Pemikiran sistem mengenai reformasi administrasi dalam konteks sistem pemerintahan lokal dua tingkat di Vietnam.

TCCS - Mulai 1 Juli 2025, negara kita secara resmi akan menerapkan model pemerintahan daerah dua tingkat di seluruh 34 provinsi dan kota. Setelah reorganisasi, pengoperasian model baru dan pengurangan tingkat menengah membutuhkan perubahan pola pikir manajemen, penerapan pemikiran sistemik dalam manajemen, operasional, dan reformasi administrasi agar model pemerintahan daerah dua tingkat benar-benar efektif.

Sekretaris Jenderal To Lam memeriksa operasional pemerintahan daerah dua tingkat di Hanoi , 1 Juli 2025_Foto: tienphong.vn

Pemikiran sistem adalah metode untuk memahami masalah dalam hubungan keseluruhannya, menentukan struktur, fungsi, dan interaksi antara elemen-elemen penyusunnya ⁽¹⁾ . Pemikiran sistem membantu melihat reformasi administrasi tidak hanya sebagai restrukturisasi organisasi, tetapi juga sebagai pembentukan kembali hubungan, aliran informasi, fungsi, dan tanggung jawab dalam ekosistem manajemen yang terpadu. Kemudian, aparat administrasi dipandang sebagai suatu keseluruhan yang terdiri dari banyak subsistem: lembaga, sumber daya manusia, teknologi, keuangan, hukum, dan budaya pelayanan publik. Setiap perubahan pada satu elemen akan menciptakan reaksi di seluruh sistem. Jika reformasi administrasi hanya dilakukan secara dangkal tanpa menyesuaikan aliran informasi, kapasitas staf, atau teknologi digital , sistem akan menjadi tidak seimbang.

Pemikiran sistem dalam struktur organisasi dan persyaratan dari praktik.

Dalam beberapa tahun terakhir, reformasi administrasi telah menjadi fokus utama dalam strategi membangun dan menyempurnakan supremasi hukum sosialis di Vietnam. Proses reformasi administrasi telah mencapai banyak hasil positif, seperti penyederhanaan prosedur administrasi, penerapan teknologi informasi pada layanan publik, dan secara bertahap merampingkan aparatur administrasi negara di semua tingkatan. Namun, jika dilihat dari perspektif pemikiran sistem, reformasi ini masih cenderung berfokus pada penanganan bagian-bagian spesifik dari sistem, kurang sinkronisasi dalam institusi, teknologi, sumber daya, dan struktur organisasi. Untuk jangka waktu yang lama dalam sejarah negara, model pemerintahan daerah tiga tingkat (komune, distrik, provinsi) memainkan peran penting, terutama tingkat distrik, yang pernah dianggap sebagai "benteng" dalam pembangunan sosial -ekonomi dan menjaga pertahanan dan keamanan nasional. Namun, memasuki tahap perkembangan baru, model ini telah mengungkapkan "hambatan" dalam operasi sistem, seperti:

Struktur hierarkis menciptakan tumpang tindih dan hambatan. Dalam model tiga tingkat, pembagian tanggung jawab antara provinsi, distrik, dan komune tidak efektif dalam praktiknya. Sebagian besar bidang, seperti pengembangan infrastruktur, sumber daya alam dan lingkungan, pengelolaan penduduk, pendidikan, dan perawatan kesehatan, memiliki proses persetujuan melalui tiga tingkatan. Hal ini tidak hanya memperlambat waktu pemrosesan tetapi juga menyulitkan untuk menetapkan tanggung jawab spesifik jika terjadi pelanggaran.

