Сприяння оцифруванню архівних документів для обслуговування діяльності партійних комітетів

DNVN – У відповідь на вимогу реорганізації та консолідації організації відповідно до політики Центрального комітету, обласні та муніципальні партійні комітети по всій країні активно оцифровують партійні записи та архіви – для забезпечення лідерства, спрямування та функціонування, одночасно захищаючи інформаційну безпеку та ефективніше обслуговуючи обробку роботи.

Одночасне впровадження цифрової трансформації у сфері зберігання даних по всій країні

Виконуючи постанови та висновки Політбюро та Центрального секретаріату партії щодо реорганізації апарату та адміністративних підрозділів, робота зі збору, редагування та оцифрування архівних документів стала як ніколи актуальною.

(Ілюстрація)

Місцеві органи швидко спланували та видали правила та процедури для управління та експлуатації внутрішньої мережевої системи. Синхронно інвестувалося в інфраструктуру інформаційних технологій; багато центрів інтеграції даних у обласних та міських партійних комітетах були оснащені сучасними серверами, мережевим та безпековим обладнанням, що відповідає стандартам та рекомендаціям Центрального партійного офісу.

Не лише на рівні провінцій, система операційного управління, програмне забезпечення для цифрових файлів, база даних членів партії 3.0, цифрові підписи та спільні додатки були розгорнуті на рівні комун , що забезпечує застосування 100% провінційних та муніципальних партійних комітетів. Широко впроваджено електронні документи, надсилання та отримання, обробку цифрових документів, зберігання даних та управління файлами членів партії.

Оцифрування допомагає швидко обробляти роботу, водночас зберігаючи записи на стійкому рівні.

Перехід від паперового до цифрового архівування пропонує багато очевидних переваг: партійні записи, документи та робочі матеріали , включаючи ті, що були створені під час реструктуризації та злиття установ , упорядковані, централізовано зберігаються, легко витягуються, захищені та легкодоступні за потреби. У деяких населених пунктах партійні комітети завершили створення своїх баз даних та ввели в експлуатацію системи цифрового архівування, що дозволяє керівникам швидко отримувати доступ до інформації під час керівництва роботою.

Крім того, оцифрування також допомагає покращити дисципліну зберігання: попередження зменшують втрату та неправильне розміщення оригінальних документів, особливо під час перестановки або об'єднання блоків — проблема, яка вважається високоризикованою, якщо досі застосовуються традиційні ручні методи.

Проблеми залишаються у широкому розгортанні

Однак, комплексний процес оцифрування все ще стикається зі значними перешкодами. У багатьох місцях обсяг документів, що залишилися до реорганізації апарату, є дуже великим, ще не відредагованим , що призводить до ризику втрати або неправильного розміщення під час зберігання або конвертації. На рівні комун та округів до об'єднання, а також у районах та одиницях, що були розформовані, збір та оцифрування документів досі не є ретельним. Деяким партійним організаціям та одиницям бракує спеціалізованого архівного персоналу, обладнання та електронних архівів , що спричиняє багато обмежень у конвертації.

Тому партійні комітети зобов'язані суворо виконувати: від створення робочих документів, подання документів до архівів, до редагування та оцифрування документів, що виникають з 1 липня 2025 року. Водночас необхідно чітко визначити персональні обов'язки – керівників партійних комітетів, установ та партійних організацій – щодо забезпечення повноти та безпеки архівних даних.

У деяких населених пунктах, таких як провінційний партійний комітет Туєн Куанг, діють письмові правила , що вимагають передачі всіх старих файлів і документів; редагування, оцифрування; та обробки накопичених документів переформованих підрозділів.

Цифровізація – необхідний крок для модернізації лідерства та управління

З твердою рішучістю оцифрування архівів вважається ключовим рішенням для партійних комітетів усіх рівнів для забезпечення ефективності та результативності роботи керівництва , особливо в контексті постійного впорядкування та змін у організації. Коли дані централізовано керуються та регулярно оновлюються, керівники можуть швидко та точно отримувати доступ до документів та інформації, шукати їх та використовувати, що сприяє своєчасному управлінню та спрямуванням.

Інвестування в цифрову інфраструктуру, застосування інформаційних технологій, створення спільних сховищ даних та експлуатація програмного забезпечення для синхронного управління сховищами є важливою частиною процесу модернізації керівного апарату партії , що допомагає забезпечити прозорість, безпеку та більшу зручність для управління, експертизи та збереження історичної спадщини.

Нгуєн Бах

Джерело: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/day-manh-so-hoa-tai-lieu-luu-tru-de-phuc-vu-hoat-dong-cua-cap-uy/20251208050141548