Beneficios de la digitalización de los datos del estado civil

En los últimos tiempos, el sistema electrónico de registro y gestión del estado civil no solo ha facilitado la vida a la ciudadanía, sino que también ha mejorado la eficiencia de la gestión estatal del estado civil. Con esta herramienta, la agencia superior de gestión del estado civil puede verificar y supervisar fácilmente el registro de la agencia subordinada, detectando y corrigiendo rápidamente errores en el proceso.

Apuntando a la satisfacción de las personas

A mediados de agosto de 2025, el Sr. Nguyen Van Tam, residente en la aldea 1, comuna de Long Phu, ciudad de Can Tho , acudió al Centro de Servicios Administrativos de la Comuna para solicitar la corrección del registro de domicilio. Al llegar, solo trajo los documentos de identidad originales y llenó el formulario proporcionado por el funcionario de Registro de Domicilio del Departamento de Justicia de la comuna. El proceso tardó aproximadamente 15 minutos. El Sr. Tam comentó con entusiasmo: «El personal me orientó con entusiasmo, trabajó con rapidez y me ayudó a completar el expediente de corrección del registro de domicilio».

Los datos electrónicos del estado civil reducen la carga de trabajo de los funcionarios de Justicia y Estado Civil. Foto: Kim Ngoc

El Sr. Nguyen Thanh Duy, residente en la aldea de Bung Thum, comuna de Long Phu, acaba de completar el trámite de reconocimiento de paternidad. Gracias al sistema electrónico de gestión del registro de domicilios, en lugar de tener que invertir tiempo en comparar documentos en papel, el funcionario de Justicia de la comuna - Registro de Domicilios solo tiene que acceder al Sistema Electrónico de Registro y Gestión de Domicilios para consultar la información del registro de domicilio del Sr. Duy y resolver el caso. Recibió los resultados poco después...

Desde el 1 de julio de 2025 hasta la fecha, el Centro de Servicios de Administración Pública de la Comuna de Long Phu ha recibido 204 solicitudes, de las cuales 177 se recibieron en línea y 27 en persona y por correo postal. El Centro ha procesado 203 solicitudes antes de lo previsto y una aún se encuentra en trámite.

El Sr. Ho Quoc Hung, Vicepresidente del Comité Popular de la Comuna de Long Phu y Director del Centro de Servicios de Administración Pública de la Comuna, declaró: «La comuna ha aprovechado al máximo la aplicación de las tecnologías de la información y el uso del Sistema Electrónico de Registro y Gestión del Estado Civil para la gestión del registro y el estado civil. Además, el Comité Popular de la Comuna ha publicado con prontitud las normas sobre el registro del estado civil para los asuntos de competencia comunal en el Centro. Estado civil: Los funcionarios de justicia ejercen siempre su autoridad y procedimientos conforme a la ley, sin causar acoso ni molestias a la ciudadanía».

En el distrito de O Mon, la recepción y resolución de registros administrativos en materia de estado civil también ha experimentado numerosos cambios, con un alto grado de consenso entre la población. El Sr. Nguyen Cong Chanh, funcionario de Justicia y Estado Civil del Comité Popular del Distrito, declaró: «Actualmente, los datos del estado civil están digitalizados y no dedicamos mucho tiempo a la verificación, por lo que la recepción y resolución de los registros administrativos sobre el estado civil de las personas se realiza con rapidez».

Mejorar la calidad de los servicios públicos

Anteriormente, la gestión de los libros de registro civil en la ciudad se realizaba principalmente mediante el almacenamiento de información en papel. Este método preserva eficazmente los datos originales y la información es confidencial, pero el volumen de libros y registros de registro civil almacenados es muy grande. Cada año, la oficina de registro civil debe abrir un nuevo libro de registro de nacimiento, matrimonio, defunción, adopción y tutela. Además, se almacenan registros y documentos para cada tipo de registro civil correspondiente, como el certificado de nacimiento, el formulario de registro de nacimiento, el formulario de registro de matrimonio y el certificado de estado civil. Los eventos de registro civil se registran en un libro separado, lo que genera la dispersión de los datos individuales y dificulta su búsqueda.

