Mengubah dan melengkapi sejumlah peraturan tentang otentikasi

(Chinhphu.vn) - Sejumlah peraturan baru tentang otentikasi dikeluarkan dalam Keputusan No. 280/2025/ND-CP tanggal 27 Oktober 2025 Pemerintah.

Keputusan No. 280/2025/ND-CP mengubah dan melengkapi sejumlah peraturan tentang otentikasi.

Pemerintah menerbitkan Peraturan Pemerintah Nomor 280/2025/ND-CP tanggal 27 Oktober 2025 yang mengubah dan melengkapi sejumlah pasal dalam Peraturan Pemerintah Nomor 23/2015/ND-CP. tentang penerbitan salinan dari dokumen asli, sertifikasi salinan dari dokumen asli, dan sertifikasi penandatanganan dan otentikasi kontrak, transaksi, sebagaimana telah diubah, dilengkapi dengan Keputusan No. 07/2025/ND-CP.

Berdasarkan ketentuan baru dalam Keputusan No. 280/2025/ND-CP, pengesahan salinan dari aslinya berarti bahwa otoritas, organisasi, atau orang yang berwenang sebagaimana ditentukan dalam Keputusan ini, berdasarkan aslinya, mengesahkan bahwa salinan tersebut sesuai dengan aslinya.

Sertifikasi tanda tangan adalah tindakan suatu badan, organisasi, atau orang yang berwenang sebagaimana dimaksud dalam Keputusan ini yang menyatakan bahwa tanda tangan pada suatu dokumen atau kertas adalah tanda tangan orang yang meminta sertifikasi.

Autentikasi transaksi adalah tindakan orang yang berwenang sebagaimana dimaksud dalam Keputusan ini yang mengesahkan waktu dan tempat penyelesaian transaksi perdata, kecakapan melakukan perbuatan perdata, kehendak sukarela, tanda tangan, atau sidik jari para pihak yang melakukan transaksi perdata.

Memperluas cakupan sertifikasi

Secara khusus, Keputusan No. 280/2025/ND-CP mengubah dan menambah Klausul 9 Pasal 2 Keputusan 23/2015/ND-CP ke arah perluasan subjek sertifikasi.

Secara spesifik, orang yang melaksanakan sertifikasi adalah Ketua Komite Rakyat di komune, distrik, atau zona khusus (Komite Rakyat tingkat komune); orang yang diberi wewenang atau ditugaskan untuk melaksanakan tugas sertifikasi sesuai dengan peraturan; notaris dari Kantor Notaris, Kantor Notaris (organisasi praktik notaris); pejabat diplomatik , pejabat konsuler dari badan perwakilan diplomatik, badan perwakilan konsuler, dan badan lain yang diberi wewenang untuk melaksanakan fungsi konsuler Vietnam di luar negeri (Badan perwakilan).

Dengan demikian, dibandingkan dengan peraturan lama, Keputusan No. 280/2025/ND-CP memperluas subjek sertifikasi hingga mencakup orang yang diberi wewenang atau ditugaskan untuk melaksanakan tugas sertifikasi sesuai peraturan.

Perubahan peraturan tentang kewenangan dan tanggung jawab sertifikasi

Keputusan No. 280/2025/ND-CP juga mengubah dan melengkapi peraturan tentang wewenang dan tanggung jawab sertifikasi dengan tujuan mendefinisikan tanggung jawab setiap entitas yang melaksanakan sertifikasi secara jelas. Khususnya:

1. Ketua Panitia Rakyat tingkat kecamatan mempunyai wewenang dan tanggung jawab:

a) Mengesahkan salinan dari dokumen asli dan surat-surat yang diterbitkan atau disahkan oleh badan-badan dan organisasi-organisasi yang berwenang di Vietnam; badan-badan dan organisasi-organisasi yang berwenang di negara-negara asing; badan-badan dan organisasi-organisasi yang berwenang di Vietnam yang bekerja sama dengan badan-badan dan organisasi-organisasi yang berwenang di negara-negara asing;

b) Autentikasi tanda tangan pada dokumen dan surat;

c) Mengesahkan tanda tangan penerjemah dalam dokumen dan makalah dari bahasa asing ke bahasa Vietnam, dan dari bahasa Vietnam ke bahasa asing;

d) Sertifikasi transaksi yang berkaitan dengan aset bergerak;

d) Melakukan sertifikasi terhadap transaksi yang berkaitan dengan hak atas tanah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang pertanahan;

e) Melakukan sertifikasi transaksi perumahan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang perumahan;

g) Surat Wasiat;

h) Sertifikasi dokumen penolakan menerima warisan;

i) Mengesahkan dokumen-dokumen tentang pembagian harta warisan sebagai harta sebagaimana dimaksud pada butir d, dd, dan e di atas.

