Bac Ninh vytváří „digitální znalostní sklad“ pro elektronickou správu

Ilustrační fotografie.

Budování digitálního úložiště znalostí a zachování hodnoty dokumentů

V období od roku 2022 do roku 2024 koordinovalo Ministerstvo vnitra provincie Bac Ninh s konzultační jednotkou nasazení softwaru pro správu elektronického archivu. Tento software dokončil důležité funkce, jako je zadávání dat, vyhledávání, autorizace přístupu a sledování změn.

Do dnešního dne bylo digitalizováno více než 31 300 souborů, což odpovídá 3,3 milionu stran A4. Tyto dokumenty jsou převážně směrniční a administrativní dokumenty Zemského lidového výboru a oddělení a poboček v období od roku 1948 do roku 2014.

Systém doposud prokázal svou praktickou efektivitu. Zatímco v minulosti vyžadovalo vyhledávání osobního profilu, administrativního rozhodnutí nebo údajů o postgraduálním studentovi hodiny prohledávání papírových archivů, nyní systém dokáže vrátit přesné, úplné a právně platné výsledky pouze s několika klíčovými slovy a několika minutami provozu. Digitální technologie pomohly zkrátit dobu vyhledávání 20–30krát ve srovnání s tradičními metodami. Systém úložiště také zajišťuje bezpečnost řízením přístupu, přiřazováním uživatelských práv a zaznamenáváním historie změn. Díky tomu systém v průměru každý rok zaznamená více než milion čtenářů a 1 500 online využití profilu.

Projekt digitální transformace v oblasti ukládání dokumentů představuje důležitý krok vpřed od „tradiční metody ukládání“ k systému „moderní správy znalostí“. Historické archivní centrum Bac Ninh č. 1 vybudovalo propojený datový ekosystém namísto pokračování v udržování samostatného úložiště dokumentů. V tomto systému jsou dokumenty, jako jsou texty, usnesení, oficiální depeše a záznamy státních zaměstnanců, označeny a propojeny na základě časových faktorů, vydávajících orgánů, oborů a témat. Vytvořením „archivu znalostí“ mohou uživatelé přistupovat k informacím v konkrétních kontextech, čímž se otevírají možnosti využití dat k mnoha různým účelům, včetně administrativy, výzkumu, vzdělávání , kultury a práva, a zároveň se zlepšují analytické a statistické schopnosti.

Výzvy a plán expanze na období 2025–2029

Podle Centra pro vědeckotechnickou komunikaci (Center for Science and Technology Communication) se navzdory mnoha pozoruhodným úspěchům cesta digitalizace stále potýká s mnoha výzvami. Některé dokumenty jsou staré desítky let a vážně poškozené, což ztěžuje skenování, identifikaci a opravu dat. Absence souhrnů nebo nekonzistentní formáty mnoha dokumentů také vytvářejí časově náročné pracovní zatížení pro obchodní zpracování. Proces schvalování, hodnocení a přijímání digitalizovaných produktů podle současných předpisů se prodlužuje, což ovlivňuje průběh implementace. Kromě toho někdy dochází k dočasným přerušením využívání dat v důsledku problémů s přenosem z úložného serveru na Ministerstvu vědy a techniky. Na konci roku 2020 dosáhla míra digitalizovaných dokumentů pouze přibližně 75 % z celkového počtu dokumentů uložených ve skladu, zatímco nové dokumenty jsou nadále přijímány každý rok.

Aby se tyto nedostatky překonaly a rozsah projektu se dále rozšiřoval, schválil Lidový výbor provincie Bac Ninh projekt „Digitalizace dokumentů v Provinčním historickém archivu na období 2025–2029“. Odhadované náklady tohoto projektu se pohybují kolem 23 miliard VND a cílem je digitalizovat dalších 3,8 milionu stran administrativních dokumentů z Provinčního lidového výboru a jeho oddělení a poboček. Jedná se o důležitý krok k dokončení celého digitálního administrativního datového skladu provincie, který se přibližuje modelu „Elektronická vláda – elektronické úložiště – služby elektronickým občanům“.

Ministerstvo vnitra bude hlavní agenturou při realizaci projektu a bude koordinovat činnost s příslušnými agenturami a jednotkami s cílem zajistit přesnost, integritu a bezpečnost dat. Historické archivní centrum Bac Ninh č. 1 vybere renomované technologické partnery, zorganizuje specializované týmy pro digitalizaci a bude podporovat komunikaci, která občanům pomůže s využitím digitálních dat. Do poloviny roku 2025 centrum dokončilo digitalizaci více než 330 000 stran dokumentů Provinčního lidového výboru a ministerstev školství a odborné přípravy, vědy a technologií, čímž vytvořilo pevný základ pro další fázi.

Formování inteligentní vlády

Model Bac Ninh vyniká integrací infrastruktury digitálního ukládání a vícevrstvým decentralizovaným zabezpečením. Tento systém umožňuje nejen rychlé vyhledávání dat, ale také dokáže sledovat protokoly přístupu, detekovat abnormality a absolutně chránit původní data. To je důležitý faktor v kontextu vládní propagace Národní datové strategie do roku 2030, která vyžaduje, aby obce transformovaly model ukládání z „uchovávání dokumentů“ na „správu datových aktiv“.

Bac Ninh buduje inteligentní model ukládání dat s cílem proměnit historická data v cenné zdroje pro budoucnost. Když budou historické dokumenty digitalizovány, propojeny a zabezpečeny, poslouží nejen administrativní práci, ale také vytvoří pevný základ pro aplikace v analýze, prognózování, politickém výzkumu a vzdělávání v oblasti místní historie.

Hien Thao

Zdroj: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967