تُعدّ إعادة هيكلة الأجهزة والوحدات الإدارية، وخاصةً على مستوى المقاطعات والبلديات، سياسةً رئيسيةً ذات أهمية استراتيجية في تبسيط الجهاز وتحسين فعالية الإدارة وكفاءتها. ومع ذلك، تُثير هذه العملية، وستُواجه، تحدياتٍ كبيرةً في مجال تسوية الإجراءات الإدارية.
على وجه التحديد، تسببت التغييرات في الحدود الإدارية والأسماء واللوائح ذات الصلة في إرباك ونقص في المعلومات لدى الأفراد والشركات، مما أدى إلى زيادة مفاجئة في الحاجة إلى طرح الأسئلة وتنفيذ الإجراءات الإدارية. إضافةً إلى ذلك، وفي سياق تبسيط إجراءات الرواتب، يتعين على فريق المسؤولين وموظفي الخدمة المدنية استيعاب العمليات التجارية الجديدة والتعامل مع العدد المتزايد من الوثائق، مما يسبب ضغطًا كبيرًا ومخاطر محتملة للتأخير والأخطاء.
ولمعالجة هذه التحديات بشكل فعال، وضمان أن تكون عملية الترتيب سلسة وشفافة، وتقليل الإزعاج للأفراد والشركات، وتحسين الموارد الإدارية، طورت مجموعة البريد والاتصالات في فيتنام (VNPT) تطبيقات الذكاء الاصطناعي المتخصصة لدعم معالجة الإجراءات الإدارية الفعالة خلال فترة الانتقال.
"التخصيص" لخدمة الأفراد والشركات
"المواطن - المساعد الافتراضي للأعمال" عبارة عن منصة ذكاء اصطناعي متكاملة تعمل كنقطة اتصال رقمية ذكية واحدة، وتدعم المواطنين والشركات بشكل شامل في جميع قضايا الإجراءات الإدارية الناشئة عن عملية الاندماج.
بفضل قدرته على الردّ تلقائيًا على المعلومات على مدار الساعة، يستخدم هذا التطبيق تقنية معالجة اللغة الطبيعية (NLP) لفهم آلاف الأسئلة من الأفراد والشركات والإجابة عليها حول الحدود الإدارية الجديدة، وتغيير الأسماء، والوثائق اللازمة للتعديل (مثل تسجيل الأسرة، وبطاقة الهوية، ورخصة العمل، وشهادة حق استخدام الأراضي، وغيرها). كما يوفر التطبيق معلومات حول السياسات واللوائح الجديدة الناشئة بعد الاندماج، بطريقة سهلة الفهم ومخصصة لكل حالة.
من ناحية أخرى، بناءً على المعلومات التي يقدمها المستخدم (نوع المستند المراد تغييره، العنوان القديم/الجديد، نوع العمل)، فإن الذكاء الاصطناعي سيحدد تلقائيًا الإجراءات الإدارية التي يجب تنفيذها ويوفر تعليمات مفصلة لكل خطوة وكل مستند يجب إعداده، مع توفير روابط مباشرة إلى النماذج الإلكترونية المراد ملؤها، وحتى دعم التعبئة التلقائية لجزء من المعلومات إذا كانت البيانات متوفرة بالفعل من قاعدة البيانات الوطنية، مما يقلل الأخطاء والوقت للأشخاص.
ويقوم نظام الذكاء الاصطناعي أيضًا بجمع وتحليل وتحديث أحدث الوثائق والإعلانات القانونية من الوزارات والفروع والمحليات المتعلقة بالاندماجات تلقائيًا، مما يضمن أن تكون المعلومات دقيقة وفي الوقت المناسب دائمًا للأشخاص والشركات.
