Synchronisation et mise à niveau anticipées du système de connexion des données d'état civil

Après plus de deux mois de mise en place de l'administration locale à deux niveaux, les centres de services de l'administration publique des communes et des quartiers de la province de Nghe An ont reçu et traité des centaines de milliers d'actes, dont une grande partie relève de procédures d'état civil. Cependant, le système de gestion des données d'état civil du ministère de la Justice est souvent défaillant et non synchronisé, ce qui engendre de nombreuses difficultés pour les fonctionnaires comme pour la population.

Le système de gestion des données n'est pas synchronisé.

Dans la plupart des communes et quartiers de la province de Nghe An , depuis le début du mois de juillet 2025 jusqu'à aujourd'hui, le nombre de documents a fortement augmenté, en particulier les procédures liées à l'enregistrement des naissances, à l'enregistrement des décès, aux extraits de certificats de décès, au mariage et à la confirmation de l'état matrimonial.

Le matin du 17 septembre, au Centre de Services de l’Administration Publique de la Commune de Nga My, un grand nombre de personnes sont venues effectuer des démarches administratives ; beaucoup d’entre elles attendaient leur tour pour être prises en charge, recevoir et résoudre leurs actes d’état civil.

Malgré de nombreuses démarches à effectuer, Mme Le Thi Thanh Hai (spécialiste au Centre de services administratifs de la commune de Nga My) a toujours guidé avec enthousiasme les habitants pour déclarer leurs informations sur le logiciel électronique. Pour les informations manquantes, elle leur a demandé de les compléter ou de les vérifier. Cependant, Mme Hai a expliqué que la conversion des données d'état civil et le traitement des pièces jointes volumineuses rencontraient souvent des erreurs techniques. « Nga My est une commune isolée, avec des routes difficiles d'accès, et les habitants ne sont pas familiarisés avec les applications informatiques, ce qui rend l'utilisation des logiciels électroniques très difficile. Ces trois derniers jours, plus de dix enregistrements de naissances et de divorces ont été suspendus dans le système, obligeant les habitants à patienter plusieurs jours pour finaliser les procédures. C'est très difficile pour les habitants des communes montagneuses », a déclaré Mme Hai.

Dans la plupart des communes et quartiers de la province de Nghe An, depuis début juillet 2025, le nombre d'enregistrements a augmenté, notamment en ce qui concerne les procédures d'enregistrement des naissances, des décès, des extraits d'actes de décès, des mariages et la confirmation de l'état civil. Cependant, le problème actuel réside dans l'accès aux données et la gestion des anciens actes d'état civil, laissés pour compte avant la fusion des unités administratives. Le système de données d'état civil géré par le ministère de la Justice est souvent défaillant et non synchronisé, ce qui complique la gestion des procédures administratives dans le domaine de l'état civil pour les localités.

M. Lo Kham Kha, président du Comité populaire de la commune de Nga My, a admis que, dans les faits, le travail d'état civil de la commune rencontre des difficultés en raison du manque de personnel et d'expérience. Le nouveau système d'état civil n'a pas synchronisé toutes les données, de sorte que certaines étapes doivent encore être effectuées manuellement ; la connexion entre le portail national des services publics et le système d'état civil présente encore des erreurs et n'est pas synchronisée.

Selon Mme Le Thi Huong, directrice adjointe du Centre de services de l'administration publique de la commune de Thien Nhan, les données d'état civil transmises à l'administration locale ne sont fiables qu'à 80 % ; 20 % des données d'état civil sont encore incomplètes. Par conséquent, les agences et services provinciaux coordonnent leurs efforts pour guider et soutenir les localités dans la configuration des déclarations électroniques pour la signature des actes d'état civil sur le système informatique, tout en veillant à leur exactitude et à leur commodité.

Alors que 80 % des procédures administratives sont actuellement gérées au niveau des communes, la province de Nghe An doit donner la priorité à la création de suffisamment de postes pour les fonctionnaires judiciaires communaux.

