Dementsprechend ersucht der Vorsitzende des Provinzvolkskomitees die Leiter der Abteilungen, Zweige und Sektoren; die Vorsitzenden der Volkskomitees der Bezirke, Städte und Gemeinden; die Vorsitzenden der Volkskomitees der Gemeinden, Stadtteile und Städte (im Folgenden als Behörden, Einheiten und Ortschaften bezeichnet), die vollständige Umsetzung der Rechtsvorschriften über Dokumente und Archive zu gewährleisten und die damit verbundenen Anforderungen zu erfüllen.
Sämtliche Dokumente und Dokumentendatenbanken, die im Rahmen der Tätigkeit von Behörden, Einheiten und Ortschaften erstellt werden, müssen gemäß dem jeweiligen Archiv zentral, einheitlich und sicher verwaltet werden; Dokumente und Dokumentendatenbanken jeder Behörde, Einheit oder Ortschaft müssen gemäß dem Archiv dieser Behörde, Einheit oder Ortschaft gezählt und gesammelt werden.
Die Archive der Behörden, Einheiten und Ortschaften sind ab dem Datum der Betriebseinstellung zu schließen. Behörden, Einheiten und Ortschaften dürfen ab dem Datum des Inkrafttretens des Beschlusses der zuständigen Behörde über die Fusion oder Betriebseinstellung keine Verwaltungsdokumente mehr in ihrer Zuständigkeit ausstellen.
Vor und während der Umstrukturierung müssen Dokumente und Datenbanken weiterhin in den Archiven des Provinzialen Historischen Archivs und des Agenturarchivs (oder an dem Ort, an dem sie aufbewahrt werden) der Verwaltungseinheit vor der Umstrukturierung aufbewahrt werden.
Es ist strengstens verboten, Dokumente und Dokumentendatenbanken unrechtmäßig zu besitzen, weiterzugeben oder zu zerstören; es ist nicht gestattet, Dokumente und Dokumentendatenbanken während der Umstrukturierung des Apparats zu beschädigen oder zu verlieren.
Die gesetzlichen Bestimmungen zur Verwaltung und Verwendung von Siegeln und digitalen Signaturzertifikaten für den öffentlichen Dienst sind strikt einzuhalten; Staatsgeheimnisse sind zu schützen und die Sicherheit von Informationen, Dokumenten und Daten ist bei der Durchführung statistischer Aufgaben, deren Verpackung, Übergabe, Aufbewahrung und Verwendung im Zuge der Umstrukturierung des Apparats zu gewährleisten.
Quelle: https://baoquangnam.vn/quang-nam-tang-cuong-quan-ly-du-lieu-trong-sap-xep-to-chuc-bo-may-3152413.html
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