoï) ont déménagé dans l'arrondissement de Cau Giay, mais leurs informations numériques n'ont pas été mises à jour, ou les fonctionnaires ont saisi des données incorrectes, ce qui a entraîné des formalités administratives supplémentaires pour les procédures telles que l'enregistrement des mariages et des naissances.

De plus, selon Mme Pham Ho Hong Trang, dans l'arrondissement de Yen Hoa, le système d'information des procédures administratives de la plupart des localités n'est pas entièrement connecté aux logiciels d'enregistrement, de gestion des ménages et de services publics, ce qui ralentit le traitement. Alors que les fonctionnaires doivent saisir deux fois les documents et transférer les documents papier, les formulaires électroniques interactifs du système ne disposent pas de données complètes et n'intègrent pas l'exploitation des informations de la base de données démographique nationale.

Dépannage pratique

A ce propos, le vice-ministre de la Justice Nguyen Thanh Tinh a informé qu'en suivant et en recevant les commentaires et recommandations des localités par l'intermédiaire du Centre de soutien du ministère de la Justice et d'autres canaux de soutien, le ministère a saisi les difficultés.

M. Nguyen Thanh Tinh a ajouté que la nouvelle version du système d'information de gestion et d'enregistrement de l'état civil, déployée par le ministère de la Justice à partir du 1er juillet 2025 dans le cadre du modèle de gouvernement local à deux niveaux, nécessite la coordination synchrone de nombreuses parties, notamment : le ministère de la Justice (déploiement du système logiciel, conversion des données de l'ancien système au nouveau système) ; le Bureau du gouvernement (Portail national des services publics) ; le ministère de la Sécurité publique (logiciel de service public interconnecté, base de données nationale sur la population) ; le ministère des Sciences et de la Technologie et des localités (système de règlement des procédures administratives au niveau provincial), alors que le délai de mise en œuvre est très urgent. Par conséquent, il est difficile d'éviter des problèmes dans la phase initiale.

Lors de l'inspection, la principale difficulté réside dans la méconnaissance par le personnel technique de certaines localités du modèle de synchronisation préconisé par le ministère de la Justice. Ce dernier a donc demandé la réalisation d'un tutoriel vidéo sur l'utilisation et les opérations spécifiques à chaque opération du Système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil. Ce tutoriel a été publié sur le Portail d'information électronique et le Portail juridique national afin que les utilisateurs puissent l'étudier de manière proactive. Concernant les erreurs de connexion et de transfert d'enregistrements et de données, le ministère de la Justice a mis en place une équipe permanente chargée de coordonner les efforts avec le point focal du système provincial d'information sur les procédures administratives et la Direction de la police administrative pour l'ordre social (ministère de la Sécurité publique) afin de les résoudre.

Selon les statistiques, 26 provinces et villes utilisent le logiciel i-Gate fourni par le Groupe des Postes et Télécommunications du Vietnam (VNPT). La ville de Hanoï et la province de Thai Nguyen utilisent les produits de Mobifone Telecommunications Corporation. La province de Quang Ninh bénéficie du soutien du Groupe FPT et cinq localités utilisent des logiciels d'autres unités technologiques. Le ministère de la Justice a chargé le Département de la Justice administrative de collaborer avec le VNPT afin d'harmoniser l'identification des erreurs, des lacunes et des solutions ; il poursuit parallèlement les discussions avec les autres fournisseurs de services afin d'harmoniser le processus avant le 25 août 2025.

En outre, le Ministère de la Justice a également découvert que certaines unités au niveau des communes et certains dirigeants de comités populaires n'ont pas obtenu de signature numérique ou en ont obtenu mais n'ont pas mis à jour correctement le logiciel de signature numérique, de sorte que le traitement est toujours difficile ; il existe toujours une situation où les fonctionnaires judiciaires et d'état civil effectuent des opérations incorrectes sur le logiciel d'enregistrement, la gestion de l'état civil et le système d'information sur les procédures administratives, ce qui entraîne des retards prolongés.

Le ministère de la Justice organise des groupes de travail pour inspecter et fournir des conseils directs dans un certain nombre de localités confrontées à des difficultés et des problèmes afin de les aider à les surmonter de manière pratique, mis en œuvre dans 12 localités, dont Hanoi.

Source : https://hanoimoi.vn/so-hoa-du-lieu-ho-tich-chu-dong-go-kho-van-hanh-thong-suot-713561.html