2. Ketua Panitia Rakyat tingkat kecamatan mengarahkan dan mengatur pelaksanaan kegiatan sertifikasi di daerah.

Pemberian kuasa dan penunjukan atas pelaksanaan pengesahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) serta penandatanganan dan penggunaan stempel dalam pelaksanaan pengesahan, dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan tentang organisasi perangkat daerah, undang-undang tentang organisasi badan khusus di bawah Komite Rakyat pada tingkat kecamatan, dan peraturan perundang-undangan terkait.

3. Badan perwakilan berwenang dan bertanggung jawab untuk mengesahkan hal-hal sebagaimana dimaksud dalam huruf a, b, dan c ayat 1. Pejabat diplomatik atau konsuler menandatangani, mengesahkan, dan membubuhkan stempel badan perwakilan.

4. Notaris berwenang dan bertanggung jawab melakukan pengesahan terhadap hal-hal sebagaimana dimaksud pada huruf a, b, dan c ayat (1), menandatangani pengesahan tersebut, dan membubuhkan stempel organisasi kenotariatan.

5. Sertifikasi tidak bergantung pada tempat tinggal pemohon sertifikasi dalam hal-hal berikut:

a) Salinan resmi dari dokumen asli, tanda tangan resmi;

b) Sertifikasi transaksi yang berkaitan dengan aset bergerak;

c) Sertifikasi surat wasiat dan dokumen penolakan menerima warisan;

d) Sertifikasi dokumen otorisasi terkait dengan pelaksanaan hak pengguna tanah dan perumahan;

d) Mengesahkan perubahan, penambahan, dan pembatalan transaksi yang disebutkan dalam poin b, c, dan d bagian ini.

6. Pengesahan transaksi yang berhubungan dengan hak guna tanah dilakukan di Kantor Catatan Sipil kelurahan tempat kedudukan tanah, pengesahan transaksi perumahan dilakukan di Kantor Catatan Sipil kelurahan tempat kedudukan rumah, kecuali sebagaimana dimaksud pada angka 5.

Orang yang meminta autentikasi tidak boleh diharuskan menunjukkan dokumen asli atau salinan dokumen yang terintegrasi pada VNeID.

Pada saat yang sama, Keputusan No. 280/2025/ND-CP juga melengkapi peraturan tentang kewajiban dan hak orang yang melakukan sertifikasi.

Keputusan No. 280/2025/ND-CP lebih lanjut menetapkan: orang yang melakukan otentikasi tidak mengharuskan orang yang meminta otentikasi untuk menyerahkan atau menunjukkan asli atau salinan dokumen dan kertas yang telah diintegrasikan pada VNeID ketika orang yang meminta otentikasi telah menyajikan informasi yang sesuai dari VNeID.

Dalam hal pemohon sertifikasi meminta dan pelaksana sertifikasi dapat memanfaatkan keterangan dan dokumen dari Pangkalan Data Kependudukan Nasional atau pangkalan data lain sebagaimana dimaksud dalam peraturan perundang-undangan, maka pelaksana sertifikasi bertanggung jawab atas pemanfaatan keterangan dan dokumen dari pangkalan data tersebut, dan tidak mewajibkan pemohon sertifikasi untuk memperlihatkan aslinya, salinannya dari buku asli, atau salinan yang telah dilegalisasi dari keterangan dan dokumen yang dieksploitasi tersebut.

Mengubah peraturan tentang tanggung jawab Komite Rakyat di semua tingkatan dalam pengelolaan otentikasi negara

Selain itu, Peraturan Pemerintah Nomor 280/2025/ND-CP juga mengubah dan menambah Pasal 43 Peraturan Pemerintah Nomor 23/2015/ND-CP yang mengatur tanggung jawab Komite Rakyat di semua tingkatan dalam pengelolaan otentikasi negara untuk memenuhi persyaratan saat mengoperasikan organisasi dan pengoperasian model pemerintahan daerah 2 tingkat.

Sesuai dengan Keputusan No. 280/2025/ND-CP, tanggung jawab Komite Rakyat di semua tingkatan dalam pengelolaan otentikasi negara ditetapkan sebagai berikut:

