Benefícios da digitalização dos dados do registro civil

O sistema eletrônico de registro e gestão civil não só facilitou a vida dos cidadãos, como também melhorou a eficiência da gestão estatal do registro civil. Com essa praticidade, os órgãos de registro civil de nível superior podem inspecionar e monitorar facilmente as atividades de registro civil dos órgãos de nível inferior, detectando e corrigindo erros no processo de registro com rapidez.

Visando a satisfação do cidadão.

Em meados de agosto de 2025, o Sr. Nguyen Van Tam, residente no distrito 1, comuna de Long Phu, cidade de Can Tho , dirigiu-se ao Centro de Serviços Administrativos Públicos da comuna para solicitar uma retificação de seu registro civil. Ele levou apenas seus documentos de identificação originais e preencheu um formulário fornecido pelo oficial de Justiça e Registro Civil da comuna; o processo levou cerca de 15 minutos. O Sr. Tam comentou satisfeito: "Os funcionários foram muito atenciosos e me orientaram com entusiasmo. O trabalho deles foi rápido e eficiente, e eles me ajudaram a concluir meu pedido de retificação de registro civil."

Os dados eletrônicos do registro civil reduzem a carga de trabalho dos funcionários da Justiça e do Registro Civil. Foto: Kim Ngoc.

O Sr. Nguyen Thanh Duy, residente no povoado de Bung Thum, comuna de Long Phu, também teve recentemente seu processo de reconhecimento de paternidade resolvido. Graças ao sistema eletrônico de registro civil, em vez de perder tempo procurando documentos em papel para verificação, os funcionários do Departamento de Justiça e Registro Civil da comuna só precisaram acessar o Sistema Eletrônico de Registro e Gestão Civil para consultar as informações de registro civil do Sr. Duy e processar a solicitação; ele recebeu os resultados logo em seguida…

De 1º de julho de 2025 até o presente momento, o Centro de Serviços Administrativos Públicos da Comuna de Long Phu recebeu 204 solicitações, sendo 177 online e 27 presenciais e via correio. O Centro processou 203 solicitações antes do prazo previsto e 1 solicitação ainda está em processamento.

O Sr. Ho Quoc Hung, Vice-Presidente do Comitê Popular da Comuna de Long Phu e Diretor do Centro de Serviços Administrativos Públicos da Comuna, declarou: "A aplicação da tecnologia da informação e o uso do sistema eletrônico de registro e gestão civil foram maximizados pela comuna. Além disso, o Comitê Popular da Comuna publicou regulamentos sobre o registro civil para assuntos sob a jurisdição da comuna no Centro. Os funcionários do registro civil sempre atuam dentro de sua competência e seguem os procedimentos estipulados por lei, sem causar assédio ou transtornos à população."

No distrito de O Mon, o processo de recebimento e processamento de documentos administrativos na área de registro civil também apresentou muitas mudanças positivas, recebendo alta aprovação da população. O Sr. Nguyen Cong Chanh, oficial de registro civil do Comitê Popular do distrito, afirmou: "Atualmente, os dados do registro civil estão digitalizados, então não gastamos muito tempo com verificações, e o processo de recebimento e processamento de documentos administrativos relacionados ao registro civil para a população é mais rápido."

Melhorar a qualidade dos serviços públicos

Anteriormente, o gerenciamento do registro civil na cidade dependia principalmente do armazenamento de informações em livros de registro em papel. Embora esse método garantisse a preservação dos dados originais e a confidencialidade, resultava em um volume enorme de registros e arquivos civis. A cada ano, o órgão de registro civil precisava abrir novos livros de registro de nascimento, casamento, óbito, adoção e tutela. Além disso, havia arquivos e documentos separados para cada tipo de registro civil, como os arquivos de registro de nascimento, que exigiam certidões e formulários de registro de nascimento; e os arquivos de registro de casamento, que exigiam formulários e certidões de estado civil. Cada evento de registro civil era registrado em um livro separado, o que levava à dispersão e à dificuldade de busca de dados individuais de registro civil.

