Använda personuppgifter som ersättning för pappersdokument vid hantering av administrativa förfaranden.

Justitieministeriet har just utfärdat beslut nr 3458/QD-BTP om publicering av folkbokföringsuppgifter och vägledning om hur man kopplar samman, utnyttjar och använder folkbokföringsuppgifter för att ersätta pappersdokument vid administrativa förfaranden. Detta är en viktig rättslig grund för att främja digital omvandling inom folkbokföringsområdet, vilket bidrar till att minska pappersarbete, förenkla processer och förbättra effektiviteten i tjänsterna för medborgarna.

Tjänstemän vid Tan Lap Ward Public Administrative Service Center ( Dak Lak ) vägleder invånarna genom administrativa förfaranden. Foto: Nguyen Dung/TTXVN

Enligt beslutet är uppgifterna i den elektroniska folkbokföringsdatabasen berättigade till utnyttjande och användning som ersättning för pappersdokument i administrativa förfaranden, inklusive: Födelsebevis/kopia av födelsebevis, födelseutdrag; Vigselbevis/kopia av vigselutdrag, civilståndsintyg; Dödsutdrag/dödsattest/kopia av dödsutdrag.

Andra folkbokföringshandlingar: Utdrag av registrering av ändringar, rättelser och tillägg i folkbokföringshandlingar, ombestämning av etnicitet; Utdrag av registrering av faderskapsbekräftelse, moderskap och släktskap; Intyg om adoptionsregistrering; Utdrag av registrering av vårdnadshavare, Utdrag av upphörande av registrering av vårdnadshavare, Utdrag av registrering av övervakning av vårdnadshavare, Utdrag av födelseregistrering i folkbokföringsregistret, Utdrag av äktenskapsregistrering, Utdrag av registrering av skilsmässa, Utdrag från andra folkbokföringshandlingar.

Utnyttjandet eller användningen av motsvarande uppgifter i den elektroniska folkbokföringsdatabasen måste följa bestämmelserna om: informationssäkerhet, immateriella rättigheter relaterade till data, integritet; datautbyte och principer och bestämmelser om hantering, sammankoppling och delning av digitala data mellan myndigheter inom det politiska systemet. I synnerhet måste det vara förenligt med Vietnams e-förvaltningsarkitekturramverk och justitieministeriets e-förvaltningsarkitekturramverk.

De informationsfält som delas enligt beslut nr 3458 inkluderar: information om födelseregistrering; information om dödsfallsregistrering; information om äktenskapsregistrering; och information om utfärdande av civilståndsintyg. Dessa uppgifter delas för utnyttjande och användning i enlighet med databasens fullständighetsnivå enligt klausul 1, artikel 6 i regeringens resolution nr 66.7/2025/NQ-CP daterad 15 november 2025 om att minska och förenkla administrativa förfaranden baserade på data.

Beslut nr 3458 anger tydligt att ministrar, chefer för myndigheter på ministernivå och folkkommittéer i provinser och centralt administrerade städer är ansvariga för att granska och omstrukturera processen för att hantera administrativa förfaranden inom ramen för statlig förvaltning av sina respektive sektorer och områden; och administrativa förfaranden under ledning av folkkommittéer på provinsiell och kommunal nivå, baserat på utnyttjande av data i den elektroniska civilregistreringsdatabasen, som använder den för att ersätta pappersdokument i ärendet för hantering av administrativa förfaranden under deras ledning i enlighet med artikel 7 i resolution nr 66.7/2025/NQ-CP.

Justitieministeriet har utfärdat ett dokument om koppling, utnyttjande och delning av information mellan den elektroniska folkbokföringsdatabasen och informationssystemet för administrativa förfaranden på minister- och provinsiell nivå, tillsammans med en bilaga som beskriver några frågor att beakta under implementeringen.

Andra uppgifter i den elektroniska folkbokföringsdatabasen inkluderar: uppgifter om ändringar, korrigeringar och tillägg i folkbokföringsregister; uppgifter om registrering av faderskap, moderskap och släktskap; uppgifter om registrering av adoption; uppgifter om registrering av förmynderskap, uppgifter om upphörande av förmynderskap och uppgifter om registrering av övervakning av förmynderskap. Dessa uppgifter kan användas för att ersätta pappersdokument i hanteringen av administrativa förfaranden av ministerier, myndigheter på ministernivå och provinsiella/kommunala folkkommittéer.

Justitieministeriet begär att ministerier, myndigheter på ministernivå och folkkommittéer i provinser och städer, innan data ansluts och delas, utbyter skriftliga avtal med justitieministeriet angående omfattningen, formen och strukturen för dataanslutningen, parternas ansvar för att säkerställa informationssäkerhet och skydda integritet, personliga hemligheter och familjehemligheter enligt föreskrifter, och genomför tester innan systemen officiellt ansluts.

Källa: https://baotintuc.vn/thoi-su/khai-thac-su-dung-du-lieu-ho-tich-thay-the-giay-to-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-20251211200434328.htm