Haushaltsabschluss und -prüfung des Staates: Dringender Termin, enge Abstimmung erforderlich.

Am 12. Dezember nahmen fast 250 Delegierte aus 29 Ministerien und zentralen Behörden an der Konferenz „Umsetzung der Abrechnung und Prüfung des Staatshaushalts der Ministerien und zentralen Behörden gemäß dem Staatshaushaltsgesetz 2025“ teil.

Chu Duc Lam, Direktor der Abteilung für Finanzen und Sektorale Ökonomie im Finanzministerium , spricht auf der Konferenz. Foto: Thuy Anh

Dies ist das erste Mal, dass das Finanzministerium und der Staatliche Rechnungshof von Vietnam (SAO) gemeinsam eine dreiseitige Konferenz unter Beteiligung der budgetverwendenden Einheiten geleitet haben. Dadurch wurde ein Forum geschaffen, um ein einheitliches Verständnis zu erzielen, neue Punkte des Staatshaushaltsgesetzes zu klären und koordinierte Lösungen auszutauschen, um den Fortschritt der Haushaltsplanung für 2025 zu gewährleisten.

Druck, Fristen einzuhalten

Auf der Konferenz betonte Herr Chu Duc Lam, Direktor der Abteilung für Finanzen und Sektorale Ökonomie (Finanzministerium), dass das Staatshaushaltsgesetz 2025 hohe Anforderungen an den gesamten Haushaltszyklus stellt. Die Verkürzung der Fristen für die Erstellung, Prüfung und Bewertung der Jahresabschlüsse bedeutet eine deutliche Erhöhung der Arbeitsbelastung der einzelnen Abteilungen, während gleichzeitig die Finanzdisziplin, die Datentransparenz und die Effizienz der Haushaltsverwendung verschärft werden.

Frau Vu Thi Hai Yen, stellvertretende Direktorin der Abteilung für Finanzen und Sektorale Ökonomie im Finanzministerium, stellte klar, dass die neuen Bestimmungen vorschreiben, dass die Budgeteinheiten der ersten Ebene ihre Jahresabschlüsse vor dem 5. Juli eines jeden Jahres beim Finanzministerium und dem Staatlichen Rechnungshof einreichen müssen; das Finanzministerium stellt die Berichte zusammen und übermittelt sie der Regierung vor dem 15. August; die Regierung leitet den Jahresabschlussbericht vor dem 20. September an den Ständigen Ausschuss der Nationalversammlung weiter; und die Nationalversammlung genehmigt den Jahresabschluss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Haushaltsjahres.

Frau Vu Thi Hai Yen wies außerdem auf vier häufige Fehlerarten bei der Prüfung von Jahresabschlüssen hin: Fehler in der Dokumentation; Fehler bei der Budgeterstellung und -zuweisung; Fehler in der Buchhaltung; und Fehler bei der Verwaltung öffentlicher Vermögenswerte.

Die Identifizierung dieser Fehlergruppe ist ein notwendiger Schritt für Ministerien und Behörden, um ihre internen Verfahren anzupassen und die Qualität der dem Finanzministerium und dem staatlichen Rechnungshof vorgelegten Dokumente zu verbessern.

Ein Vertreter des Finanzministeriums erklärte, dass man ab Februar jedes Jahres Daten an die Ministerien übermitteln werde, um einen schnelleren Fortschritt zu unterstützen. Dies erfordere jedoch weiterhin, dass jede Einheit die Dokumente proaktiv überprüfe und gemäß den Standards vervollständige, um Verzögerungen wie in der Vergangenheit zu vermeiden.

Auf der Konferenz hoben Vertreter mehrerer Ministerien interne Schwierigkeiten bei der Anpassung an neue Formulare, Verfahren und Fristen hervor. Frau Tran Thi Lieu, stellvertretende Leiterin der Planungs- und Finanzabteilung des Gesundheitsministeriums, erklärte, dass das Ministerium Hunderte von Budgeteinheiten verwalte, von denen einige jährlich Einnahmen in Höhe von mehreren zehn Billionen Dong erwirtschafteten. Viele Kontoinhaber verfügten zwar über medizinische Fachkenntnisse, aber nicht über fundierte Kenntnisse im Finanz- und Rechnungswesen, was erhebliche Schwierigkeiten bei der Erstellung und Prüfung von Berichten mit sich bringe. Zudem sei das Finanzpersonal des Ministeriums sehr begrenzt.

Frau Lieu erklärte, dass zwar unterstützende Software existiere, jedoch kein gemeinsames System die verschiedenen Budgeteinheiten mit dem Finanzministerium verbinde, was die Dateneingabe und -genehmigung in Tabmis umständlich mache. Das Gesundheitsministerium forderte das Finanzministerium auf, die gemeinsame Software umgehend einzuführen, um die Daten zu standardisieren und den manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren.

