Revolusi prosedur administrasi: Memberikan manfaat praktis bagi masyarakat

Dalam konteks globalisasi dan digitalisasi, Vietnam secara bertahap menerapkan teknologi informasi dalam pengelolaan negara dan meningkatkan kualitas layanan publik menuju transformasi digital yang komprehensif, membawa data populasi nasional ke dalam manajemen teknologi.

Salah satu terobosan terpenting adalah lahirnya VNeID - aplikasi nomor identifikasi pribadi elektronik. VNeID tidak hanya memberikan manfaat dalam mengintegrasikan data kependudukan, tetapi juga berkontribusi dalam menyederhanakan dan meningkatkan efisiensi prosedur administratif, membuka era baru dalam hubungan antara masyarakat dan pemerintah .

VNeID adalah alat paling inovatif dalam meningkatkan manajemen administrasi di Vietnam.

Digitalisasi prosedur administrasi

VNeID adalah aplikasi pada perangkat seluler yang dikembangkan oleh Pusat Data Kependudukan Nasional Kementerian Keamanan Publik berdasarkan platform basis data tentang identifikasi, populasi, dan autentikasi elektronik; bertujuan untuk menggantikan dokumen tradisional dan menyediakan banyak utilitas bagi warga negara digital, pemerintahan digital, dan masyarakat digital.

Dengan akun level 1, masyarakat dapat mengakses fitur-fitur dasar seperti pencegahan epidemi (deklarasi medis , informasi vaksinasi) dan mengelola beberapa layanan publik daring (pemberitahuan kependudukan, pendaftaran kependudukan tetap dan sementara, deklarasi ketidakhadiran sementara). Sementara itu, akun level 2 memungkinkan penggunaan semua utilitas aplikasi VNeID, termasuk mengintegrasikan dokumen seperti Kartu Tanda Penduduk (KTP), SIM, STNK, asuransi kesehatan (BHYT), serta pembayaran tagihan elektronik dan jenis asuransi lainnya.

VNeID adalah perangkat paling inovatif dalam meningkatkan manajemen administrasi di Vietnam. Hingga tahun 2023, aplikasi ini telah digunakan oleh lebih dari 50 juta pengguna (sekitar 50% dari populasi); berhasil terintegrasi dengan lebih dari 30 jenis layanan publik yang dibutuhkan (registrasi kendaraan, perpanjangan paspor, dan pencatatan pernikahan, serta prosedur terkait kesehatan dan asuransi); terhubung dengan lebih dari 200 layanan daring lainnya, memungkinkan masyarakat untuk mengakses dan menyelesaikan transaksi administrasi dari mana saja, kapan saja, melalui perangkat seluler mereka, meminimalkan kunjungan langsung ke instansi administrasi, sehingga mengurangi tekanan dan waktu tunggu.

Umumnya, Binh Dinh merupakan salah satu daerah terdepan di negara ini dalam hal identifikasi elektronik. Hingga akhir Februari 2024, Kepolisian Provinsi Binh Dinh telah mengumpulkan dan menerbitkan 1.069.458 rekening identifikasi elektronik (tingkat 1: 110.634 rekening, tingkat 2: 958.824 rekening); 892.606 rekening telah diaktifkan dan digunakan secara rutin dalam transaksi administratif (tingkat 1: 45.125 rekening, tingkat 2: 847.481 rekening) yang berkontribusi pada pelaksanaan tugas Proyek 06 secara efektif, membangun berbagai utilitas dan ekosistem untuk melayani instansi, bisnis, dan masyarakat.

Hingga saat ini, Provinsi Nghe An telah menyelesaikan koneksi antara basis data nasional dan basis data khusus dengan sistem informasi penyelesaian prosedur administrasi provinsi. Per 1 Mei 2024, seluruh provinsi telah menerima 2.446.786 data; di antaranya 1.936.637 data telah diaktifkan, mencapai 113,35% dari target yang ditetapkan oleh Kementerian Keamanan Publik; level 2 adalah 1.611.245 kasus, mencapai 83,19%.

VNeID tidak hanya membawa manfaat praktis bagi masyarakat, tidak hanya mengubah cara penggunaan dokumen pribadi tradisional (daripada harus menunjukkan kartu identitas, akta kelahiran, tempat tinggal, asuransi kesehatan... orang dapat menggunakan semua informasi pada aplikasi VNeID) tetapi juga memainkan peran penting dalam pengelolaan negara; membantu mengurangi pemborosan dan kesalahan saat menggunakan dokumen tradisional, menghemat biaya dan waktu bagi masyarakat dan pemerintah.

