Acelere o progresso, não deixe que ocorra acúmulo de trabalho.

Em 30 de agosto, o Ministro Nguyen Manh Hung presidiu a Conferência de Gestão Estatal do Ministério da Informação e Comunicações , que ocorreu em agosto de 2024.

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A Conferência de Gestão Estatal de agosto de 2024 do Ministério da Informação e Comunicações ocorreu em 30 de agosto, em um formato híbrido, combinando atividades presenciais e online. Foto: Le Anh Dung

Realizada tanto presencialmente quanto online, a conferência contou também com a presença dos Vice-Ministros da Informação e Comunicações Phan Tam, Pham Duc Long, Nguyen Huy Dung e Nguyen Thanh Lam; do Vice-Presidente do Comitê Popular da Cidade de Hai Phong, Hoang Minh Cuong; e de chefes e vice-chefes de agências, unidades e empresas vinculadas ao Ministério.

Estatísticas atualizadas pelo Gabinete do Ministério da Informação e Comunicações durante a conferência mostraram que, nos primeiros 8 meses de 2024, o setor de informação e comunicação continuou a crescer em termos de receita, lucro, repasse orçamentário e contribuição para o PIB do país, com uma taxa de crescimento de 20 a 25,5% em relação ao mesmo período do ano anterior.

Em agosto, o Ministério da Informação e Comunicações promoveu uma série de atividades significativas para celebrar o 79º aniversário da tradição do setor, incluindo: cerimônias de oferenda de incenso na Zona Segura de Dinh Hoa, em Thai Nguyen, e no cemitério dos mártires da área de Informação e Comunicações em Tay Ninh ; encontros com mais de 400 quadros aposentados do Norte, Centro e Sul do país; projeção de mapeamento 3D na sede do Ministério para recriar a história da formação e desenvolvimento do setor; e um debate entre o Ministro e todos os quadros e funcionários do Ministério sobre a tradição, a história do setor e as oportunidades, desafios, missões e tarefas da geração atual.

Ao mesmo tempo, muitas atividades profissionais continuam sendo mantidas de forma estável e eficaz por agências e unidades dentro do Ministério. No entanto, os resultados da revisão do Gabinete do Ministério da Informação e Comunicações mostram que, além das quase 150 tarefas concluídas pelas unidades em agosto, ainda há várias tarefas que ultrapassaram o prazo estipulado pela direção do Ministério. Para as unidades com muitas tarefas com execução lenta, o Ministro Nguyen Manh Hung solicitou aos seus líderes que se concentrem em acelerar o andamento da execução das tarefas, evitando o acúmulo de pendências.

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Estatísticas sobre o desenvolvimento do setor de informação e comunicação nos primeiros 8 meses deste ano. Foto: Secretaria do Ministério da Informação e Comunicação.

A visão de que os líderes são responsáveis ​​por investir em tecnologia e desenvolver ferramentas digitais para reduzir a carga de trabalho e auxiliar funcionários, servidores públicos e trabalhadores foi afirmada diversas vezes pelo Ministro Nguyen Manh Hung.

Na reunião de todos os funcionários do Ministério da Informação e Comunicações, realizada em 28 de agosto, o chefe do setor de Informação e Comunicações compartilhou informações sobre duas tarefas que o Ministério está priorizando para reduzir a carga de trabalho dos funcionários: o desenvolvimento de um assistente virtual para atender funcionários e servidores públicos; e a implementação de um sistema de relatórios online com o objetivo específico de reduzir em 10 vezes o número de relatórios enviados pelo Departamento de Informação e Comunicações ao Ministério anualmente, diminuindo também o tempo que as agências e unidades do Ministério levam para processar os relatórios.

A verificação do progresso e dos resultados da implementação das duas tarefas importantes acima mencionadas é o tema central da Conferência de Gestão Estatal do Ministério da Informação e Comunicações, que ocorrerá em agosto de 2024. Em particular, o Ministério da Informação e Comunicações vem implementando, em caráter experimental, a elaboração de relatórios online desde meados de julho, com o objetivo de promover uma transformação digital abrangente do trabalho de síntese de relatórios, otimizando processos e minimizando tempo, custos e recursos humanos.

