Perubahan dan penambahan pada peraturan tertentu tentang otentikasi.

(Chinhphu.vn) - Beberapa peraturan baru tentang otentikasi telah dikeluarkan dalam Keputusan Pemerintah Nomor 280/2025/ND-CP tanggal 27 Oktober 2025.

Keputusan Nomor 280/2025/ND-CP mengubah dan menambah sejumlah peraturan tentang otentikasi.

Pemerintah mengeluarkan Keputusan Nomor 280/2025/ND-CP tanggal 27 Oktober 2025, yang mengubah dan menambah sejumlah pasal Keputusan Nomor 23/2015/ND-CP. Berkaitan dengan penerbitan salinan dari arsip asli, pengesahan salinan dari dokumen asli, dan otentikasi. Tanda tangan dan otentikasi kontrak dan transaksi, sebagaimana telah diubah. Ditambah dengan Keputusan No. 07/2025/ND-CP.

Sesuai dengan peraturan baru dalam Keputusan No. 280/2025/ND-CP, mengesahkan salinan dari dokumen asli berarti bahwa suatu instansi, organisasi, atau orang yang berwenang sebagaimana diatur dalam Keputusan ini, berdasarkan dokumen asli, menyatakan bahwa salinan tersebut sesuai dengan dokumen asli.

Otentikasi tanda tangan adalah proses di mana suatu lembaga, organisasi, atau orang yang berwenang, sebagaimana diatur dalam Keputusan ini, menyatakan bahwa tanda tangan pada suatu dokumen atau kertas adalah tanda tangan dari orang yang meminta otentikasi.

Otentikasi transaksi adalah tindakan orang yang berwenang, sebagaimana diatur dalam Keputusan ini, yang mengesahkan waktu dan tempat pelaksanaan transaksi perdata, kapasitas hukum, kehendak sukarela, tanda tangan, atau sidik jari para pihak yang berpartisipasi dalam transaksi perdata tersebut.

Memperluas cakupan entitas yang berwenang untuk melakukan otentikasi.

Secara khusus, Keputusan No. 280/2025/ND-CP mengubah dan menambah Klausul 9 Pasal 2 Keputusan 23/2015/ND-CP, memperluas cakupan entitas yang berwenang untuk melakukan otentikasi.

Secara khusus, orang-orang yang berwenang untuk melakukan otentikasi adalah Ketua Komite Rakyat tingkat kecamatan, distrik, atau daerah administratif khusus (Komite Rakyat tingkat kecamatan); orang-orang yang diberi wewenang atau ditugaskan untuk melakukan tugas otentikasi sebagaimana diatur; notaris dari kantor notaris atau firma notaris (organisasi praktik notaris); petugas diplomatik dan konsuler dari misi diplomatik, misi konsuler, dan lembaga lain yang diberi wewenang untuk melakukan fungsi konsuler Vietnam di luar negeri (lembaga perwakilan).

Dengan demikian, dibandingkan dengan peraturan lama, Keputusan No. 280/2025/ND-CP memperluas cakupan pihak yang berwenang melakukan otentikasi hingga mencakup individu yang diberi wewenang atau ditugaskan untuk melakukan tugas otentikasi sebagaimana yang telah ditentukan.

Mengubah peraturan mengenai kewenangan dan tanggung jawab untuk otentikasi.

Keputusan No. 280/2025/ND-CP juga mengubah dan menambah peraturan tentang kewenangan dan tanggung jawab otentikasi, serta secara jelas mendefinisikan tanggung jawab masing-masing kategori individu yang melakukan otentikasi. Secara spesifik:

1. Ketua Komite Rakyat di tingkat kecamatan memiliki wewenang dan tanggung jawab untuk:

a) Mengesahkan salinan dari dokumen dan surat asli yang dikeluarkan atau disahkan oleh lembaga dan organisasi yang berwenang di Vietnam; lembaga dan organisasi yang berwenang di negara asing; atau lembaga dan organisasi yang berwenang di Vietnam bekerja sama dengan lembaga dan organisasi yang berwenang di negara asing;

b) Memverifikasi tanda tangan pada dokumen dan surat-surat;

c) Mengesahkan tanda tangan penerjemah pada dokumen dan teks yang diterjemahkan dari bahasa asing ke bahasa Vietnam, dan dari bahasa Vietnam ke bahasa asing;

d) Memverifikasi transaksi yang melibatkan harta bergerak;

d) Memverifikasi transaksi yang berkaitan dengan hak penggunaan lahan sebagaimana diatur dalam undang-undang pertanahan;

e) Memverifikasi transaksi perumahan sesuai dengan hukum perumahan;

g) Mengesahkan surat wasiat;

h) Mengesahkan dokumen yang menolak warisan;

i) Mengesahkan dokumen pembagian harta warisan sebagaimana diatur dalam poin d, e, dan f di atas.

