Reorganisasi lembaga administrasi publik pasca merger di Dong Trieu: Sinkron, tepat waktu, untuk masyarakat dan bisnis

Mulai 1 Juli 2025, Kota Dong Trieu akan resmi mengoperasikan 5 Pusat Layanan Administrasi Publik (APSC) tingkat kecamatan di bawah model pemerintahan kota 2 tingkat setelah penggabungan. Dengan persiapan proaktif di semua aspek—mulai dari fasilitas, sumber daya manusia, hingga infrastruktur teknologi informasi dan prosedur operasional—Dong Trieu menunjukkan tekadnya untuk tidak membiarkan proses transisi mengganggu penyelesaian prosedur administratif (AP) bagi masyarakat dan pelaku usaha.

Ibu Tran Thi Huong, seorang pegawai negeri sipil di bidang tanah dan konstruksi, distrik Yen Duc, kota Dong Trieu, membimbing masyarakat dalam menangani prosedur administratif.

Pada pertengahan Juni, Ibu Tran Thi Huong, seorang pegawai negeri sipil di sektor pertanahan dan konstruksi di kecamatan Yen Duc, mengemban dua peran sekaligus: bekerja di kecamatan Yen Duc dan berpartisipasi dalam model percontohan di Pusat Layanan Publik kecamatan Hoang Que yang baru. Setiap hari, beliau menguji coba pemrosesan 5-10 berkas di berbagai bidang pada sistem elektronik, dengan semua tahapan mulai dari penerimaan hingga penilaian dan pengembalian hasil. “Meskipun banyak tugas baru, berkat pelatihan yang menyeluruh sebelumnya, kami tidak terlalu terkejut. Selama fase percontohan ini, jika ada kesulitan atau masalah, akan dirangkum dan dilaporkan kepada atasan untuk diselesaikan tepat waktu. Dengan demikian, proses penanganan prosedur administratif terbebas dari penundaan, memastikan kelancaran dalam melayani masyarakat dan bisnis,” ungkap Ibu Huong.

Pusat Administrasi Publik Kelurahan Hoang Que - tempat Ibu Huong bekerja - terletak di aula bekas Komite Rakyat Komune Hong Thai Tay, dengan luas 150 m². Pusat ini akan berfungsi untuk menyelesaikan semua prosedur administrasi bagi warga dari empat unit gabungan: Hoang Que, Yen Duc, Hong Thai Tay, dan Hong Thai Dong. Hingga saat ini, tempat ini telah dilengkapi dengan fasilitas, rambu-rambu, peralatan teknologi informasi, dan memiliki 5 petugas lapangan yang bertugas dan melakukan uji coba semua jenis pencatatan pada sistem. Semua kondisi yang diperlukan telah siap agar Pusat dapat beroperasi secara efektif, cepat, dan lancar saat diresmikan.

Pusat Administrasi Publik Kelurahan Hoang Que yang baru dilengkapi sepenuhnya dengan fasilitas dan peralatan, siap melayani masyarakat mulai 1 Juli.

Menurut Bapak Le Ngoc Thang, Wakil Direktur Cabang Pusat Layanan Publik Kota, mulai 1 Juli 2025, Dong Trieu akan resmi mengoperasikan 5 pusat layanan publik di 5 kelurahan baru: Hoang Que, Dong Trieu, Mao Khe, An Sinh dan Binh Khe. Sebelum operasi resmi, sejak pertengahan Juni, Dong Trieu telah menggelar uji coba sistem pusat layanan publik baru di daerah-daerah. Kantor pusat semuanya ditata ulang secara wajar, seperti: titik Hoang Que terletak di aula Komite Rakyat komune Hong Thai Tay lama dengan luas 150m²; titik An Sinh menerima peralatan dari 3 komune gabungan, atau titik Dong Trieu menggunakan fasilitas asli Cabang Pusat Layanan Publik Kota dengan luas lantai hampir 1.000m².

Bersamaan dengan itu, dilakukan peninjauan dan penambahan menyeluruh peralatan: komputer, printer, pemindai, mesin fotokopi, mesin penomor otomatis, dan infrastruktur teknologi informasi. Khususnya, staf di lokasi baru dilatih dalam proses penanganan prosedur administratif sesuai model pemerintahan dua tingkat, dan diuji secara bersamaan menggunakan dua perangkat lunak (3 tingkat dan 2 tingkat) untuk memastikan tidak ada gangguan pada layanan administratif. Untuk mengoordinasikan personel secara efektif, Dong Trieu juga telah menetapkan tugas sesuai kapasitas dan kebutuhan aktual. Setiap pusat administrasi tingkat kecamatan diharapkan memiliki setidaknya 10 staf, yang dibagi ke dalam posisi-posisi khusus mulai dari bimbingan, penerimaan, penilaian, pengembalian hasil, hingga dukungan teknis dan administratif.

Selama masa "transisi" hingga 30 Juni, Dinas Pelayanan Terpadu Satu Pintu di tingkat kecamatan/kelurahan dan Dinas Pelayanan Publik Kota akan tetap menerima dan memproses prosedur administratif sesuai model 3 tingkat pada sistem informasi administratif provinsi yang berlaku. Untuk berkas yang belum lengkap, Komite Rakyat Kota akan mengarahkan pembuatan daftar detail dan menyerahkannya kepada Dinas Pelayanan Publik kelurahan yang baru untuk diproses lebih lanjut, tanpa penumpukan atau kehilangan. Data per Juni 2025 menunjukkan bahwa seluruh kota telah memproses lebih dari 18.000 berkas prosedur administratif, tanpa ada kasus keterlambatan pemrosesan. Dinas Pelayanan Terpadu Satu Pintu di tingkat kecamatan menerima dan memproses lebih dari 2.300 berkas, dengan tingkat penyelesaian awal dan tepat waktu mencapai 100%. Angka-angka ini menunjukkan tekad dan efektivitas awal Sistem Pelayanan Publik yang baru di masa transisi.

Meskipun papan nama telah diubah menjadi Pusat Layanan Publik Kelurahan Dong Trieu, Cabang Pusat Layanan Publik Kota Dong Trieu saat ini tengah menjalankan segera prosedur administratif yang tersisa yang diterima dari masyarakat.

Proses penggabungan dan reorganisasi aparatur administrasi di Dong Trieu berada di jalur yang tepat dengan semangat "menempatkan masyarakat dan bisnis sebagai pusat pelayanan". Berbagai upaya, mulai dari penyiapan fasilitas, sumber daya manusia, pelatihan keterampilan, hingga modernisasi proses, menciptakan fondasi yang kokoh bagi Dong Trieu untuk secara efektif menjalankan model pemerintahan kota dua tingkat: modern, transparan, dan profesional.

Ngo Diu

Sumber: https://baoquangninh.vn/sap-xep-co-quan-hanh-chinh-cong-sau-sap-nhap-o-dong-trieu-dong-bo-kip-thoi-vi-nguoi-dan-va-doanh-ngh-3364175.html