Moradores registram seu estado civil no Centro de Serviços Administrativos Públicos do bairro de O Mon. Foto: Chan Hung

O sistema eletrônico de registro e gestão civil é a base do banco de dados eletrônico de registro civil, abrangendo o software de registro e gestão, bem como outros softwares de aplicação e serviço projetados e desenvolvidos pelo Ministério da Justiça . De acordo com o Departamento de Justiça da cidade de Can Tho, esse software fornece aos órgãos os meios para registrar, gerenciar, atualizar, digitalizar, padronizar e administrar os dados do registro civil, além de utilizar eficazmente o banco de dados eletrônico de registro civil.

De acordo com os regulamentos, a agência de registro civil utiliza o Sistema Eletrônico de Registro e Gestão Civil para atualizar as informações no Banco de Dados Eletrônico de Registro Civil, incluindo: informações de registro civil de indivíduos e informações de registro civil de seus pais, cônjuge ou parceiro quando houver alterações devido a (casamento, alterações, correções no registro civil, inclusões nas informações do registro civil, redeterminação de etnia; reconhecimento de paternidade; tutela; adoção; registro de óbito); registro no livro de registro civil de alterações no registro civil de acordo com julgamentos e decisões de órgãos estatais competentes; e registro no livro de registro civil de questões de registro civil de cidadãos vietnamitas que foram resolvidas por autoridades competentes de países estrangeiros.

Segundo a Sra. Nguyen Thi Phuong Thu, Chefe do Departamento de Apoio Administrativo e Judicial do Departamento de Justiça da cidade, a aplicação do Sistema Eletrônico de Registro e Gestão do Cadastro Civil reduz significativamente o tempo gasto pelos funcionários do registro civil em nível local na coleta de dados estatísticos periódicos. Com apenas alguns cliques no software, os dados específicos ficam disponíveis, em vez de ter que contar cada página do livro de registro civil como antes. Em termos de funcionalidade, a busca, a impressão e as configurações de parâmetros no Sistema Eletrônico de Registro e Gestão do Cadastro Civil operam com muita eficiência, rapidez e alta precisão. O software também oferece grande flexibilidade; especificamente, os funcionários do registro civil podem inserir informações sobre os resultados do processamento dos arquivos do registro civil dos cidadãos em um rascunho primeiro e, em seguida, verificar a precisão antes de transferi-lo para o arquivo oficial. Quando o Sistema Eletrônico de Registro e Gestão do Cadastro Civil for implementado em todo o país, os cidadãos poderão solicitar cópias de registros de qualquer lugar, independentemente das fronteiras administrativas…

A aplicação do Sistema Eletrônico de Registro e Gestão Civil atendeu à necessidade de acesso e compartilhamento oportunos e precisos de dados de registro civil. Dependendo da autoridade que lhes é atribuída, órgãos e departamentos podem acessar e utilizar os dados de registro civil dos cidadãos para atividades específicas, contribuindo para a simplificação de procedimentos administrativos, a melhoria da qualidade dos serviços públicos, uma gestão estatal mais eficiente e a redução de custos para os cidadãos, eliminando a necessidade de múltiplas viagens a diferentes locais.

A implementação de um banco de dados eletrônico de registro civil desempenha um papel crucial na construção de uma fonte de dados populacionais completa, precisa e abrangente. Isso, por sua vez, aumenta o acesso das pessoas a serviços de assistência social, como educação e saúde, e promove a implementação de políticas de desenvolvimento local.

A digitalização dos dados do registro civil não é apenas um passo estratégico na jornada de transformação digital nacional, mas também traz benefícios práticos tanto para os cidadãos quanto para os órgãos de gestão pública. É uma base crucial para a construção do governo eletrônico, o aprimoramento da eficiência administrativa e a melhoria da qualidade dos serviços públicos. A cidade de Can Tho está empenhada em digitalizar e completar seus dados de registro civil, contribuindo para o desenvolvimento sustentável do país na era digital.

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Fonte: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html