Digitalizacja danych: Zwiększanie użyteczności, bezpieczeństwa i wartości wiedzy Bac Ninh

Digitalizacja danych to nie tylko historia transformacji metod przechowywania, ale także strategiczny krok naprzód w zarządzaniu wiedzą w nowoczesnych rządach. W Bac Ninh digitalizacja archiwów historycznych przynosi wyraźne rezultaty: ponad 3,6 miliona stron dokumentów zostało przekształconych w dane elektroniczne, ułatwiając ludziom i organizacjom wyszukiwanie, skracając czas przetwarzania dziesiątki razy, a jednocześnie poprawiając bezpieczeństwo i wartość prawną. Z obszernego archiwum papierowego Bac Ninh tworzy „cyfrowy magazyn wiedzy” – platformę służącą e-administracji, gospodarce cyfrowej i społeczeństwu cyfrowemu w erze cyfrowej.

O ile w przeszłości wyszukanie akt osobowych, decyzji administracyjnej lub danych absolwenta zajmowało godziny przeszukiwania papierowego magazynu, o tyle teraz wystarczy kilka słów kluczowych i kilka minut, aby system zwrócił dokładne, kompletne i prawnie uzasadnione wyniki. Typowym przykładem jest przypadek pani Nguyen Thi Thu Huong, nauczycielki ze szkoły średniej Ngo Si Lien: po wpisaniu komendy „Decyzja o zakończeniu stażu pani Nguyen Thi Thu Huong” plik z 1993 roku został odnaleziony w niecałe trzy minuty. Podobnie jak pani Pham Thi Ngoc Ha, nauczycielka ze szkoły średniej Ngoc Son, z łatwością odnalazła listę absolwentów z lat 1969–1985, wykonując zaledwie kilka operacji wyszukiwania.

W latach 2022-2024 Departament Spraw Wewnętrznych Bac Ninh współpracował z jednostką konsultingową w celu wdrożenia oprogramowania do zarządzania archiwum elektronicznym, udoskonalając funkcje wprowadzania danych, wyszukiwania, autoryzacji dostępu i monitorowania zmian. Zdigitalizowano ponad 31 300 rekordów, co odpowiada 3,3 miliona stron dokumentów A4, głównie dyrektyw i dokumentów administracyjnych Prowincjonalnego Komitetu Ludowego oraz departamentów i oddziałów w latach 1948-2014. Każdego roku z systemu korzysta średnio ponad milion czytelników, a liczba ta wynosi 1500 przypadków wykorzystania plików online, co dowodzi praktycznej skuteczności elektronicznego archiwum.

Według pana Dang Quang Sona, dyrektora Centrum Archiwów Historycznych nr 1 w Bac Ninh, technologia cyfrowa pozwala skrócić czas wyszukiwania 20-30 razy w porównaniu z poprzednim okresem, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo dzięki kontroli dostępu, autoryzacji użytkowników i rejestrowaniu historii zmian. „Każdy znaleziony dokument to nie tylko dokument administracyjny, ale także element zachowanej pamięci, przywrócona wartość prawna i dowód skuteczności transformacji cyfrowej” – podkreślił pan Son.

Budowanie cyfrowej bazy wiedzy – zachowanie wartości

Projekt digitalizacji dokumentów archiwalnych ma nie tylko usprawnić metody pracy, ale także przekształcić model z „tradycyjnych archiwów” w „nowoczesne zarządzanie wiedzą”. Z oddzielnego magazynu dokumentów, Centrum Archiwów Historycznych Bac Ninh nr 1 stworzyło połączony ekosystem danych, w którym każdy dokument, uchwała, oficjalna depesza i akta urzędnika są oznaczone i powiązane według czasu, instytucji wydającej, dziedziny i tematu. Budowa „Archiwum Wiedzy” pomaga użytkownikom wykorzystywać informacje w kontekście, otwierając możliwości analizowania, zestawiania statystyk i wykorzystywania danych do wielu celów: administracyjnych, badawczych, edukacyjnych , kulturalnych i prawnych.

