Renforcement de la gestion des documents et des archives dans le processus de réorganisation de l’appareil du système politique.

Il est strictement interdit de posséder, de transférer ou de détruire illégalement des documents et des bases de données documentaires ; il n'est pas permis d'endommager ou de perdre des documents et des bases de données documentaires pendant le processus de réorganisation de l'appareil.

Le 19 mars 2025, le ministère de l'Intérieur a émis la dépêche officielle n° 414/BNV-VTLTNN aux comités populaires des provinces et des villes sous tutelle centrale sur le renforcement de la gestion des documents et des archives dans le cadre de la réorganisation de l'appareil du système politique conformément à la conclusion n° 127-KL/TW du Politburo.

Il est strictement interdit de posséder, de transférer ou de détruire illégalement des documents et des bases de données documentaires.

Français Afin d'assurer un travail fluide et continu de documentation et d'archivage, d'assurer une gestion sûre des documents avant, pendant et après l'achèvement de la réorganisation du système politique conformément à la Conclusion n° 127-KL/TW du 28 février 2025 du Politburo et du Secrétariat sur la mise en œuvre de la recherche et la proposition de poursuivre la réorganisation du système politique, en assumant la responsabilité de la gestion étatique des documents et des archives, le Ministère de l'Intérieur demande au Président du Comité populaire de la province ou de la ville sous administration centrale d'ordonner d'urgence la mise en œuvre d'un certain nombre de tâches urgentes pour renforcer la gestion des documents et des archives dans le processus de réorganisation de l'appareil gouvernemental local comme suit :

Tout d’abord, se conformer correctement et pleinement aux réglementations légales sur les documents et les archives, en répondant aux exigences suivantes :

Premièrement, tous les documents et bases de données documentaires constitués au cours des activités des agences et organisations doivent être gérés de manière centralisée, uniforme et sécurisée en fonction de chaque archive ; les documents et bases de données documentaires de toute agence ou organisation doivent être comptés et collectés en fonction des archives de cette agence ou organisation.

Deuxièmement, l'agence ou l'organisation doit fermer ses archives à compter de la date de cessation de ses activités. L'agence ou l'organisation ne peut délivrer de documents administratifs relevant de sa compétence à compter de la date d'entrée en vigueur de la décision de l'autorité compétente relative à la fusion ou à la cessation de ses activités.

Troisièmement, avant et pendant l'organisation, les documents et les bases de données doivent continuer à être conservés dans les archives des Archives historiques provinciales et des Archives de l'Agence (ou à l'endroit où ils sont conservés) de l'unité administrative avant l'organisation.

Quatrièmement, il est strictement interdit de posséder, de transférer ou de détruire illégalement des documents et des bases de données documentaires ; il n’est pas permis d’endommager ou de perdre des documents et des bases de données documentaires pendant le processus de réorganisation de l’appareil.

Deuxièmement, les archives historiques provinciales sont chargées de recevoir et de coordonner avec les chefs des agences, organisations et unités administratives pour continuer à préserver sur place ou à préserver temporairement tous les documents d'archives et bases de données documentaires de la province et de transmettre les documents conformément à leur autorité de gestion aux nouvelles agences, organisations et unités administratives après l'arrangement organisationnel.

Troisièmement, la remise des documents et des bases de données documentaires après l'organisation est effectuée conformément aux dispositions de la loi sur l'autorité de gestion des archives.

Quatrièmement, appliquer strictement les réglementations légales sur la gestion et l’utilisation des sceaux et des certificats de signature numérique pour le service public ; protéger les secrets d’État et assurer la sécurité des informations, des documents et des données lors de l’exécution des tâches statistiques, de leur emballage, de leur remise, de leur conservation et de leur utilisation dans le processus de réorganisation de l’appareil.

Émission de documents réglementant la liste des codes d'identification des documents, des enregistrements et des symboles textuels des nouvelles agences et organisations

Pour les comités populaires des provinces et des villes gérées par l'État, le ministère de l'Intérieur recommande que le président du comité populaire provincial soit responsable, en tant que chef, de la mise en œuvre de la gestion d'État des archives dans la localité dans le cadre de ses fonctions et pouvoirs ; de la garantie de la sécurité des documents et des bases de données documentaires sous leur autorité de gestion conformément aux dispositions de la loi tout au long du processus de réorganisation de l'appareil.

Publier d'urgence la Directive du Président du Comité populaire provincial sur le renforcement de la gestion étatique des documents et des archives.

Élaborer un plan de réorganisation des archives historiques de l'État au niveau provincial dans le cadre du Projet de réorganisation et de réorganisation des unités administratives à tous les niveaux et de construction d'un modèle d'organisation du gouvernement local à deux niveaux, le soumettre aux autorités compétentes pour évaluation et mise en œuvre.

