Batalkan rapat untuk mengurangi kelelahan karyawan

[iklan_1]

Warga Amerika Joshua Zerkel mengira ia telah mencapai batas kemampuannya dengan jadwal rapat mingguan yang padat.

"Saya ingin menangis ketika melihat jadwal rapat saya," kata direktur pemasaran di perusahaan aplikasi manajemen bisnis Asana. Rapat yang bertubi-tubi membuatnya sulit menyelesaikan pekerjaan.

Kecemasan Zerkel yang semakin meningkat disadari oleh perusahaan , yang kemudian mengusulkan pembatalan sementara rapat rutin. Mereka menyebutnya Rapat Kiamat .

“Saya pikir keadaan menjadi lebih baik,” kata Zerkel.

Ilustrasi: Washington Post — Ilustrasi: *Washington Post*

Beban rapat yang berlebihan merupakan masalah bagi banyak pekerja kantoran. Sebuah studi baru oleh Microsoft menemukan bahwa 68% orang mengatakan mereka terganggu dan tidak dapat fokus karena rapat.

Perusahaan meningkatkan rapat selama Covid-19 agar tetap terhubung dengan karyawan. Kebiasaan ini masih ada empat tahun kemudian, tetapi perusahaan-perusahaan sedang memikirkan kembali budaya rapat mereka. Mereka mengurangi rapat untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi kelelahan karyawan.

“Ada minat yang tinggi terhadap rapat kantor,” kata Steven Rogelberg, seorang profesor di Universitas North Carolina.

Tim Zerkel yang beranggotakan sembilan orang menghapus rapat hari Rabu dari jadwal mereka, menghemat 11 jam per bulan. Kemudian, Doomsday Meetings diluncurkan untuk 60 orang, mendorong perusahaan untuk menerapkan manual yang menginstruksikan departemen-departemen untuk mengurangi rapat sebagai aturan.

"Kami dengan cermat mengubah jadwal dan struktur rapat," ujar Rebecca Hinds, kepala strategi Asana. "Kami membatalkan rapat yang tidak terlalu berbobot." Di saat yang sama, para pemimpin mendorong orang-orang untuk menolak rapat yang tidak bernilai.

Pada akhir Januari, platform e-commerce Shopify meminta karyawan untuk membatalkan semua rapat selama dua minggu. Pada bulan Juli, karyawan berharap dapat mengurangi rapat sebesar 14% dan pada akhir tahun sebesar 18%.

Tahun lalu, perusahaan perangkat lunak Techsmith meniadakan rapat selama sebulan, memilih konferensi teks atau video . Survei internal menemukan bahwa karyawan 15% lebih produktif, dan 85% mengidentifikasi rapat yang akan mereka lewatkan atau persingkat. Tingkat kehadiran juga berkurang.

“Kami melindungi energi karyawan kami agar mereka dapat bekerja sebaik-baiknya,” kata CEO Wendy Hamilton.

Platform otomatisasi Zapier telah mengadopsi kebijakan "minggu fokus" bagi karyawan, di mana setiap orang menetapkan tujuan dan prioritas untuk minggu tersebut. Kebijakan ini tidak menghilangkan rapat sama sekali, tetapi menganjurkan agar rapat dihindari jika tidak diperlukan.

80% karyawan mengatakan mereka telah mencapai tujuan mereka, menurut survei oleh Brandon Sammut, direktur sumber daya manusia di Zapier.

Aplikasi organisasi tenaga kerja Slack juga meluncurkan Summer Focus Fridays dan Innovation Weeks yang memungkinkan karyawan bekerja dalam sesi yang terfokus dan tanpa gangguan.

Mereka bereksperimen dengan mengurangi rapat hingga 50% dan mendorong lebih banyak waktu istirahat. Slack menggunakan AI untuk merangkum poin-poin penting sehingga karyawan dapat melewatkan rapat.

Namun, perubahan ini juga membawa banyak tantangan. Dalam beberapa kasus, berkurangnya pertemuan berarti berkurangnya kesempatan untuk belajar dan mengamati orang lain.

Profesor Rogelberg mengatakan bahwa strategi pengurangan rapat akan efektif jika melibatkan seluruh departemen. Para pemimpin bertanggung jawab untuk merencanakan dan melibatkan orang lain, sementara karyawan bertanggung jawab untuk mengembangkan tujuan mereka sendiri. "Kombinasi ini akan membuat mereka tidak terlalu terkejut ketika budaya rapat berubah," ujarnya.

Zerkel berterima kasih kepada perusahaan atas jadwal baru tersebut. "Mereka berani dan tegas dalam menghadapi perubahan," ujarnya.

Ngoc Ngan (Menurut Washington Post )

[iklan_2]
Sumber