Memperketat pengelolaan dokumen dan arsip selama proses restrukturisasi organisasi.

Kinhtedothi-Dilarang keras menyita, memindahkan, atau memusnahkan dokumen dan basis data dokumen secara melawan hukum; tidak diperbolehkan merusak atau menghilangkan dokumen dan basis data dokumen selama proses pengorganisasian perangkat...

Hal itu menjadi pokok bahasan dalam Surat Edaran Menteri Dalam Negeri Nomor 414/BNV-VTLTNN tanggal 19 Maret yang ditujukan kepada Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Kota/Kabupaten/Kota di tingkat pusat tentang Penguatan Pengelolaan Dokumen dan Kearsipan dalam Rangka Penataan Aparatur Negara, sesuai Kesimpulan Nomor 127-KL/TW Politbiro.

Dilarang keras memiliki, memindahkan atau memusnahkan dokumen secara ilegal.

Dokumen tersebut dengan jelas menyatakan bahwa, dalam rangka menjamin kelancaran dan kesinambungan pekerjaan dokumen dan kearsipan, dan untuk menjamin keamanan pengelolaan dokumen sebelum, selama dan setelah selesainya reorganisasi sistem politik menurut Kesimpulan No. 127-KL/TW tanggal 28 Februari 2025 dari Politbiro, Sekretariat dan Kementerian Dalam Negeri meminta Ketua Komite Rakyat provinsi atau kota yang dikelola pusat untuk segera mengarahkan pelaksanaan sejumlah tugas mendesak untuk memperkuat pengelolaan dokumen dan kearsipan dalam proses reorganisasi aparatur pemerintah daerah.

Pertama , melaksanakan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang dokumen dan kearsipan dengan baik dan menyeluruh, dengan memenuhi persyaratan: semua dokumen dan pangkalan data dokumen yang terbentuk pada saat kegiatan instansi dan organisasi harus dikelola secara terpusat, seragam, dan aman sesuai dengan masing-masing arsip; dokumen dan pangkalan data dokumen suatu instansi atau organisasi harus disusun dan dikumpulkan secara statistik sesuai dengan arsip instansi atau organisasi tersebut.

Menutup arsip instansi dan organisasi sejak tanggal berakhirnya kegiatan operasional; instansi dan organisasi tidak menerbitkan dokumen administratif yang menjadi kewenangannya sejak tanggal berlakunya keputusan instansi yang berwenang tentang penggabungan atau penghentian kegiatan operasional.

Sebelum dan selama pengaturan organisasi, dokumen dan basis data harus terus disimpan di arsip Arsip Sejarah Provinsi dan Arsip Badan (atau lokasi penyimpanan saat ini) unit administratif (ADU) sebelum pengaturan.

Khususnya, dilarang keras menyita, memindahkan, atau memusnahkan dokumen dan basis data dokumen secara melawan hukum; tidak diperkenankan merusak atau menghilangkan dokumen dan basis data dokumen selama proses pengorganisasian aparatur.

Kedua , arsip sejarah provinsi bertugas menerima dan berkoordinasi dengan pimpinan instansi, organisasi, dan unit kerja kearsipan untuk tetap melakukan pelestarian di tempat atau pelestarian sementara seluruh dokumen kearsipan dan pangkalan data dokumen di provinsi serta menyerahkan dokumen sesuai kewenangan pengelolaannya kepada instansi, organisasi, dan unit kerja kearsipan yang baru setelah terjadi perubahan struktur organisasi.

Ketiga , serah terima dokumen dan pangkalan data dokumen setelah penataan organisasi dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang kewenangan pengelolaan kearsipan.

Keempat , melaksanakan secara tegas ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang pengelolaan dan penggunaan stempel dan sertifikat tanda tangan digital bagi penyelenggaraan pelayanan publik yang bersifat khusus; menjaga rahasia negara dan menjamin keamanan informasi, dokumen, dan data dalam pelaksanaan tugas statistik, pengemasan, serah terima, pemeliharaan, dan penggunaan dalam proses penataan aparatur.

Peraturan tentang daftar kode identifikasi dokumen, catatan, dan simbol teks pada instansi dan organisasi baru

Kepada Komite Rakyat provinsi dan kabupaten/kota di tingkat pusat, Kementerian Dalam Negeri meminta Ketua Komite Rakyat Provinsi untuk bertanggung jawab sebagai pimpinan dalam melaksanakan pengelolaan kearsipan di daerah sesuai dengan tugas dan wewenangnya; menjamin keamanan dokumen dan basis data dokumen yang berada di bawah kewenangan pengelolaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan selama proses penataan aparatur. Mendesak untuk menerbitkan Arahan Ketua Komite Rakyat Provinsi tentang penguatan pengelolaan kearsipan.