Immédiatement après avoir terminé l’organisation, il est nécessaire d’effectuer rapidement les tâches suivantes :

Premièrement, publier un document réglementant la liste des codes d’identification des documents, des enregistrements et des symboles de texte des nouvelles agences et organisations sous gestion.

Deuxièmement, ordonner aux responsables des nouvelles agences et organisations de recevoir les documents et les bases de données sous leur autorité de gestion ; aux responsables des nouvelles unités administratives de base de recevoir les documents dans les salles et les entrepôts de la zone de gestion temporairement gérés par les Archives historiques provinciales.

Troisièmement, diriger l’unité qui gère et exploite le système pour mettre en œuvre des solutions techniques afin d’assurer la continuité et la poursuite des activités de délivrance de documents et de règlement des travaux des agences et organisations sous sa gestion.

Quatrièmement, diriger l’élaboration de projets et de plans pour gérer et traiter les opérations commerciales à partir de documents préalablement compilés.

Cinquièmement, assurer les ressources nécessaires pour effectuer les tâches administratives et d’archivage en toute sécurité et en douceur avant, pendant et après l’organisation.

Sixièmement, faire rapport sur l’état de mise en œuvre au ministère de l’Intérieur afin que ce dernier puisse le synthétiser et en faire rapport au gouvernement .

Publication du Plan de mise en œuvre de la Directive du Président du Comité populaire provincial sur le renforcement de la gestion des documents et des archives.

Au ministère de l'Intérieur, conseiller au président du Comité populaire provincial d'émettre une directive sur le renforcement de la gestion des documents et des archives dans le cadre de la réorganisation de l'appareil du système politique local.

Publier un plan pour mettre en œuvre la directive du président du comité populaire provincial sur le renforcement de la gestion des documents et des archives dans le processus de réorganisation de l'appareil du système politique local.

Les Archives historiques provinciales assignent des fonctionnaires pour organiser des groupes de travail auprès d'organismes, d'organisations et d'unités afin de recevoir, de coordonner la préservation sur place des documents et de délimiter la base de données documentaires du système.

Demander aux Archives historiques provinciales de prendre des mesures proactives pour recueillir les documents conservés de façon permanente qui ont été entièrement édités dans les agences et organisations qui sont la source des documents soumis aux Archives historiques provinciales.

Conseiller au président du Comité populaire provincial de prévoir des ressources suffisantes pour assurer la sécurité des documents et des bases de données documentaires dans les salles et les entrepôts qui ont été confirmés et scellés par les Archives historiques provinciales jusqu'à ce qu'ils soient remis à l'agence ou à l'organisation de gestion responsable après la réorganisation de l'appareil.

Immédiatement après avoir terminé l’organisation, il est nécessaire d’effectuer rapidement les tâches suivantes :

Conseiller au Président du Comité populaire provincial de promulguer rapidement une liste de codes d'identification pour les documents, les dossiers et les symboles de texte des agences et organisations formées après la réorganisation de l'appareil sous sa sphère de gestion.

Soumettre au Comité populaire provincial les plans et projets de gestion et de traitement des documents des agences et organisations avant de réorganiser l'appareil.

Coordonner avec l'unité de gestion et d'exploitation du système pour élaborer un plan de transfert, intégrer les documents et les bases de données de documents dans le système.

Si nécessaire, consultez le Département des archives et des documents de l'État sur le plan de gestion et de traitement du bloc de documents et de la base de données de documents qui ont été compilés avant d'organiser la structure organisationnelle.

Guider et répondre régulièrement aux questions des agences, organisations et particuliers sur les documents et les archives avant, pendant et après la restructuration organisationnelle.

Confirmer la remise des documents et des bases de données documentaires des agences et organisations avant de réorganiser l'appareil

Pour les archives historiques provinciales, le ministère de l'Intérieur recommande de faire appel à des fonctionnaires pour guider le comptage, l'agencement, l'emballage, le scellement, la confirmation du volume et de l'état des documents papier et des documents sur d'autres supports d'information (le cas échéant), et la réception et la coordination de la conservation sur place ou de la conservation centralisée temporaire des documents des agences et organisations.

Coordonner avec l'unité de gestion et d'exploitation du système pour déterminer le nombre de documents numériques et délimiter la base de données de documents sur le système de chaque agence, organisation et unité administrative.

Dresser la liste de tous les documents et bases de données documentaires actuellement conservés aux Archives historiques provinciales ; continuer à assurer la sécurité, l'intégrité et la convivialité des documents et bases de données documentaires aux Archives historiques provinciales jusqu'à ce que les documents et bases de données documentaires soient remis aux agences et organisations compétentes après la réorganisation de la structure organisationnelle.