بفضل الوظائف المذكورة أعلاه، فإن تطبيق الذكاء الاصطناعي "المساعد الافتراضي للمواطنين - الشركات" سيعمل على تقليل عبء الاستجواب المباشر للمسؤولين المسؤولين عن التعامل مع الإجراءات الإدارية بشكل كبير، مما يوفر لهم الوقت للتركيز على معالجة السجلات المعقدة التي تتطلب تقييمًا متعمقًا.
يُسهم التطبيق أيضًا في تحسين رضا الأفراد والشركات وتجربتهم، إذ يُمكّنهم من البحث عن المعلومات وتنفيذ الإجراءات الإدارية بكفاءة في أي وقت ومن أي مكان، مما يُقلل من وقت الانتظار والتنقل، ويعزز الشفافية والثقة. ويضمن التطبيق أيضًا توحيد المعلومات ودقتها، مما يُقلل من حالات اختلاف الشرح بين الجهات، ويُؤدي إلى الالتباس، ويُحقق العدالة لجميع الجهات.
الذكاء الاصطناعي يدعم معالجة الإجراءات الإدارية
كما قامت الهيئة الوطنية للمواصلات بتطوير سلسلة من تطبيقات الذكاء الاصطناعي المدمجة بشكل عميق في نظام معالجة الإجراءات الإدارية لمساعدة المسؤولين والموظفين المدنيين على معالجة الإجراءات الإدارية بشكل أكثر فعالية خلال فترة الانتقال.
أولاً، يوجد نظام ذكاء اصطناعي يدعم التصنيف الذكي للسجلات والتدقيق فيها. تستخدم هذه الأنظمة تقنية "الرؤية الحاسوبية" لمسح الوثائق والسجلات وتحديد معلوماتها وقراءتها تلقائيًا؛ وتصنيف السجلات واستخراج البيانات منها والتحقق من صحتها وفقًا للوائح ونماذج الوحدات الإدارية الجديدة بعد الدمج؛ ثم التحذير تلقائيًا من أوجه القصور أو الأخطاء أو السجلات غير الصالحة، مما يساعد المسؤولين على الكشف المبكر عنها وطلب الإضافات في الوقت المناسب، مما يقلل من معدل السجلات التي يجب إعادتها.
يأتي بعد ذلك الذكاء الاصطناعي الذي يدعم اتخاذ القرارات ومعالجة الملفات. يُحلل هذا الذكاء الاصطناعي بيانات الملف، ويقارنها باللوائح ذات الصلة لاقتراح حلول أو خطوات تالية للموظفين. في الحالات المعقدة، يُشير الذكاء الاصطناعي إلى نقاط يجب مراعاتها أو إلى مستندات قانونية ذات صلة ليرجع إليها الموظفون، مما يُسرّع عملية التقييم.
وأخيرًا، يُؤتمت الذكاء الاصطناعي إعداد التقارير والإحصاءات. وبناءً على ذلك، يُجمّع التطبيق تلقائيًا البيانات الناتجة عن عملية استلام ومعالجة الإجراءات الإدارية (عدد السجلات، ومتوسط وقت المعالجة، وأنواع الإجراءات الإدارية الأكثر شيوعًا، والأخطاء الشائعة، إلخ).
من هناك، قم بإنشاء تقارير إحصائية مرئية في الوقت الفعلي، مما يساعد القادة المحليين والأقسام والفروع على الحصول على رؤية شاملة لفعالية تسوية الإجراءات الإدارية، وتحديد الاختناقات بسهولة لتقديم التوجيه في الوقت المناسب.
وتظهر نتائج الاختبارات العملية أن أنظمة الذكاء الاصطناعي هذه قد حسنت بشكل كبير من إنتاجية الموظفين، وقللت من المهام اليدوية والمتكررة والمعرضة للخطأ، مما ساعد الموظفين على التركيز على المهام المهنية وكذلك حل المشكلات الأكثر تعقيدًا؛ كما ضمنت الشفافية والإنصاف في التعامل مع الإجراءات الإدارية عندما يتم رقمنة العمليات والتحكم فيها بواسطة الذكاء الاصطناعي، مما يقلل من التدخل الذاتي والمخاطر السلبية؛ وفي الوقت نفسه، قدمت بيانات دقيقة وفي الوقت المناسب للإدارة، ودعمت القواعد الشعبية والقادة المحليين لاتخاذ قرارات تشغيلية سريعة وفعالة بناءً على بيانات حقيقية.