Karena utilitas di VNeID semakin lengkap dan terintegrasi, masyarakat tidak perlu lagi bepergian jauh untuk menyelesaikan prosedur administratif, melewati berbagai langkah verifikasi, atau bertemu langsung dengan pegawai negeri sipil, sehingga terhindar dari kesalahpahaman dan permintaan yang tidak konsisten.

Lembaga negara bertanggung jawab atas penggunaan data warga negara dalam sistem ketika menangani tugas-tugas yang berkaitan dengan informasi warga negara. Oleh karena itu, risiko terkait etika profesional dan kerumitan yang tidak perlu akan berkurang secara signifikan, dan secara bertahap akan menghilangkan mekanisme "minta-beri" untuk beralih ke administrasi yang berorientasi layanan.

Selain itu, aplikasi VNeID juga membantu mengurangi beban kerja pegawai negeri sipil dan pegawai negeri secara signifikan. Hal ini merupakan manfaat paling nyata dalam membangun pemerintahan digital, ekonomi digital, dan masyarakat digital.

Hanoi akan menguji coba penerbitan catatan kriminal di VNeID mulai 22 April. (Sumber: Vietnamnet)

Manfaat VNeID tidak terbatas pada kemudahannya; aplikasi ini juga telah membantu masyarakat menghemat sekitar 30% biaya dan 60% waktu dibandingkan dengan melakukan prosedur administratif secara tradisional. Pemberian nomor identifikasi unik pada setiap warga negara membantu meningkatkan manajemen dan akurasi data, mengurangi risiko kesalahan dan duplikasi informasi dalam basis data.

Selain itu, VNeID memainkan peran penting dalam pengembangan e-government, meningkatkan interaksi antara pemerintah dan warga negara, memberi otoritas kemampuan untuk memantau dan menganalisis data secara efektif guna membuat keputusan kebijakan yang tepat waktu dan akurat.

VNeID juga membantu mengurangi tekanan pada petugas yang melakukan pekerjaan administratif dan menerima orang. Misalnya, ketika menerbitkan Catatan Peradilan menggunakan metode tradisional di Hanoi, pihak berwenang harus menerima sekitar 900-1.000 orang per hari, yang menciptakan tekanan besar pada petugas yang melakukan pekerjaan penerbitan.

Untuk mengurangi beban ini, Hanoi telah memulai uji coba penerbitan Surat Keterangan Catatan Kriminal (SKCK) melalui VNeID sejak 22 April 2024. Dengan dukungan aplikasi ini, warga dapat dengan mudah mengajukan permohonan SKCK kapan pun dan di mana pun melalui perangkat seluler atau komputer dengan koneksi internet, serta melakukan pembayaran daring tanpa harus mendatangi otoritas terkait. Di bidang kesehatan, VNeID telah membantu lebih dari 8 juta orang mengakses aplikasi VssID Jaminan Sosial Vietnam untuk memanfaatkan informasi, menggunakan kartu asuransi kesehatan, dan melakukan layanan publik daring.

Selain manfaat nyata dalam meningkatkan layanan administrasi publik, VNeID juga berperan penting dalam menyediakan solusi pembayaran jaminan sosial yang efektif. Banyak daerah di seluruh negeri telah mulai menggunakan aplikasi VNeID untuk menyalurkan subsidi sosial, sebuah inisiatif yang sangat penting bagi kelompok rentan seperti orang berprestasi, lansia, dan sebagainya, terutama bagi penerima perlindungan sosial yang tinggal di daerah terpencil.

Hingga akhir kuartal pertama tahun 2024, lebih dari 2 juta orang telah menerima bantuan sosial melalui VneID dengan total perkiraan ratusan miliar VND. Hal ini tidak hanya menyederhanakan proses pembayaran, tetapi juga memastikan transfer dana yang cepat dan tuntas kepada setiap penerima manfaat.

Terutama di daerah pegunungan, terpencil, dan kepulauan, di mana akses ke layanan keuangan tradisional masih terbatas, VNeID telah menjadi alat yang sangat diperlukan, membantu orang meningkatkan kualitas hidup mereka secara signifikan dengan memastikan mereka dapat mengakses sumber daya keuangan dengan mudah dan berkelanjutan.

Hingga saat ini, VNeID telah membantu lebih dari 8 juta orang masuk ke aplikasi VssID Jaminan Sosial Vietnam untuk mengakses informasi, menggunakan kartu asuransi kesehatan, dan melakukan layanan publik daring; serta memberikan bantuan sosial kepada lebih dari 2 juta orang dengan perkiraan jumlah total ratusan miliar VND.

