Um die Erschöpfung der Mitarbeiter zu reduzieren, können Meetings abgesagt werden.

Der Amerikaner Joshua Zerkel dachte, er hätte mit seinem vollgepackten wöchentlichen Terminkalender seine Grenzen erreicht.

„Ich könnte heulen, wenn ich meinen Terminkalender sehe“, sagte der Marketingdirektor des Unternehmens Asana, das eine App für das Geschäftsmanagement anbietet. Die vielen aufeinanderfolgenden Termine machen es ihm schwer, seine Arbeit zu erledigen.

Zerkels wachsende Besorgnis wurde vom Unternehmen bemerkt, das eine vorübergehende Absage der regelmäßigen Meetings vorschlug. Sie nannten es den „Meetings-Weltuntergang“ .

„Ich glaube, es wird besser“, sagte Zerkel.

Illustration: Washington Post — Illustration: *Washington Post*

Die ständige Überlastung durch Meetings ist für viele Büroangestellte ein Problem. Eine neue Studie von Microsoft ergab, dass 68 % der Befragten angaben, aufgrund von Meetings ständig unterbrochen zu werden und sich nicht konzentrieren zu können.

Während der Covid-19-Pandemie haben Unternehmen ihre Meetings intensiviert, um mit ihren Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben. Diese Gewohnheit besteht auch vier Jahre später noch, doch die Unternehmen überdenken ihre Meetingkultur allmählich. Sie reduzieren die Anzahl der Meetings, um die Produktivität zu steigern und Burnout bei den Mitarbeitern vorzubeugen.

„Das Interesse an Bürobesprechungen ist groß“, sagt Steven Rogelberg, Professor an der University of North Carolina.

Zerkels neunköpfiges Team strich die Mittwochsbesprechungen aus dem Terminkalender und sparte so elf Stunden im Monat. Daraufhin wurden die sogenannten „Doomsday Meetings“ mit 60 Teilnehmern eingeführt, was das Unternehmen veranlasste, ein Handbuch zu erstellen, das die Abteilungen anwies, Besprechungen grundsätzlich zu reduzieren.

„Wir passen den Zeitplan und die Struktur von Meetings sorgfältig an“, sagt Rebecca Hinds, Strategiechefin bei Asana. „Meetings ohne nennenswerten Mehrwert werden abgesagt.“ Gleichzeitig ermutigen Führungskräfte ihre Mitarbeiter, Meetings abzulehnen, die keinen Nutzen bringen.

Ende Januar forderte die E-Commerce-Plattform Shopify ihre Mitarbeiter auf, alle Meetings für zwei Wochen abzusagen. Bis Juli wollen die Mitarbeiter die Anzahl der Meetings um 14 % und bis zum Jahresende um 18 % reduzieren.

Letztes Jahr verzichtete das Softwareunternehmen Techsmith einen Monat lang auf Meetings und bot stattdessen Text- oder Videokonferenzen an. Eine interne Umfrage ergab, dass die Mitarbeiter dadurch 15 % produktiver waren und 85 % angaben, Meetings auszulassen oder zu verkürzen. Auch die Anwesenheitsquote sank.

„Wir schützen die Energie unserer Mitarbeiter, damit sie ihre beste Leistung erbringen können“, sagt CEO Wendy Hamilton.

Die Automatisierungsplattform Zapier hat für ihre Mitarbeiter eine „Fokuswoche“ eingeführt. Jeder Mitarbeiter setzt sich Ziele und priorisiert seine Aufgaben für die Woche. Meetings werden nicht gänzlich abgeschafft, aber man ermutigt dazu, sie zu vermeiden, wenn sie nicht unbedingt notwendig sind.

Laut einer Umfrage von Brandon Sammut, Personalchef bei Zapier, geben 80 % der Mitarbeiter an, ihre Ziele erreicht zu haben.

Die HR-Organisations-App Slack hat außerdem die „Summer Focus Fridays“ und die „Creator Weeks“ eingeführt, die es Mitarbeitern ermöglichen, konzentriert und ungestört zu arbeiten.

Sie experimentieren damit, Meetings um 50 % zu reduzieren und mehr Freizeit zu fördern. Slack nutzt KI, um die wichtigsten Punkte zusammenzufassen, sodass Mitarbeiter Meetings auslassen können.

Diese Veränderung bringt jedoch auch viele Herausforderungen mit sich. In manchen Fällen bedeutet die Reduzierung von Besprechungen weniger Möglichkeiten, von anderen zu lernen und zu beobachten.

Professor Rogelberg ist der Ansicht, dass eine Strategie zur Reduzierung von Meetings nur dann wirksam ist, wenn sie die gesamte Abteilung erreicht. Führungskräfte sind für die Planung und Einbindung der anderen verantwortlich, während die Mitarbeitenden ihre eigenen Ziele entwickeln. „Diese Kombination macht den Wandel der Meetingkultur weniger abrupt“, sagt er.

Zerkel ist dem Unternehmen für den neuen Fahrplan dankbar. „Sie waren mutig und entschlossen, die Änderungen durchzusetzen“, sagt er.

Ngoc Ngan (laut Washington Post )

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