Beneficios de digitalizar los datos del registro civil

El sistema electrónico de registro y gestión civil no solo ha facilitado los trámites a los ciudadanos, sino que también ha mejorado la eficiencia de la gestión estatal del registro civil. Gracias a esta facilidad, los organismos de registro civil de nivel superior pueden inspeccionar y supervisar fácilmente las actividades de registro de los organismos de nivel inferior, detectando y corrigiendo rápidamente los errores en el proceso de registro.

Nuestro objetivo es la satisfacción ciudadana.

A mediados de agosto de 2025, el Sr. Nguyen Van Tam, residente de la aldea 1 de la comuna de Long Phu, ciudad de Can Tho , acudió al Centro de Servicios Administrativos Públicos de la comuna para solicitar una corrección en su registro civil. Solo llevó sus documentos de identificación originales y rellenó un formulario proporcionado por el funcionario de Justicia y Registro Civil de la comuna; el trámite duró unos 15 minutos. El Sr. Tam comentó con satisfacción: «El personal fue muy atento y me atendió con entusiasmo; su trabajo fue rápido y eficiente, y me ayudaron a completar mi solicitud de corrección del registro civil».

Los datos electrónicos del registro civil reducen la carga de trabajo de los funcionarios de Justicia y del Registro Civil. Foto: Kim Ngoc.

El Sr. Nguyen Thanh Duy, residente de la aldea de Bung Thum, comuna de Long Phu, también ha resuelto recientemente su procedimiento de reconocimiento de paternidad. Gracias al sistema electrónico de registro civil, en lugar de tener que dedicar tiempo a buscar documentos en papel para su verificación, los funcionarios de Justicia y Registro Civil de la comuna solo necesitaron acceder al Sistema Electrónico de Registro y Gestión Civil para consultar la información del registro civil del Sr. Duy y procesar la solicitud; recibió los resultados poco después.

Desde el 1 de julio de 2025 hasta la fecha, el Centro de Servicios Administrativos Públicos de la Comuna de Long Phu ha recibido 204 solicitudes, de las cuales 177 se presentaron en línea y 27 en persona o por correo postal. El Centro ha procesado 203 solicitudes antes de lo previsto y una solicitud aún está en trámite.

El Sr. Ho Quoc Hung, Vicepresidente del Comité Popular de la Comuna de Long Phu y Director del Centro de Servicios Administrativos Públicos de la Comuna, declaró: «La comuna ha optimizado la aplicación de la tecnología de la información y el uso del sistema electrónico de registro y gestión civil. Además, el Comité Popular de la Comuna ha publicado en el Centro las normas sobre registro civil para los asuntos de su competencia. Los funcionarios de registro civil siempre actúan dentro de sus atribuciones y siguen los procedimientos establecidos por la ley, sin causar molestias ni inconvenientes a la ciudadanía».

En el distrito de O Mon, el proceso de recepción y tramitación de documentos administrativos en materia de registro civil también ha experimentado muchos cambios positivos, con una gran aceptación por parte de la población. El Sr. Nguyen Cong Chanh, funcionario de registro civil del Comité Popular del distrito, declaró: "Actualmente, los datos del registro civil están digitalizados, por lo que no dedicamos mucho tiempo a la verificación, y el proceso de recepción y tramitación de documentos administrativos relacionados con el registro civil es rápido para los ciudadanos".

Mejorar la calidad de los servicios públicos

Anteriormente, la gestión del registro civil en la ciudad se basaba principalmente en el almacenamiento de información en registros en papel. Si bien este método garantizaba la conservación de los datos originales y la confidencialidad, generaba un volumen ingente de registros y archivos. Cada año, la agencia de registro civil debía abrir nuevos libros de nacimientos, matrimonios, defunciones, adopciones y tutelas. Además, existían archivos y documentos separados para cada tipo de registro civil; por ejemplo, los registros de nacimientos requerían certificados y formularios de nacimiento, y los de matrimonios, formularios y certificados de estado civil. Cada evento de registro civil se registraba en un libro aparte, lo que provocaba la dispersión y la dificultad para buscar datos individuales.