Proces digitalizacji napotyka jednak również na liczne wyzwania. Niektóre dokumenty mają nawet kilkadziesiąt lat, a ich stan fizyczny jest bardzo zły, co utrudnia skanowanie, identyfikację i korektę danych. Wiele dokumentów nie posiada podsumowań, a ich format nie jest ujednolicony, co wymaga czasochłonnego przetwarzania. Ponadto, proces zatwierdzania, wyceny i akceptacji zdigitalizowanych produktów zgodnie z obowiązującymi przepisami również zajmuje dużo czasu, co negatywnie wpływa na postęp prac. Z drugiej strony, ponieważ serwer magazynujący znajduje się w Departamencie Nauki i Technologii, w przypadku awarii linii transmisyjnej, eksploatacja jest czasowo przerywana. Do tej pory wskaźnik digitalizacji dokumentów osiągnął jedynie około 75% całkowitej liczby dokumentów przechowywanych w magazynie (stan na 2020 r.), podczas gdy każdego roku Centrum otrzymuje dużą liczbę nowych dokumentów.

Aby pokonać to ograniczenie i nadal zwiększać skalę, Ludowy Komitet Prowincji Bac Ninh zatwierdził projekt „Digitalizacja dokumentów w Archiwum Historycznym Prowincji na lata 2025–2029” o łącznym budżecie około 23 miliardów VND. Celem projektu jest digitalizacja dodatkowych 3,8 miliona stron formatu A4 dokumentów administracyjnych Prowincjonalnego Komitetu Ludowego oraz departamentów i oddziałów. To ważny krok w kierunku ukończenia całego cyfrowego magazynu danych administracyjnych prowincji, zmierzającego do modelu „Elektroniczny rząd – elektroniczne przechowywanie – obsługa elektronicznych obywateli”.

Zgodnie z planem, Departament Spraw Wewnętrznych będzie odpowiedzialny za wdrażanie i koordynację działań z odpowiednimi agencjami i jednostkami w celu zapewnienia dokładności, kompletności i bezpieczeństwa danych. Centrum Archiwum Historycznego Bac Ninh nr 1 odpowiada za wybór renomowanych partnerów technologicznych, organizację wyspecjalizowanych zespołów ds. digitalizacji oraz promowanie komunikacji, która ma pomóc obywatelom w korzystaniu z zdigitalizowanych danych. Do połowy 2025 roku Centrum zdigitalizowało ponad 330 000 stron dokumentów Prowincjonalnego Komitetu Ludowego oraz Departamentów Edukacji i Szkolenia, Nauki i Technologii, tworząc podstawy dla kolejnego etapu.

Najważniejszym elementem modelu Bac Ninh jest integracja cyfrowej infrastruktury pamięci masowej z wielowarstwowym, zdecentralizowanym systemem bezpieczeństwa. System nie tylko umożliwia szybkie wyszukiwanie, ale także śledzi logi dostępu, wykrywa nieprawidłowości i zapewnia całkowitą ochronę oryginalnych danych. Jest to istotne kryterium w kontekście rządowej strategii Narodowej Strategii Danych do 2030 roku, która wymaga od samorządów przekształcenia modelu pamięci masowej z „przechowywania dokumentów” na „zarządzanie zasobami danych”.

Z szerszej perspektywy, Bac Ninh kształtuje inteligentny model przechowywania, w którym historyczne dane stają się zasobem na przyszłość. Zdigitalizowane, połączone i zabezpieczone dokumenty historyczne nie tylko służą celom administracyjnym, ale także tworzą podstawę dla aplikacji analitycznych, prognozowania, badań nad polityką i edukacji historycznej.

Ogólnie rzecz biorąc, projekt digitalizacji archiwów Bac Ninh stanowi przykład zrównoważonego podejścia do transformacji cyfrowej, nie tylko „przekształcając papier w dane”, ale „przekształcając dokumenty w wiedzę, wiedzę w wartość”. Gdy cały proces archiwizacji, wyszukiwania i zarządzania dokumentami jest zautomatyzowany i transparentny, Bac Ninh nie tylko zachowuje lokalną pamięć administracyjną, ale także tworzy platformę danych dla inteligentnego rządu, skuteczniej służąc ludziom i firmom w erze cyfrowej.

Centrum Komunikacji Naukowej i Technologicznej

Source: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm