Um die Ermüdung der Mitarbeiter zu reduzieren, soll das Meeting abgesagt werden.

VnExpress•26/03/2024

Joshua Zerkel in den USA glaubt, dass er mit dem vollgepackten Terminkalender, der jede Woche ansteht, an seine Grenzen gestoßen ist.

„Ich könnte heulen, wenn ich den Terminkalender sehe“, sagte der Marketingdirektor des Unternehmens Asana, das eine App für das Geschäftsmanagement anbietet. Die endlosen Meetings erschwerten es ihm, seine Arbeit zu erledigen.

Zerkels zunehmende Besorgnis wurde vom Unternehmen bemerkt, das daraufhin vorschlug, die regelmäßigen Meetings vorübergehend abzusagen. Sie nannten es den „Meeting-Weltuntergang“ .

„Ich glaube, die Dinge bessern sich“, sagte Zerkel.

Illustrationsfoto: Washington Post — Illustrationsfoto: *Washington Post*

Die Überlastung durch Meetings ist ein Problem, mit dem viele Büroangestellte konfrontiert sind. Eine neue Studie von Microsoft zeigt, dass 68 % angeben, aufgrund häufiger Meetings Arbeitsunterbrechungen zu erleben und nicht genügend Zeit zum konzentrierten Arbeiten zu haben.

Während der Covid-19-Pandemie verstärkten Unternehmen ihre Meetings, um den Kontakt zu ihren Mitarbeitern aufrechtzuerhalten. Diese Praxis besteht auch vier Jahre später noch fort, doch die Unternehmen überdenken ihre Meetingkultur allmählich. Sie reduzieren die Anzahl der Meetings, um die Produktivität zu steigern und die Mitarbeiterermüdung zu verringern.

„Das Interesse an Bürobesprechungen ist derzeit sehr groß“, sagte Steven Rogelberg, Professor an der University of North Carolina.

Zerkels neunköpfiges Team strich die Mittwochsbesprechungen aus dem Arbeitsplan und sparte so elf Stunden im Monat. Anschließend wurde die „ Meeting-Doomsday“ -Regel auf 60 Mitarbeiter angewendet, woraufhin das Unternehmen ein Handbuch erstellte, das Abteilungen bei der Reduzierung geplanter Besprechungen unterstützte.

„Wir passen die Terminplanung und die Struktur unserer Meetings sorgfältig an“, sagte Rebecca Hinds, Leiterin der strategischen Forschung bei Asana. „Das Unternehmen sagt Meetings ab, die nicht sehr produktiv sind.“ Gleichzeitig ermutigen Führungskräfte ihre Mitarbeiter, Meetings abzulehnen, die ihnen keinen Mehrwert bieten.

Ende Januar forderte die E-Commerce-Plattform Shopify ihre Mitarbeiter auf, alle Meetings für zwei Wochen abzusagen. Es wurde prognostiziert, dass die Mitarbeiter bis Juli die Anzahl ihrer Meetings um 14 % reduzieren würden und dieser Wert bis zum Jahresende auf 18 % steigen würde.

Im vergangenen Jahr verzichtete das Softwareunternehmen Techsmith einen Monat lang auf Meetings und nutzte stattdessen Messenger-Dienste oder Videokonferenzen . Eine interne Umfrage ergab, dass 15 % der Mitarbeiter dadurch produktiver waren und 85 % angaben, welche Meetings sie künftig auslassen oder verkürzen würden. Gleichzeitig sank die Teilnehmerzahl.

„Wir schützen die Energie unserer Mitarbeiter, damit sie Höchstleistungen erbringen können“, sagte CEO Wendy Hamilton.

Die Automatisierungsplattform Zapier hat für ihre Mitarbeiter eine „Fokuswoche“ eingeführt. Jeder Mitarbeiter setzt sich Ziele und priorisiert seine Aufgaben für die gesamte Woche. Meetings werden nicht komplett ausgelassen, aber man ermutigt dazu, sie nach Möglichkeit zu vermeiden.

Laut einer Umfrage von Brandon Sammut, dem Personalchef von Zapier, gaben 80 % der Mitarbeiter an, ihre Ziele erreicht zu haben.

Die Personalmanagement-Anwendung Slack führt im Sommer außerdem die Innovationswoche und die Fokus-Freitage ein, um den Mitarbeitern ein konzentriertes und ungestörtes Arbeiten zu ermöglichen.

Sie experimentierten damit, die Anzahl der Meetings um 50 % zu reduzieren und mehr Freizeit zu fördern. Slack nutzte KI, um die wichtigsten Punkte zusammenzufassen, sodass Mitarbeiter Meetings auslassen konnten.

Diese Veränderung bringt jedoch auch viele Herausforderungen mit sich. In manchen Fällen bedeuten weniger Treffen auch weniger Möglichkeiten, von anderen zu lernen und sie zu beobachten.

Professor Rogelberg argumentiert, dass eine Strategie zur Reduzierung von Meetings nur dann wirksam ist, wenn sie alle Abteilungen erreicht. Führungskräfte sind für die Planung und die Förderung der Teilnahme verantwortlich, während die Mitarbeitenden ihrerseits eigene Ziele entwickeln müssen. „Diese Kombination verhindert, dass sie von der veränderten Meetingkultur überrascht werden“, sagte er.

Zerkel bedankte sich beim Unternehmen für den neuen Arbeitsplan. „Sie waren mutig und entschlossen bei der Umsetzung der Änderungen“, sagte er.

Ngoc Ngan (laut Washington Post )

Quelle