Wykorzystanie danych z rejestrów stanu cywilnego jako zamiennika dokumentów papierowych w obsłudze procedur administracyjnych.

Ministerstwo Sprawiedliwości wydało właśnie decyzję nr 3458/QD-BTP w sprawie publikacji danych z ewidencji ludności oraz wytycznych dotyczących łączenia, wykorzystywania i wykorzystywania danych z ewidencji ludności w celu zastąpienia dokumentów papierowych w procedurach administracyjnych. Stanowi ona ważną podstawę prawną do promowania transformacji cyfrowej w obszarze ewidencji ludności, przyczyniając się do zmniejszenia formalności, uproszczenia procesów i poprawy efektywności usług świadczonych obywatelom.

Pracownicy Centrum Obsługi Administracyjnej Publicznej Okręgu Tan Lap ( Dak Lak ) przeprowadzają mieszkańców przez procedury administracyjne. Zdjęcie: Nguyen Dung/TTXVN

Zgodnie z decyzją dane zawarte w elektronicznej bazie danych rejestru stanu cywilnego mogą być wykorzystywane i używane zamiast dokumentów papierowych w postępowaniach administracyjnych, w tym: akt urodzenia/odpis aktu urodzenia, odpis aktu urodzenia; akt małżeństwa/odpis odpisu małżeństwa, zaświadczenie o stanie cywilnym; odpis zgonu/akt zgonu/odpis odpisu zgonu.

Inne dokumenty stanu cywilnego: Wyciągi z rejestru zmian, poprawek i uzupełnień w aktach stanu cywilnego, ponowne ustalenie pochodzenia etnicznego; Wyciągi z rejestru uznania ojcostwa, macierzyństwa i filiacji; Świadectwo rejestracji adopcji; Wyciągi z rejestru opieki, Wyciągi z rejestru ustania opieki, Wyciągi z rejestru nadzoru opiekuńczego, Wyciągi z rejestru urodzenia w rejestrze stanu cywilnego, Wyciągi z rejestru małżeństwa, Wyciągi z rejestru rozwodu, Wyciągi z innych aktów stanu cywilnego.

Wykorzystanie lub wykorzystanie danych zawartych w elektronicznej bazie danych rejestru cywilnego musi być zgodne z przepisami dotyczącymi: bezpieczeństwa informacji, praw własności intelektualnej do danych, prywatności; wymiany danych oraz zasadami i przepisami dotyczącymi zarządzania, łączenia i udostępniania danych cyfrowych między agencjami w systemie politycznym. W szczególności musi być ono zgodne z wietnamskimi ramami architektury e-administracji oraz ramami architektury e-administracji Ministerstwa Sprawiedliwości .

Pola informacji udostępniane na mocy Decyzji nr 3458 obejmują: informacje o rejestracji urodzeń; informacje o rejestracji zgonów; informacje o rejestracji małżeństw; oraz informacje o wydawaniu aktów stanu cywilnego. Dane te są udostępniane do celów eksploatacji i użytkowania zgodnie z poziomem kompletności bazy danych określonym w klauzuli 1 artykułu 6 Uchwały Rządu nr 66.7/2025/NQ-CP z dnia 15 listopada 2025 r. w sprawie skrócenia i uproszczenia procedur administracyjnych opartych na danych.

Decyzja nr 3458 wyraźnie stanowi, że ministrowie, szefowie agencji na szczeblu ministerialnym oraz komitety ludowe prowincji i miast administrowanych centralnie są odpowiedzialni za przegląd i restrukturyzację procesu obsługi procedur administracyjnych w zakresie zarządzania państwowego w swoich sektorach i dziedzinach; oraz procedur administracyjnych pod nadzorem komitetów ludowych na szczeblu prowincji i gmin, w oparciu o wykorzystanie danych z elektronicznej bazy danych rejestru cywilnego, wykorzystując je do zastąpienia dokumentów papierowych w teczce do obsługi procedur administracyjnych pod ich nadzorem, zgodnie z postanowieniami artykułu 7 uchwały nr 66.7/2025/NQ-CP.

Ministerstwo Sprawiedliwości wydało dokument dotyczący łączenia, wykorzystywania i udostępniania informacji między bazą danych elektronicznego rejestru cywilnego a systemem informacyjnym dotyczącym rozstrzygania postępowań administracyjnych na szczeblu ministerialnym i wojewódzkim, a także załącznik przedstawiający niektóre kwestie, na które należy zwrócić uwagę podczas wdrażania.

Inne dane zawarte w Elektronicznej Bazie Danych Stanu Cywilnego obejmują: dane o zmianach, korektach i uzupełnieniach w aktach stanu cywilnego; dane o rejestracji ojcostwa, macierzyństwa i pokrewieństwa; dane o rejestracji adopcji; dane o rejestracji opieki, dane o ustaniu opieki oraz dane o rejestracji nadzoru nad opieką. Dane te mogą być wykorzystywane do zastępowania dokumentów papierowych w obsłudze procedur administracyjnych przez ministerstwa, agencje rządowe oraz wojewódzkie/miejskie komitety ludowe.

Ministerstwo Sprawiedliwości prosi, aby przed połączeniem i udostępnieniem danych ministerstwa, agencje na szczeblu ministerialnym oraz komitety ludowe prowincji i miast wymieniły się pisemnymi umowami z Ministerstwem Sprawiedliwości dotyczącymi zakresu, formy i struktury połączenia danych, obowiązków stron w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa informacji oraz ochrony prywatności, tajemnic osobistych i tajemnic rodzinnych zgodnie z przepisami, a także przeprowadziły testy przed oficjalnym połączeniem systemów.

Source: https://baotintuc.vn/thoi-su/khai-thac-su-dung-du-lieu-ho-tich-thay-the-giay-to-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-20251211200434328.htm