استمتع بالإدارة الرقمية الحديثة والسريعة والفعالة
حقق التطبيق التجريبي للذكاء الاصطناعي في دعم معالجة الإجراءات الإدارية في مدينة هو تشي منه في مايو 2025 نتائج إيجابية عديدة. أبرزها: اختصار وقت استقبال الأفراد والرد عليهم بشكل ملحوظ؛ دعم الأفراد والشركات بدقة أكبر، مما قلل من الحاجة إلى السفر المتكرر؛ وفي الوقت نفسه، أصبح لدى المسؤولين أدوات إضافية لدعم معالجة الوثائق بشكل أكثر استباقية وفعالية.
وبناء على ذلك، دعم نظام الذكاء الاصطناعي استقبال ما معدله 10 آلاف إلى 13 ألف وثيقة يقدمها المواطنون مباشرة يوميا، مما ساهم في توفير وقت المعالجة بنحو 1400 ساعة يوميا، وأكثر من 30 ألف و800 ساعة شهريا، و369 ألف و600 ساعة سنويا، وهو ما يعادل عمل نحو 175 ضابطا.
وبالإضافة إلى ذلك، تدعم تطبيقات الذكاء الاصطناعي أيضًا تلقي ما معدله 5000 إلى 6000 طلب عبر الإنترنت يوميًا، مما يوفر وقت المعالجة بما يقدر بنحو 550 ساعة يوميًا، وأكثر من 12100 ساعة شهريًا و145200 ساعة سنويًا، وهو ما يعادل عمل ما يقرب من 70 موظفًا.
بالإضافة إلى ذلك، عندما يتابع الأفراد والشركات سير الإجراءات الإدارية، يمكنهم البحث عن معلومات الأفراد وعرضها في معاملات روبوتات الدردشة، مما يساعد على تجربة العملية بأكملها. وقد ساهم تطبيق الذكاء الاصطناعي على بوابة الخدمة العامة ونظام معلومات الإجراءات الإدارية في تحسين العملية، وتقليل وقت الانتظار وتكاليف المعالجة، وضمان خدمات سريعة وشفافة، وخدمة الناس بكل إخلاص.
بالنسبة لـ VNPT، لا يُعد الذكاء الاصطناعي مجرد توجه، بل استراتيجية طويلة الأجل أُطلقت مبكرًا. لأن VNPT تُدرك أن إتقان تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي لا يمكن تحقيقه بسرعة، بل يتطلب استثمارًا منهجيًا ومستدامًا ورؤيًا. تُحدد VNPT بوضوح ثلاثة ركائز أساسية تحتاج إلى استثمار: الموارد البشرية، والبنية التحتية، والبيانات. لكي يتطور الذكاء الاصطناعي بشكل حقيقي، لا يكفي التمويل وحده، بل يتطلب أيضًا آليات مرنة وسياسات خاصة وعزيمة على العمل.
تُدمج تقنيات الذكاء الاصطناعي التي طورتها VNPT في منتجات وخدمات محددة، وتُدمج بشكل وثيق في النظام البيئي الرقمي المُستخدم من قِبل الحكومة والأفراد والشركات. وبفضل عملية "التطبيق العملي"، تشهد تقنية الذكاء الاصطناعي في VNPT تطورًا متزايدًا، كما يزداد فريق الموارد البشرية المُتخصص في الذكاء الاصطناعي نضجًا.
بحسب صحيفة تاي لينه/نهان دان
رابط المقال الأصليالمصدر: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html
تعليق (0)