Perketat pengelolaan penanganan dan pengarsipan dokumen selama proses restrukturisasi organisasi.

Kinhtedothi - Dilarang keras untuk secara ilegal menyita, mentransfer, atau menghancurkan dokumen dan basis data dokumen; merusak atau kehilangan dokumen dan basis data dokumen selama proses reorganisasi struktur organisasi...

Ini adalah poin penting dalam Surat Resmi No. 414/BNV-VTLTNN tertanggal 19 Maret dari Kementerian Dalam Negeri kepada Komite Rakyat provinsi dan kota yang dikelola secara pusat mengenai penguatan pengelolaan dokumen dan arsip selama proses reorganisasi struktur organisasi sistem politik sesuai dengan Kesimpulan No. 127-KL/TW dari Politbiro.

Kepemilikan, pengalihan, atau penghancuran dokumen tanpa izin dilarang keras.

Dokumen resmi tersebut menyatakan bahwa, untuk memastikan kelancaran dan keberlanjutan pengelolaan dan pengarsipan dokumen, dan untuk menjamin pengelolaan dokumen yang aman sebelum, selama, dan setelah selesainya reorganisasi struktur organisasi sistem politik sesuai dengan Kesimpulan No. 127-KL/TW tanggal 28 Februari 2025 dari Politbiro dan Sekretariat, Kementerian Dalam Negeri meminta para ketua Komite Rakyat provinsi dan kota yang dikelola secara terpusat untuk segera mengarahkan pelaksanaan beberapa tugas mendesak untuk memperkuat pengelolaan dan pengarsipan dokumen selama reorganisasi struktur pemerintahan daerah.

Pertama-tama , perlu dilakukan implementasi penuh dan benar terhadap peraturan perundang-undangan mengenai pengelolaan dan pengarsipan dokumen, dengan memenuhi persyaratan berikut: semua dokumen dan basis data dokumen yang dihasilkan dalam kegiatan lembaga dan organisasi harus dikelola secara terpusat, seragam, dan aman sesuai dengan koleksi arsip masing-masing; dokumen dan basis data dokumen dari setiap lembaga atau organisasi harus dikatalogkan dan disusun sesuai dengan koleksi arsip lembaga atau organisasi tersebut.

Instansi atau organisasi tersebut wajib menutup arsipnya sejak tanggal penghentian operasional; instansi atau organisasi tersebut tidak boleh menerbitkan dokumen administratif dalam kewenangannya sejak tanggal berlakunya keputusan otoritas yang berwenang mengenai penggabungan atau penghentian operasional.

Sebelum dan selama reorganisasi aparatur administrasi, dokumen dan basis data harus terus disimpan di arsip arsip sejarah tingkat provinsi dan arsip unit administrasi (atau lokasi penyimpanan saat ini) sebelum reorganisasi.

Secara khusus, kepemilikan, pengalihan, atau penghancuran dokumen dan basis data dokumen tanpa izin dilarang keras; merusak atau kehilangan dokumen dan basis data dokumen selama proses restrukturisasi organisasi juga dilarang.

Kedua , arsip sejarah tingkat provinsi bertanggung jawab untuk menerima dan berkoordinasi dengan kepala lembaga, organisasi, dan unit administrasi untuk terus melestarikan semua dokumen arsip dan basis data dokumen di dalam provinsi, baik di tempat maupun sementara di lokasi terpusat, dan menyerahkan dokumen-dokumen tersebut kepada lembaga, organisasi, dan unit administrasi baru sesuai dengan kewenangan pengelolaannya setelah restrukturisasi organisasi.

Ketiga , penyerahan dokumen dan basis data dokumen setelah restrukturisasi organisasi dilakukan sesuai dengan peraturan hukum kearsipan mengenai kewenangan pengelolaan.

Keempat , menegakkan secara ketat peraturan hukum tentang pengelolaan dan penggunaan stempel resmi dan sertifikat tanda tangan digital; melindungi rahasia negara dan memastikan keamanan informasi, dokumen, dan data saat melakukan tugas-tugas yang berkaitan dengan statistik, pengemasan, penyerahan, penyimpanan, dan penggunaan selama proses restrukturisasi organisasi.

Peraturan tentang daftar kode identifikasi untuk dokumen, catatan, dan simbol dokumen dari lembaga dan organisasi baru.

