Padronizar sistemas de informação compartilhados
Segundo o Sr. Nguyen Gia Phong, Vice-Diretor do Departamento de Ciência e Tecnologia, desde a política de fusão das unidades administrativas, o Departamento de Ciência e Tecnologia das duas províncias de Bac Ninh (antiga) e Bac Giang analisou proativamente e recomendou ao Comitê Permanente do Comitê Provincial do Partido de Bac Giang a criação de uma Equipe de Digitalização de Documentos, a conexão de dados compartilhados e o acordo para a implantação de 17 sistemas de tecnologia da informação compartilhados e 95 sistemas de tecnologia da informação especializados no momento da fusão das províncias. Simultaneamente, foi realizada a modernização do Sistema de Informação para o tratamento de procedimentos administrativos em áreas não administrativas em 99 comunas e distritos, bem como a implantação de softwares e um sistema compartilhado de videoconferência.
O Centro de Serviços da Administração Pública Provincial de Bac Ninh opera sem problemas após a fusão.
Para os dois sistemas principais, o Sistema Executivo de Gestão de Documentos e o Sistema de Informação de Procedimentos Administrativos, além de organizar cursos de treinamento presenciais e concentrados, o Departamento também coordenou a organização de cursos de treinamento online adicionais (via salas de reunião do Zoom) para cada grupo de usuários, criando grupos de suporte via Zalo, Teamview, Ultraview e telefone; e enviando pessoal altamente qualificado para inspecionar e apoiar diretamente as comunas e bairros que ainda apresentam problemas.
Durante a fase de implementação, a partir de 1º de julho, a média de conexões simultâneas foi de cerca de 6.000 usuários (quatro vezes mais do que antes da fusão das províncias), chegando a um pico de 12.300 conexões. Consequentemente, em alguns casos, os documentos não podiam ser lidos e a assinatura ficava lenta e travada. O Sr. Vu Van Hanh, Vice-Chefe do Departamento de Software do Centro de Aplicação de Ciência e Tecnologia nº 2 de Bac Ninh, afirmou: "Em algumas unidades e localidades, erros básicos ocorreram devido à falta de compreensão dos usuários, como nomes de usuário ou senhas incorretos, o que causou um tempo de processamento bastante longo para o suporte. Até o momento, essa situação tem apresentado melhorias e se estabilizado".
Melhorar a qualidade do serviço
Após a reorganização da unidade administrativa, o distrito de Van Ha abrange mais de 60 mil pessoas. O número de procedimentos administrativos realizados diariamente no Centro de Serviços da Administração Pública local é muito grande. A Sra. Nguyen Thi Luyen, oficial do registro civil e judicial que opera diretamente o software, relatou: "Certa vez, ao orientar pessoas a realizar o registro de casamento, embora as informações estivessem totalmente atualizadas no Portal Nacional de Serviços Públicos, na etapa final de confirmação da conclusão, o sistema travou por um longo período. Tivemos que entregar cópias impressas das certidões de casamento às pessoas e atualizá-las no sistema posteriormente."
Enquanto renovava as instalações e se concentrava em facilitar o acesso da população aos serviços administrativos, o Centro de Serviços da Administração Pública do Distrito de Dao Vien registrou um pico de quase 200 solicitações em um único dia. O Sr. Do Huy Quang, Vice-Diretor do Centro de Serviços da Administração Pública do Distrito, relatou: "Na primeira fase, reuniões foram realizadas regularmente para atualizar as instruções dos níveis central, provincial e municipal. Instalamos um sistema de videoconferência online em três salas de reunião: no Comitê do Partido, no Comitê Popular e em salas de reunião especializadas. Para atender imediatamente à operação, gestão e implementação de procedimentos para a população, o sistema de rede e o sistema de gerenciamento de documentos foram instalados com urgência em computadores com 40 certificados digitais; 60 contas de e-mail oficiais foram emitidas para líderes e servidores públicos. No entanto, devido à fusão de três unidades administrativas, a infraestrutura de tecnologia da informação não estava sincronizada, muitos computadores em uso pelas unidades eram antigos e a configuração não atendia aos requisitos. Alguns sistemas e softwares compartilhados ainda não estavam conectados, o que impossibilitava o acesso aos dados e a atualização das normas administrativas em tempo hábil."
Para superar as deficiências e melhorar a qualidade do serviço, o Departamento de Ciência e Tecnologia coordenou com o Centro Provincial de Serviços de Administração Pública o foco na designação e alocação de pessoal para a execução das tarefas. Em conjunto com a Bac Ninh Telecommunications, enviou funcionários a 100% dos centros de serviços de administração pública das comunas e distritos logo no início, com o espírito de "apoio mútuo e demonstração prática". Criou um grupo no Zalo conectando o Departamento de Ciência e Tecnologia, o Centro Provincial de Serviços de Administração Pública e 99 comunas e distritos para prestar suporte imediato aos funcionários na resolução de dificuldades e problemas relacionados ao sistema de software, contas, login do VNeID, serviços públicos interligados, etc. Coordenou ativamente com departamentos, filiais e setores a construção de processos internos, processos eletrônicos vinculados ao software e a padronização dos processos operacionais. Ao mesmo tempo, orientou as comunas e distritos a revisar e registrar a necessidade de máquinas e equipamentos, propondo ao Departamento de Finanças a alocação de verbas para a aquisição de equipamentos de sincronização, de acordo com as normas.
Nos próximos tempos, o Departamento de Ciência e Tecnologia continuará a sintetizar as dificuldades e recomendações da população para orientar o tratamento direto e aconselhar o Comitê Popular Provincial na implementação de soluções para acelerar o progresso, aprimorar o sistema de informação compartilhado na direção da multifuncionalidade; continuar a melhorar a infraestrutura técnica e sincronizar os sistemas de banco de dados. Implementar treinamento aprofundado e aprimorar as habilidades em tecnologia da informação para os funcionários, especialmente os funcionários do Centro de Serviços da Administração Pública em nível municipal, para que possam atender a população e as empresas com a máxima eficácia, maximizando o potencial do governo digital.
Fonte: https://mst.gov.vn/bac-ninh-dong-bo-ha-tang-so-thuan-loi-quan-ly-197251011101418991.htm
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