装置の合理化・効率化の過程で保管文書の安全性を確保するための取り組み

BHG - 最近、政治システムの機構の整理と合理化のプロセスにおいて、文書およびアーカイブ作業 (VTLT) は、あらゆるレベルとセクターが関心を持ち、指示している課題の 1 つです。 2025年5月17日、政治局と書記局は機構再編におけるいくつかの重要な任務に関する結論第155号を発行した。記録の管理と保管を厳密に指導することに重点を置く必要があります。文書の紛失、置き忘れ、破損のリスクを回避します。これにより、装置の合理化プロセス中に文書の安全性が確保されます。

BHG - 最近、 政治システムの機構の整理と合理化のプロセスにおいて、文書およびアーカイブ作業 (VTLT) は、あらゆるレベルとセクターが関心を持ち、指示している課題の 1 つです。 2025年5月17日、政治局と書記局は機構再編におけるいくつかの重要な任務に関する結論第155号を発行した。記録の管理と保管を厳密に指導することに重点を置く必要があります。文書の紛失、置き忘れ、破損のリスクを回避します。これにより、装置の合理化プロセス中に文書の安全性が確保されます。

省行政手続き局のグエン・ヴァン・フォン局長代理は、我々との会話で次のように述べた。「中央政府と省政府の、政治体制の機構の整備と合理化の過程で行政手続き業務を強化するという指示を実行するにあたり、同局は自発的に内務省に助言し、各部署と地方自治体に文書と文書処理レベルに関する統計を作成するよう要請する公式文書を発行した。」同時に、部門の統合や業務終了時に文書やデータベースの安全を保護する作業について助言します。内務省は、VTLT業務の実施とアーカイブ文書のデジタル化を通じて、機構を合理化する過程において、州レベルから草の根レベルまでの機関を指導するためのオンライン会議を開催した。

記録保管局は、州の文書のデジタル化を調整するために懸命に取り組んでいます。

今年3月30日までの統計によると、 ハザン省には、部、支部、委員会、支部、部下のセンター、支部、地区レベルの機関と部署、および末端の地域など、合併完了に伴い業務を終了した機関と部署が455ある。機関と部の業務中に作成された文書の数は、紙文書棚約54,000メートルに上り、そのうち編集されていない文書は約48,000件である。 20万枚以上の地図。文書の数がこれほど多いと、文書のセキュリティ管理は大きな課題となります。

2025年5月15日、 内務省は公文書法のいくつかの条項を規定した回状第6号を発行し、公文書局が活動を終了した地区レベルの機関および部署のすべての文書を受け取る責任を負うことを義務付けました。今後、県レベル（アーカイブ文書の量が約13,000立方メートル）を実施せずに、同時に省機関、人民評議会、人民委員会の永久アーカイブをコミューンレベルで受け入れることは、省のアーカイブ業務にとって膨大な作業量となるでしょう。

省公文書記録管理局長代理のグエン・ヴァン・フォン氏によると、今後上記の大量の文書を受領、保管、保存する上での困難の1つはアーカイブの問題だという。これを実現するには、5,200 〜 5,500 平方メートルの倉庫床面積と保管ラック システムが必要になります。一方、現在、同省の人員はわずか18人と限られており、短期間で大量の書類を受け取らなければならない。このことから、困難は非常に大きく、情報文書の安全性を確保し、情報文書の紛失や漏洩を防ぐために、今後6月までに、当局は各地区や自治体に対して、引き渡し用の文書を梱包し、カタログ化するよう指導を強化する必要があることが分かります。

今後、中央の未デジタル化文書のデジタル化に関する指示を実施し、2025年6月30日までに完了させます。規定によると、デジタル化される文書は編集された文書である必要がありますが、現在、未編集の文書が最大48,000メートルあり、これも大きな困難です。現在、文書をデジタル化するためのコストは、文書価格1メートルあたり約2,100万VNDであることがわかっています。文書の量が膨大であるため、デジタル化には何年もかかるでしょう。このことから、この作業の実施について助言する上で、州天然資源環境局にとってこれは極めて難しい問題であることがわかります。ハザン省だけでなく、全国の地方でも中央政府が設定した期限内に文書をデジタル化することが困難になっている。

省の公文書館の現状では、地区レベルでの活動が終了した後、省公文書局は新曼地区とドンヴァン地区の2つの地区からのみ公文書を受け取ることができる。こうした困難に直面して、省の公文書局によると、現状では、省の倉庫で集中保管する文書を受け取ることができない場合でも、規則に従って現地で保管し、徐々に受け取る必要があるとのことだ。そのため、文書の安全を確保するため、省は定期的に職員を派遣して、現地で保管されている文書の状況を確認する必要もある。

歴史的アーカイブは非常に重要な資産です。省級公文書館部門の責任者によると、政治体制機構の合理化政策の下、今後公文書館の記録保管業務をうまく進めるためには、省を合併する際に、実際の状況に合うように省級公文書館記録保管機関のモデルを組織することに留意する必要があるという。省庁及び各職員は、常にアーカイブ文書の保護に関する助言と適切な実施に努めるとともに、州文書のデジタル化を推進するよう努めてまいります。

文と写真：PHUNG NGUYEN

出典: https://baohagiang.vn/sap-xep-to-chuc-bo-may-tinh-gon-manh-hieu-luc-hieu-qua/202505/no-luc-dam-bao-an-toan-tai-lieu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-tinh-gon-bo-may-a3f4660/