Beitrag zur Verbesserung des elektronischen Dokumentenmanagement- und Verwaltungssystems

Am Morgen des 5. Dezember leitete der stellvertretende Leiter des Nationalversammlungsbüros, Nguyen Manh Hung, im Hauptsitz des Nationalversammlungsbüros in der Hung Vuong 22 in Hanoi eine Sitzung, um Ideen zur Verbesserung des elektronischen Dokumentenmanagement- und Verwaltungssystems beizutragen.

Der stellvertretende Leiter des Büros der Nationalversammlung, Nguyen Manh Hung, spricht.

Laut Einschätzung der Delegierten hat das elektronische Dokumentenmanagement- und Betriebssystem nach einer Implementierungsphase dazu beigetragen, die Dokumentenverarbeitung im digitalen Umfeld deutlich effizienter zu gestalten. Nutzer können Dokumente direkt über das elektronische System nutzen und bearbeiten sowie Arbeitsaufträge erhalten. Das System unterstützt die Betriebs- und Managementarbeit: Bearbeitung eingehender Dokumente; Erstellung, Unterzeichnung und Versand ausgehender Dokumente; Zuweisung und Verwaltung von Aufgaben; Erstellung von Arbeitsnachweisen; Verwaltung der Arbeitspläne von Führungskräften; Erstellung von Statistiken zur Bearbeitung ein- und ausgehender Dokumente zur Unterstützung der Management- und Betriebsarbeit von Führungskräften.

Begegnungsszene

Die Implementierung des Systems stößt jedoch weiterhin auf Schwierigkeiten bei Funktionen wie: Einreichung und Erstellung von Entwürfen von Dokumenten zur Unterzeichnung; Online-Bearbeitung von Dokumenten zur Unterzeichnung; Dokumentenbearbeitung; digitale Signatur; Ausstellung von Dokumenten; Einholung von Stellungnahmen zu Dokumenten; Einladungen und Zuweisung von Einladungen; Eingang und Weiterleitung von Dokumenten zur Nummerierung und Bearbeitung; Empfang und Wartezeit auf die Bearbeitung von Dokumenten.

Bei dem Treffen schlugen die Delegierten vor, dass das Büro der Nationalversammlung die Abteilung für digitale Transformation und die Beratungsstellen anweisen solle, die technische Infrastruktur zu verbessern, die Schnittstelle für digitale Signaturen zu optimieren, die Schritte zum Unterzeichnen und Ausstellen von Dokumenten zu verkürzen und die Möglichkeit hinzuzufügen, Dokumente mit digitalen Signaturen (ohne Stempel) vor der offiziellen Ausstellung auszudrucken.

Delegierte, die an der Sitzung teilnehmen

In den Stellungnahmen wurde außerdem der Aufbau eines Backup-Rechenzentrums und eines automatischen Backup-Systems empfohlen, um die schnelle Datenwiederherstellung bei technischen Problemen zu gewährleisten. Die Bereitstellung leistungsstarker Computer für die Systemnutzer sollte Priorität haben, um eine schnelle und stabile Verarbeitung zu gewährleisten, die den spezifischen Anforderungen der Arbeit gerecht wird, insbesondere für Mitarbeiter, die gleichzeitig Verwaltungsaufgaben im Ethnischen Rat , den Ausschüssen der Nationalversammlung und dem Büro der Nationalversammlung wahrnehmen.

Delegierte, die an der Sitzung teilnehmen

In seinen Schlussbemerkungen würdigte der stellvertretende Leiter des Büros der Nationalversammlung, Nguyen Manh Hung, die Unterstützung der Viettel- Gruppe bei der Einführung des elektronischen Dokumentenmanagement- und Verwaltungssystems. Er erklärte, dass die anfängliche Implementierung der Software zur Verbesserung der Arbeitseffizienz der Abteilungen und Einheiten beigetragen habe.

Delegierte, die an der Sitzung teilnehmen

Der stellvertretende Leiter des Büros der Nationalversammlung nahm die Anmerkungen zur Kenntnis und bat die zuständigen Abteilungen und Einheiten, eng mit der Viettel-Gruppe zusammenzuarbeiten, um das System kontinuierlich zu aktualisieren, zu verbessern und zu optimieren. Gleichzeitig sollen die Schulungen intensiviert werden, um bestehende Einschränkungen zu beheben und die Effizienz der Systemnutzung zu steigern. Damit soll ein aktiver Beitrag zur digitalen Transformation der Nationalversammlung geleistet werden.

Delegierte, die an der Sitzung teilnehmen

Quelle: https://daibieunhandan.vn/gop-y-hoan-thien-he-thong-quan-ly-van-ban-va-dieu-hanh-dien-tu-10399336.html