1- Komite Rakyat di tingkat provinsi melaksanakan manajemen sertifikasi negara di tingkat daerah, dengan tugas dan wewenang sebagai berikut:

a) Menyelenggarakan pelaksanaan dokumen hukum sertifikasi di tingkat daerah;

b) Memberikan bimbingan dan pelatihan keterampilan sertifikasi bagi pejabat dan pegawai negeri sipil yang bekerja di bidang sertifikasi pada Komite Rakyat di tingkat kelurahan dan notaris pada organisasi praktik notaris;

c) Menyelenggarakan propaganda dan penyebaran peraturan perundang-undangan tentang sertifikasi; mengambil langkah-langkah untuk memperbaiki situasi penyalahgunaan persyaratan salinan resmi dokumen dan kertas ketika melaksanakan prosedur administratif di bidang tersebut;

d) Penerapan teknologi informasi dalam penyelenggaraan sertifikasi dan tata kelola sertifikasi di tingkat daerah, memenuhi kebutuhan penyediaan dan pertukaran informasi;

d) Melakukan pemeriksaan dan pengujian terhadap kegiatan sertifikasi yang dilakukan oleh Komite Rakyat pada tingkat kecamatan dan organisasi kenotariatan di daerah;

e) Menyusun dan mengumumkan daftar penandatangan sertifikasi Komite Rakyat di tingkat kecamatan di daerah pada Portal Informasi Elektronik atau Halaman Informasi Elektronik Departemen Kehakiman dan memperbarui daftar ini apabila terjadi perubahan;

g) Menyelesaikan pengaduan, pengaduan, rekomendasi, dan refleksi dari individu dan organisasi serta menangani pelanggaran administratif terkait sertifikasi dalam kewenangannya;

h) Pertimbangkan untuk mengalihkan seluruh atau sebagian pekerjaan sertifikasi salinan dari dokumen asli dan sertifikasi tanda tangan kepada organisasi notaris di wilayah setingkat kecamatan yang setidaknya terdapat satu organisasi notaris yang beroperasi secara stabil dan efektif pada saat pengalihan diputuskan. Organisasi notaris didistribusikan secara wajar dan mudah diakses oleh individu dan organisasi yang membutuhkan sertifikasi di wilayah tersebut;

i) Mensintesis situasi dan statistik tentang sertifikasi lokal, melaporkan kepada Kementerian Kehakiman sebagaimana ditentukan. Departemen Kehakiman membantu Komite Rakyat Provinsi dalam melaksanakan tugas yang ditentukan dalam Poin a, b, c, d, e, g, h dan i dan memeriksa kegiatan sertifikasi Komite Rakyat Komune dan organisasi notaris publik di daerah.

2. Komite Rakyat di tingkat kecamatan melaksanakan pengelolaan sertifikasi tingkat kecamatan di wilayah kecamatan, dengan tugas dan wewenang sebagai berikut:

a) Mengelola pelaksanaan tugas sertifikasi sebagaimana diamanatkan dalam Keputusan ini;

b) Menyebarluaskan, mensosialisasikan, dan menggerakkan masyarakat untuk mematuhi ketentuan perundang-undangan di bidang sertifikasi;

c) Menerbitkan salinan resmi dari transaksi asli yang telah disertifikasi;

d) Menyelesaikan pengaduan, pengaduan, rekomendasi, dan refleksi dari individu dan organisasi serta menangani pelanggaran administratif terkait sertifikasi sesuai kewenangannya;

d) Mensintesis situasi dan menyusun statistik pada laporan tersertifikasi kepada Departemen Kehakiman sesuai peraturan.

Kantor Dewan Rakyat dan Komite Rakyat berkoordinasi dengan Pusat Layanan Administrasi Publik untuk membantu Komite Rakyat di tingkat komune dalam melaksanakan tugas yang ditentukan dalam poin a, b, dan c. Ketua Komite Rakyat di tingkat komune, orang yang diberi wewenang atau ditugaskan untuk melaksanakan tugas sertifikasi sesuai peraturan harus memberitahukan kepada Departemen Kehakiman tentang contoh tanda tangan yang digunakan saat menandatangani sertifikasi.

Keputusan No. 280/2025/ND-CP juga melengkapi ketentuan dalam Pasal 47 Keputusan No. 23/2015/ND-CP tentang ketentuan peralihan ke arah:

Untuk transaksi yang disertifikasi di Departemen Kehakiman dan Komite Rakyat di tingkat komune sebelum 1 Juli 2025, amandemen, suplementasi, pembatalan transaksi, koreksi kesalahan dalam transaksi yang disertifikasi, dan penerbitan salinan resmi dari transaksi asli yang disertifikasi harus dilakukan di Komite Rakyat di tingkat komune yang menyimpan catatan sertifikasi transaksi.

Salinan resmi dari dokumen asli, buku sertifikasi tanda tangan/alamat, buku sertifikasi tanda tangan penerjemah, dan buku sertifikasi transaksi yang dibuat sebelum tanggal berlakunya Keputusan ini (1 November 2025) tetap digunakan sampai dengan tanggal 31 Desember 2025.

Phuong Nhi

Sumber: https://baochinhphu.vn/sua-doi-bo-sung-mot-so-quy-dinh-ve-chung-thuc-102251028110756076.htm