Untuk Komite Rakyat tingkat provinsi dan kota yang dikelola secara pusat, Kementerian Dalam Negeri mengusulkan agar Ketua Komite Rakyat Provinsi bertanggung jawab sebagai kepala organisasi atas pengelolaan arsip negara di tingkat lokal dalam lingkup tugas dan wewenangnya; memastikan keamanan dokumen dan basis data dokumen di bawah wewenang pengelolaannya sesuai dengan hukum selama proses reorganisasi struktur organisasi. Arahan dari Ketua Komite Rakyat Provinsi tentang penguatan pengelolaan dokumen dan pekerjaan arsip negara harus segera dikeluarkan.

Pada saat yang sama, perlu dikembangkan rencana untuk menata ulang arsip sejarah negara di tingkat provinsi dalam Proyek penataan dan reorganisasi unit administrasi di semua tingkatan dan untuk membangun model organisasi pemerintahan lokal dua tingkat, kemudian diajukan kepada otoritas yang berwenang untuk dievaluasi dan diimplementasikan.

Segera setelah restrukturisasi organisasi selesai, perlu segera mengeluarkan peraturan yang menetapkan daftar kode identifikasi untuk dokumen dan arsip, serta simbol dokumen dari lembaga dan organisasi baru yang berada di bawah pengelolaan; menginstruksikan kepala lembaga dan organisasi baru untuk menerima dokumen dan basis data di bawah wewenang pengelolaan mereka; dan menginstruksikan kepala unit administrasi tingkat akar rumput yang baru untuk menerima dokumen di ruang koleksi dan fasilitas penyimpanan di wilayah yurisdiksi mereka yang untuk sementara dikelola oleh arsip sejarah provinsi.

Pada saat yang sama, perlu diarahkan unit yang mengelola dan mengoperasikan Sistem untuk menerapkan solusi teknis guna memastikan keberlanjutan dan kelancaran penerbitan dokumen dan penanganan pekerjaan oleh instansi dan organisasi di bawah pengelolaannya.

Kementerian Dalam Negeri mengusulkan penguatan manajemen pengelolaan dan pengarsipan dokumen selama proses reorganisasi aparatur sistem politik (foto: VNA).

Menerbitkan rencana pelaksanaan Arahan Ketua Komite Rakyat Provinsi.

Terkait Departemen Dalam Negeri, surat resmi tersebut meminta agar departemen tersebut menyarankan Ketua Komite Rakyat Provinsi untuk mengeluarkan Arahan tentang penguatan pengelolaan dokumen dan pengarsipan selama proses reorganisasi struktur organisasi sistem politik di tingkat lokal; dan untuk mengeluarkan rencana pelaksanaan Arahan Ketua Komite Rakyat Provinsi tersebut.

Pada saat yang sama, Arsip Sejarah Provinsi ditugaskan untuk menugaskan para pejabat untuk mengorganisir kelompok kerja guna mengunjungi lembaga, organisasi, dan unit untuk menerima dan mengkoordinasikan pelestarian dokumen di tempat dan menentukan basis data dokumen pada Sistem; mengarahkan Arsip Sejarah Provinsi untuk secara proaktif menerapkan langkah-langkah untuk mengumpulkan catatan dengan periode pelestarian permanen yang telah sepenuhnya terorganisir di lembaga dan organisasi yang menjadi sumber dokumen yang diserahkan ke Arsip Sejarah Provinsi.

Pada saat yang sama, Ketua Komite Rakyat Provinsi disarankan untuk mengalokasikan sumber daya yang cukup untuk memastikan keamanan dokumen dan basis data dokumen di ruangan dan gudang yang telah dikonfirmasi dan disegel oleh Arsip Sejarah Provinsi hingga diserahkan kepada instansi dan organisasi yang bertanggung jawab untuk dikelola setelah reorganisasi aparatur administrasi.

Segera setelah restrukturisasi organisasi selesai, perlu segera memberitahukan kepada Ketua Komite Rakyat Provinsi untuk menerbitkan daftar kode identifikasi untuk dokumen, berkas, dan simbol dokumen dari instansi dan organisasi yang dibentuk setelah restrukturisasi organisasi dalam lingkup pengelolaan; menyerahkan kepada Komite Rakyat Provinsi rencana dan proyek untuk mengelola dan memproses dokumen instansi dan organisasi sebelum restrukturisasi organisasi; berkoordinasi dengan unit yang mengelola dan mengoperasikan sistem untuk mengembangkan rencana penyerahan dan pengintegrasian dokumen dan basis data dokumen dalam Sistem.

Konfirmasikan penyerahan dokumen dan basis data dokumen lembaga dan organisasi sebelum restrukturisasi organisasi.