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O Ministro Nguyen Manh Hung destacou que a expectativa com a implementação do sistema de denúncia online é que os níveis hierárquicos inferiores não precisem mais reportar aos superiores. Foto: Le Anh Dung

O Ministro Nguyen Manh Hung solicitou ao Gabinete do Ministério da Informação e Comunicações a elaboração de um relatório temático sobre a implementação do sistema de denúncias online, com base no trabalho conjunto com as agências e unidades especializadas do Ministério e os Departamentos de Informação e Comunicações das áreas vizinhas, no que diz respeito à alteração do formulário de denúncias das agências e unidades.

Ao especificar que o objetivo do sistema de relatórios online é chegar ao ponto em que os subordinados não precisem se reportar aos superiores, o chefe do setor de Informação e Comunicações também declarou a seguinte exigência: a partir dos dados atualizados periodicamente pelos Departamentos de Informação e Comunicações no sistema, os diretores e chefes de divisão deverão elaborar relatórios mensais ou pontuais sobre a situação operacional no campo sob sua responsabilidade.

Construir uma base de conhecimento é a principal tarefa de quem trabalha como assistente virtual para dar suporte a funcionários públicos.

A maior parte do tempo da conferência de gestão estatal de agosto foi dedicada à demonstração do assistente virtual da Agência Nacional de Transformação Digital e da Agência de Informação Estrangeira, bem como a trocas e discussões para encontrar soluções viáveis, especialmente na construção de excelentes sistemas de conhecimento para as unidades.

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O Sr. Do Lap Hien, representante da Agência Nacional de Transformação Digital, fez uma demonstração do assistente virtual da unidade durante a conferência. Foto: Le Anh Dung

O Ministério da Informação e Comunicações decidiu ser pioneiro na aplicação de assistentes virtuais em atividades profissionais. O assistente virtual do Ministério da Informação e Comunicações combina sistemas de conhecimento especializado desenvolvidos por humanos com grandes modelos de linguagem de inteligência artificial. Ao promover o uso de assistentes virtuais para apoiar o trabalho, as unidades também acumulam conhecimento organizacional, um valioso patrimônio para as futuras gerações.

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O diretor do Departamento de Informação Externa, Pham Anh Tuan, explica como se tornar um assistente virtual do Departamento. Foto: Le Anh Dung

Por meio da demonstração do assistente virtual das duas unidades, o Ministro Nguyen Manh Hung reiterou o ponto de vista do Ministério sobre o desenvolvimento de assistentes virtuais para servir quadros e servidores públicos, ou seja, a construção de um sistema de conhecimento é importante e fundamental; a excelência dos assistentes virtuais para servir quadros e servidores públicos deve, antes de tudo, estar fundamentada em um sistema de conhecimento sólido.

Em resposta às preocupações das unidades sobre como acelerar a construção de um sistema de conhecimento, o Ministro Nguyen Manh Hung sugeriu um método que inclui as seguintes etapas: revisar as perguntas existentes para verificar se são comuns nas práticas de trabalho da unidade; usar o ChatGPT para responder a perguntas individuais; dividir a tarefa de responder a novas perguntas, duplicando as perguntas que integram múltiplos conteúdos para os funcionários da unidade; finalmente, consolidar as respostas por meio de uma reunião para avaliar a precisão e unificá-las no sistema de conhecimento da unidade. Esta etapa final visa garantir que, para cada processo ou tarefa, o sistema forneça apenas uma resposta. "É assim que usamos o ChatGPT na gestão pública!", afirmou o Ministro Nguyen Manh Hung.

Na conferência, o Ministro Nguyen Manh Hung designou o Vice-Ministro Pham Duc Long para dirigir e priorizar a criação rápida de um assistente virtual para a Agência Nacional de Transformação Digital. Em seguida, após comparar os planos para a criação do assistente virtual na Agência Nacional de Transformação Digital e no Departamento de Informação Externa, os líderes do Ministério chegarão a um consenso sobre o plano e fornecerão instruções para que outras unidades o implementem.

Transformando a forma como os funcionários públicos trabalham com assistentes virtuais . O Ministério da Informação e Comunicações espera que os assistentes virtuais transformem o sistema de conhecimento e os métodos de trabalho dos funcionários públicos, otimizando as operações de todo o sistema de servidores públicos vietnamita.