Los residentes registran su estado civil en el Centro de Servicios Administrativos Públicos del barrio de O Mon. Foto: Chan Hung

El sistema electrónico de registro y gestión civil constituye la base de la base de datos electrónica de registro civil, que abarca software de registro y gestión, así como otras aplicaciones y servicios diseñados y desarrollados por el Ministerio de Justicia . Según el Departamento de Justicia de la ciudad de Can Tho, este software proporciona a los organismos los medios para registrar, gestionar, actualizar, digitalizar, estandarizar y administrar los datos del registro civil, y para utilizar eficazmente la base de datos electrónica de registro civil.

Según la normativa, el organismo de registro civil utiliza el Sistema Electrónico de Registro Civil y Gestión para actualizar la información en la Base de Datos Electrónica de Registro Civil, que incluye: información de registro civil de personas físicas e información de registro civil de sus padres, cónyuge o pareja cuando se producen cambios debido a (matrimonio, cambios, correcciones en el registro civil, adiciones a la información del registro civil, redeterminación de la etnia; reconocimiento de la filiación; tutela; adopción; registro de defunción); registro en el libro de registro civil de los cambios en el registro civil de acuerdo con las sentencias y decisiones de los organismos estatales competentes; y registro en el libro de registro civil de los asuntos de registro civil de ciudadanos vietnamitas que hayan sido resueltos por las autoridades competentes de países extranjeros.

Según la Sra. Nguyen Thi Phuong Thu, Jefa del Departamento de Apoyo Administrativo y Judicial del Departamento de Justicia de la Ciudad, la aplicación del Sistema Electrónico de Registro y Gestión Civil reduce significativamente el tiempo que los funcionarios del registro civil dedican a nivel local a la elaboración de informes estadísticos periódicos. Con tan solo unos clics en el software, se puede acceder a datos específicos, en lugar de tener que contar página por página en el libro del registro civil, como ocurría antes. En cuanto a la funcionalidad, la búsqueda, la impresión y la configuración de parámetros del Sistema Electrónico de Registro y Gestión Civil operan de manera muy eficiente, rápida y precisa. El software también ofrece una gran flexibilidad; en concreto, los funcionarios del registro civil pueden introducir primero un borrador con la información sobre los resultados del procesamiento de los expedientes del registro civil de los ciudadanos y, posteriormente, verificar su exactitud antes de transferirlo al archivo oficial. Cuando el Sistema Electrónico de Registro y Gestión Civil se implemente a nivel nacional, los ciudadanos podrán solicitar copias de los registros desde cualquier lugar, independientemente de las fronteras administrativas.

La aplicación del Sistema Electrónico de Registro Civil y Gestión ha satisfecho la necesidad de un acceso oportuno y preciso a los datos del registro civil, así como de su intercambio. Según su competencia, las agencias y departamentos pueden acceder a los datos del registro civil de los ciudadanos y utilizarlos para actividades especializadas, lo que contribuye a la simplificación de los trámites administrativos, la mejora de la calidad de los servicios públicos, una gestión estatal más eficiente y el ahorro de costes para los ciudadanos al eliminar la necesidad de realizar múltiples desplazamientos a diferentes lugares.

La implementación de una base de datos electrónica del registro civil desempeña un papel crucial en la creación de una fuente de datos demográficos completa, precisa y exhaustiva. Esto, a su vez, aumenta el acceso de la población a servicios de bienestar social como la educación y la atención médica, y promueve la implementación de políticas de desarrollo local.

La digitalización de los datos del registro civil no solo es un paso estratégico en la transformación digital nacional, sino que también aporta beneficios prácticos tanto a los ciudadanos como a las agencias de gestión estatal. Constituye una base fundamental para la implementación del gobierno electrónico, la mejora de la eficiencia administrativa y el fortalecimiento de la calidad de los servicios públicos. La ciudad de Can Tho trabaja continuamente para digitalizar y completar sus datos del registro civil, contribuyendo así al desarrollo sostenible del país en la era digital.

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Fuente: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html