Synchronisation et mise à niveau anticipées du système d'interconnexion des données d'état civil

Plus de deux mois après la mise en place du dispositif de gouvernement local à deux niveaux, les centres de services administratifs publics des communes et des quartiers de la province de Nghệ An ont reçu et traité des centaines de milliers de dossiers, dont une grande partie concerne des procédures d'état civil. Cependant, le système de gestion des données d'état civil, géré par le ministère de la Justice, présente souvent des dysfonctionnements et un manque de synchronisation, ce qui engendre de nombreuses difficultés tant pour les fonctionnaires que pour les citoyens.

Le système de gestion des données n'est pas synchronisé.

Dans la plupart des communes et quartiers de la province de Nghe An , depuis début juillet 2025 jusqu'à aujourd'hui, le nombre de documents a fortement augmenté, notamment les procédures liées à l'enregistrement des naissances, à l'enregistrement des décès, aux extraits d'actes de décès, aux mariages et à la confirmation de l'état civil.

Le matin du 17 septembre, au centre de services administratifs de la commune de Nga My, un grand nombre de personnes se sont présentées pour effectuer des démarches administratives ; beaucoup d'entre elles attendaient leur tour pour être prises en charge, obtenir et régulariser leur situation en matière d'état civil.

Malgré une charge de travail importante, Mme Le Thi Thanh Hai (spécialiste au Centre de services administratifs de la commune de Nga My) a continué d'aider avec enthousiasme les habitants à saisir leurs informations dans le logiciel informatique. En cas d'informations manquantes, elle les invitait à les compléter ou à les vérifier. Cependant, Mme Hai a expliqué que la conversion des données d'état civil et le traitement des pièces jointes volumineuses rencontraient fréquemment des problèmes techniques. « Nga My est une commune isolée, aux routes difficiles, et ses habitants ne sont pas familiarisés avec les applications informatiques. L'utilisation du logiciel est donc très compliquée. Ces trois derniers jours, j'ai constaté que plus de dix dossiers de naissance et de divorce étaient bloqués dans le système, obligeant les personnes concernées à patienter plusieurs jours pour finaliser leurs démarches. C'est particulièrement difficile pour les habitants des communes montagneuses », a-t-elle déclaré.

Dans la plupart des communes et quartiers de la province de Nghệ An, depuis début juillet 2025, le nombre d'actes d'état civil a augmenté, notamment les procédures relatives aux naissances, aux décès, aux extraits d'actes de décès, aux mariages et aux confirmations d'état civil. Cependant, l'accès aux données et la gestion des anciens registres d'état civil, antérieurs à la fusion des unités administratives, posent actuellement problème. Le système de données d'état civil géré par le ministère de la Justice est souvent défaillant et non synchronisé, ce qui complique le traitement des procédures administratives en matière d'état civil par les collectivités locales.

M. Lo Kham Kha, président du Comité populaire de la commune de Nga My, a reconnu que, dans les faits, le service d'état civil de la commune rencontrait des difficultés en raison d'un manque de personnel et d'expérience. Le nouveau système d'état civil n'ayant pas encore synchronisé toutes les données, certaines démarches doivent encore être effectuées manuellement ; la connexion entre le Portail national de la fonction publique et le système d'état civil présente encore des erreurs et n'est pas synchronisée.

Selon Mme Le Thi Huong, directrice adjointe du Centre de services administratifs de la commune de Thien Nhan, les données d'état civil transmises aux autorités locales ne sont complètes qu'à 80 % ; 20 % d'entre elles restent incomplètes. Par conséquent, les agences et services provinciaux coordonnent leurs efforts afin d'accompagner les collectivités locales dans la mise en place de la déclaration électronique pour la signature des actes d'état civil via le système informatique, tout en veillant à garantir l'exactitude et la facilité d'utilisation de ces documents.

Avec 80 % des procédures administratives actuellement gérées au niveau communal, la province de Nghe An doit donner la priorité à la création de postes suffisants pour les officiers judiciaires communaux.

