Aufbau eines digitalen Verwaltungssystems, Abbau administrativer Barrieren

Seit dem 1. Juli wendet Ho-Chi-Minh-Stadt ein zweistufiges lokales Regierungsmodell an, um eine serviceorientierte Verwaltung aufzubauen. Ziel ist es, bis Ende 2025 100 % der Verwaltungsverfahren unabhängig von den Verwaltungsgrenzen umzusetzen.

Seit dem 1. Juli wendet Ho-Chi-Minh-Stadt ein zweistufiges Kommunalverwaltungsmodell an, um eine serviceorientierte Verwaltung aufzubauen und bis Ende 2025 alle Verwaltungsverfahren unabhängig von den Verwaltungsgrenzen umzusetzen. Ein Reporter der Zeitung Saigon Giai Phong führte ein Interview mit Frau Vo Thi Trung Trinh, Direktorin des Zentrums für digitale Transformation von Ho-Chi-Minh-Stadt, über konkrete Schritte, Herausforderungen und Lösungen zur Verwirklichung dieses Ziels.

Direktorin des Ho-Chi-Minh-Stadt-Zentrums für digitale Transformation, Vo Thi Trung Trinh

* REPORTER: Wie verlief die Umsetzung der Online-Verwaltungsverfahren für Bürger und Unternehmen in den ersten Tagen nach Einführung des zweistufigen Kommunalverwaltungsmodells, Frau Ministerin?

In den ersten drei Tagen nach Einführung der zweistufigen Kommunalverwaltung (1.–3. Juli) gingen im stadtweiten Verwaltungssystem 60.277 Anträge in verschiedenen Bereichen ein, davon 17.744 online und 42.527 persönlich. 28.236 Anträge betrafen die Gemeindeebene, davon 10.186 online und 18.047 persönlich. Das Dokumentenmanagementsystem verzeichnete den Versand von 782 Dokumenten und den Eingang von 32.092 Dokumenten in 168 Stadtteilen, Gemeinden und Sonderzonen. Diese Zahlen zeigen, dass in den ersten Tagen etwa ein Drittel aller Anträge online bearbeitet wurden. Es ist zwar noch etwas früh, die Nutzung von Online-Diensten zum jetzigen Zeitpunkt abschließend zu bewerten, aber es ist ein durchaus positives Signal.

Der Vorsitzende des Volkskomitees von Ho-Chi-Minh-Stadt hat angeordnet, dass die Stadt bis Ende des Jahres alle Verwaltungsverfahren unabhängig von den Verwaltungsgrenzen vollständig umsetzen soll. Wie soll dies geschehen?

Ho-Chi-Minh-Stadt bietet derzeit 344 öffentliche Online-Dienstleistungen an. Wir werden dem Volkskomitee von Ho-Chi-Minh-Stadt in Kürze empfehlen, aus diesem Angebot eine Liste aller Verwaltungsvorgänge zu erstellen, deren Bearbeitungsquote zu überprüfen und diese stadtweit zu veröffentlichen. Dabei werden insbesondere regelmäßig genutzte Verwaltungsvorgänge priorisiert, um den Bürgern mehr Komfort und Kosten zu bieten. Laut Plan sollen bis Ende 2025 insgesamt 2.238 stadtweite Verwaltungsvorgänge online verfügbar sein.

Wir prüfen derzeit 982 Verwaltungsverfahren, die für die Bereitstellung von Online-Dienstleistungen in Frage kommen – eine wichtige Grundlage für die Umsetzung der flächendeckenden Digitalisierung. Anschließend stattet die Stadt die zuständige Abteilung mit Geräten und Anwendungen aus, um Dokumente von Privatpersonen und Unternehmen zu digitalisieren und in rechtsgültige elektronische Dokumente umzuwandeln. Darüber hinaus wird es Bürgern und Unternehmen ermöglichen, Verwaltungsverfahren jederzeit und überall online durchzuführen. Die Kosten für Beratung, Dokumentenempfang und Digitalisierung werden aus dem Budget gedeckt. Dies entspricht der bereits bestehenden Regelung, für 98 eingeführte Online-Verwaltungsverfahren keine Gebühr zu erheben.