Tingkat menengah beroperasi secara formal dan tidak efisien. Tingkat distrik diibaratkan sebagai "titik transit" antara provinsi dan komune, namun kewenangan pengambilan keputusannya terbatas. Sebagian besar keputusan penting masih dikeluarkan oleh provinsi, sementara komune bertanggung jawab atas pelaksanaannya. Oleh karena itu, di banyak tempat, pemerintah tingkat distrik ada sebagai tingkat administrasi formal, yang menyebabkan pemborosan sumber daya manusia dan anggaran. Dalam praktiknya, juga terlihat bahwa di banyak daerah, ketika terjadi situasi darurat (bencana alam, sengketa tanah, protes, dll.), pemerintah tingkat distrik seringkali bereaksi lambat, tidak dapat mengambil keputusan segera, dan harus menunggu instruksi dari tingkat provinsi. Hal ini menunjukkan kurangnya fleksibilitas tingkat menengah yang kurang memiliki kapasitas koordinasi yang memadai ⁽²⁾ .

Tingkat komune bersifat pasif, kurang memiliki wewenang dan kapasitas. Pemerintah komune, unit yang paling dekat dengan masyarakat, seringkali hanya dipandang sebagai "badan pelaksana" perintah administratif, tanpa memiliki kekuasaan untuk menentukan nasib sendiri. Semua isu penting, mulai dari investasi infrastruktur kecil dan pengelolaan lahan publik hingga penanganan pelanggaran konstruksi, memerlukan konsultasi atau persetujuan dari tingkat distrik atau provinsi. Hal ini menghilangkan inisiatif dan akuntabilitas komune kepada masyarakat. Di banyak tempat, pejabat tingkat komune kurang memiliki pelatihan yang memadai dan kemampuan manajemen yang komprehensif.

Ketidakseimbangan terjadi dalam desentralisasi dan pendelegasian kekuasaan. Desentralisasi dan pendelegasian kekuasaan yang kuat kepada pemerintah daerah merupakan kebijakan Partai, yang diimplementasikan secara aktif oleh komite-komite Partai di semua tingkatan untuk mendorong dinamisme, kreativitas, dan peran proaktif dari semua tingkatan, sektor, dan daerah. Namun, pada kenyataannya, desentralisasi hanya berfokus pada masalah administratif, tanpa disertai mekanisme keuangan dan kepegawaian. Meskipun pemerintah daerah "diberi tugas," mereka tidak memiliki wewenang untuk mengelola anggaran, yang menyebabkan situasi "pengalihan pekerjaan tanpa menyediakan alat yang diperlukan." Lebih lanjut, lembaga-lembaga khusus di tingkat distrik dan departemen cenderung menimbun kekuasaan atau ragu-ragu untuk mengambil tanggung jawab, gagal untuk secara proaktif berbagi data, sehingga menghambat koordinasi dan pertukaran informasi antar tingkatan. Hal ini mencerminkan pola pikir manajemen vertikal yang kaku yang tidak mencerminkan sistem operasional fleksibel yang dibutuhkan oleh tata kelola negara modern.

Sistem tersebut belum sepenuhnya didigitalisasi. Kendala mendasar adalah penerapan teknologi informasi yang terfragmentasi dan tidak terhubung dalam manajemen administrasi. Setiap tingkatan memiliki platform perangkat lunaknya sendiri, yang menyebabkan "fragmentasi informasi" dan kesulitan dalam sinkronisasi data. Misalnya, di bidang pencatatan sipil, informasi tentang kelahiran, kematian, dan perkawinan harus dimasukkan ulang beberapa kali melalui sistem di tingkat kecamatan, kabupaten, dan provinsi, dan tidak disinkronkan secara real-time. Hal ini tidak hanya menyebabkan ketidaknyamanan bagi masyarakat tetapi juga mengurangi kapasitas manajemen negara.

Keterbatasan dan hambatan dalam pengoperasian model pemerintahan lokal tiga tingkat mengharuskan penggantiannya dengan sistem pemerintahan lokal dua tingkat untuk memenuhi tuntutan pembangunan nasional. Transformasi ini bukan sekadar reorganisasi aparatur administrasi, tetapi reformasi struktural sistem administrasi publik. Dalam konteks ini, pemikiran sistem memainkan peran penting dalam menghindari kekacauan fungsional, tumpang tindih tanggung jawab, atau gangguan dalam rantai pelayanan publik.

