Fremme digitalisering av arkivdokumenter for å tjene partikomiteenes aktiviteter

DNVN – Som svar på kravet om å omorganisere og konsolidere organisasjonen i henhold til sentralregjeringens policy, digitaliserer provinsielle og kommunale partikomiteer over hele landet aktivt partiregistre og -arkiver – for å sikre ledelse, retning og drift, samtidig som informasjonssikkerheten beskyttes og arbeidsbehandlingen betjenes mer effektivt.

Samtidig implementering av digital transformasjon innen lagring på landsbasis

Arbeidet med å samle inn, redigere og digitalisere arkivdokumenter har blitt mer presserende enn noensinne, ettersom resolusjonene og konklusjonene fra Politbyrået og Det sentrale partisekretariatet om omorganisering av apparatet og de administrative enhetene er blitt gjennomført.

(Illustrasjon)

Lokale myndigheter planla og utstedte raskt forskrifter og prosedyrer for administrasjon og drift av det interne nettverkssystemet. Det ble investert i informasjonsteknologiinfrastruktur samtidig; mange dataintegrasjonssentre i provinsielle og kommunale partikomiteer ble utstyrt med moderne servere, nettverk og sikkerhetsutstyr, som oppfylte standardene og retningslinjene til det sentrale partikontoret.

Ikke bare på provinsielt nivå, men også på kommunenivå er det operative styringssystemet, programvare for digitale filer, 3.0-databasen for partimedlemmer, digitale signaturer og delte applikasjoner implementert – noe som sikrer at 100 % av provinsielle og kommunale partikomiteer gjelder. Elektroniske dokumenter, sending og mottak, behandling av digitale dokumenter, datalagring og håndtering av partimedlemmers filer er bredt implementert.

Digitalisering bidrar til å behandle arbeid raskt samtidig som det bevarer dokumenter bærekraftig.

Overgangen fra papirbasert til digital arkivering gir mange klare fordeler: Partiets dokumenter, dokumenter og arbeidsmateriell – inkludert de som ble generert under omstrukturering og sammenslåing av etater – er organisert, sentralt lagret, lett tilgjengelig, sikret og lett tilgjengelig ved behov. I noen områder har partikomitékontorer ferdigstilt databasene sine og satt digitale arkiveringssystemer i drift, slik at ledere raskt kan få tilgang til informasjon når de leder arbeidet.

I tillegg bidrar digitalisering også til å forbedre lagringsdisiplinen: advarsler reduserer tap og feilplassering av originaldokumenter, spesielt når enheter omorganiseres eller slås sammen – et problem som anses som høyrisiko hvis tradisjonelle manuelle metoder fortsatt brukes.

Utfordringer gjenstår med utbredt utrulling

Den omfattende digitaliseringsprosessen står imidlertid fortsatt overfor betydelige hindringer. Mange steder er mengden dokumenter som gjenstår før omorganiseringen av apparatet svært stor, og de er ennå ikke redigert – noe som fører til risiko for tap eller feilplassering ved lagring eller konvertering. På kommune- og valgkretsnivå før sammenslåingen, så vel som i distriktene og enhetene som er oppløst, er innsamlingen og digitaliseringen av dokumenter fortsatt ikke grundig. Noen partiorganisasjoner og -enheter mangler spesialisert arkivpersonell, utstyr og elektroniske arkiver – noe som forårsaker mange begrensninger i konverteringen.

Derfor er partikomiteene pålagt å strengt implementere: fra å opprette arbeidsjournaler, sende inn dokumenter til arkiver, til redigering og digitalisering av dokumenter som oppstår fra 1. juli 2025. Samtidig er det nødvendig å tydelig definere personlige ansvarsområder – ledere av partikomiteer, etater og partiorganisasjoner – for å sikre at arkivdataene er fullstendige og trygge.

Noen steder, som Tuyen Quang provinsielle partikomité, har spesifiserte skriftlige forskrifter – som krever overlevering av alle gamle filer og dokumenter; redigering, digitalisering og håndtering av etterslepsdokumenter fra omorganiserte enheter.

Digitalisering – et nødvendig skritt for å modernisere lederskap og retning

Med sterk besluttsomhet anses digitalisering av arkiver som en nøkkelløsning for partikomiteer på alle nivåer for å sikre effektiviteten og produktiviteten i lederarbeidet – spesielt i en organisasjon som stadig omorganiseres og endres. Når data administreres sentralt og oppdateres regelmessig, kan ledere få tilgang til, slå opp og bruke dokumenter og informasjon raskt og nøyaktig, noe som støtter rettidig veiledning og administrasjon.

Å investere i digital infrastruktur, anvende informasjonsteknologi, opprette delte datalagre og drifte programvare for synkron lagringsadministrasjon er en viktig del av prosessen med å modernisere partiets lederapparat – og bidra til å sikre åpenhet, sikkerhet og mer bekvemmelighet for ledelse, ekspertise og historisk bevaring.

Nguyen Bach

Kilde: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/day-manh-so-hoa-tai-lieu-luu-tru-de-phuc-vu-hoat-dong-cua-cap-uy/20251208050141548