קהילת וין בין: 100% מהתיעוד טופלו כהלכה ולפני המועד האחרון

מרכז השירות למנהל הציבורי של קהילת וין בין (מחוז אן ג'יאנג) מותיר את חותמו בזכות תהליך השירות המקצועי שלו, רוח העבודה של "לעבוד עד שהעבודה נגמרת, לא עד שנגמר הזמן" וקצב מוחלט של טיפול נכון במסמכים ולפני המועד האחרון.

אנשים מגיעים לבצע הליכים אדמיניסטרטיביים במרכז השירות המנהלי של קהילת וין בין.

"עבודת ניירת גורמת לי להרגיש... מאושרת"

בבוקר, גב' טראן טי תו הואן, תושבת הכפר הייפ הואה, נכנסה למרכז השירותים הציבוריים של קהילת וין בין בראש מודאג מעט. בעבר, בכל פעם שהלכה לעשות ניירת, היא בילתה זמן רב, ונאלצה לבקש הלוך ושוב משום שלא הכירה את הנהלים. "עכשיו יש קיוסק לקבל מספר טלפון, צוות הקבלה נותן הוראות מתאימות. ההליכים מהירים וקלים... מילוי ניירת כבר לא טרחה", אמרה גב' הואן. בהשוואה לעבר, המרחק שהיה עליה לעבור הצטמצם ביותר ממחצית הודות לאיחוד המרכז למיקום אחד.

לא רק גב' היין, אלא גם אנשים רבים מקהילת וין בין שמגיעים לכאן חווים את אותה התחושה שהתהליך ברור יותר, יחס השירות ידידותי יותר והעבודה נפתרת מהר יותר. זוהי גם המטרה שאליה שואף צוות המרכז תמיד.

פקיד המדינה בוי טאן פואנג אמר שבכל יום, החל מהשעה 16:30 ואילך, פקידים מנסים לעבד את כל המסמכים, מבלי להשאיר פיגור. כשהוא רואה אנשים שמגיעים באיחור, הוא עדיין נשאר לחכות לקבל אותם. "כשאנשים שואלים שאלות, אני חייב לחייך וליצור רושם טוב. אני מדריך אותם עד שהם מבינים. אני גם מנסה למלא את הטופס המשלים כדי שאנשים לא יצטרכו לחזור הלוך ושוב פעמים רבות", אמר פואנג.

שוטרים מנחים אנשים לקבל מספר תור כדי לטפל בהליכים אדמיניסטרטיביים.

בקומונה של וין בין, מיושם מודל תיאום יעיל למדי: ראש הכפר מבין את הנהלים מראש ולאחר מכן דן בהם עם צוות המרכז כדי להדריך את האנשים. הודות לכך, אנשים רבים המגיעים להגיש מועמדות בפעם הראשונה כבר יודעים למה עליהם להכין, מה שחוסך זמן רב.

מאחורי שביעות הרצון של האנשים עומדים ימי עבודה מלחיצים של צוות של 8 פקידים ועובדי מדינה במרכז. עובד המדינה וו קוק לה אמר שהיו ימים שבהם "התיקים הסתיימו עד 11:00 בבוקר, ובצהריים השעה הייתה כמעט 17:00". ביתו נמצא במרחק 15 ק"מ מהמשרד, הוא יצא לעבודה בשעה 6:00 בבוקר וחזר אחרי 17:00.

בעבר, מר וו קוק לה עבד בוועדת המפלגה הישנה של הקומונה וין בין בק. כשהועבר למרכז השירות של המינהל הציבורי, הוא אמר שבהתחלה היה די מבולבל. "חלק מהאנשים היו נסערים, אז הייתי צריך להסביר. עבודה אדמיניסטרטיבית קשורה כיום גם לטרנספורמציה דיגיטלית, חיפוש מסמכים, הכשרה מתמשכת... אז כולם מנסים להשתפר כדי לעמוד בדרישות", אמר מר לה.

נהלים מנהליים מפורסמים בפומבי במרכז השירותים למנהל הציבורי של קהילת וין בין.

אל תתנו לקבצים להצטבר

החבר נגוין טאנה חואה, סגן יו"ר ועדת העם של הקומונה ומנהל מרכז שירותי המינהל הציבורי, אמר: "בכל יום, המרכז מקבל 50 עד 60 בקשות. כל בקשה שתעמוד בדרישות תטופל במושב אחד. ראשי הקומונה פועלים בקפדנות לפי הוראות האנשים לחתום על הבקשה באופן מיידי, כדי לא לתת לה להצטבר."

אפילו כאשר ראשי ועדת העם של הקומונה עסוקים בישיבות, על הצוות להביא את המסמכים לחדר הישיבות לחתימה, תוך הקפדה על כך שלא יאחרו. הודות ליוזמה זו, מה-1 ביולי ועד היום, 100% מהמסמכים נפתרו בזמן ולפני המועד האחרון, ורובם השיגו את רמת הירוק הכהה - דירוג מצוין במערכת הניטור של הרפורמה המנהלית במחוז.

עם זאת, עדיין קיימים קשיים, אמר החבר נגוין טאנה חואה: "לפעמים יש שגיאות במערכת התוכנה, במיוחד בשלב גביית העמלות; או שקל לעשות טעויות בקובץ בן 5 השלבים בעת העברה. עם זאת, צוות צעיר עם כישורי IT יכול לתקן זאת במהירות רבה. כדי לפתור קשיים במהירות, בתחילת כל שעת עבודה, מנהלי המרכז מתייעצים, חולקים מצבים מהחיים האמיתיים ומשוב של אנשים כדי להסכים על פתרון."

מרכז השירותים המנהליים של קהילת וין בין סידר עמדות טעינה ניידות, מה שמאפשר נוחות לאנשים המגיעים לבצע טיפולים.

החבר וו טאן שואן, סגן מזכיר קבוע של ועדת המפלגה, יו"ר מועצת העם של קומונה וין בין, אמר כי ועדת המפלגה של הקומונה מובילה ומכוונת את הסוכנויות, המחלקות והסניפים של הקומונה כדי להבין לעומק את רוח הקאדרים להתלהבות, לשפר את הידע המקצועי, לתקנן תהליכים באמצעות קודי QR וקיוסקים לרישום מספרים כדי לעזור לאנשים בצורה נוחה יותר. כולם עובדים תחת המוטו של סיום העבודה, לא סיום השעות.

"הצוות מגיע לעבודה בזמן, ממושמע בעצמו ואחראי מאוד. לפני שהמרכז התחיל לפעול, הסברנו להם לעומק את סגנון העבודה והגישה, כך שהאנשים הגיבו בצורה חיובית מאוד", אמר החבר וו טאן שואן.

בהקשר של רפורמה מנהלית הדורשת יותר ויותר מקצועיות, שקיפות ומסירות, מאמציו של מרכז שירותי המנהל הציבורי של קהילת וין בין מראים כיוון נכון: הצבת שביעות רצון האנשים במקום הראשון, בהתבסס על תהליך מודרני, תחושת אחריות ואהבה לעבודתו של כל אחד מאנשי הצוות.

ככל שאנשים מקבלים שירות טוב יותר, ככל שכל הליך נפתר מהר יותר, הפער המנהלי שבעבר היווה דאגה הצטמצם בהדרגה בוין בין.

כתבה ותמונות: טיי הו

מקור: https://baoangiangiang.com.vn/xa-vinh-binh-100-ho-so-giai-quyet-dung-va-truoc-han-a469115.html