Synthétiser la quantité, le statut des documents, la base de données documentaire et faire rapport au ministère de l'Intérieur pour faire rapport au ministère de l'Intérieur.

Immédiatement après avoir terminé l’organisation, il est nécessaire d’effectuer rapidement les tâches suivantes :

Le point focal organise et confirme la remise des documents et des bases de données documentaires des agences et organisations avant l'arrangement organisationnel à l'agence ou organisation de gestion compétente après l'arrangement organisationnel.

Conseiller le ministère de l’Intérieur pour qu’il élabore des plans et des projets visant à gérer et à manipuler les documents et les bases de données documentaires qui ont été compilés par les agences et les organisations avant de réorganiser l’appareil.

Coordonner avec les agences et organisations compétentes pour organiser la mise en œuvre des projets et des plans de gestion et de traitement des documents et des bases de données qui ont été compilés avant la réorganisation de l'appareil.
Collecte de dossiers à durée de conservation permanente, préalablement entièrement édités, auprès des organismes et organisations d'où proviennent les documents déposés aux Archives historiques provinciales. En l'absence de service d'archives spécialisé, les Archives historiques provinciales recommanderont au ministère de l'Intérieur d'aménager des locaux et des entrepôts afin d'assurer la sécurité des documents collectés lors de la restructuration de l'appareil.

Inscrivez-vous pour ouvrir de nouveaux comptes ou rouvrir des comptes d'organisations, de dirigeants et de secrétaires sur le système afin de garantir l'émission et la réception des documents.

En ce qui concerne les chefs d'agences, d'organisations et d'unités administratives, le Ministère de l'Intérieur exige que les chefs d'agences, d'organisations et les présidents des comités populaires aux niveaux du district et de la commune soient responsables de la garantie de la sécurité des documents et des bases de données de documents sous leur autorité de gestion conformément aux dispositions de la loi pendant le processus de restructuration de l'appareil jusqu'à ce que les documents et les bases de données de documents soient remis aux Archives historiques provinciales et aux agences et organisations compétentes après la restructuration de l'appareil.

Diriger les unités et les individus pour compiler et regrouper les dossiers et documents sur les travaux terminés et les dossiers et documents sur les travaux non terminés (faire une liste des travaux non terminés de chaque unité).

Affecter des unités et des individus pour synthétiser et dresser une liste des travaux inachevés de l'agence ou de l'organisation ; avoir des dossiers et des documents joints, emballés séparément et collectés pour les soumettre aux archives de l'agence.

Diriger les archives de l'organisme statistique, y ranger les documents et guider les unités et les personnes dans la compilation et le conditionnement des dossiers et documents non déposés ; recevoir les dossiers et documents des unités et des personnes et les rassembler aux archives et dans les locaux et entrepôts centralisés. Il est nécessaire de veiller à les classer séparément et de conserver des notes claires concernant les dossiers et documents non terminés.

Prévoir les entrepôts, les équipements et les ressources humaines nécessaires pour protéger et conserver en toute sécurité les documents jusqu'à leur remise à l'autorité ou à l'organisation compétente pour gestion après réorganisation de l'appareil.

Diriger l'unité gérant et exploitant le système statistique pour confirmer le nombre de documents et de bases de données documentaires des travaux achevés et non achevés ; délimiter les données sur le système ou les extraire vers des périphériques de stockage et assurer la sécurité et l'intégrité des documents et des bases de données jusqu'à leur remise aux archives historiques provinciales ou aux agences et organisations compétentes après la restructuration de l'appareil.

Le président du Comité populaire du district charge le Département des affaires intérieures de conseiller sur l'aménagement des entrepôts et des équipements nécessaires pour rassembler et conserver de manière centralisée les documents des organismes spécialisés relevant du Comité populaire du district ; d'organiser les forces pour protéger la sécurité des documents jusqu'à leur remise à l'organisme ou à l'organisation de gestion compétente après l'aménagement organisationnel.

Immédiatement après avoir finalisé les dispositions organisationnelles, le chef de la nouvelle agence, organisation ou unité administrative doit rapidement ordonner :

Inscrivez-vous pour ouvrir de nouveaux comptes ou rouvrir des comptes d'organisations, de dirigeants et de secrétaires sur le Système afin d'assurer l'émission et la réception de documents ; inscrivez-vous pour délivrer des sceaux et des certificats de signature numérique pour un service public spécialisé conformément à la réglementation.

Coordonner avec les Archives historiques provinciales, l'unité de gestion et d'exploitation du système et les unités et personnes concernées pour recevoir les documents et les bases de données documentaires sur les travaux inachevés sous leur autorité de gestion pour une résolution ultérieure.