2. Ketua Komite Rakyat di tingkat kecamatan mengarahkan dan mengatur pelaksanaan kegiatan otentikasi di wilayah tersebut.

Pendelegasian dan penugasan tugas yang berkaitan dengan otentikasi sebagaimana diatur dalam Pasal 1, serta penandatanganan dan penggunaan stempel saat melakukan otentikasi, harus dilakukan sesuai dengan undang-undang tentang organisasi pemerintahan daerah, undang-undang tentang organisasi lembaga khusus di bawah Komite Rakyat di tingkat kecamatan, dan undang-undang terkait lainnya.

3. Instansi perwakilan mempunyai wewenang dan tanggung jawab untuk mengesahkan hal-hal yang diatur dalam poin a, b, dan c dari klausul 1. Pejabat diplomatik dan konsuler menandatangani sertifikasi dan membubuhkan stempel instansi perwakilan.

4. Notaris mempunyai wewenang dan tanggung jawab untuk mengesahkan hal-hal yang diatur dalam poin a, b, dan c dari klausul 1, untuk menandatangani pengesahan, dan untuk membubuhkan stempel organisasi praktik notaris.

5. Otentikasi tidak bergantung pada tempat tinggal orang yang meminta otentikasi dalam kasus-kasus berikut:

a) Memverifikasi keaslian salinan dari dokumen asli, memverifikasi keaslian tanda tangan;

b) Memverifikasi transaksi yang melibatkan harta bergerak;

c) Mengesahkan surat wasiat, mengesahkan dokumen penolakan warisan;

d) Mengesahkan dokumen surat kuasa yang berkaitan dengan pelaksanaan hak penggunaan tanah dan perumahan;

d) Mengesahkan perubahan, penambahan, atau pembatalan transaksi sebagaimana diatur dalam poin b, c, dan d bagian ini.

6. Otentikasi transaksi yang berkaitan dengan hak penggunaan lahan dilakukan di Komite Rakyat komune tempat lahan tersebut berada, dan otentikasi transaksi perumahan dilakukan di Komite Rakyat komune tempat rumah tersebut berada, kecuali untuk kasus-kasus yang ditentukan dalam poin 5.

Pemohon otentikasi tidak diperbolehkan meminta dokumen asli atau fotokopi yang sudah terintegrasi ke dalam VNeID.

Pada saat yang sama, Keputusan No. 280/2025/ND-CP juga melengkapi peraturan tentang kewajiban dan hak pihak yang melakukan otentikasi.

Keputusan No. 280/2025/ND-CP lebih lanjut menetapkan bahwa petugas yang melakukan otentikasi tidak boleh meminta orang yang meminta otentikasi untuk menyerahkan atau menunjukkan dokumen asli atau salinan yang telah terintegrasi ke dalam VNeID ketika orang yang meminta otentikasi telah menunjukkan informasi yang sesuai dari VNeID.

Dalam kasus di mana orang yang meminta otentikasi dan orang yang melakukan otentikasi dapat mengakses informasi dan dokumen dari Basis Data Kependudukan Nasional atau basis data lain sebagaimana ditentukan oleh hukum, orang yang melakukan otentikasi bertanggung jawab untuk mengakses informasi dan dokumen dari basis data tersebut dan tidak mengharuskan orang yang meminta otentikasi untuk menunjukkan dokumen asli, salinan dari register asli, atau salinan yang telah dilegalisir dari informasi dan dokumen yang telah diakses.

Mengubah peraturan tentang tanggung jawab Komite Rakyat di semua tingkatan dalam pengelolaan otentikasi oleh negara.

Selanjutnya, Keputusan Presiden Nomor 280/2025/ND-CP juga mengubah dan melengkapi Pasal 43 Keputusan Presiden Nomor 23/2015/ND-CP, yang mengatur tanggung jawab Komite Rakyat di semua tingkatan dalam pengelolaan negara terkait otentikasi, untuk memenuhi persyaratan dalam menjalankan struktur organisasi dan kegiatan model pemerintahan daerah dua tingkat.

Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 280/2025/ND-CP, tanggung jawab Komite Rakyat di semua tingkatan dalam pengelolaan negara terkait otentikasi diatur sebagai berikut:

1. Komite Rakyat di tingkat provinsi melaksanakan manajemen negara atas otentikasi di tingkat lokal, dengan tugas dan kewenangan sebagai berikut:

a) Mengatur dan menerapkan peraturan perundang-undangan tentang otentikasi di tingkat lokal;

b) Memberikan bimbingan dan pelatihan profesional dalam bidang notarisasi bagi pejabat dan pegawai negeri sipil yang bekerja di bidang notarisasi pada Komite Rakyat tingkat kecamatan dan notaris dari organisasi notarisasi;

c) Mengorganisir penyebaran dan sosialisasi peraturan hukum tentang otentikasi; mengambil langkah-langkah untuk memperbaiki situasi penyalahgunaan persyaratan salinan dokumen yang dilegalisir ketika melaksanakan prosedur administrasi di wilayah tersebut;

d) Menerapkan teknologi informasi dalam pelaksanaan otentikasi dan manajemen status otentikasi di tingkat lokal, memenuhi persyaratan penyediaan dan pertukaran informasi;

d) Memeriksa dan mengawasi kegiatan otentikasi Komite Rakyat tingkat komune dan kantor notaris di wilayah tersebut;

e) Menyusun dan mempublikasikan daftar penandatangan Komite Rakyat di tingkat komune di wilayah setempat pada portal elektronik atau situs web Departemen Kehakiman dan memperbarui daftar ini jika ada perubahan;

g) Menyelesaikan pengaduan, kecaman, petisi, dan umpan balik dari individu dan organisasi, serta menangani pelanggaran administratif terkait sertifikasi dalam yurisdiksinya;

h) Pertimbangkan untuk memindahkan seluruh atau sebagian pekerjaan pengesahan salinan dari dokumen asli dan pengesahan tanda tangan ke kantor notaris di komune tempat setidaknya satu kantor notaris beroperasi secara stabil dan efektif pada saat keputusan pemindahan dibuat, dan tempat kantor notaris tersebut berlokasi secara wajar dan mudah dijangkau oleh individu dan organisasi yang membutuhkan layanan pengesahan di wilayah tersebut;

i) Mengumpulkan informasi dan statistik tentang otentikasi di tingkat lokal dan melaporkannya kepada Kementerian Kehakiman sesuai kebutuhan. Departemen Kehakiman membantu Komite Rakyat Provinsi dalam melaksanakan tugas-tugas yang tercantum dalam poin a, b, c, d, e, g, h, dan i, serta memeriksa kegiatan otentikasi Komite Rakyat Komune dan kantor notaris di provinsi tersebut.

2. Komite Rakyat di tingkat komune melaksanakan manajemen negara atas otentikasi di dalam wilayah geografis komune, dan memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut:

a) Mengelola pelaksanaan tugas otentikasi sebagaimana diatur dalam Keputusan ini;

b) Untuk menyebarluaskan informasi, meningkatkan kesadaran, dan mendorong masyarakat untuk mematuhi peraturan hukum tentang otentikasi;

c) Menerbitkan salinan bersertifikat dari transaksi asli yang telah diverifikasi keasliannya;

d) Menyelesaikan pengaduan, kecaman, petisi, dan umpan balik dari individu dan organisasi, serta menangani pelanggaran administratif terkait otentikasi dalam yurisdiksinya;

d) Mengumpulkan informasi dan statistik tentang proses sertifikasi dan melaporkannya kepada Departemen Kehakiman sebagaimana dipersyaratkan.

Kantor Dewan Rakyat dan Komite Rakyat, berkoordinasi dengan Pusat Pelayanan Administrasi Publik, membantu Komite Rakyat di tingkat kecamatan dalam melaksanakan tugas-tugas yang tercantum dalam poin a, b, dan c. Ketua Komite Rakyat di tingkat komune, atau orang yang diberi wewenang atau ditugaskan untuk melaksanakan tugas otentikasi sebagaimana diatur, harus memberitahukan Departemen Kehakiman tentang contoh tanda tangan yang digunakan saat menandatangani dokumen otentikasi.

Peraturan Pemerintah Nomor 280/2025/ND-CP juga melengkapi ketentuan transisi dalam Pasal 47 Peraturan Pemerintah Nomor 23/2015/ND-CP sebagai berikut:

Untuk transaksi yang disahkan di Departemen Kehakiman atau Komite Rakyat tingkat kecamatan sebelum tanggal 1 Juli 2025, perubahan, penambahan, pembatalan transaksi, koreksi kesalahan dalam transaksi yang disahkan, dan penerbitan salinan yang disahkan dari transaksi asli yang disahkan harus dilakukan di Komite Rakyat tingkat kecamatan yang menyimpan catatan pengesahan transaksi.

Register untuk mengesahkan salinan dari dokumen asli, register untuk mengesahkan tanda tangan/sidik jari, register untuk mengesahkan tanda tangan penerjemah, dan register untuk mengesahkan transaksi yang dilakukan sebelum tanggal berlakunya Keputusan ini (1 November 2025) akan terus digunakan hingga 31 Desember 2025.

Phuong Nhi

Sumber: https://baochinhphu.vn/sua-doi-bo-sung-mot-so-quy-dinh-ve-chung-thuc-102251028110756076.htm