Beamte des Verwaltungszentrums des Bezirks Xuan Hoa bearbeiten administrative Anfragen von Bürgern über das Bürgerportal. Foto: NGO BINH

Welche Herausforderungen ergeben sich bei der Umsetzung administrativer Verfahren unabhängig von administrativen Grenzen? Welche Lösungen hat das Zentrum für digitale Transformation in Ho-Chi-Minh-Stadt entwickelt, um diese zu bewältigen?

Die größte Herausforderung bei der Umsetzung von Verwaltungsverfahren über alle Verwaltungsgrenzen hinweg liegt im Bereich der Verwaltungsreform und der Daten. Um unabhängig von Grenzen agieren zu können, ist eine umfassende Datenbank erforderlich, damit Daten überall zum Nutzen von Bürgern und Unternehmen genutzt werden können. Die Umstellung von traditionellen auf digitale Arbeitsweisen, von Papierakten auf elektronische Dokumente und die Nutzung von Datenbanken erfordern Zeit zur Anpassung von Bürgern, Unternehmen, Beamten und Angestellten.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, führt kein Weg an einer Reform der Verwaltungsverfahren, dem Abbau umständlicher Papierarbeit und der Nutzung bestehender Datenbanken vorbei. Sind diese Probleme gelöst, wird die Annahme und Bearbeitung von Verwaltungsverfahren überall deutlich einfacher. Denn das Verwaltungsverfahrenssystem von Ho-Chi-Minh-Stadt ist derzeit zentralisiert. Das bedeutet, dass die Daten lediglich digitalisiert und in elektronische Akten umgewandelt werden müssen, um sie überall abrufen zu können. Beispielsweise können Anträge in der Sonderzone Con Dao eingehen und nach der Digitalisierung von allen Abteilungen und Zweigstellen der Stadt bearbeitet werden. Zusätzlich werden wir Lösungen für den Empfang und die Rückgabe von Ergebnissen der Verwaltungsverfahrensabwicklung implementieren, wie z. B. intelligente Kioske, die Daten auslesen und Akten digitalisieren.

* Nachdem viele gemeinsame digitale Plattformen auf Gemeindeebene eingeführt wurden, wie haben die Menschen auf öffentliche Online-Dienste zugegriffen und diese genutzt?

Unsere Einschätzung zeigt, dass Unternehmen derzeit einen stärkeren Zugang zu und eine höhere Nutzung öffentlicher Online-Dienste haben als Privatpersonen. Statistiken belegen, dass Unternehmen häufiger online präsent sind als Privatpersonen. Dies deutet darauf hin, dass die Nutzung öffentlicher Online-Dienste in der Bevölkerung noch nicht ausreichend abgedeckt ist.

Die Stadt wird daher Unterstützungsmaßnahmen anbieten, wie beispielsweise die Erstellung kurzer Informationsvideos und Anleitungen zur Durchführung von Online-Verwaltungsverfahren. Gleichzeitig werden digitale Technologiegruppen in der Gemeinde, ehrenamtliche Jugendliche und offene Online-Dienstleister gefördert. Die Ergebnisse der Initiative zur Förderung digitaler Kompetenzen sollen bekannt gemacht und Basisbewegungen aufgebaut werden, um insbesondere ältere Menschen sowie Menschen in abgelegenen Gebieten und auf Inseln mit eingeschränktem Zugang zu Technologie zu unterstützen.

Ho-Chi-Minh-Stadt errichtet ein modernes, zweistöckiges Verwaltungszentrum, dessen Serviceangebot sich an Bürger und Unternehmen richtet. Die Stadt ermöglicht die Annahme, Bearbeitung und Rückmeldung von Verwaltungsergebnissen über verschiedene Wege, beispielsweise direkt im Bürgerbüro, online über das nationale Portal für öffentliche Dienstleistungen und per Post.

Aufgeführt von der NGO BINH

Quelle: https://www.sggp.org.vn/xay-dung-nen-hanh-chinh-so-xoa-rao-can-dia-gioi-hanh-chinh-post802719.html