Las personas registran su domicilio en el Centro de Servicios de Administración Pública del distrito de O Mon. Foto: Chan Hung

El sistema electrónico de registro y gestión del estado civil es la base de la Base de Datos Electrónica del Estado Civil, que incluye software, aplicaciones y servicios de registro y gestión del estado civil diseñados y desarrollados por el Ministerio de Justicia . Según el Departamento de Justicia de la ciudad de Can Tho, este software permite a las agencias registrar, gestionar el registro del estado civil, actualizar, digitalizar, estandarizar y gestionar los datos del estado civil, y aprovechar y utilizar eficazmente la base de datos electrónica del estado civil.

De acuerdo con la reglamentación, la agencia de registro del estado civil utiliza el Sistema Electrónico de Registro y Gestión del Estado Civil para actualizar la información en la Base de Datos Electrónico del Estado Civil, incluyendo: información sobre el estado civil de individuos e información sobre el estado civil de padres, madres, esposas o esposos de individuos cuando hay cambios debido a (matrimonio, cambio, corrección del estado civil, adición de información sobre el estado civil, redeterminación de la etnia; reconocimiento de padre, madre, hijo; tutela; adopción; registro de defunción); registrar en el libro de estado civil los cambios del estado civil de acuerdo con sentencias y decisiones de agencias estatales competentes; registrar en el libro de estado civil el estado civil de los ciudadanos vietnamitas que se han resuelto en agencias extranjeras competentes.

Según la Sra. Nguyen Thi Phuong Thu, Jefa del Departamento de Apoyo Administrativo y Judicial del Departamento de Justicia de la Ciudad, la aplicación del Sistema Electrónico de Registro y Gestión del Estado Civil reduce considerablemente el tiempo que tardan los funcionarios de Justicia y Estado Civil a nivel local en reportar datos estadísticos periódicos. Con solo unas pocas operaciones en el software, se obtendrán datos específicos, en lugar de tener que contar cada página del libro de registro civil como antes. En cuanto a las funciones, las herramientas de búsqueda, impresión y configuración de parámetros del Sistema Electrónico de Registro y Gestión del Estado Civil funcionan de manera muy eficaz, rápida y precisa. El software también ofrece una flexibilidad muy positiva; en concreto, los funcionarios de Justicia y Estado Civil pueden ingresar primero la información sobre los resultados de la gestión de los registros de estado civil de las personas en el reclutamiento, luego verificar su exactitud y transferirla al archivo oficial. Cuando el sistema electrónico de registro y gestión del estado civil se implemente de forma sincronizada en todo el país, las personas podrán solicitar copias en cualquier lugar, independientemente de las fronteras administrativas.

La aplicación del Sistema Electrónico de Registro y Gestión del Estado Civil ha satisfecho la necesidad de explotar y compartir los datos del estado civil de forma oportuna y precisa. Las agencias, departamentos y sucursales, según su autoridad, pueden acceder y explotar los datos del estado civil de los ciudadanos para realizar actividades especializadas, contribuyendo así a simplificar los trámites administrativos, mejorar la calidad de los servicios administrativos públicos, una gestión estatal más eficaz y el ahorro de costos para las personas al evitar desplazamientos frecuentes.

La implementación de una base de datos electrónica del estado civil contribuye significativamente a la creación de una fuente de datos poblacionales completa, precisa y exhaustiva. A partir de ahí, aumenta el acceso de las personas a servicios de protección social como la educación y la atención médica, y promueve la implementación de políticas de desarrollo local.

La digitalización de los datos del estado civil no solo es un paso estratégico en la transformación digital nacional, sino que también aporta beneficios prácticos tanto a la ciudadanía como a los organismos de gestión estatal. Esta constituye una base fundamental para construir un gobierno electrónico, mejorar la eficiencia de la gestión administrativa y la calidad de los servicios públicos. La ciudad de Can Tho realiza esfuerzos constantes para digitalizar y perfeccionar los datos del estado civil, contribuyendo así a promover el desarrollo sostenible del país en la era digital.

Chan Hung-Kim Ngoc

Fuente: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html