Untuk mengoperasikan pemerintahan daerah dua tingkat secara efektif, perlu dilakukan peninjauan menyeluruh terhadap alur fungsional, alur informasi, mekanisme koordinasi antar unit, dan cara pelaksanaan tugas secara terpadu dan adaptif. Pembentukan kembali alur informasi dan mekanisme pengambilan keputusan sangatlah penting. Dalam model tiga tingkat, tingkat distrik merupakan tempat arahan dari provinsi diteruskan ke komune dan mencerminkan kembali isu-isu dari tingkat akar rumput. Tanpa tingkat distrik, alur ini akan terpengaruh jika tidak ada infrastruktur digital yang cukup kuat dan peraturan koordinasi yang jelas. Oleh karena itu, penerapan teknologi digital, interoperabilitas data, dan pembangunan portal informasi dua arah antara provinsi dan komune merupakan kebutuhan mendesak. Tanpa platform data dan komunikasi digital yang tersinkronisasi, informasi akan mengalami kemacetan, respons akan lambat, dan keputusan akan dibuat tanpa dasar, sehingga menyebabkan stagnasi atau konflik dalam pelaksanaannya ⁽³⁾ .

Dalam model baru ini, tingkat komune harus diposisikan ulang dalam hal peran dan kapasitasnya. Sebelumnya, komune biasanya hanya melakukan tugas administratif atau memberikan dukungan sosial sederhana. Dalam model baru ini, komune harus mengambil alih banyak fungsi yang sebelumnya ditangani oleh tingkat distrik, seperti pengelolaan lahan, izin pembangunan skala kecil, pencegahan dan pengendalian bencana, penyelesaian sengketa, serta manajemen keamanan dan ketertiban. Hal ini membutuhkan investasi komprehensif dalam infrastruktur, anggaran, personel, perangkat hukum, dan kapasitas manajemen. Diperlukan mekanisme "delegasi bersyarat" dari tingkat provinsi ke tingkat komune, termasuk sumber daya keuangan dan manusia, alih-alih hanya memberikan tugas tambahan tanpa menjamin pelaksanaannya.

Pengendalian dan pengawasan administratif dalam sistem pemerintahan lokal dua tingkat perlu dirancang ulang. Sebelumnya, tingkat distrik memiliki peran dalam memeriksa, mengaudit, dan mengawasi tingkat kecamatan. Dengan menghapuskan tingkat distrik, model pengawasan baru perlu dikembangkan, seperti: pengawasan silang antar kecamatan dalam satu kelompok, pengawasan vertikal dari departemen provinsi yang khusus, dan penerapan alat pengawasan digital, seperti pemberian skor kualitas layanan administrasi berdasarkan data dari umpan balik warga.

Pemikiran sistem juga harus diterapkan dalam koordinasi regional-antar-komunitas, terutama dengan tugas-tugas yang tidak dapat dilakukan secara independen, seperti pengumpulan sampah, penyediaan air bersih domestik, keamanan wilayah perbatasan, pengelolaan penyakit menular... Di Prancis, konsep model antar-komunitas telah menjadi model organisasi khusus, di mana komune-komune kecil menyumbangkan sumber daya untuk membentuk dewan koordinasi, memiliki hak untuk mengambil keputusan dengan anggaran mereka sendiri, dan tunduk pada pengawasan publik. Penerapan model antar-komunitas dengan pengelolaan anggaran dan otoritas bersama untuk kelompok komune berkontribusi pada peningkatan efisiensi penyampaian layanan publik di negara ini ⁽⁴⁾ . Ini adalah cara berpikir menurut "jaringan kerja sama" alih-alih model "bawahan, atasan", yang sesuai dengan realitas Vietnam ketika banyak komune berdekatan dengan kondisi geografis, populasi, dan tantangan tata kelola yang serupa.

