Hanoi menjadi pelopor penerapan AI dalam penerbitan salinan digital dokumen elektronik

Sistem Kios pintar yang mengautentikasi dan menerbitkan salinan digital dokumen elektronik merupakan salah satu solusi perintis dalam proses modernisasi sistem administrasi ibu kota, menerapkan kecerdasan buatan (AI) dan teknologi identifikasi pintar untuk mengotomatiskan proses autentikasi.

Dalam rangka melaksanakan kebijakan Komite Rakyat Hanoi tentang promosi transformasi digital dan penerapan teknologi informasi dalam reformasi administrasi, pada sore hari tanggal 10 November 2025, di Kantor Cabang No. 1 Pusat Layanan Administrasi Publik Hanoi, 258 Vo Chi Cong, Tay Ho, Hanoi, diluncurkan model percontohan Kios Cerdas dan sistem autentikasi serta penerbitan salinan digital dokumen elektronik.

Langkah baru reformasi administrasi Ibukota

Sebelumnya, ketika orang perlu mengesahkan atau meminta salinan, mereka harus langsung pergi ke titik penerimaan dokumen, menunggu dokumen asli dibandingkan dengan salinannya, menandatangani, membubuhkan stempel, dan menerima hasilnya. Proses ini seringkali memakan waktu berjam-jam, di beberapa tempat hingga setengah hari atau lebih, sehingga menimbulkan tekanan bagi staf administrasi dan karyawan.

Dengan model baru ini, orang hanya perlu beroperasi langsung di Kios: memindai dokumen asli, sistem akan secara otomatis mengenali, memeriksa keabsahan, mengautentikasi informasi dan segera menerbitkan salinan elektronik resmi hanya dalam hitungan menit - cepat, akurat, tidak perlu lagi mengantri.

Menurut Pusat Layanan Administrasi Publik Kota Hanoi, model ini memberikan manfaat praktis dalam menghemat waktu dan tenaga: Waktu pemrosesan setiap berkas berkurang dari 15 menit menjadi 3-5 menit. Hasilnya dikirimkan secara daring melalui email, kode QR, atau aplikasi seluler.

Direktur Pusat Layanan Administrasi Publik Hanoi, Cu Ngoc Trang, mengatakan bahwa reformasi prosedur administrasi merupakan garda terdepan transformasi digital. Dengan setiap perubahan kecil, efisiensi yang dihasilkan bagi masyarakat dan bisnis sangatlah besar.

Seluruh proses rekonsiliasi, tanda tangan resmi, dan pencetakan salinan hanya memakan waktu 3-5 menit.

Hanya untuk prosedur pengesahan salinan dari dokumen asli, Kota menerima hampir 70.000 berkas setiap bulan. Sementara itu, sebagian besar komune dan distrik hanya memiliki 1-2 petugas pengadilan yang bertugas, sehingga mengakibatkan situasi yang kelebihan beban, memakan waktu, dan rawan kesalahan.

Berdasarkan kenyataan tersebut, Pusat telah secara proaktif meneliti dan berkoordinasi dengan para mitra untuk mengembangkan sistem autentikasi dan penerbitan salinan digital dokumen elektronik, sebuah solusi ampuh untuk beralih dari proses manual ke elektronik. Sistem ini menerapkan teknologi AI, pengenalan karakter OCR, dan autentikasi wajah, yang memungkinkan pengguna melakukan autentikasi langsung di Smart Kiosk.

Pada saat yang sama, memastikan transparansi dan keamanan mutlak karena setiap salinan elektronik ditandatangani secara digital, diberi stempel elektronik, dan disimpan secara terpusat, serta dapat diverifikasi melalui kode autentikasi unik.

Peluncuran Kios Cerdas yang mengautentikasi dan menerbitkan salinan digital dokumen elektronik juga berkontribusi dalam mengurangi penggunaan kertas, tinta, dan biaya penyimpanan, sehingga berkontribusi dalam membangun pemerintahan yang hijau dan berkelanjutan.

Tonggak Kerjasama Negara dan Badan Usaha

Upacara peluncuran Kios Pintar dan sistem untuk mengautentikasi dan menerbitkan salinan digital dokumen elektronik dihadiri oleh perwakilan Kantor Pemerintah , Kementerian Kehakiman, Kementerian Keamanan Publik, Bank Negara Vietnam; para pemimpin Komite Rakyat Hanoi, departemen, cabang, dan unit koordinasi.

Secara khusus, Bank Pertanian dan Pembangunan Pedesaan Vietnam (Agribank) adalah pendamping dan sponsor dari 10 kios pintar pertama yang diujicobakan di Pusat Layanan Administrasi Publik Hanoi.

