Renforcer la gestion du travail documentaire et archivistique dans le cadre de la réorganisation de l'appareil du système politique.

Il est strictement interdit de posséder, de transférer ou de détruire illégalement des documents et des bases de données documentaires ; il est interdit d'endommager ou de perdre des documents et des bases de données documentaires lors du processus de réorganisation de l'appareil.

Photo d'illustration. Source : VNA

Le 19 mars 2025, le ministère de l'Intérieur a publié la dépêche officielle n° 414/BNV-VTLTNN aux comités populaires des provinces et des villes administrées par le gouvernement central sur le renforcement de la gestion du travail documentaire et d'archivage dans le cadre de la réorganisation de l'appareil du système politique conformément à la conclusion n° 127-KL/TW du Politburo.

Il est strictement interdit de posséder, de transférer ou de détruire illégalement des documents et des bases de données documentaires.

Afin d'assurer la continuité et le bon déroulement du traitement des documents et des archives, et de garantir une gestion sécurisée des documents avant, pendant et après la réorganisation du système politique , conformément à la conclusion n° 127-KL/TW du 28 février 2025 du Bureau politique et du Secrétariat relative à la mise en œuvre des recherches et à la poursuite de la réorganisation du système politique, et dans le cadre de la gestion étatique des documents et des archives, le ministère de l'Intérieur prie le président du Comité populaire de la province ou de la ville relevant de l'autorité centrale d'ordonner d'urgence la mise en œuvre des mesures suivantes visant à renforcer la gestion des documents et des archives dans le cadre de la réorganisation de l'appareil administratif local :

Premièrement, se conformer pleinement et correctement à la réglementation légale relative aux documents et aux archives, en répondant aux exigences suivantes :

Premièrement, tous les documents et bases de données documentaires constitués dans le cadre des activités des agences et organisations doivent être gérés de manière centralisée, uniforme et sécurisée conformément aux archives de chaque agence ou organisation ; les documents et bases de données documentaires de toute agence ou organisation doivent être comptabilisés et collectés conformément aux archives de cette agence ou organisation.

Deuxièmement, l'organisme ou l'organisation doit fermer ses archives à compter de la date de cessation de ses activités. L'organisme ou l'organisation ne peut délivrer aucun document administratif relevant de sa compétence à compter de la date d'entrée en vigueur de la décision de l'autorité compétente relative à la fusion ou à la cessation de ses activités.

Troisièmement, avant et pendant l’organisation, les documents et les bases de données doivent continuer d’être conservés aux archives des Archives historiques provinciales et aux Archives de l’agence (ou à l’endroit où ils sont conservés) de l’unité administrative avant l’organisation.

Quatrièmement, il est strictement interdit de posséder, de transférer ou de détruire illégalement des documents et des bases de données documentaires ; il n'est pas permis d'endommager ou de perdre des documents et des bases de données documentaires lors du processus de réorganisation de l'appareil.

Deuxièmement, les archives historiques provinciales sont chargées de recevoir et de coordonner avec les chefs des agences, organisations et unités administratives la conservation sur place ou temporaire de tous les documents d'archives et bases de données documentaires de la province et de remettre les documents, conformément à leur autorité de gestion, aux nouvelles agences, organisations et unités administratives après la mise en place de l'organisation.

Troisièmement, le transfert des documents et des bases de données documentaires après la mise en place de l'organisation est effectué conformément aux dispositions de la loi sur l'autorité de gestion des archives.

Quatrièmement, appliquer strictement les réglementations légales relatives à la gestion et à l'utilisation des sceaux et des certificats de signature numérique pour le service public ; protéger les secrets d'État et assurer la sécurité des informations, des documents et des données lors de l'exécution de tâches statistiques, de leur conditionnement, de leur remise, de leur conservation et de leur utilisation dans le cadre de la réorganisation de l'appareil.

Élaboration de documents réglementant la liste des codes d'identification des documents, des enregistrements et des symboles textuels des nouvelles agences et organisations

Pour les comités populaires des provinces et des villes relevant de l'administration centrale, le ministère de l'Intérieur recommande que le président du comité populaire provincial soit responsable, en tant que chef de file, de la mise en œuvre de la gestion étatique des archives au niveau local, dans le cadre de ses fonctions et pouvoirs ; assurant la sécurité des documents et des bases de données documentaires placés sous son autorité de gestion, conformément aux dispositions légales, tout au long du processus de réorganisation du dispositif.

Publier d'urgence la directive du président du Comité populaire provincial sur le renforcement de la gestion étatique du travail documentaire et archivistique.

Élaborer un plan de réorganisation des archives historiques de l'État au niveau provincial dans le cadre du projet de réorganisation des unités administratives à tous les niveaux et de mise en place d'un modèle d'organisation gouvernementale locale à deux niveaux, et le soumettre aux autorités compétentes pour évaluation et mise en œuvre.