Bersamaan dengan itu, perlu dikembangkan rencana penataan arsip sejarah Negara di tingkat provinsi dalam Proyek penataan dan penataan unit-unit administratif di semua tingkatan dan membangun model organisasi pemerintahan daerah dua tingkat, menyerahkannya kepada instansi yang berwenang untuk dinilai dan dilaksanakan.

Segera setelah penataan organisasi selesai, perlu segera diterbitkan dokumen yang menetapkan daftar kode identifikasi dokumen, catatan, dan simbol dokumen instansi dan organisasi baru yang berada di bawah pengelolaannya; memerintahkan para pimpinan instansi dan organisasi baru untuk menerima dokumen dan pangkalan data yang berada di bawah kewenangan pengelolaannya; dan memerintahkan para pimpinan unit kerja administrasi akar rumput yang baru untuk menerima dokumen di ruangan dan gudang di wilayah pengelolaan yang sementara dikelola oleh Arsip Sejarah Provinsi.

Bersamaan dengan itu, perlu diarahkan kepada unit pengelola dan pelaksana Sistem untuk melaksanakan solusi teknis guna menjamin kesinambungan dan keberlanjutan kegiatan penerbitan dokumen dan penyelesaian pekerjaan instansi dan organisasi yang berada di bawah pengelolaannya.

Kementerian Dalam Negeri mengusulkan penguatan tata kelola dokumen dan arsip dalam proses penataan aparatur sistem politik (foto: VNA)

Menerbitkan rencana pelaksanaan Arahan Ketua Komite Rakyat Provinsi

Kepada Departemen Dalam Negeri, Surat Perintah Mulai Kerja (SPK) meminta kepada Ketua DPRD Provinsi untuk mengeluarkan Surat Keputusan tentang penguatan pengelolaan dokumen dan arsip dalam rangka penataan aparatur pemerintahan daerah; mengeluarkan rencana tindak lanjut pelaksanaan Surat Keputusan Ketua DPRD Provinsi.

Bersamaan dengan itu, menugaskan Arsip Sejarah Provinsi untuk menugaskan pejabat yang berwenang untuk membentuk kelompok kerja pada instansi, organisasi, dan unit kerja dalam rangka penerimaan dan koordinasi pelestarian dokumen di tempat serta penataan pangkalan data dokumen pada Sistem; mengarahkan Arsip Sejarah Provinsi untuk proaktif mengambil langkah-langkah pengumpulan berkas yang mempunyai masa pelestarian tetap dan telah selesai diedit pada instansi dan organisasi sumber dokumen yang diserahkan kepada Arsip Sejarah Provinsi.

Bersamaan dengan itu, memberi nasihat kepada Ketua Komite Rakyat Provinsi untuk mengatur sumber daya yang cukup untuk menjamin keamanan dokumen dan pangkalan data dokumen di ruangan dan gudang yang telah dikonfirmasi dan disegel oleh Arsip Sejarah Provinsi hingga diserahkan kepada instansi atau organisasi pengelola yang bertanggung jawab setelah aparatur ditata kembali.

Segera setelah penataan organisasi selesai, perlu segera menyarankan Ketua Komite Rakyat Provinsi untuk menerbitkan daftar kode identifikasi untuk dokumen, catatan, dan simbol teks lembaga dan organisasi yang dibentuk setelah penataan organisasi dalam lingkup manajemen; menyerahkan kepada Komite Rakyat Provinsi suatu proyek untuk mengelola dan menangani operasi bisnis untuk blok dokumen lembaga dan organisasi sebelum penataan organisasi; berkoordinasi dengan unit yang mengelola dan mengoperasikan sistem untuk mengembangkan rencana untuk menyerahkan dan mengintegrasikan dokumen dan basis data dokumen dalam Sistem.

Konfirmasi serah terima dokumen dan pangkalan data dokumen instansi dan organisasi sebelum melakukan restrukturisasi aparatur.

