Benefícios da digitalização dos dados de estado civil

O sistema eletrônico de registro e gestão do estado civil, implementado recentemente, não só trouxe mais comodidade à população, como também aumentou a eficiência da gestão estatal do estado civil. Com essa ferramenta, o órgão superior responsável pela gestão do estado civil pode verificar e monitorar facilmente os registros realizados pelos órgãos subordinados, detectando e corrigindo prontamente erros no processo de registro.

Visando a satisfação das pessoas

Em meados de agosto de 2025, o Sr. Nguyen Van Tam, residente no distrito 1, comuna de Long Phu, cidade de Can Tho , compareceu ao Centro de Serviços Administrativos da Comuna para solicitar a retificação de seu cadastro domiciliar. Ao chegar, ele trouxe apenas os documentos de identificação originais e preencheu o formulário fornecido pelo oficial de Justiça - Cadastro Domiciliar da comuna. O processo levou cerca de 15 minutos para ser concluído. O Sr. Tam comentou entusiasmado: "Os funcionários me orientaram com muita atenção, trabalharam com rapidez e me ajudaram a concluir o processo de retificação do meu cadastro domiciliar."

Os dados eletrônicos do estado civil reduzem a carga de trabalho dos funcionários do Departamento de Justiça - Estado Civil. Foto: Kim Ngoc

O Sr. Nguyen Thanh Duy, residente no povoado de Bung Thum, comuna de Long Phu, acaba de concluir o processo de reconhecimento de paternidade. Graças ao sistema eletrônico de gestão de registro domiciliar, em vez de perder tempo procurando documentos em papel para comparação, o oficial de Justiça - Registro Domiciliar da comuna precisou apenas acessar o Sistema Eletrônico de Gestão de Registro Domiciliar para consultar as informações de registro domiciliar do Sr. Duy e resolver a questão; ele recebeu o resultado logo em seguida...

De 1º de julho de 2025 até o presente momento, o Centro de Serviços de Administração Pública da Comuna de Long Phu recebeu 204 solicitações, das quais 177 foram recebidas online e 27 pessoalmente ou por correio. O Centro processou 203 solicitações antes do prazo previsto e 1 solicitação ainda está em processamento.

O Sr. Ho Quoc Hung, Vice-Presidente do Comitê Popular da Comuna de Long Phu e Diretor do Centro de Serviços de Administração Pública da Comuna, afirmou: "A aplicação da tecnologia da informação, com o uso do Sistema Eletrônico de Registro e Gestão do Estado Civil, tem sido plenamente explorada pela comuna. Além disso, o Comitê Popular da Comuna publicou prontamente, no Centro, as normas sobre o registro do estado civil para assuntos sob a jurisdição da comuna. Os funcionários do Registro Civil e da Justiça sempre exercem sua autoridade e seguem os procedimentos conforme prescrito em lei, sem causar constrangimento ou inconvenientes à população."

No bairro de O Mon, o trabalho de recebimento e resolução de registros administrativos na área do estado civil também registrou muitas mudanças, obtendo grande aprovação da população. O Sr. Nguyen Cong Chanh, funcionário público da área de Justiça - Estado Civil do Comitê Popular do bairro, afirmou: "Atualmente, os dados do estado civil estão digitalizados, não gastamos muito tempo verificando, então o recebimento e a resolução de registros administrativos sobre o estado civil para as pessoas estão acontecendo rapidamente."

Melhorar a qualidade dos serviços públicos

Anteriormente, o gerenciamento dos registros domiciliares na cidade era feito principalmente por meio do armazenamento de informações em livros de papel. Esse método preserva bem os dados originais e mantém a confidencialidade das informações, mas o volume de livros e registros domiciliares armazenados é muito grande. Todos os anos, o cartório de registro civil precisa abrir um novo livro de registro de nascimento, casamento, óbito, adoção e tutela. Além disso, existem registros e documentos específicos para cada tipo de registro domiciliar, como certidão de nascimento e formulário de registro de nascimento; e certidão de casamento e formulário de registro de casamento. Os eventos de registro domiciliar são registrados em livros separados, o que leva à dispersão dos dados individuais de cada domicílio e dificulta a busca.