Le système informatique d'état civil du ministère de la Justice, relié au ministère de la Sécurité publique , a connu de nombreuses erreurs de connexion et des interruptions de synchronisation des données avec le système d'information des procédures administratives provinciales. Par conséquent, les agents de l'état civil qui utilisent ce système pour consulter des informations et accomplir des démarches administratives pour les citoyens subissent souvent des retards.

M. Nguyen The Quan (arrondissement de Truong Vinh) a témoigné : « Les agents du tribunal ont donné des instructions claires et précises, la procédure était simple et les tarifs affichés. Cependant, au moment de déclarer la naissance de mon enfant, le système s’est soudainement bloqué. Malgré ma compréhension, cette longue attente a perturbé le travail de chacun. »

Investissement dans l'infrastructure des technologies de l'information synchrones

Les habitants viennent au centre de services administratifs de la commune de Nga My, dans la province de Nghe An, pour effectuer des démarches administratives et l'enregistrement de leur ménage.

M. Dang Hoai Nam, directeur adjoint du Centre de services administratifs de la commune de Van An, a suggéré que les niveaux et secteurs concernés examinent et corrigent d'urgence les erreurs du logiciel de base de données interconnectée de l'état civil afin que le système de services administratifs communaux puisse fonctionner de manière stable et traiter toutes les procédures d'état civil rapidement et facilement. Le ministère de la Justice publiera prochainement des directives spécifiques sur les normes requises pour les magistrats communaux, conformément au nouveau modèle de gouvernement. Ces directives constituent une base importante pour le recrutement, l'organisation et la formation d'une équipe de magistrats qualifiés, capables de répondre aux exigences croissantes en matière de gestion administrative.

Selon M. Nguyen Van Thong, vice-président du Comité populaire de la commune de Nghi Loc, les organismes ayant développé le logiciel interopérable continuent de le mettre à jour et de l'améliorer. Parallèlement, ils veillent à ce que les agents disposent de tout le matériel nécessaire pour effectuer les démarches administratives interopérables, notamment des scanners et des ordinateurs, afin de leur permettre de travailler efficacement. Ces services facilitent la création de comptes sur le Portail national de la fonction publique, accompagnent les usagers dans le dépôt de documents interopérables afin d'alléger la charge de travail des agents de l'état civil et s'assurent que les documents soumis sont complets et valides dès le départ.

À partir des pratiques décrites ci-dessus, de nombreuses localités de Nghệ An ont recommandé au ministère de la Justice de mettre en place des solutions pour compléter et développer l'équipe des agents de l'état civil, en garantissant des ressources locales suffisantes ; en perfectionnant le logiciel d'état civil, en le connectant de manière synchrone à la base de données nationale de la population ; en renforçant la formation spécialisée, notamment sur les procédures comportant des éléments étrangers, et en l'étendant aux agents au niveau communal.

Avec 80 % des procédures administratives actuellement gérées au niveau communal, la province de Nghệ An doit prioriser la création de postes suffisants pour les magistrats communaux ; investir dans l’infrastructure informatique ; acquérir les équipements, véhicules et machines nécessaires à l’exercice de leurs fonctions ; et recourir à l’intelligence artificielle pour automatiser les tâches répétitives et alléger la charge de travail du personnel. Le ministère des Sciences et des Technologies encourage la formation, en présentiel et en ligne, afin d’aider les collectivités locales à maîtriser ces processus, contribuant ainsi à améliorer l’efficacité de la réforme administrative et de la transformation numérique.

Face à cette situation, le Comité populaire de la province de Nghệ An examine et résout actuellement les difficultés rencontrées par les communes et les quartiers. La province poursuit ses investissements dans un système informatique synchrone, notamment pour les centres administratifs des communes et des quartiers, afin de garantir le bon déroulement des opérations.

Source : https://baotintuc.vn/thoi-su/som-dong-bo-va-nang-cap-he-thong-ket-noi-du-lieu-ho-tich-lien-thong-20250917122458000.htm