Untuk arsip sejarah provinsi, Kementerian Dalam Negeri mengusulkan agar dibentuk pejabat yang melakukan pembinaan terhadap penghitungan, penataan, pengemasan, penyegelan, penetapan volume dan status dokumen kertas dan dokumen pada media pembawa informasi lain (apabila ada), penerimaan dan koordinasi penyimpanan di tempat atau penyimpanan sementara secara terpusat terhadap dokumen instansi dan organisasi; melakukan koordinasi dengan unit pengelola dan pelaksana Sistem untuk menetapkan jumlah dokumen digital dan pembatasan pangkalan data dokumen pada Sistem masing-masing instansi, organisasi, dan unit administratif.

Buatlah daftar semua dokumen dan basis data dokumen yang saat ini disimpan di Arsip Sejarah Provinsi; terus pastikan keamanan, integritas, dan kegunaan dokumen dan basis data dokumen di Arsip Sejarah Provinsi hingga diserahkan kepada instansi dan organisasi yang berwenang setelah restrukturisasi aparatur. Ringkas jumlah dan status dokumen dan basis data dokumen, lalu laporkan ke Departemen Dalam Negeri untuk dilaporkan ke Kementerian Dalam Negeri.

Segera setelah penataan organisasi selesai, maka perlu segera: mengorganisasikan dan mengesahkan serah terima dokumen dan pangkalan data dokumen instansi dan organisasi sebelum penataan organisasi kepada instansi atau organisasi pengelola yang berwenang setelah penataan organisasi; memberikan saran kepada Kementerian Dalam Negeri untuk menyusun suatu proyek guna mengelola dan menangani urusan blok dokumen dan pangkalan data dokumen yang telah tercatat secara statistik pada instansi atau organisasi sebelum penataan organisasi.

Bersamaan dengan itu, melakukan koordinasi dengan instansi dan organisasi terkait untuk menyelenggarakan pelaksanaan proyek dan rencana pengelolaan serta penanganan operasional blok dokumen dan basis data yang telah disusun secara statistik sebelum penataan organisasi; mengumpulkan berkas-berkas yang mempunyai masa simpan permanen yang sebelumnya telah disunting secara lengkap pada instansi dan organisasi yang menjadi sumber dokumen yang diserahkan kepada Arsip Sejarah Provinsi.

Daftar untuk membuka akun baru atau membuka kembali akun untuk organisasi, pemimpin, dan juru tulis

Dalam Surat Edaran ini pula, Kementerian Dalam Negeri menghimbau kepada para pimpinan badan, organisasi, dan ketua panitia daerah kabupaten/kota untuk bertanggung jawab menjaga keamanan dokumen dan pangkalan data dokumen yang menjadi kewenangannya sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, selama proses penataan aparatur sampai dengan diserahterimakan kepada lembaga arsip sejarah daerah dan instansi serta organisasi terkait pasca penataan aparatur.

Bersamaan dengan itu, perintahkan satuan-satuan dan perorangan untuk menyusun serta mengemas catatan-catatan dan dokumen-dokumen mengenai pekerjaan yang telah selesai dan catatan-catatan dan dokumen-dokumen mengenai pekerjaan yang belum selesai; tugaskan satuan-satuan dan perorangan untuk melakukan sintesis dan membuat daftar pekerjaan-pekerjaan yang belum selesai pada instansi atau organisasi; lampirkan catatan-catatan dan bungkus secara terpisah serta kumpulkan dan serahkan kepada Arsip instansi.

Memimpin arsip badan statistik, mengemas dokumen di dalam arsip, dan membimbing unit serta individu untuk menyusun dan mengemas arsip dan dokumen yang belum diserahkan ke arsip; menerima arsip dan dokumen dari unit serta individu dan mengumpulkannya di arsip dan gudang untuk penyimpanan terpusat. Bersamaan dengan itu, menyiapkan gudang, peralatan, dan sumber daya manusia yang diperlukan untuk melindungi dan memelihara dokumen dengan aman hingga diserahkan kepada badan atau organisasi pengelola yang berwenang setelah reorganisasi perangkat.

Ketua Komite Rakyat Distrik menugaskan Departemen Dalam Negeri untuk memberi nasihat tentang pengaturan gudang dan perlengkapan yang diperlukan untuk mengumpulkan dan menyimpan dokumen-dokumen badan-badan khusus di bawah Komite Rakyat Distrik dengan aman; mengatur pasukan untuk melindungi keamanan dokumen-dokumen sampai dokumen-dokumen itu diserahkan kepada badan-badan dan organisasi-organisasi yang berwenang untuk dikelola setelah menata ulang aparatur.