Le système informatique d'état civil du ministère de la Justice, rattaché au ministère de la Sécurité publique, a connu de nombreuses erreurs de connexion et une interruption de la synchronisation des données avec le système d'information sur les procédures administratives provinciales. Par conséquent, les agents de l'état civil sont souvent retardés dans leurs recherches d'informations et leurs démarches administratives.

M. Nguyen The Quan (quartier de Truong Vinh) a déclaré : « Les agents judiciaires ont donné des instructions enthousiastes, la procédure était claire et les frais étaient affichés publiquement. Cependant, alors que j'étais sur le point de remplir la déclaration de naissance de mon enfant, le système s'est soudainement bloqué. Malgré ma compassion, cette longue attente a également affecté le travail des personnes concernées. »

Investissement dans l'infrastructure des technologies de l'information synchrones

Les gens viennent effectuer des démarches administratives et l'enregistrement des ménages au centre de services de l'administration publique de la commune de Nga My, province de Nghe An.

M. Dang Hoai Nam, directeur adjoint du Centre de services de l'administration publique de la commune de Van An, a suggéré que les niveaux et secteurs concernés révisent et corrigent d'urgence les erreurs du logiciel interconnecté de la base de données d'état civil afin que le système de services administratifs publics communaux puisse fonctionner de manière stable et traiter toutes les procédures d'état civil rapidement et facilement. Le ministère de la Justice publiera prochainement des directives spécifiques sur les normes applicables aux magistrats communaux, conformément au nouveau modèle de gouvernement. Il s'agit d'une base importante pour le recrutement, l'organisation et la formation d'une équipe de magistrats qualifiés afin de répondre aux exigences croissantes de la gestion administrative.

Selon M. Nguyen Van Thong, vice-président du Comité populaire de la commune de Nghi Loc, les organismes qui développent le logiciel interopérable continuent de le mettre à niveau et de l'améliorer. Parallèlement, ils équipent l'équipe de fonctionnaires de manière optimale, notamment en scanners et en ordinateurs, pour leur permettre de mener à bien leurs tâches. Ces unités facilitent la création de comptes sur le Portail national des services publics, guident les utilisateurs dans la soumission de documents interopérables afin de réduire la charge de travail des agents de l'État civil et garantissent l'intégralité et la validité des documents soumis.

À partir des pratiques ci-dessus, de nombreuses localités de Nghe An ont recommandé au ministère de la Justice de trouver des solutions pour compléter et développer l'équipe des fonctionnaires de l'état civil - Justice, en garantissant des ressources locales suffisantes ; en perfectionnant le logiciel d'état civil, en le connectant de manière synchrone à la base de données nationale de la population ; en renforçant la formation spécialisée, en particulier sur les procédures avec des éléments étrangers, en l'élargissant aux fonctionnaires au niveau des communes.

Alors que 80 % des procédures administratives sont actuellement gérées au niveau des communes, la province de Nghe An doit prioriser la création de postes pour les magistrats communaux ; investir dans les infrastructures informatiques ; acquérir suffisamment d'équipements, de véhicules et de machines pour répondre aux exigences de l'exercice des fonctions ; et utiliser l'intelligence artificielle pour automatiser les procédures répétitives et alléger la charge de travail du personnel. Le Département des sciences et technologies promeut la formation directe et en ligne pour aider les localités à maîtriser le processus, contribuant ainsi à améliorer l'efficacité de la réforme administrative et de la transformation numérique.

Face à cette situation, le Comité populaire de la province de Nghe An examine et résout actuellement les difficultés rencontrées par les communes et les arrondissements. La province continue d'investir dans un système informatique synchrone, notamment pour les centres administratifs publics des communes et des arrondissements, afin d'assurer le bon déroulement des tâches.

Source: https://baotintuc.vn/thoi-su/som-dong-bo-va-nang-cap-he-thong-ket-noi-du-lieu-ho-tich-lien-thong-20250917122458000.htm