Setelah fase percontohan, kota Hanoi, Pusat Layanan Administrasi Publik, dan Agribank berencana untuk terus meneliti dan memperluas model tersebut ke cabang-cabang Pusat Layanan Administrasi Publik, titik-titik transaksi Agribank, dan beberapa tempat umum lainnya, guna menciptakan kenyamanan maksimal bagi masyarakat saat menggunakan layanan publik.

Sebelumnya, pada tanggal 8 Oktober 2025, Agribank, Pusat Layanan Administrasi Publik Kota Hanoi dan Tran Anh Law Company Limited menandatangani perjanjian kerja sama 3 pihak untuk menyebarkan titik konsultasi, dukungan, dan penerimaan layanan publik di titik-titik transaksi Agribank di Hanoi.

Perjanjian kerja sama ini merupakan premis penting bagi Agribank dan Pusat Layanan Administrasi Publik Kota Hanoi untuk terus bekerja sama menerapkan model-model baru, berbagi tujuan bersama dalam reformasi administrasi, melayani masyarakat dan bisnis dengan lebih baik dan lebih baik lagi.

Menuju e-warga negara - administrasi digital modern

Implementasi model percontohan Kios Cerdas untuk mengautentikasi dan menerbitkan salinan digital dokumen elektronik menunjukkan upaya Hanoi dalam "Menjadikan masyarakat sebagai pusat layanan", sekaligus mendorong penerapan sains-teknologi dan kecerdasan buatan dalam pengelolaan dan operasional sistem administrasi. Hal ini juga merupakan langkah penting dalam proses transformasi digital untuk melayani masyarakat, menuju pembangunan sistem administrasi yang modern, ramah, dan transparan.

Mulai 10 November 2025, masyarakat yang datang untuk bertransaksi di Cabang No. 1 Pusat Layanan Administrasi Publik Kota Hanoi akan berkesempatan untuk merasakan langsung model baru - cepat, nyaman, transparan dan ramah, yang berkontribusi dalam menyebarkan citra administrasi publik yang modern, cerdas dan dekat kepada seluruh warga Ibukota.

Peluncuran model ini bukan hanya sebuah langkah maju dalam segi teknologi, tetapi juga pergeseran pola pikir layanan sistem administrasi ibu kota: dari "kertas kerja" menjadi "data"; dari "autentikasi manual" menjadi "autentikasi pintar"; dari "melakukannya untuk" menjadi "dukungan"; dari "sentralisasi" menjadi "layanan di tempat".

Sebelumnya, sejak awal Oktober, Pusat Layanan Administrasi Publik Kota Hanoi juga telah menguji coba "Model Layanan Publik Bergerak" untuk mendukung masyarakat dan pelaku usaha dalam menjalankan prosedur administratif. Inisiatif ini menunjukkan tekad Kota Hanoi untuk mendorong reformasi administratif, inovasi, dan mendekatkan layanan publik daring kepada semua lapisan masyarakat, yang berkontribusi dalam mewujudkan target 100% prosedur administratif terkait perusahaan dan 100% prosedur administratif tanpa memandang batas wilayah administratif, untuk dilakukan secara daring pada tahun 2025, dan menuju semua prosedur administratif yang memenuhi syarat untuk sepenuhnya dilayani secara daring pada tahun 2026.

Kendaraan layanan publik keliling akan menyediakan berbagai layanan penting seperti: Bimbingan dan dukungan untuk pengajuan aplikasi layanan publik daring; pembuatan dan aktivasi akun identifikasi elektronik VneID; digitalisasi dokumen kertas di tempat, pengunggahan ke sistem, deklarasi informasi formulir elektronik; dukungan pembayaran biaya dan pungutan non-tunai (POS, kode QR, dompet elektronik); penelusuran status aplikasi dan hasil penyelesaian; konsultasi dan pelatihan keterampilan penggunaan layanan publik daring.

Setiap kendaraan akan dilengkapi dengan komputer desktop, laptop, printer multifungsi, pemindai khusus, peralatan presentasi, layar LCD, beserta infrastruktur koneksi Wifi/4G berkecepatan tinggi, pemancar cadangan, UPS, dan generator kecil untuk memastikan operasi berkelanjutan.

Menurut Majalah Sains dan Teknologi Vietnam

Sumber: https://mst.gov.vn/ha-noi-tien-phong-ung-dung-ai-trong-cap-ban-sao-so-tai-lieu-dien-tu-197251112090745036.htm