Untuk arsip sejarah tingkat provinsi, Kementerian Dalam Negeri mengusulkan penugasan pejabat untuk memandu kompilasi statistik, pengaturan, pengemasan, penyegelan, verifikasi kuantitas dan kondisi dokumen kertas dan dokumen pada media lain (jika ada), penerimaan dan koordinasi penyimpanan terpusat di tempat atau sementara dari lembaga dan organisasi; berkoordinasi dengan unit yang mengelola dan mengoperasikan Sistem untuk menentukan jumlah dokumen digital dan menetapkan basis data dokumen pada Sistem untuk setiap lembaga, organisasi, dan unit administrasi.

Menyusun inventaris lengkap semua dokumen dan basis data yang saat ini tersimpan di arsip sejarah tingkat provinsi; terus memastikan keamanan, integritas, dan kegunaan dokumen dan basis data di arsip sejarah tingkat provinsi hingga diserahkan kepada instansi dan organisasi yang berwenang setelah restrukturisasi organisasi. Meringkas kuantitas dan kondisi dokumen dan basis data serta melaporkannya kepada Departemen Dalam Negeri untuk diserahkan kepada Kementerian Dalam Negeri.

Segera setelah restrukturisasi organisasi selesai, hal-hal berikut harus segera diimplementasikan: penunjukan koordinator untuk mengatur dan mengkonfirmasi penyerahan dokumen dan basis data dari instansi dan organisasi sebelum restrukturisasi organisasi kepada instansi atau organisasi yang berwenang yang mengelolanya setelah restrukturisasi; memberikan saran kepada Departemen Dalam Negeri mengenai pengembangan rencana dan proyek untuk mengelola dan memproses dokumen dan basis data yang telah diinventarisasi oleh instansi dan organisasi sebelum restrukturisasi organisasi.

Bersamaan dengan itu, berkoordinasi dengan instansi dan organisasi terkait untuk melaksanakan proyek dan program pengelolaan dan pengolahan dokumen dan basis data yang telah dikatalogkan sebelum restrukturisasi organisasi; mengumpulkan arsip dengan masa penyimpanan tetap yang telah diatur sepenuhnya sebelumnya dari instansi dan organisasi yang menjadi sumber dokumen yang diserahkan ke arsip sejarah provinsi.

Pendaftaran akun baru atau pembukaan kembali akun untuk organisasi, pemimpin, dan staf administrasi.

Dalam dokumen yang sama, Kementerian Dalam Negeri juga meminta agar kepala lembaga dan organisasi, serta ketua Komite Rakyat tingkat distrik dan komune, bertanggung jawab untuk memastikan keamanan dokumen dan basis data dokumen di bawah wewenang pengelolaan mereka sesuai dengan hukum selama proses reorganisasi struktur organisasi hingga dokumen dan basis data dokumen diserahkan ke arsip sejarah provinsi dan lembaga serta organisasi yang berwenang setelah reorganisasi.

Secara bersamaan, arahkan unit dan individu untuk menyusun dan mengemas berkas dan dokumen tentang tugas yang telah selesai dan belum selesai; tugaskan unit dan individu untuk menyusun dan membuat daftar tugas yang belum selesai dari lembaga atau organisasi; pastikan bahwa berkas dan dokumen pendukung dikemas secara terpisah dan diserahkan ke arsip lembaga.

Mengelola arsip lembaga statistik, mengemas dokumen di arsip, dan membimbing unit dan individu statistik dalam mengemas catatan dan dokumen yang belum diserahkan; menerima catatan dan dokumen dari unit dan individu serta mengumpulkannya di ruang penyimpanan terpusat. Secara bersamaan, mengatur fasilitas penyimpanan, peralatan, dan personel yang diperlukan untuk melindungi dan menjaga keamanan dokumen hingga diserahkan kepada lembaga atau organisasi manajemen yang berwenang setelah restrukturisasi organisasi.

Ketua Komite Rakyat Distrik menugaskan Departemen Dalam Negeri untuk memberikan saran mengenai pengaturan ruang penyimpanan dan peralatan yang diperlukan untuk pengumpulan dan pelestarian dokumen secara aman dan terpusat dari instansi-instansi khusus di bawah Komite Rakyat Distrik; dan untuk menugaskan personel keamanan untuk melindungi dokumen-dokumen tersebut hingga diserahkan kepada instansi atau organisasi yang berwenang untuk dikelola setelah reorganisasi struktur organisasi.

Segera setelah restrukturisasi organisasi selesai, kepala lembaga, organisasi, atau unit administrasi baru harus segera mengarahkan pendaftaran akun baru atau yang dibuka kembali untuk organisasi, pimpinan, dan petugas dokumen pada Sistem untuk memastikan penerbitan dan penerimaan dokumen; mendaftarkan penerbitan stempel resmi dan sertifikat tanda tangan digital untuk penggunaan resmi sebagaimana yang ditentukan...