Immédiatement après avoir achevé l'organisation, il est nécessaire d'effectuer rapidement les tâches suivantes :

Premièrement, publier un document réglementant la liste des codes d'identification des documents, des registres et des symboles textuels des nouvelles agences et organisations sous sa tutelle.

Deuxièmement, ordonner aux responsables des nouvelles agences et organisations de recevoir les documents et les bases de données placés sous leur autorité de gestion; ordonner aux responsables des nouvelles unités administratives locales de recevoir les documents dans les salles et les entrepôts situés dans la zone de gestion temporairement administrée par les Archives historiques provinciales.

Troisièmement, ordonner à l'unité chargée de la gestion et de l'exploitation du système de mettre en œuvre des solutions techniques pour assurer la continuité et la poursuite des activités de délivrance de documents et de règlement des travaux des agences et organisations sous sa gestion.

Quatrièmement, diriger l'élaboration de projets et de plans visant à gérer et à traiter les opérations commerciales pour les documents précédemment compilés.

Cinquièmement, assurez-vous de disposer des ressources nécessaires pour effectuer les tâches administratives et d'archivage de manière sûre et sans encombre avant, pendant et après la mise en place de l'organisation.

Sixièmement, faire rapport sur l’état de la mise en œuvre au ministère de l’Intérieur afin que celui-ci puisse le synthétiser et en faire rapport au gouvernement .

Publication du plan de mise en œuvre de la directive du président du Comité populaire provincial relative au renforcement de la gestion des documents et des archives.

Pour le ministère de l'Intérieur, conseillez au président du Comité populaire provincial d'émettre une directive visant à renforcer la gestion du travail documentaire et archivistique dans le cadre de la réorganisation de l'appareil du système politique local.

Élaborer un plan de mise en œuvre de la directive du président du Comité populaire provincial relative au renforcement de la gestion du travail documentaire et archivistique dans le cadre de la réorganisation de l'appareil du système politique local.

Les Archives historiques provinciales désignent des fonctionnaires chargés d'organiser des groupes de travail auprès des agences, organisations et unités afin de recevoir les documents, de coordonner leur conservation sur place et de délimiter la base de données documentaires du Système.

Demander aux Archives historiques provinciales de prendre des mesures proactives pour recueillir les documents conservés de façon permanente qui ont été entièrement expurgés auprès des agences et organisations qui sont la source des documents soumis aux Archives historiques provinciales.

Conseiller au président du Comité populaire provincial de mobiliser des ressources suffisantes pour assurer la sécurité des documents et des bases de données documentaires dans les salles et les entrepôts qui ont été authentifiés et scellés par les Archives historiques provinciales, jusqu'à leur remise à l'organisme ou à l'organisation de gestion responsable après la réorganisation du dispositif.

Immédiatement après avoir achevé l'organisation, il est nécessaire d'effectuer rapidement les tâches suivantes :

Conseillez au président du Comité populaire provincial de promulguer sans délai une liste de codes d'identification pour les documents, les registres et les symboles textuels des agences et organisations créées après la réorganisation de l'appareil placé sous sa responsabilité.

Soumettre au Comité populaire provincial les plans et projets de gestion et de traitement des documents des agences et organisations avant la réorganisation de l'appareil.

En collaboration avec l'unité de gestion et d'exploitation du système, élaborer un plan de transfert et intégrer les documents et les bases de données documentaires au sein du système.

Si nécessaire, consultez le Département des archives et des documents de l'État concernant le plan de gestion et de traitement du bloc de documents et de la base de données documentaires qui ont été constitués avant d'établir la structure organisationnelle.

Conseiller et répondre régulièrement aux questions des agences, organisations et particuliers concernant les documents et les archives avant, pendant et après une restructuration organisationnelle.

Confirmer le transfert des documents et des bases de données documentaires des agences et organisations avant de réorganiser l'appareil

Pour les archives historiques provinciales, le ministère de l'Intérieur recommande de désigner des fonctionnaires chargés de superviser le comptage, le classement, l'emballage, le scellage, la vérification du volume et de l'état des documents papier et des documents sur d'autres supports d'information (le cas échéant), ainsi que la réception et la coordination de la conservation sur place ou de la conservation centralisée temporaire des documents des agences et organisations.

En coordination avec l'unité de gestion et d'exploitation du Système, déterminer le nombre de documents numériques et délimiter la base de données documentaires du Système pour chaque agence, organisation et unité administrative.

Dressez la liste de tous les documents et bases de données documentaires actuellement conservés aux Archives historiques provinciales; continuez d'assurer la sécurité, l'intégrité et l'utilisabilité des documents et bases de données documentaires aux Archives historiques provinciales jusqu'à ce que les documents et bases de données documentaires soient remis aux agences et organisations compétentes après la réorganisation de la structure organisationnelle.