Moradores registram seu cadastro domiciliar no Centro de Serviços da Administração Pública do bairro de O Mon. Foto: Chan Hung

O sistema eletrônico de registro e gestão do estado civil é a base do Banco de Dados Eletrônico do Estado Civil, incluindo o software de registro e gestão do estado civil, bem como aplicativos e serviços projetados e construídos pelo Ministério da Justiça . De acordo com o Departamento de Justiça da cidade de Can Tho, esse software permite que os órgãos registrem, gerenciem, atualizem, digitalizem, padronizem e administrem os dados do estado civil, além de explorar e utilizar de forma eficaz o banco de dados eletrônico do estado civil.

De acordo com os regulamentos, a agência de registro civil utiliza o Sistema Eletrônico de Registro e Gestão do Estado Civil para atualizar as informações no Banco de Dados Eletrônico do Estado Civil, incluindo: informações sobre o estado civil de indivíduos e informações sobre o estado civil de pais, mães, cônjuges ou maridos de indivíduos quando houver alterações devido a (casamento, alteração, correção do estado civil, inclusão de informações sobre o estado civil, redeterminação da etnia; reconhecimento de pai, mãe, filho; guarda; adoção; registro de óbito); registro no livro de registro civil de alterações no estado civil de acordo com julgamentos e decisões de órgãos estatais competentes; registro no livro de registro civil do estado civil de cidadãos vietnamitas que foi resolvido em órgãos estrangeiros competentes.

Segundo a Sra. Nguyen Thi Phuong Thu, Chefe do Departamento de Apoio Administrativo e Judicial do Departamento de Justiça da cidade, a aplicação do Sistema Eletrônico de Registro e Gestão do Estado Civil reduz significativamente o tempo gasto pelos funcionários do Departamento de Justiça e do Registro Civil em nível local para o envio de dados estatísticos periódicos. Com apenas algumas operações no software, os dados específicos são obtidos, em vez de ter que contar cada página do livro de registro civil como antes. Em relação às funções, as ferramentas de busca, impressão e configuração de parâmetros do Sistema Eletrônico de Registro e Gestão do Estado Civil operam de forma muito eficaz, rápida e precisa. O software também apresenta grande flexibilidade; especificamente, os funcionários do Departamento de Justiça e do Registro Civil podem inserir informações sobre os resultados do processamento dos registros de estado civil em um rascunho, verificar se estão corretos e, em seguida, transferir para o arquivo oficial. Quando o sistema eletrônico de registro e gestão do estado civil for implementado de forma sincronizada em todo o país, as pessoas poderão solicitar cópias de qualquer lugar, independentemente das fronteiras administrativas.

A aplicação do Sistema Eletrônico de Registro e Gestão do Estado Civil atendeu à necessidade de explorar e compartilhar dados de estado civil de forma oportuna e precisa. Órgãos, departamentos e repartições, de acordo com sua competência, podem acessar e utilizar os dados de estado civil dos cidadãos para o desempenho de atividades específicas, contribuindo para a simplificação de procedimentos administrativos, a melhoria da qualidade dos serviços públicos, uma gestão estatal mais eficaz e a redução de custos para a população, que não precisa se deslocar diversas vezes e para vários locais.

A implementação de um banco de dados eletrônico de registro civil contribui significativamente para a construção de uma fonte de dados populacionais completa, precisa e abrangente. A partir daí, aumenta o acesso das pessoas a serviços de proteção social, como educação e saúde, e promove a implementação de políticas de desenvolvimento local.

A digitalização dos dados do registro civil não é apenas um passo estratégico na jornada de transformação digital nacional, mas também traz benefícios práticos tanto para os cidadãos quanto para os órgãos de gestão pública. Trata-se de uma base importante para a construção de um governo eletrônico, o aprimoramento da eficiência da gestão administrativa e a melhoria da qualidade dos serviços públicos. A cidade de Can Tho está empenhada em digitalizar e aperfeiçoar seus dados do registro civil, contribuindo para o desenvolvimento sustentável do país na era digital.

Chan Hung - Kim Ngoc

Fonte: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html