Firmas digitales y sellos de tiempo: la base para una notarización electrónica segura

La transformación digital se está produciendo con fuerza en todos los ámbitos, desde la gestión estatal hasta la vida civil. Las actividades de notarización, estrechamente asociadas a transacciones jurídicas de alto valor, no son una excepción a esta tendencia. Con la entrada en vigor de la Ley de Transacciones Electrónicas de 2023 y la entrada en vigor de la Ley de Notarización de 2024, el 1 de julio de 2025, la notarización electrónica se convierte oficialmente en un nuevo avance en la reforma del procedimiento administrativo.

Los ponentes discutieron en el taller "El papel de las firmas digitales y los servicios de confianza en la notarización electrónica", 19 de septiembre de 2025.

Una de las características más destacadas del nuevo sistema legal son las disposiciones específicas sobre el uso de firmas digitales y sellos de tiempo en el proceso de notarización electrónica, dos factores considerados "clave" para garantizar la seguridad, la transparencia y el valor legal de las transacciones en el entorno digital.

Soluciones para superar situaciones de falsificación y disputas en transacciones notariales

La notarización es una actividad legal especial que requiere un alto nivel de seguridad y autenticación. El artículo 3, cláusula 1, de la Ley de Notarización afirma: «Una transacción que debe ser notariada es una transacción importante que requiere un alto nivel de seguridad jurídica y está prescrita por ley o por la ley designada por el Gobierno para ser notariada».

De hecho, a lo largo de los años, las actividades de notarización han planteado numerosos riesgos. La falsificación de documentos, firmas de quienes solicitan la notarización, e incluso la falsificación de notarios o sellos notariales, se ha dado de forma compleja y sofisticada. Estos actos no solo causan graves perjuicios a la ciudadanía, sino que también reducen la confianza en el sistema legal. Además, otro problema común son las disputas relacionadas con la fecha de entrada en vigor de los documentos notariados, un factor clave para determinar los derechos, las obligaciones y la validez de las transacciones.

Ante esta situación, el Ministerio de Justicia ha adoptado numerosas medidas correctivas. En octubre de 2023, el Departamento de Asistencia Judicial emitió el Oficio n.º 1459/BTTP-CC, TPL, solicitando la aplicación estricta de las normas de notarización, a la vez que se mejoran las habilidades para identificar falsificaciones y fraudes. Sin embargo, en el contexto del fuerte desarrollo de las transacciones electrónicas, las soluciones manuales ya no son suficientes. Se necesitan herramientas tecnológicas que garanticen la autenticidad, la transparencia y el no repudio, y ese es el papel de las firmas digitales y los sellos de tiempo en la notarización electrónica.

Firma digital: «Firma manuscrita» en el espacio digital

Según la Ley de Transacciones Electrónicas de 2023, una firma digital es un tipo de firma electrónica que utiliza un algoritmo de clave asimétrica, que incluye una clave secreta para firmar y una clave pública para la verificación. Una firma digital garantiza tres factores: autenticidad (quién es realmente el firmante), integridad (los datos no se modifican tras la firma) y no repudio (el firmante no puede negar haber firmado).

Taller sobre el papel de las firmas digitales y los servicios de confianza con notarización electrónica

La ley también afirma que las firmas digitales tienen el mismo valor legal que las firmas manuscritas en las transacciones electrónicas. Este es un avance importante para que los documentos, contratos y transacciones electrónicos, incluida la notarización electrónica, tengan reconocimiento legal y el mismo valor que los documentos tradicionales.

En el ámbito de la notarización electrónica, el Decreto 104/2025/ND-CP estipula claramente el uso de firmas digitales públicas. Se trata de un tipo de firma digital garantizada por un certificado digital emitido por una organización que presta servicios públicos de certificación de firmas digitales. En otras palabras, la identidad del firmante digital se verifica a través de un tercero de confianza, lo que ayuda a garantizar la autenticidad del firmante y la validez de la firma.

Cabe destacar que los servicios públicos de certificación de firmas digitales y de sellado de tiempo se clasifican como servicios de confianza (sectores de inversión empresarial condicional), autorizados por el Ministerio de Ciencia y Tecnología . Por lo tanto, la autenticación mediante firma digital y sello de tiempo no solo es técnica, sino que también cuenta con una sólida base legal.