Recevoir les documents, les bases de données documentaires sous l'autorité de gestion et les documents dans les salles et les entrepôts de la zone de gestion ; coordonner avec les Archives historiques pour élaborer des plans de traitement des affaires pour ce bloc de documents.

Compter, sceller et stocker en toute sécurité les documents dans les archives et les entrepôts de l'agence.

Pour les archives d’agence, le service des archives de l’agence ou la personne affectée aux archives au sein de l’agence, de l’organisation ou de l’unité doit effectuer les tâches suivantes :

Demander aux unités et aux individus de compiler et d'emballer les dossiers et les documents et de les remettre à l'avance aux salles de stockage et aux entrepôts centralisés ; préparer les entrepôts et les conditions nécessaires pour conserver en toute sécurité les documents reçus des unités et des individus.

Compter, sceller et conserver en toute sécurité les documents dans le bureau ou les archives de l'agence ou de l'organisation jusqu'à ce que les documents soient remis aux Archives historiques provinciales ou à l'agence ou à l'organisation compétente après la réorganisation de la structure organisationnelle.

Coordonner avec l’unité de gestion et d’exploitation du système statistique pour confirmer le nombre de documents et de bases de données documentaires des agences et organisations du système.

Recevoir et conserver séparément les dossiers et documents de travaux inachevés selon la liste.

Soumettre ou compiler, emballer séparément les documents précédemment complétés et conservés de manière permanente, prêts à être soumis aux Archives historiques.

Soumettre les documents et dossiers emballés ainsi que la liste des travaux inachevés dans leur état d'origine.

Pour les fonctionnaires, les employés publics et les ouvriers, compiler et emballer les dossiers et documents sur les travaux terminés et les dossiers et documents sur les travaux non terminés ; pour les travaux non terminés, il est nécessaire de faire une liste et d'indiquer clairement : le nom du travail ; le nom de la personne chargée de le traiter ; le nombre de documents et de matériels existants ; le délai de traitement (le cas échéant).

Tenir des statistiques sur les enregistrements et les documents relatifs aux travaux terminés et sur les enregistrements et les documents relatifs aux travaux non terminés sur le Système ; créer une liste d'enregistrements de travail ou une liste de documents relatifs aux travaux non terminés sur le Système.

Soumettez le dossier original de documents et de fichiers ainsi que la liste des travaux inachevés sur le système aux archives de l'agence ou de l'unité, ou à la personne responsable de la collecte des documents pendant le processus de réorganisation de l'appareil.

Immédiatement après avoir terminé l'organisation, il est nécessaire de coordonner rapidement avec les Archives de l'Agence et l'unité qui gère et exploite le Système pour remettre les dossiers et les documents sur les travaux inachevés à l'unité ou à la personne chargée de continuer à les gérer.

Clôture des comptes des organisations et des particuliers pour les agences et organisations qui cessent leurs activités immédiatement après qu'une décision de restructuration organisationnelle est prise.

En ce qui concerne l'unité qui gère et exploite le système, le ministère de l'Intérieur exige d'identifier et de délimiter la portée des documents et des bases de données de documents dans le système en fonction de chaque compte de l'agence, de l'organisation et de l'individu ; dans lequel, sur la base de la liste des travaux inachevés des unités et des individus, déterminer la portée des données et établir une liste des comptes des organisations et des individus avec des travaux inachevés ; préparer un plan de transfert lorsque cela est demandé.

Recueillir et faire rapport au Comité populaire provincial et au Département de l'intérieur sur le système de codes d'identification de documents, de codes de fichiers et de symboles de documents actuellement utilisés dans le système pour servir de base à l'établissement de codes d'identification de documents, de codes de fichiers et de symboles de documents des agences et organisations après avoir réorganisé l'appareil de manière unifiée et synchronisée, en évitant les doublons.

Immédiatement après avoir terminé l’organisation, il est nécessaire d’effectuer rapidement les tâches suivantes :

Mettre à jour le système de codes d’identification des documents, de codes de fichiers et de symboles de texte des nouvelles agences et organisations pour garantir le bon fonctionnement du système.

Ouvrir des comptes pour de nouvelles agences, organisations et personnes, en assurant la connexion avec les documents et bases de données de documents précédemment associés afin de garantir l'absence d'interruption du traitement du travail sur le système.
Extraire et emballer les documents et les bases de données documentaires des agences, organisations et unités inactives et les remettre aux Archives historiques provinciales ou aux agences et organisations compétentes après la restructuration de l'appareil.

Avoir un plan pour utiliser les documents et les bases de données documentaires du système afin de répondre aux besoins urgents des agences, des organisations et des individus pendant le processus de restructuration de l’appareil.
Veuillez consulter le texte intégral de la dépêche officielle n° 414/BNV-VTLTNN dans le FICHIER ci-joint :

Source : https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987