Actuellement, la numérisation est en cours dans plusieurs localités du pays et des millions de registres de ménages ont été mis à jour dans la base de données électronique d'enregistrement des ménages. Cependant, la mise en œuvre se heurte à des difficultés à plusieurs niveaux : logiciels, coordination entre les organismes et formation du personnel. Les autorités s'efforcent de remédier à ces lacunes afin d'assurer le bon fonctionnement du système.
De nouveaux problèmes apparaissent
Afin d'aider les provinces et les villes à numériser les données de leurs résidents, le ministère de la Justice a déployé, depuis 2019, un logiciel de gestion des données d'état civil. Soucieux de susciter une forte impulsion et d'accélérer la numérisation de ces données, le ministère de la Justice et les collectivités locales ont lancé une initiative pilote intitulée « Accélération de la numérisation des données d'état civil ».
D'après les informations recueillies par le journaliste, dans des provinces et des villes comme Thai Binh , Da Nang et Hanoï, le ministère de la Justice a collaboré étroitement avec les forces de police pour superviser la vérification et la comparaison des données entre la base de données électronique de l'état civil et la base de données nationale de la population, garantissant ainsi des données fiables et à jour. Des groupes de travail Zalo ont été mis en place et des agents du ministère de la Justice suivent de près la situation sur place, prêts à apporter leur soutien de diverses manières, notamment par le biais d'enregistrements vidéo, d'instructions par téléphone ou via l'application UltraViewer.
À Da Nang, notamment, afin d'accompagner les localités en retard de numérisation, le ministère de la Justice a mis en place une cellule de crise. Cette cellule intervient directement de 7h30 à 22h00 dans certaines communes où le taux de numérisation est faible, afin de guider les fonctionnaires dans leurs démarches. À ce jour, les localités de tout le pays ont numérisé leurs données, celles-ci étant connectées et synchronisées dans les deux sens avec la base de données nationale de la population. À Hanoï , 96 % des données ont été numérisées, ce qui a permis d'alléger la charge de travail des fonctionnaires chargés de l'enregistrement des ménages et d'améliorer l'efficacité des procédures administratives. Les 4 % restants ne disposent pas de suffisamment de données, les documents étant trop anciens.
Cependant, la mise en œuvre du modèle de gouvernement local à deux niveaux a révélé d'autres lacunes. En effet, la suppression du niveau de district, suite à des modifications des limites administratives, a contraint de nombreuses personnes à modifier leurs informations de naissance et de résidence permanente. Par exemple, de nombreux citoyens qui résidaient auparavant dans l'arrondissement de Yen Hoa (Hanoï) ont déménagé dans l'arrondissement de Cau Giay, mais leurs informations numériques n'ont pas été mises à jour, ou bien des erreurs de saisie ont été commises par les fonctionnaires. Il en résulte des démarches administratives supplémentaires, notamment pour l'enregistrement des mariages et des naissances.
De plus, selon Mme Pham Ho Hong Trang, dans le quartier de Yen Hoa, le système d'information des procédures administratives de la plupart des localités n'est pas entièrement connecté aux logiciels d'enregistrement, de gestion du registre des ménages et de services publics, ce qui allonge les délais de traitement. Les fonctionnaires doivent saisir les documents deux fois et transférer des documents papier, tandis que les formulaires électroniques interactifs du système sont incomplets et n'intègrent pas les données de la Base de données nationale de la population.
Dépannage pratique
À ce sujet, le vice-ministre de la Justice, Nguyen Thanh Tinh, a indiqué que grâce au suivi et à la réception des commentaires et recommandations des collectivités locales par l'intermédiaire du Centre de soutien du ministère de la Justice et d'autres canaux de soutien, le ministère a pris la mesure des difficultés.
M. Nguyen Thanh Tinh a ajouté que la nouvelle version du système d'information de gestion et d'enregistrement de l'état civil, déployée par le ministère de la Justice à compter du 1er juillet 2025 dans le cadre du modèle de gouvernement local à deux niveaux, exige une coordination synchrone de nombreux acteurs, notamment : le ministère de la Justice (déploiement du système informatique et migration des données de l'ancien système vers le nouveau) ; le Bureau du gouvernement (Portail national des services publics) ; le ministère de la Sécurité publique (logiciels de services publics interconnectés et base de données nationale de la population) ; le ministère des Sciences et des Technologies et les collectivités locales (système de règlement des procédures administratives au niveau provincial). Le délai de mise en œuvre étant très court, il est difficile d'éviter les problèmes lors de la phase initiale.
L'inspection a révélé que la principale difficulté réside dans la compréhension insuffisante, par le personnel technique de certaines localités, du modèle de synchronisation préconisé par le ministère de la Justice. Ce dernier a donc commandé la réalisation d'un tutoriel vidéo expliquant l'utilisation et le fonctionnement spécifique de chaque opération du Système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil. Ce tutoriel est disponible sur le Portail électronique de l'information et le Portail national du droit afin que les utilisateurs puissent le consulter. Concernant les erreurs de connexion et de transfert des données, le ministère de la Justice a mis en place une équipe permanente chargée de coordonner les efforts avec le point focal provincial chargé de la gestion des systèmes d'information des procédures administratives et le Département de la police administrative pour l'ordre public (ministère de la Sécurité publique) afin de les résoudre.
D'après les statistiques, 26 provinces et villes utilisent le logiciel i-Gate fourni par le Groupe vietnamien des postes et télécommunications (VNPT). La ville de Hanoï et la province de Thai Nguyen utilisent les produits de la société Mobifone Telecommunications Corporation. La province de Quang Ninh bénéficie du soutien du Groupe FPT et 5 localités utilisent des logiciels d'autres fournisseurs. Le ministère de la Justice a chargé le Département de la justice administrative de collaborer avec VNPT afin d'harmoniser l'identification des erreurs, des lacunes et des solutions ; parallèlement, il poursuit les discussions avec les autres prestataires de services en vue d'unifier le processus d'ici le 25 août 2025.
En outre, le ministère de la Justice a également constaté que certaines unités communales et certains dirigeants de comités populaires n'ont pas reçu de signature numérique ou, bien qu'ayant reçu cette signature, n'ont pas correctement mis à jour le logiciel de signature numérique, ce qui rend le traitement toujours difficile ; il existe encore une situation où des fonctionnaires judiciaires et d'état civil effectuent des opérations incorrectes sur le logiciel d'enregistrement, le système de gestion de l'état civil et le système d'information sur les procédures administratives, ce qui entraîne des retards prolongés.
Le ministère de la Justice organise des groupes de travail chargés d'inspecter et de fournir des conseils directs dans un certain nombre de localités confrontées à des difficultés et des problèmes afin de les aider concrètement à les surmonter ; ce dispositif est mis en œuvre dans 12 localités, dont Hanoï.
Source : https://hanoimoi.vn/so-hoa-du-lieu-ho-tich-chu-dong-go-kho-van-hanh-thong-suot-713561.html
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