Terus meningkatkan perangkat lunak dan jangkauan

Manfaat VneID tidak dapat disangkal, tetapi proses implementasi VNeID menghadapi banyak kesulitan dan masalah, khususnya:

Perbedaan infrastruktur teknologi antara wilayah perkotaan dan pedesaan menjadi salah satu tantangan dalam mengakses layanan e-administrasi bagi seluruh warga. Kesadaran dan keterampilan penggunaan teknologi warga, terutama lansia dan mereka yang kurang terpapar teknologi, masih terbatas, sehingga mengurangi kecepatan dan efektivitas aplikasi VNeID.

Perangkat lunak itu sendiri juga memiliki beberapa keterbatasan: antarmukanya tidak cukup intuitif; bahasa dan terminologi teknisnya tidak ramah pengguna; server masih bermasalah; sistem menjadi lambat dan macet, terutama saat lalu lintas sedang tinggi, yang memengaruhi kemampuan untuk menyelesaikan prosedur tepat waktu; kesalahan sinkronisasi data dapat menyebabkan kesalahan pada informasi pribadi atau status profil, yang menyebabkan pengguna menghabiskan lebih banyak waktu untuk memverifikasi atau memperbarui.

Masalah kompatibilitas teknis yang rendah menyebabkan VNeID mungkin tidak berfungsi dengan lancar di berbagai jenis perangkat atau versi sistem operasi. Masalah keamanan dan privasi informasi pribadi selalu menjadi perhatian utama, membuat banyak orang belum siap untuk beralih ke prosedur administratif daring. Kurangnya sinkronisasi dan integrasi data antar instansi fungsional menyulitkan pemrosesan dan pembaruan informasi, sehingga memperlambat kemajuan transformasi digital yang komprehensif.

Pada tahun 2030, 100% fasilitas medis akan menggunakan kartu identitas berchip dan menerapkan VNeID dalam pemeriksaan dan perawatan medis. (Sumber: TVPL)

Permasalahan ini perlu ditangani melalui langkah-langkah spesifik dan koordinasi yang erat antara pemerintah, otoritas, dan masyarakat. Agar VNeID benar-benar efektif dan dapat dirasakan langsung oleh masyarakat, perlu diterapkan langkah-langkah jangka panjang dan komprehensif di masa mendatang, seperti:

Tingkatkan infrastruktur dan teknologi. Berinvestasilah dalam perluasan dan peningkatan infrastruktur jaringan dan teknologi informasi, terutama di daerah pedesaan dan terpencil, untuk memastikan kemudahan akses layanan elektronik bagi setiap orang.

Keamanan dan perlindungan data yang ditingkatkan . Terapkan teknologi keamanan canggih dan langkah-langkah perlindungan data pribadi yang kuat untuk meningkatkan ketenangan pikiran pengguna saat bertransaksi online.

Sebarkan kampanye komunikasi ekstensif tentang manfaat dan fitur VNeID . Selenggarakan sesi pelatihan dan lokakarya untuk meningkatkan keterampilan teknologi masyarakat, terutama kelompok yang rentan tertinggal dalam teknologi.

Membangun sistem informasi yang sinkron dan saling terhubung antar instansi pemerintah untuk mengoptimalkan pembagian dan pengolahan informasi, sehingga meningkatkan efisiensi dalam pemberian pelayanan administrasi publik kepada masyarakat.

Mengembangkan antarmuka yang ramah dan mudah digunakan serta menyediakan petunjuk pengguna yang lengkap , membantu orang mengakses dengan mudah dan melakukan prosedur administratif dengan cepat dan efektif.

Membangun saluran umpan balik pengguna dan memberikan dukungan tepat waktu untuk masalah yang timbul, dengan demikian meningkatkan kualitas layanan dan meningkatkan kepuasan pengguna.

Lakukan pengujian lintas platform untuk memastikan aplikasi berfungsi di semua perangkat dan sistem operasi . Terapkan teknologi pengembangan seperti React Native atau Flutter untuk membuat VNeID kompatibel secara luas tanpa perlu pengkodean terpisah…

VNeID resmi beroperasi pada 18 Juli 2022. Menurut Kementerian Keamanan Publik, hingga saat ini, telah terdapat lebih dari 29.375.000 penggunaan akun identitas elektronik di Portal Layanan Publik; 2.096.499 login pada aplikasi Etax milik Direktorat Jenderal Pajak; 10.403.048 login pada aplikasi VssID milik Jaminan Sosial Vietnam; perkiraan penghematan sebesar VND 469 miliar bagi negara. Kementerian Keamanan Publik telah melampaui target penerapan 12 utilitas di VNeID, dengan lebih dari 1,5 juta kunjungan dan penggunaan harian.

Sumber: https://baoquocte.vn/vneid-cach-mang-ve-thu-tuc-hanh-chinh-mang-lai-loi-ich-thiet-thuc-cho-nguoi-dan-273022.html