Bac Ninh tworzy „cyfrowy magazyn wiedzy” na potrzeby e-administracji

Zdjęcie ilustracyjne.

Budowanie cyfrowego repozytorium wiedzy, zachowując wartość dokumentów

W latach 2022–2024 Departament Spraw Wewnętrznych Bac Ninh współpracował z jednostką konsultingową w celu wdrożenia oprogramowania do zarządzania archiwum elektronicznym. Oprogramowanie to uzupełniło ważne funkcje, takie jak wprowadzanie danych, wyszukiwanie, autoryzacja dostępu i monitorowanie zmian.

Do tej pory zdigitalizowano ponad 31 300 plików, co odpowiada 3,3 miliona stron formatu A4. Dokumenty te to głównie dokumenty dyrektywne i administracyjne Prowincjonalnego Komitetu Ludowego oraz departamentów i oddziałów z lat 1948–2014.

Do tej pory system udowodnił swoją praktyczną skuteczność. Podczas gdy w przeszłości wyszukiwanie profilu osobistego, decyzji administracyjnej lub danych studentów studiów podyplomowych wymagało godzin przeszukiwania papierowych archiwów, teraz system może zwracać dokładne, kompletne i prawnie uzasadnione wyniki, wprowadzając zaledwie kilka słów kluczowych i poświęcając na to zaledwie kilka minut. Technologia cyfrowa pozwoliła skrócić czas wyszukiwania 20-30-krotnie w porównaniu z metodami tradycyjnymi. System pamięci masowej zapewnia również bezpieczeństwo poprzez kontrolę dostępu, przypisywanie uprawnień użytkownikom i rejestrowanie historii zmian. Dzięki temu system rejestruje średnio rocznie ponad milion użytkowników i 1500 przypadków wykorzystania profili online.

Projekt cyfrowej transformacji w zakresie przechowywania dokumentów stanowi ważny krok naprzód od „tradycyjnej metody przechowywania” do „nowoczesnego systemu zarządzania wiedzą”. Centrum Archiwum Historycznego Bac Ninh nr 1 zbudowało powiązany ekosystem danych, zamiast nadal utrzymywać oddzielne repozytorium dokumentów. W tym systemie dokumenty takie jak teksty, rezolucje, depesze urzędowe i akta urzędnicze są tagowane i łączone w oparciu o czynniki czasowe, agencje wydające, dziedziny i tematy. Tworząc „Archiwum Wiedzy”, użytkownicy uzyskują dostęp do informacji w określonych kontekstach, otwierając tym samym możliwości wykorzystania danych do wielu różnych celów, w tym administracyjnych, badawczych, edukacyjnych , kulturalnych i prawnych, jednocześnie usprawniając możliwości analityczne i statystyczne.

Wyzwania i plan ekspansji na lata 2025-2029

Według Centrum Komunikacji Naukowo-Technicznej, pomimo wielu znaczących osiągnięć, digitalizacja wciąż napotyka na liczne wyzwania. Niektóre dokumenty mają dziesiątki lat i są poważnie uszkodzone, co utrudnia skanowanie, identyfikację i korygowanie danych. Brak podsumowań lub niespójne formaty wielu dokumentów również powodują czasochłonne obciążenie procesów biznesowych. Proces zatwierdzania, oceny i akceptacji zdigitalizowanych produktów zgodnie z obowiązującymi przepisami jest wydłużony, co wpływa na postępy wdrożeń. Ponadto, czasami występują tymczasowe przerwy w wykorzystaniu danych z powodu problemów z transmisją z serwera magazynowego w Departamencie Naukowo-Technicznym. Pod koniec 2020 r. wskaźnik zdigitalizowanych dokumentów osiągnął zaledwie około 75% całkowitej liczby dokumentów przechowywanych w magazynie, podczas gdy nowe dokumenty są nadal otrzymywane każdego roku.

Aby przezwyciężyć te niedociągnięcia i nadal zwiększać skalę projektu, Ludowy Komitet Prowincji Bac Ninh zatwierdził projekt „Digitalizacja dokumentów w Prowincjonalnym Archiwum Historycznym na lata 2025–2029”. Koszt projektu szacuje się na około 23 miliardy VND, a jego celem jest digitalizacja dodatkowych 3,8 miliona stron dokumentów administracyjnych pochodzących z Prowincjonalnego Komitetu Ludowego oraz departamentów i oddziałów. To ważny krok w kierunku ukończenia całego cyfrowego magazynu danych administracyjnych prowincji, zbliżając się do modelu „Elektroniczny rząd – elektroniczne przechowywanie – obsługa elektronicznych obywateli”.

Departament Spraw Wewnętrznych będzie wiodącą agencją wdrażającą Projekt, koordynując działania z odpowiednimi agencjami i jednostkami w celu zapewnienia dokładności, integralności i bezpieczeństwa danych. Centrum Archiwum Historycznego nr 1 w Bac Ninh wybierze renomowanych partnerów technologicznych, zorganizuje wyspecjalizowane zespoły ds. digitalizacji i będzie promować komunikację, aby pomóc obywatelom w korzystaniu z danych cyfrowych. Do połowy 2025 roku Centrum ukończyło digitalizację ponad 330 000 stron dokumentów Prowincjonalnego Komitetu Ludowego oraz Departamentów Edukacji i Szkolenia, Nauki i Technologii, tworząc solidne podstawy dla kolejnego etapu.

Kształtowanie inteligentnego rządu

Model Bac Ninh wyróżnia się integracją cyfrowej infrastruktury pamięci masowej i wielowarstwowego, zdecentralizowanego systemu bezpieczeństwa. System ten umożliwia nie tylko szybkie odzyskiwanie danych, ale także śledzenie logów dostępu, wykrywanie nieprawidłowości i absolutną ochronę oryginalnych danych. Jest to istotny czynnik w kontekście rządowej strategii ochrony danych do 2030 roku, która wymaga od władz lokalnych transformacji modelu pamięci masowej z „przechowywania dokumentów” na „zarządzanie zasobami danych”.

Bac Ninh buduje inteligentny model przechowywania danych, którego celem jest przekształcenie danych historycznych w cenne zasoby na przyszłość. Zdigitalizowane, połączone i zabezpieczone dokumenty historyczne nie tylko będą przydatne w pracy administracyjnej, ale także stworzą solidną podstawę dla zastosowań w analizie, prognozowaniu, badaniach politycznych i edukacji historycznej.

Hien Thao

Source: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967