Komune Vinh Binh: 100% catatan diselesaikan dengan benar dan sebelum batas waktu

Masyarakat datang untuk melakukan prosedur administratif di Pusat Layanan Administratif Komune Vinh Binh.

“Mengerjakan dokumen membuat saya merasa… bahagia”

Pagi harinya, Ibu Tran Thi Thu Hien, warga dusun Hiep Hoa, memasuki Pusat Layanan Administrasi Publik Komune Vinh Binh dengan perasaan agak cemas. Sebelumnya, setiap kali hendak mengurus administrasi, ia seringkali menghabiskan banyak waktu, harus bolak-balik bertanya karena tidak tahu prosedurnya. "Sekarang sudah ada loket untuk mengambil nomor, dan petugas resepsionis memberikan instruksi yang tepat. Prosedurnya cepat dan mudah... Mengurus administrasi tidak lagi merepotkan," ujar Ibu Hien. Dibandingkan sebelumnya, jarak yang harus ditempuhnya juga berkurang lebih dari setengahnya berkat pusat administrasi yang dikonsolidasikan menjadi satu lokasi.

Tak hanya Ibu Hien, banyak warga dari Kelurahan Vinh Binh yang datang ke sini juga merasakan hal yang sama: prosesnya lebih jelas, pelayanannya lebih ramah, dan pekerjaannya lebih cepat selesai. Hal itu juga merupakan tujuan yang selalu diupayakan oleh staf pusat.

Pegawai negeri sipil Bui Thanh Phuong mengatakan bahwa setiap hari mulai pukul 16.30, para petugas berusaha memproses semua dokumen, tanpa meninggalkan antrian. Ketika ia melihat orang-orang datang terlambat, ia tetap menunggu untuk menerima mereka. "Ketika orang-orang bertanya, saya harus tersenyum dan menciptakan kesan yang baik. Saya membimbing mereka sampai mereka mengerti. Saya juga berusaha mengisi formulir tambahan agar orang-orang tidak perlu bolak-balik berkali-kali," kata Phuong.

Petugas memandu orang untuk mendapatkan nomor antrian guna menangani prosedur administratif.

Di komune Vinh Binh, model koordinasi yang cukup efektif diterapkan: kepala dusun memahami prosedur terlebih dahulu, kemudian mendiskusikannya dengan staf pusat untuk memandu warga. Berkat hal ini, banyak warga yang baru pertama kali mendaftar sudah tahu apa yang perlu dipersiapkan, sehingga menghemat banyak waktu.

Di balik kepuasan masyarakat, terdapat hari-hari kerja yang penuh tekanan dari tim yang terdiri dari 8 pejabat dan pegawai negeri sipil pusat. Seorang pegawai negeri sipil bernama Vo Quoc Le mengatakan bahwa ada hari-hari di mana "berkas selesai pukul 11.00, dan sore harinya hampir pukul 17.00". Rumahnya berjarak 15 km dari kantor, ia berangkat kerja pukul 06.00 dan kembali setelah pukul 17.00.

Sebelumnya, Bapak Vo Quoc Le bekerja di Komite Partai Komune Vinh Binh Bac yang lama. Ketika beliau pindah ke Pusat Layanan Administrasi Publik, beliau mengatakan awalnya cukup bingung. "Beberapa orang merasa kesal, jadi saya harus menjelaskan. Pekerjaan administrasi sekarang juga berkaitan dengan transformasi digital, pencarian dokumen, pelatihan berkelanjutan... jadi semua orang berusaha meningkatkan diri untuk memenuhi persyaratan," ujar Bapak Le.

Prosedur administratif dipasang secara publik di Pusat Layanan Administrasi Publik Komune Vinh Binh.

Jangan biarkan file menumpuk

Kamerad Nguyen Thanh Khoa, Wakil Ketua Komite Rakyat Komune dan Direktur Pusat Layanan Administrasi Publik, mengatakan: "Setiap hari, pusat menerima 50 hingga 60 permohonan. Setiap permohonan yang memenuhi persyaratan akan diproses dalam satu sesi. Para pemimpin komune dengan tegas mengikuti instruksi masyarakat untuk segera menandatangani permohonan, agar tidak menumpuk."

Bahkan ketika para pemimpin Komite Rakyat Komune sedang sibuk rapat, staf harus membawa dokumen ke ruang rapat untuk ditandatangani, memastikan mereka tidak terlambat. Berkat inisiatif ini, sejak 1 Juli hingga sekarang, 100% dokumen telah diselesaikan tepat waktu dan sebelum batas waktu, sebagian besar telah mencapai tingkat hijau tua – peringkat yang sangat baik dalam sistem pemantauan reformasi administrasi provinsi.

Namun, kesulitan masih ada, kata rekan Nguyen Thanh Khoa: “Sistem perangkat lunak terkadang mengalami kesalahan, terutama pada tahap pengumpulan biaya; atau berkas 5 langkah mudah mengalami kesalahan saat transfer. Namun, staf muda dengan keterampilan TI dapat memperbaikinya dengan sangat cepat. Untuk segera mengatasi kesulitan, di awal setiap jam kerja, para pemimpin pusat berkonsultasi, berbagi situasi nyata, dan masukan dari para anggota untuk menyepakati solusi.”

Pusat Layanan Administratif Komune Vinh Binh telah menyediakan titik pengisian daya seluler, guna memberikan kemudahan bagi masyarakat yang datang untuk melakukan prosedur.

Kamerad Vo Thanh Xuan, Wakil Sekretaris Tetap Komite Partai, Ketua Dewan Rakyat Komune Vinh Binh, mengatakan bahwa Komite Partai Komune memimpin dan mengarahkan seluruh instansi, departemen, dan cabang di Komune untuk benar-benar memahami semangat kader agar bersemangat, meningkatkan pengetahuan profesional, menstandardisasi proses dengan kode QR, dan menyediakan kios pencatat angka untuk membantu masyarakat dengan lebih mudah. Semua bekerja dengan motto menyelesaikan pekerjaan, bukan menyelesaikan jam kerja.

"Staf datang tepat waktu, disiplin, dan sangat bertanggung jawab. Sebelum pusat mulai beroperasi, kami menjelaskan gaya dan sikap kerja secara menyeluruh, sehingga para staf merespons dengan sangat positif," ujar rekan Vo Thanh Xuan.

Dalam konteks reformasi administrasi yang semakin menuntut profesionalisme, transparansi dan dedikasi, upaya Pusat Layanan Administrasi Publik Komune Vinh Binh menunjukkan arah yang tepat: Mengutamakan kepuasan masyarakat, berdasarkan proses modern, rasa tanggung jawab dan kecintaan terhadap pekerjaan setiap anggota staf.

Karena masyarakat dilayani dengan lebih baik, dan setiap prosedur diselesaikan lebih cepat, kesenjangan administratif yang dulunya menjadi perhatian, secara bertahap menyempit di Vinh Binh.

Artikel dan foto: TAY HO

Sumber: https://baoangiang.com.vn/xa-vinh-binh-100-ho-so-giai-quyet-dung-va-truoc-han-a469115.html