Jepang adalah salah satu negara dengan sistem manajemen administrasi lokal dua tingkat. Setelah menggabungkan unit-unit administrasi kecil pada tahun 2005, Jepang menerapkan tata kelola jaringan, desentralisasi dengan aturan hukum yang ketat dan melatih kembali semua pejabat lokal ⁽⁵⁾ . Penggabungan unit-unit administrasi akar rumput sangat menentukan dalam menyempurnakan sistem pemerintahan lokal dan meningkatkan kapasitas manajemen pemerintahan akar rumput di Jepang. Demikian pula, Singapura tidak mempertahankan tingkat menengah, tetapi memastikan layanan publik melalui sistem e-government yang kuat dan kapasitas operasional yang terpusat ⁽⁶⁾ .

Solusi untuk mendorong reformasi administrasi berdasarkan pemikiran sistem.

Para petugas di kelurahan Tam Binh, Kota Ho Chi Minh, membimbing warga dalam menggunakan tablet untuk mencari informasi saat datang untuk menyelesaikan prosedur administrasi di kantor kelurahan. (Foto: plo.vn)

Untuk melanjutkan reformasi administrasi di bawah sistem pemerintahan lokal dua tingkat, perlu diimplementasikan solusi berdasarkan pendekatan berorientasi sistem, yaitu, secara simultan menangani semua elemen penyusun sistem secara komprehensif, dengan koordinasi yang sinkron antara struktur organisasi, lembaga hukum, kapasitas manusia, dan infrastruktur teknologi.

Pertama dan terpenting , perlu segera menerbitkan dokumen-dokumen spesifik yang memandu pelaksanaan Undang-Undang tentang Organisasi Pemerintah Daerah (UU No. 72/2025/QH15), yang disahkan oleh Majelis Nasional ke-15 pada tanggal 16 Juni 2025. Ini adalah undang-undang yang sangat penting secara historis, menciptakan landasan hukum yang kokoh untuk organisasi unit administrasi dan model pemerintahan daerah dua tingkat pertama di negara kita. Untuk memastikan pelaksanaan undang-undang tersebut berjalan sinkron dan efektif, Pemerintah perlu segera menerbitkan dokumen hukum dalam kewenangannya untuk mendefinisikan kembali tugas dan wewenang pemerintah daerah, dan untuk menyesuaikan operasional aparat baru setelah reorganisasi, menghindari "celah hukum". Keterlambatan dalam pengembangan dan penyelesaian dokumen hukum akan memengaruhi kelancaran operasional lembaga dan unit baru, menyebabkan kebingungan bagi pejabat dan pegawai negeri, dan berpotensi menyebabkan gangguan dan stagnasi kegiatan.

Kedua , menerapkan pemerintahan digital dan big data sebagai dasar pengoperasian pemerintahan baru. Setiap komune membutuhkan sistem elektronik untuk menerima, memproses, dan menanggapi permintaan layanan publik, dan provinsi perlu mengoperasikan pusat operasi cerdas (IOC) secara efektif untuk memantau kualitas implementasi dan mengevaluasi kinerja sesuai dengan indikator tertentu. Pengalaman Singapura menunjukkan bahwa, berkat integrasi data antar tingkatan dan sektor melalui platform "Smart Nation", pemerintah dapat dengan cepat menanggapi masalah masyarakat dan mengevaluasi kinerja pejabat berdasarkan data praktis daripada hanya laporan formal ⁽⁷⁾ .

Ketiga , meningkatkan kapasitas pejabat secara multi-tugas dan sistematis. Pejabat tingkat komune perlu dilatih tidak hanya dalam keterampilan profesional, tetapi juga dalam keterampilan koordinasi antar sektor, manajemen keuangan, teknologi, dan keterampilan tanggap darurat (bencana alam, epidemi, keamanan lokal). Pada saat yang sama, provinsi perlu merancang model "akademi pemerintahan daerah" untuk melatih pejabat komune sesuai dengan persyaratan baru. Setelah penggabungan daerah pada tahun 2005, Jepang menerapkan kebijakan "pelatihan ulang komprehensif pejabat komune" melalui akademi regional, sehingga meningkatkan kualitas tata kelola dan kepercayaan publik ⁽⁸⁾ .