Segera setelah penataan organisasi selesai, pimpinan instansi, organisasi, atau unit administratif baru wajib segera mengarahkan pendaftaran pembukaan atau pembukaan kembali rekening organisasi, pimpinan, dan kantor dokumen pada Sistem untuk menjamin penerbitan dan penerimaan dokumen; melakukan pendaftaran penerbitan stempel dan sertifikat tanda tangan digital untuk pelayanan publik khusus sesuai ketentuan perundang-undangan.

Statistik, penyegelan, penyimpanan dokumen

Bagi kearsipan instansi, Kementerian Dalam Negeri memerintahkan bagian kearsipan instansi atau pejabat yang ditugasi melakukan kearsipan pada instansi, organisasi, atau unit untuk melakukan pembinaan kepada unit dan perseorangan dalam rangka penyusunan, pengemasan dokumen, dan penyerahan ke ruangan atau gudang untuk preservasi terpusat; menyiapkan gudang dan sarana prasarana yang diperlukan untuk menjaga keamanan dokumen yang diterima dari unit dan perseorangan; menyusun, menyegel, dan menyimpan dokumen secara aman di ruangan atau gudang instansi atau organisasi sampai dengan diserahkan kepada arsiparis daerah provinsi atau instansi atau organisasi yang berwenang setelah penataan aparatur.

Bersamaan dengan itu, melakukan koordinasi dengan unit manajemen dan operasi sistem statistik untuk memastikan jumlah dokumen dan pangkalan data dokumen instansi dan organisasi yang ada dalam sistem; menerima dan menyimpan secara terpisah berkas dan dokumen pekerjaan yang belum selesai sesuai dengan daftar; menyerahkan atau menghitung dan mengemas secara terpisah berkas dengan masa simpan permanen yang sebelumnya telah diedit secara lengkap.

Serahkan dokumen yang dikemas dan daftar pekerjaan yang belum selesai dalam kondisi aslinya.

Bagi pegawai negeri sipil, pegawai negeri sipil, dan pekerja, Kementerian Dalam Negeri mewajibkan pencatatan dan pengemasan berkas serta dokumen pekerjaan yang telah selesai dan yang belum selesai. Untuk pekerjaan yang belum selesai, perlu dibuat daftar dan dicantumkan dengan jelas nama pekerjaan, nama penanggung jawab, jumlah dokumen yang tersedia, dan batas waktu penyelesaian (jika ada).

Menyerahkan status asli berkas paket, dokumen dan daftar pekerjaan yang belum selesai pada Sistem kepada arsip instansi atau unit, atau penanggung jawab pengumpulan dokumen pada saat penataan aparatur.

Segera setelah penataan organisasi selesai dilakukan, perlu segera dilakukan koordinasi dengan Arsip instansi dan unit pengelola serta pelaksana Sistem untuk menyerahkan arsip dan dokumen pekerjaan yang belum tuntas kepada unit atau penanggung jawab kelanjutan penanganannya.

Penutupan akun organisasi dan individu untuk lembaga dan organisasi yang telah menghentikan operasinya

Kepada unit pengelola dan operator Sistem, Kementerian Dalam Negeri mewajibkan identifikasi dan pembatasan cakupan dokumen dan basis data dokumen dalam Sistem sesuai dengan masing-masing akun instansi, organisasi, dan individu. Berdasarkan daftar pekerjaan yang belum selesai, identifikasi cakupan data dan buat daftar akun organisasi dan individu dengan pekerjaan yang belum selesai; siapkan rencana serah terima jika diperlukan.

Bersamaan dengan itu, mengumpulkan data statistik dan melaporkan kepada Komite Rakyat Provinsi dan Departemen Dalam Negeri mengenai sistem kode identifikasi dokumen, kode berkas, dan simbol dokumen yang saat ini digunakan dalam Sistem untuk dijadikan dasar penetapan kode identifikasi dokumen, kode berkas, dan simbol dokumen instansi dan organisasi setelah penataan struktur organisasi secara terpadu, tersinkronisasi, serta menghindari duplikasi.

Segera setelah penyelesaian penataan organisasi, perlu segera menutup akun organisasi dan individu bagi lembaga dan organisasi yang menghentikan operasinya segera setelah keputusan penataan organisasi dibuat; pada saat yang sama, membuka akun bagi lembaga, organisasi, dan individu baru, memastikan koneksi dengan dokumen terkait sebelumnya dan basis data dokumen.

Secara khusus, Kementerian Dalam Negeri mengusulkan adanya rencana pemanfaatan dokumen dan basis data dokumen dalam Sistem untuk melayani kebutuhan mendesak instansi, organisasi, dan individu selama proses restrukturisasi aparatur.

Sumber: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html