Synthétiser la quantité, le statut des documents, la base de données documentaires et faire rapport au Département des affaires intérieures, qui devra ensuite en faire rapport au Ministère de l'Intérieur.

Immédiatement après avoir achevé l'organisation, il est nécessaire d'effectuer rapidement les tâches suivantes :

Le point focal organise et confirme le transfert des documents et des bases de données documentaires des agences et organisations avant la restructuration à l'agence ou organisation de gestion compétente après la restructuration.

Conseiller au ministère de l'Intérieur d'élaborer des plans et des projets pour gérer les documents et les bases de données documentaires compilés par les agences et les organisations avant de réorganiser l'appareil.

Se coordonner avec les agences et organisations concernées pour organiser la mise en œuvre des projets et des plans visant à gérer et traiter les documents et les bases de données qui ont été compilés avant la réorganisation de l'appareil.
Collecte des dossiers à durée de conservation permanente ayant déjà fait l'objet d'un traitement complet auprès des agences et organismes sources des documents soumis aux Archives historiques provinciales. En l'absence d'archives spécialisées, les Archives historiques provinciales conseilleront au ministère de l'Intérieur de prévoir des locaux et des entrepôts afin d'assurer la sécurité des documents collectés lors de la réorganisation du système.

Inscrivez-vous pour ouvrir ou rouvrir des comptes d'organisations, de dirigeants et de secrétaires sur le Système afin de garantir l'émission et la réception de documents.

Le ministère de l'Intérieur exige que les chefs d'agences, d'organisations et d'unités administratives, ainsi que les présidents des comités populaires aux niveaux du district et de la commune, soient responsables de la sécurité des documents et des bases de données documentaires placés sous leur autorité, conformément aux dispositions légales, pendant le processus de restructuration de l'appareil, jusqu'à ce que ces documents et bases de données soient remis aux Archives historiques provinciales et aux agences et organisations compétentes après la restructuration.

Demander aux unités et aux individus de compiler et de regrouper les dossiers et documents relatifs aux travaux terminés et aux travaux non terminés (établir une liste des travaux non terminés de chaque unité).

Désigner des unités et des individus pour synthétiser et dresser une liste des travaux inachevés de l'agence ou de l'organisation ; faire joindre les dossiers et documents, les emballer séparément et les rassembler pour les soumettre aux archives de l'agence.

Diriger les archives de l'agence statistique, y ranger les documents et guider les services et les personnes concernées dans le classement et le rangement des dossiers et documents non soumis ; réceptionner les dossiers et documents des services et des personnes concernées et les rassembler dans les archives, les salles de stockage centralisées et les entrepôts. Il convient d'être vigilant, de les trier séparément et de consigner clairement les informations relatives aux travaux en cours dans les dossiers et documents.

Mettre en place les entrepôts, les équipements et les ressources humaines nécessaires pour protéger et conserver les documents en toute sécurité jusqu'à leur remise à l'autorité ou à l'organisme compétent pour gestion après réorganisation du dispositif.

Charger l'unité chargée de la gestion et de l'exploitation du système statistique de confirmer le nombre de documents et de bases de données documentaires des travaux achevés et non achevés ; délimiter les données du système ou les extraire vers des dispositifs de stockage et assurer la sécurité et l'intégrité des documents et des bases de données jusqu'à leur remise aux archives historiques provinciales ou aux agences et organisations compétentes après restructuration du dispositif.

Le président du comité populaire de district charge le ministère de l'Intérieur de donner des conseils sur l'aménagement des entrepôts et des équipements nécessaires pour rassembler et conserver de manière centralisée les documents des organismes spécialisés relevant du comité populaire de district ; de mobiliser des forces pour assurer la sécurité des documents jusqu'à leur remise à l'organisme ou à l'organisation de gestion compétente après la mise en place de l'organisation.

Immédiatement après avoir finalisé l'organisation, le responsable de la nouvelle agence, organisation ou unité administrative doit donner sans délai les instructions suivantes :

S’inscrire pour ouvrir ou rouvrir des comptes d’organisations, de dirigeants et de secrétaires sur le Système afin d’assurer l’émission et la réception de documents ; s’inscrire pour délivrer des sceaux et des certificats de signature numérique pour un service public spécialisé conformément à la réglementation.

Se coordonner avec les Archives historiques provinciales, l'unité de gestion et d'exploitation du système et les unités et personnes concernées pour recevoir les documents et les bases de données documentaires sur les travaux inachevés relevant de leur autorité de gestion en vue d'une résolution ultérieure.

Réception des documents, des bases de données documentaires sous autorité de gestion et des documents se trouvant dans les salles et les entrepôts de la zone de gestion ; coordination avec les Archives historiques pour élaborer des plans de traitement opérationnel pour ce bloc documentaire.