Keempat , mendirikan pusat koordinasi antar-komunitas di kelompok-kelompok komune dengan populasi besar, kondisi khusus, atau perluasan perkotaan. Pusat-pusat ini beroperasi sebagai unit yang mengelola sumber daya bersama (kesehatan, transportasi, listrik, air, pencegahan dan pengendalian penyakit, dll.), yang dapat ditunjuk oleh provinsi atau didirikan berdasarkan kesepakatan bersama antar komune, menciptakan mekanisme yang fleksibel, efisien, dan otonom alih-alih sepenuhnya bergantung pada provinsi. Model ini dapat dipelajari dari zona kerja sama federal di Jerman - di mana unit-unit dasar mempertahankan kemandirian relatif tetapi berkoordinasi satu sama lain untuk mengelola secara lebih efektif ⁽⁹⁾ .

Kelima , kembangkan serangkaian indikator untuk mengevaluasi reformasi administrasi di seluruh sistem, termasuk: waktu pemrosesan, tingkat kepuasan warga, tingkat aplikasi layanan publik daring, efisiensi kerja pejabat kecamatan, dan tingkat koordinasi dan keterkaitan antara provinsi, kecamatan, departemen, dan sektor. Publikasikan hasil evaluasi untuk mendorong persaingan positif dan meningkatkan akuntabilitas.

Transisi menuju model pemerintahan lokal dua tingkat merupakan revolusi besar yang bertujuan untuk merampingkan aparatur administrasi, meningkatkan efisiensi tata kelola, dan menciptakan ruang baru untuk pembangunan sosial-ekonomi. Dalam pengoperasian model baru ini, kurangnya pemikiran sistem dapat dengan mudah menyebabkan hambatan, fragmentasi, dan penurunan efisiensi. Oleh karena itu, reformasi harus disertai dengan restrukturisasi komprehensif aparatur administrasi, lembaga, teknologi, dan sumber daya manusia dalam kerangka kerja sistemik, interaktif, dan berorientasi umpan balik. Struktur administrasi hanya efektif jika dirancang sebagai ekosistem yang beroperasi secara berkelanjutan, terhubung dan terkoordinasi secara fleksibel oleh data, hukum, dan akuntabilitas.

----------------------

(1), (3) Lihat: Nguyen Dinh Cu: Pemikiran sistem dalam administrasi negara , Penerbitan Teori Politik, Hanoi, 2021
(2) Lihat: Nguyen Thi Thu Hien: “Mengurangi tingkat administrasi menengah: Teori dan praktik”, Jurnal Manajemen Negara , Hanoi, 2024, No. 2
(4) Lihat: Organisasi untuk Kerja Sama Ekonomi dan Pembangunan: Reformasi Teritorial di Prancis: Tren dan Tantangan, OECD, 2020
(5), (8) Lihat: Nakamura, K.: Tata Kelola Pasca-Merger di Jepang: Tantangan Integrasi Sistem, Japan Journal of Governance Studies , 2017
(6), (7) Tan, K.: Tata Kelola dan Penyediaan Layanan Publik di Singapura, Jurnal Administrasi Publik Asia, 2018
(9) Kelompok Kerjasama Internasional Jerman (GIZ): Reformasi administrasi publik di Jerman, 2021

Sumber: https://tapchicongsan.org.vn/web/guest/chinh-tri-xay-dung-dang/-/2018/1113302/tu-duy-he-thong-ve-cai-cach-hanh-chinh-trong-boi-canh-chinh-quyen-dia-phuong-hai-cap-o-viet-nam.aspx