7月1日より、全国で34の省・市の行政機構と連携した二級地方政府を運営することになります。現在、各部、支部、区、省は、行政機構の再編に伴い、文書管理業務とアーカイブ業務を効果的に展開するための様々な措置を緊急に実施しています。
省人民委員会は以前、内務省に対し、機構改革の過程で文書保管業務実施計画を策定し、省人民委員会委員長に提出するよう指導・調整するよう指示していた。内務省はこれに基づき、財務部、省警察、関係部署と連携し、文書保管室、倉庫、設備の調査・整備を行い、文書の安全な保管に努めた。省歴史文書センターは、統合された機関・組織から文書を収集し、統計、整理、梱包、封印、受領、保管する業務を指導するとともに、関係当局と連携し、臨時倉庫での文書保管や定期検査などの措置を実施した。
さらに、財務部は、機器の購入、アーカイブ文書の編集およびデジタル化のための資金源の有効活用を審査し、指導する責任を負っています。科学技術部は、文書管理運用システムにおける文書およびデータベースの安全性を確保し、データのバックアップ、新規機関および組織へのアカウントの付与、デジタル署名およびデジタル証明書の管理、文書のデジタル化支援などを行っています。
省警察は、機密文書のデジタル化、印鑑の引継ぎと登録、文書保管場所における治安維持・消防対策の指導などを行う。県級人民委員会は、中央公社に文書を集中保管するための倉庫と設備を手配する。公社級人民委員会は、治安部隊と保管場所を組織し、新しい公社級行政単位への引き渡しを待つ。
合併後の文書保管・記録管理業務を効果的に実施するため、内務省は2つのチームを設置し、各区市に文書保管・記録管理体制の調査を行いました。その結果、保管が必要な文書の量は膨大で、編集完了、予備編集、処理中、未処理の4つのカテゴリーに分類されることが明らかになりました。内務省は、区市人民委員会に対し、文書保管体制の整備に加え、エアコン、除湿機、防火設備、防虫対策設備などの設備も設置するよう勧告しています。保管・記録管理の完了期限は6月20日まで、文書の梱包・封印は6月25日までに完了する必要があります。
実施プロセスにおいて、機関または組織の長は文書およびアーカイブ業務の指揮および管理に責任を負う。幹部、公務員、公務員は、管理下にあるすべての文書およびデータベースに対して責任を負う。機関および組織は、業務の終了日からアーカイブを閉鎖し、業務の合併または終了の決定の発効日から、その権限に基づく行政文書を発行しない。文書およびデータベースを不法に保有、購入、販売、配布、譲渡、または破棄するすべての行為は厳しく禁止され、違反行為は法律の規定に従って厳格に処理される。文書の引き渡しは法律の規定に従って行われ、引き渡しおよび受領の記録に文書およびデータ保存デバイスのリストを添付しなければならない。タスクは、各機関、部署、個人の責任および機能にリンクされている必要がある。
各部署は、要請に応じて、一時受入・保管する文書の統計、梱包、封印、数量・状態の確認を行い、その後、新たな機関・行政機関に引き渡す必要があります。特に、編集が完了した永久保存期間のファイルや文書については、省歴史文書センターに提出する手続きを必ず実施する必要があります。
ベト・ラム
出典: https://baohoabinh.com.vn/274/202123/Dam-bao-cong-tac-van-thu,-luu-tru-khi-sap-nhap.htm
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