קידום דיגיטציה של מסמכים ארכיוניים לשירות פעילותן של ועדות המפלגה

DNVN - בתגובה לדרישה לארגן מחדש ולאחד את הארגון בהתאם למדיניות המרכזית, ועדות מפלגתיות מחוזיות ועירוניות ברחבי הארץ עוסקות באופן פעיל בדיגיטציה של רשומות וארכיונים של המפלגה - כדי להבטיח מנהיגות, הכוונה ותפעול, תוך הגנה על אבטחת המידע ושירות יעיל יותר לעיבוד העבודה.

יישום סימולטני ארצי של טרנספורמציה דיגיטלית בתחום האחסון

יישום ההחלטות והמסקנות של הפוליטביורו ומזכירות המפלגה המרכזית על ארגון מחדש של המנגנון והיחידות המנהליות, עבודת האיסוף, העריכה והדיגיטציה של מסמכים ארכיוניים הפכה דחופה מתמיד.

(אִיוּר)

רשויות מקומיות תכננו ופרסמו במהירות תקנות ונהלים לניהול ותפעול של מערכת הרשת הפנימית. תשתית טכנולוגיית המידע הושקעה במקביל; מרכזי שילוב נתונים רבים בוועדות המפלגה המחוזיות והעירוניות צוידו בשרתים מודרניים, ציוד רשת ואבטחה, העומדים בתקנים ובהנחיות של משרד המפלגה המרכזי.

לא רק ברמה המחוזית, מערכת ניהול תפעולי, תוכנת קבצים דיגיטליים, מסד נתונים של חברי מפלגה בגרסה 3.0, חתימות דיגיטליות ויישומים משותפים נפרסו ברמת הקהילה - מה שמבטיח ש-100% מוועדות המפלגה המחוזיות והעירוניות יישומו. מסמכים אלקטרוניים, שליחה וקבלה, עיבוד מסמכים דיגיטליים, אחסון נתונים וניהול קבצי חברי מפלגה מיושמים באופן נרחב.

דיגיטציה מסייעת לעבד עבודה במהירות תוך שימור רשומות באופן בר-קיימא.

המעבר מאחסון נייר לסביבה דיגיטלית מביא עמה יתרונות רבים וברורים: רישומי המפלגה, מסמכים ומסמכי עבודה - כולל אלה שנוצרו במהלך תהליך הארגון והמיזוג של סוכנויות - כולם ערוכים, מאוחסנים באופן מרכזי, קלים לחיפוש, מאובטחים ומנוצלים בעת הצורך. בכמה יישובים, משרדי ועדות המפלגה השלימו מאגרי מידע והפעילו מערכת אחסון דיגיטלית, המסייעת למנהיגים לגשת אליהם במהירות בעת ניהול העבודה.

בנוסף, דיגיטציה מסייעת גם בשיפור משמעת האחסון: אזהרות מפחיתות את האובדן והמיקום האבוד של מסמכים מקוריים, במיוחד כאשר יחידות מסודרות מחדש או ממוזגות - בעיה הנחשבת לסיכון גבוה אם עדיין מיושמות שיטות ידניות מסורתיות.

נותרו אתגרים בפריסה נרחבת

עם זאת, תהליך הדיגיטציה המקיף עדיין נתקל במכשולים משמעותיים. במקומות רבים, נפח המסמכים שנותרו לפני ארגון מחדש של המנגנון הוא גדול מאוד, טרם עבר עריכה - מה שמוביל לסיכון של אובדן או אי מיקום בעת אחסון או המרה. ברמת הקומונה והרובע לפני המיזוג, כמו גם במחוזות וביחידות שפורקו, איסוף ודיגיטציה של מסמכים עדיין אינם יסודיים. לחלק מארגוני המפלגות והיחידות חסרים צוות ארכיון ייעודי, ציוד וארכיונים אלקטרוניים - מה שגורם למגבלות רבות בהמרה.

לכן, ועדות המפלגה נדרשות ליישם בקפדנות: החל מיצירת רישומי עבודה, הגשת מסמכים לארכיונים, ועד עריכה ודיגיטציה של מסמכים הנובעים מ-1 ביולי 2025. במקביל, יש צורך להגדיר בבירור את האחריות האישית - ראשי ועדות המפלגה, סוכנויות וארגוני המפלגה - על מנת להבטיח שנתוני הארכיון יהיו שלמים ובטוחים.

בחלק מהיישובים, כמו ועדת המפלגה המחוזית של טויאן קואנג, קבעו תקנות בכתב - המחייבות מסירה של כל הקבצים והמסמכים הישנים; עריכה, דיגיטציה וטיפול במסמכים שהצטברו מחדש של יחידות שאורגנו מחדש.

דיגיטציה - צעד הכרחי למודרניזציה של מנהיגות והכוונה

בנחישות רבה, דיגיטציה של ארכיונים נחשבת לפתרון מרכזי עבור ועדות מפלגה בכל הרמות כדי להבטיח את האפקטיביות והיעילות של עבודת ההנהגה - במיוחד בהקשר של ארגון שנמצא תחת ארגון מתעדכן ומאורגן באופן תדיר. כאשר הנתונים מנוהלים באופן מרכזי ומתעדכנים באופן קבוע, מנהיגים יכולים לגשת, לחפש ולהשתמש במסמכים ובמידע במהירות ובדייקנות, ולתמוך בהכוונה ובניהול בזמן.

השקעה בתשתיות דיגיטליות, יישום טכנולוגיית מידע, יצירת מחסני נתונים משותפים ותפעול תוכנה לניהול אחסון סינכרוני הם חלק חיוני בתהליך המודרניזציה של מנגנון המנהיגות של המפלגה - ומסייעים להבטיח שקיפות, אבטחה ונוחות רבה יותר בניהול, מומחיות ושימור היסטורי.

נגוין באך

מקור: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/day-manh-so-hoa-tai-lieu-luu-tru-de-phuc-vu-hoat-dong-cua-cap-uy/20251208050141548