Analisis statistik, penyegelan, dan pengamanan dokumen.

Untuk arsip institusional, Kementerian Dalam Negeri mewajibkan departemen arsip institusional atau orang yang ditugaskan untuk arsip di instansi, organisasi, atau unit tersebut untuk membimbing unit dan individu dalam mengkatalogkan, mengemas, dan menyerahkan dokumen ke ruang penyimpanan atau gudang terpusat sebelumnya; menyiapkan fasilitas penyimpanan dan kondisi yang diperlukan untuk pelestarian dokumen yang diterima dari unit dan individu dengan aman; mengkatalogkan, menyegel, dan menyimpan dokumen dengan aman di ruang arsip atau gudang instansi atau organisasi hingga diserahkan ke arsip sejarah provinsi atau instansi atau organisasi yang berwenang setelah restrukturisasi organisasi.

Secara bersamaan, berkoordinasi dengan unit yang mengelola dan mengoperasikan sistem statistik untuk memverifikasi jumlah dokumen dan basis data dokumen dari lembaga dan organisasi dalam sistem; menerima dan menyimpan secara terpisah berkas dan dokumen pekerjaan yang belum selesai sesuai dengan katalog; menyerahkan untuk pengarsipan atau mengkatalog dan mengemas secara terpisah berkas dengan periode penyimpanan permanen yang telah diselesaikan sebelumnya.

Serahkan dokumen yang sudah dikemas dan daftar tugas yang belum selesai dalam kondisi aslinya.

Bagi pegawai negeri sipil, pegawai negeri, dan pekerja, Kementerian Dalam Negeri mewajibkan penyusunan dan pengemasan berkas dan dokumen terkait tugas yang telah selesai dan belum selesai. Untuk tugas yang belum selesai, harus dibuat daftar yang secara jelas menyatakan nama tugas, nama orang yang bertanggung jawab utama untuk menanganinya, jumlah dokumen yang tersedia, dan tenggat waktu penyelesaian (jika ada).

Kirimkan berkas dan dokumen yang telah dikemas, beserta daftar tugas yang belum selesai pada Sistem, ke arsip instansi atau ke unit/individu yang bertanggung jawab untuk menyusun dokumen selama proses restrukturisasi organisasi.

Segera setelah restrukturisasi organisasi selesai, perlu segera berkoordinasi dengan arsip instansi dan unit yang mengelola serta mengoperasikan sistem untuk menyerahkan berkas dan dokumen terkait tugas yang belum selesai kepada unit atau individu yang bertanggung jawab untuk melanjutkan pekerjaan tersebut.

Menutup rekening organisasi dan individu untuk lembaga dan organisasi yang telah menghentikan operasinya.

Untuk unit yang mengelola dan mengoperasikan Sistem, Kementerian Dalam Negeri mensyaratkan identifikasi dan penentuan ruang lingkup dokumen dan basis data dokumen dalam Sistem sesuai dengan setiap akun instansi, organisasi, atau individu. Berdasarkan daftar tugas yang belum selesai, tentukan ruang lingkup data dan buat daftar akun organisasi dan individu dengan pekerjaan yang belum selesai; siapkan rencana serah terima jika diinstruksikan.

Pada saat yang sama, statistik dan laporan tentang sistem kode identifikasi dokumen, kode berkas, dan simbol dokumen yang saat ini digunakan dalam Sistem akan dikumpulkan dan dilaporkan kepada Komite Rakyat Provinsi dan Departemen Dalam Negeri. Hal ini akan menjadi dasar untuk menetapkan kode identifikasi dokumen, kode berkas, dan simbol dokumen kepada instansi dan organisasi setelah reorganisasi struktur organisasi, untuk memastikan keseragaman, konsistensi, dan menghindari duplikasi.

Segera setelah restrukturisasi organisasi selesai, perlu segera menutup rekening organisasi dan individu untuk lembaga dan organisasi yang menghentikan operasinya segera setelah keputusan restrukturisasi organisasi dibuat; pada saat yang sama, membuka rekening untuk lembaga, organisasi, dan individu baru, memastikan keterkaitan dengan dokumen dan basis data yang sudah ada sebelumnya.

Secara khusus, Kementerian Dalam Negeri mengusulkan rencana untuk memanfaatkan dokumen dan basis data dokumen dalam Sistem untuk memenuhi kebutuhan mendesak dari berbagai lembaga, organisasi, dan individu selama proses reorganisasi struktur organisasi.

Sumber: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html