Бакнінь створює «цифрове сховище знань» для обслуговування електронного уряду

DNVN – У Бакніні понад 3,6 мільйона сторінок документів було перетворено на електронні дані, що допомагає людям та організаціям легко шукати потрібну інформацію, скорочує час обробки в десятки разів, а також сприяє підвищенню безпеки та юридичної цінності документів.

Ілюстративне фото.

Створення цифрового сховища знань, збереження цінності документів

Протягом періоду з 2022 по 2024 рік Департамент внутрішніх справ Бакнінь координував роботу з консалтинговим підрозділом щодо впровадження програмного забезпечення для електронного управління архівами. Це програмне забезпечення реалізувало такі важливі функції, як введення даних, пошук, авторизація доступу та моніторинг змін.

На сьогоднішній день оцифровано понад 31 300 файлів, що еквівалентно 3,3 мільйонам сторінок формату А4. Ці документи є переважно директивними та розпорядчими документами Провінційного народного комітету, департаментів і відділень за період з 1948 по 2014 рік.

На сьогоднішній день система довела свою практичну ефективність. Якщо раніше пошук особистого профілю, адміністративного рішення чи даних аспіранта вимагав годин пошуку в паперових архівах, то тепер система може повертати точні, повні та юридично обґрунтовані результати лише за кількома ключовими словами та за кілька хвилин роботи. Цифрові технології допомогли скоротити час пошуку у 20-30 разів порівняно з традиційними методами. Система зберігання також забезпечує безпеку, контролюючи доступ, призначаючи права користувачів та записуючи історію змін. Завдяки цьому, в середньому щороку система реєструє понад мільйон читачів та 1500 онлайн-використань профілів.

Проект цифрової трансформації у сфері зберігання документів знаменує собою важливий крок вперед від «традиційного методу зберігання» до «сучасної системи управління знаннями». Історичний архівний центр №1 Бакнінь створив пов’язану екосистему даних замість того, щоб продовжувати підтримувати окреме сховище документів. У цій системі документи, такі як тексти, резолюції, офіційні доручення та записи державних службовців, позначені та пов’язані на основі часових факторів, установ, що їх випустили, галузей та тем. Створюючи «Архів знань», користувачі можуть отримувати доступ до інформації в певних контекстах, тим самим відкриваючи можливості для застосування даних для багатьох різних цілей, включаючи адміністрування, дослідження, освіту , культуру та право, одночасно покращуючи аналітичні та статистичні можливості.

Виклики та план розширення на період 2025-2029 років

За даними Центру науково-технічної комунікації, попри численні визначні досягнення, шлях оцифрування все ще стикається з багатьма викликами. Деяким документам десятиліттями та вони серйозно пошкоджені, що ускладнює сканування, ідентифікацію та виправлення даних. Відсутність резюме або невідповідність форматів багатьох документів також створює трудомістке робоче навантаження для обробки бізнес-процесів. Процес затвердження, оцінки та прийняття оцифрованих продуктів відповідно до чинних норм затягується, що впливає на хід впровадження. Крім того, іноді трапляються тимчасові перерви у використанні даних через проблеми з передачею із сервера зберігання в Міністерстві науки і технологій. Станом на кінець 2020 року рівень оцифрованих документів досяг лише близько 75% від загальної кількості документів, що зберігаються на сховищі, тоді як нові документи продовжують надходити щороку.

Щоб подолати ці недоліки та продовжити розширення масштабів, Народний комітет провінції Бакнінь схвалив проект «Оцифрування документів у Провінційному історичному архіві на період 2025-2029 років». Вартість цього проекту оцінюється приблизно в 23 мільярди донгів, а метою є оцифрування додаткових 3,8 мільйона сторінок адміністративних документів Провінційного народного комітету, департаментів і відділів. Це важливий крок для завершення створення всього цифрового адміністративного сховища даних провінції, наближення до моделі «Електронний уряд – електронне сховище – обслуговування електронних громадян».

Міністерство внутрішніх справ буде провідним агентством у реалізації Проєкту, координуючи дії з відповідними агентствами та підрозділами для забезпечення точності, цілісності та безпеки даних. Історичний архівний центр Бакнінь № 1 обере авторитетних технологічних партнерів, організує спеціалізовані команди з оцифрування та сприятиме комунікації, щоб допомогти громадянам використовувати цифрові дані. До середини 2025 року Центр завершив оцифрування понад 330 000 сторінок документів Провінційного народного комітету та Департаментів освіти та навчання, науки і технологій, створивши міцну основу для наступного етапу.

Формування розумного уряду

Модель Бакнінь вирізняється інтеграцією інфраструктури цифрового зберігання даних та багаторівневою децентралізованою безпекою. Ця система не лише дозволяє швидко отримувати дані, але й має можливість відстежувати журнали доступу, виявляти аномалії та повністю захищати оригінальні дані. Це важливий фактор у контексті просування урядом Національної стратегії даних до 2030 року, яка вимагає від населених пунктів трансформувати модель зберігання з «зберігання документів» на «управління активами даних».

Бакнінь створює розумну модель зберігання даних з метою перетворення історичних даних на цінні ресурси для майбутнього. Коли історичні документи будуть оцифровані, пов'язані та захищені, вони не лише служитимуть адміністративній роботі, але й створять міцну основу для застосування в аналізі, прогнозуванні, дослідженнях політики та місцевій історичній освіті.

Хієн Тао

Джерело: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967