Aplicadas a la notarización electrónica, las firmas digitales públicas ayudan a prevenir el riesgo de falsificación notarial y de organizaciones notariales, a la vez que autentican plenamente al firmante. Cada transacción puede rastrearse y verificarse para garantizar su integridad, garantizando que lo firmado sea real y válido.

Marca de tiempo: garantiza la fecha de vigencia del documento

Si la firma digital ayuda a determinar quién es el firmante, la marca de tiempo ayuda a determinar cuándo se realizó la firma. Este es un factor importante para resolver disputas sobre la validez de documentos notariados electrónicos.

Según la nueva normativa, se adjunta un sello de tiempo al mensaje de datos al momento de la firma digital, lo que crea una prueba técnica del momento de la firma. El sello de tiempo, emitido por un proveedor de servicios de confianza, tiene el mismo valor legal que un notario que confirma el momento de la firma en un documento en papel.

La Ley de Notarización de 2024 y el Decreto 104/2025/ND-CP estipulan claramente que los documentos notariados electrónicos surten efecto desde el momento en que se firman con la firma digital del notario y de la organización notarial. Las firmas digitales con sellado de tiempo son un requisito obligatorio para la prestación de servicios de notarización electrónica. Quienes participen en las transacciones de notarización electrónica deben utilizar firmas digitales públicas reconocidas en Vietnam.

Además, se utilizan firmas digitales y sellos de tiempo durante todo el proceso de notarización electrónica, desde la creación, la corrección de errores técnicos, la firma y la confirmación hasta el archivo de los registros. Cuando los registros de notarización en papel se transfieren al almacenamiento electrónico, la organización notarial debe firmar digitalmente para confirmar el contenido correcto antes de almacenarlos, garantizando así su integridad y no posibilidad de edición.

De esta forma, desde el momento en que se crea el documento notarial hasta que se almacena, cada operación está protegida por una doble capa de autenticación – firma digital y sello de tiempo – para ayudar a prevenir falsificaciones, fraudes y disputas.

Un gran paso adelante en la digitalización de la actividad notarial

La inclusión de disposiciones sobre firmas digitales y sellos de tiempo en la nueva Ley de Notariado no sólo pretende abordar los riesgos existentes, sino que también allana el camino para un sistema integral de notarización electrónica en el futuro.

Para las organizaciones notariales, esta es una oportunidad para digitalizar su modelo operativo, ahorrando tiempo, costos y recursos humanos. Tanto para las personas como para las empresas, la notarización electrónica ayuda a agilizar el proceso, permite realizar transacciones a distancia y minimiza el riesgo de pérdida o falsificación de documentos.

Más importante aún, las nuevas regulaciones también contribuyen a generar confianza en todo el ecosistema de comercio electrónico, promoviendo un mayor desarrollo del comercio electrónico, las finanzas digitales y campos relacionados.

Desde la perspectiva de la gestión estatal, el uso de firmas digitales y marcas de tiempo ayuda a las autoridades a monitorear, recuperar, almacenar y comparar información fácilmente, al tiempo que crea una base legal sólida para la formación de una base de datos notarial nacional.

La notarización electrónica es un paso inevitable en el proceso de transformación digital nacional. La clara regulación sobre el uso de firmas digitales y sellos de tiempo en la Ley de Notarización y sus documentos de desarrollo no solo tiene relevancia técnica, sino que también demuestra el compromiso del Estado con la seguridad, la transparencia y la equidad de todas las transacciones en el entorno digital.

Se puede decir que las firmas digitales y los sellos de tiempo son los "sellos digitales" de cada documento electrónico notariado, que afirman su valor legal y protegen los derechos de personas y organizaciones. Esto no solo representa una innovación en las técnicas de notarización, sino también un avance en el pensamiento jurídico, acercando la notarización vietnamita a los estándares internacionales en la era digital.

Centro de Comunicación de Ciencia y Tecnología

Fuente: https://mst.gov.vn/chu-ky-so-va-dau-thoi-gian-nen-tang-bao-dam-an-toan-cho-cong-chung-dien-tu-197251013143442608.htm