Neben dem Gesundheitsministerium berichteten auch Vertreter des Ministeriums für Industrie und Handel, des Ministeriums für Landwirtschaft und Umwelt sowie der Planungs- und Finanzabteilung (Finanzministerium) von ähnlichen Schwierigkeiten.

Digitale Transformation – ein Schlüsselfaktor zur Verkürzung von Abwicklungs- und Prüfungszeiten.

Herr Le Dinh Thang, Hauptprüfer des Staatlichen Rechnungsprüfungsamtes von Vietnam, Sektor II, bestätigte, dass die Unternehmen sich wegen der neuen Abrechnungsfrist keine allzu großen Sorgen machen sollten, da die Regelung zur Verkürzung der Frist bereits seit 1996 angewendet werde.

Er betonte, dass die digitale Transformation ein Schlüsselfaktor für die Anpassung an das Entwicklungstempo sein wird. Sobald das Finanz- und Budgetinformationssystem fertiggestellt ist, werden alle Transaktionen in der Staatskasse umgehend aktualisiert; am Jahresende muss die zuständige Stelle den Bericht lediglich prüfen und ausdrucken.

Damals konnte das staatliche Rechnungsprüfungsamt Vietnams (SAO) aus der Ferne auf Daten zugreifen, ohne direkt in den Hauptsitzen der geprüften Unternehmen arbeiten zu müssen. Herr Thang argumentierte, dass der neue Zeitplan das SAO zwang, seine Vorgehensweise zu ändern: mehr Prüfungen, optimierte Prozesse, Anwendung von Big-Data-Analysen und der Aufbau elektronischer Prüfakten, um sowohl die Bearbeitungszeit zu verkürzen als auch die Qualität zu sichern.

Herr Phan Truong Giang, stellvertretender Leiter der Rechnungsprüfungsbehörde Vietnams (Sektor II), räumte die Herausforderungen bei der Umsetzung ein und wies darauf hin, dass die Rechnungsprüfungsbehörde Vietnams mit dem neuen Zeitplan nur etwas mehr als einen Monat Zeit hat, um die Jahresabschlüsse der Ministerien und zentralen Behörden (vom 5. Juli bis zum 15. August) und den Jahresabschluss des Staatshaushalts (vom 15. August bis zum 20. September) zu prüfen. Dies setzt die Rechnungsprüfungsbehörde Vietnams unter Druck, ihre Prüfprozesse zu restrukturieren und verstärkt auf Big Data, Automatisierung, Fernanalyse, optimierte Dokumentation und standardisierte Prozesse zu setzen, um Fortschritt und Qualität zu gewährleisten.

Von dort aus schlug Herr Phan Truong Giang wichtige Lösungen vor, darunter die Überarbeitung des Prüfungsplans, die Stärkung der Überprüfungen des internen Kontrollsystems, die Förderung des dreiseitigen Datenaustauschs, die Anwendung moderner Technologien wie KI, elektronische Prüfdateien und die Organisation von Prüfungen nach Ministerien und Sektorengruppen...

Diese Lösungen zielen darauf ab, sich an den sehr kurzen Zeitrahmen des Staatshaushaltsgesetzes 2025 anzupassen und gleichzeitig Wesentlichkeit und die Einhaltung der Prüfungsstandards zu gewährleisten.

Der Vergleichs- und Prüfungsprozess erfordert eine Einigung aller Parteien.

Im Hinblick auf den verkürzten Zeitplan für die Haushaltsabrechnung gemäß dem Staatshaushaltsgesetz 2025 ist die Notwendigkeit einer dreiseitigen Koordinierung zwischen dem Finanzministerium, dem Staatlichen Rechnungshof und den budgetverwendenden Einheiten dringlicher denn je geworden.

Die Organisation einer Konferenz mit gleichzeitiger Teilnahme aller drei Institutionen verdeutlicht die Notwendigkeit, Verständnis, Verfahren und Umsetzungsmethoden von Jahresbeginn an zu vereinheitlichen, um Abweichungen bei der Anwendung von Vorschriften zu minimieren und das Fehlerrisiko zu reduzieren. In der Vergangenheit resultierten viele Schwierigkeiten bei der Prüfung und dem Audit von Jahresabschlüssen aus unterschiedlichen Auslegungen oder Vorgehensweisen in Bezug auf Richtlinien.

Die Delegierten waren sich einig, dass der dreiseitige Dialog nicht nur im Jahr 2025 – dem ersten Jahr des neuen Staatshaushaltsgesetzes – regelmäßig stattfinden, sondern langfristig fortgeführt werden sollte. Durch die Vernetzung aller Phasen von der Berichtserstellung über die Überprüfung bis hin zum Audit, durch einheitliche Methoden und standardisierte Daten, werden sowohl der Fortschritt als auch die Qualität der Staatshaushaltsabschlüsse verbessert, was zu mehr Transparenz und Rechenschaftspflicht gegenüber der Nationalversammlung und der Regierung beiträgt.

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