Compter, sceller et entreposer en toute sécurité les documents dans les archives et les entrepôts de l'agence.

Pour les archives de l'agence, le service des archives de l'agence ou la personne chargée des archives au sein de l'agence, de l'organisation ou de l'unité doit effectuer les tâches suivantes :

Demander aux unités et aux individus de compiler et d'emballer les dossiers et les documents et de les remettre à l'avance aux salles de stockage et aux entrepôts centralisés ; préparer les entrepôts et les conditions nécessaires pour conserver en toute sécurité les documents reçus des unités et des individus.

Compter, sceller et conserver en toute sécurité les documents dans les bureaux ou les archives de l'organisme ou de l'organisation jusqu'à ce qu'ils soient remis aux Archives historiques provinciales ou à l'organisme ou à l'organisation compétente après la réorganisation de la structure organisationnelle.

Se coordonner avec l'unité de gestion et d'exploitation du Système statistique pour confirmer le nombre de documents et de bases de données documentaires des agences et organisations dans le Système.

Recevoir et conserver séparément les dossiers et documents relatifs aux travaux inachevés, conformément à la liste.

Soumettre ou compiler, emballer séparément les documents précédemment remplis et conservés de façon permanente, prêts à être soumis aux Archives historiques.

Veuillez soumettre les documents et fichiers emballés ainsi que la liste des travaux non terminés dans leur état d'origine.

Pour les fonctionnaires, les employés du secteur public et les ouvriers, compiler et regrouper les dossiers et documents relatifs aux travaux achevés et ceux relatifs aux travaux non achevés ; pour les travaux non achevés, il est nécessaire d'établir une liste et d'indiquer clairement : le nom du travail ; le nom de la personne chargée de le traiter ; le nombre de documents et de matériels existants ; la date limite de traitement (le cas échéant).

Conserver des statistiques sur les enregistrements et documents relatifs aux travaux terminés et aux travaux non terminés dans le système ; créer une liste des enregistrements de travaux ou une liste des documents relatifs aux travaux non terminés dans le système.

Remettez le paquet original de documents et de fichiers ainsi que la liste des travaux inachevés sur le Système aux archives de l'agence ou de l'unité, ou à la personne chargée de collecter les documents lors du processus de réorganisation de l'appareil.

Immédiatement après avoir finalisé l'organisation, il est nécessaire de se coordonner sans délai avec les Archives de l'Agence et l'unité gérant et exploitant le Système afin de remettre les dossiers et documents relatifs aux travaux inachevés à l'unité ou à la personne chargée de poursuivre leur traitement.

Clôture des comptes des organisations et des particuliers pour les agences et les organisations qui cessent leurs activités immédiatement après une décision de restructuration organisationnelle.

En ce qui concerne l'unité chargée de la gestion et de l'exploitation du Système, le ministère de l'Intérieur exige qu'elle identifie et délimite le périmètre des documents et des bases de données documentaires du Système en fonction de chaque compte de l'agence, de l'organisation et de la personne ; qu'elle détermine, sur la base de la liste des travaux inachevés des unités et des personnes, le périmètre des données et établisse une liste des comptes des organisations et des personnes ayant des travaux inachevés ; et qu'elle prépare un plan de transfert sur demande.

Collecter et faire rapport au Comité populaire provincial et au ministère de l'Intérieur sur le système de codes d'identification des documents, de codes de dossiers et de symboles de documents actuellement utilisés dans le Système afin de servir de base à l'établissement des codes d'identification des documents, des codes de dossiers et des symboles de documents des agences et organisations après la réorganisation de l'appareil de manière unifiée et synchronisée, en évitant les doublons.

Immédiatement après avoir achevé l'organisation, il est nécessaire d'effectuer rapidement les tâches suivantes :

Clôture des comptes des organisations et des particuliers pour les agences et les organisations qui cessent leurs activités immédiatement après une décision de restructuration organisationnelle.

Mettre à jour le système de codes d'identification des documents, de codes de fichiers et de symboles textuels des nouvelles agences et organisations afin d'assurer le bon fonctionnement du système.

Ouvrir des comptes pour les nouvelles agences, organisations et personnes, en assurant la connexion avec les documents et bases de données documentaires précédemment associés afin de garantir la continuité du traitement des données sur le système.
Extraire et conditionner les documents et les bases de données documentaires des agences, organisations et unités inactives et les remettre aux Archives historiques provinciales ou aux agences et organisations compétentes après restructuration de l'appareil.

Prévoir un plan d'utilisation des documents et des bases de données documentaires du Système pour répondre aux besoins urgents des agences, des organisations et des individus pendant le processus de restructuration de l'appareil.
Veuillez consulter le texte intégral de la dépêche officielle n° 414/BNV-VTLTNN dans le fichier ci-joint :

Source : https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987