Mange filer er forfalte hos tinglysingskontoret i distrikt 3.

(NLĐO) – Til tross for at forskriften fastsetter en behandlingstid på én dag, blir mange søknader ved tinglysingskontoret i distrikt 3 behandlet etter fristen.

Ho Chi Minh-byens inspektorat har nettopp kommet med en konklusjon om inspeksjonen av utstedelse av sertifikater for bruksrettigheter til land, eierskap til hus og andre eiendeler knyttet til land (heretter referert til som sertifikater) i distrikt 3.

Det finnes filer som er forfalt i mer enn 1000 dager.

Når det gjelder behandlingen av søknader om førstegangsutstedelse av arealbruksattester av distrikt 3-avdelingen av eiendomsregistreringskontoret (heretter referert til som distrikt 3-avdelingen), foretok Ho Chi Minh-byens tilsynsmyndighet tilfeldig inspisering av 72 av 189 behandlede søknader (38 %).

Ifølge Ho Chi Minh-byens tilsynsmyndighet ble 2 av 72 søknader behandlet før planen (2,78 %), sammenlignet med den faktiske datoen for levering av resultater til brukerne, basert på fristene som er oppgitt på mottak og avtale for resultater. 70 av 72 søknader ble behandlet for sent (97,2 %). Den lengste forsinkelsen var 1145 dager (over 3 år). Ho Chi Minh-byens tilsynsmyndighet konkluderte med at dette ikke var i samsvar med myndighetenes forskrifter og ikke sikret behandlingsfristene som fastsatt av Ho Chi Minh-byens folkekomité.

Av 72 forsinkede søknader sendte 69 ikke beklagelsesbrev til innbyggerne. Av de 72 forsinkede søknadene sendte 3 beklagelsesbrev, men disse var ikke i samsvar med regelverket til Ho Chi Minh-byens folkekomité.

Avdelingen av tinglysingskontoret i distrikt 3 har mange forsinkede søknader. Foto: THIEN AN

Ifølge inspeksjonsrapporten manglet det også koordinering mellom enhetene. De fleste filer ble overført mellom enhetene uten skikkelig journalføring (inkludert distrikt 3-avdelingen, valgkretsens folkekomité og distrikt 3-folkekomitéens kontor), og det fantes ingen oversikt over mottatte dokumenter. De utvekslede dokumentene spesifiserte ikke svarfrister, noe som resulterte i forsinkelser i informasjonsformidlingen fra de fleste enhetene, og mangel på rettidige skriftlige påminnelser eller oppfølginger.

Ho Chi Minh-byens tilsynsmyndighet fant at koordineringen mellom enhetene ikke var tett nok, og at de administrative prosedyrene ikke var fullt kontrollert for raskt å overvåke og minne dem på fremdriften i behandlingen av søknader om førstegangs arealbrukstillatelser. Dette sikrer ikke prinsippene for ett-steds-system og den integrerte ett-steds-system, og er ikke i samsvar med forskriftene til Ho Chi Minh-byens folkekomité.

45 av 72 filer manglet offentlig publiserte dokumenter fra valgkretsens folkekomité.

Avdelingen i distrikt 3 vedlikeholder riktignok registre, men de fleste arkiverte registrene er ikke organisert vitenskapelig eller i kronologisk rekkefølge. Katalogiseringen av registrene er ikke i samsvar med standard filindeksformat, og de innsendte dokumentene er ikke i samsvar med myndighetenes forskrifter om dokumenthåndtering. 22 av 72 registre ved avdelingen i distrikt 3 er ikke fullstendig arkiverte.

Når det gjelder sikrede transaksjoner, er andelen forsinkede løsninger 2462 av 4269 filer (som utgjør 57,67 %). Ho Chi Minh-byens inspektorat opplyste at selv om forskriften fastsetter en løsningstid på 1 dag, ble mange filer ved distrikt 3-avdelingen løst for sent i opptil 144 dager.

Forårsaker problemer

Når det gjelder avvisning av administrative prosedyrer for innbyggere, fant Ho Chi Minh-byens tilsynsmyndighet etter å ha undersøkt 14 av 928 filer at flertallet av de avviste filene hadde ulike årsaker, som tekniske problemer knyttet til landmåling (feil område, feil koordinater, plangrense, avvik mellom tegningen og den faktiske situasjonen osv.). Avdelingen i distrikt 3 utstedte et dokument som instruerte innbyggerne til å be landmålerkonsulenten om å justere den nåværende landmålingstegningen (denne tegningen hadde allerede gjennomgått intern verifisering). Ho Chi Minh-byens tilsynsmyndighet konkluderte med at dette forårsaket ulemper for innbyggerne.

Det finnes mange tilleggsveiledningsdokumenter som har blitt sendt inn flere ganger (3 ganger), noe som er et brudd på regjeringsdekretet om implementering av ett-steds-system og integrert ett-steds-system-mekanisme for løsning av administrative prosedyrer.

Det finnes én fil som inneholder to eksisterende tilstandstegninger med to forskjellige interne verifiseringsenheter (distrikt 3-avdelingen, byforvaltningsavdelingen og distrikt 3-avdelingen for naturressurser og miljø), som ikke er i samsvar med prosedyre 4114, som ikke krever utarbeidelse av to tegninger.

Ifølge inspeksjonsrapporten mottok distrikt 3-avdelingen i 2022 og 2023 76 klager, begjæringer og oppsigelser knyttet til utstedelse av sertifikater ved distrikt 3-avdelingen. Av disse ble 67 behandlet, mens 9 forble ubehandlet. Det var noen mangler i behandlingen av disse klagene.
Mer spesifikt manglet 76 av 76 filer et innsendingsskjema til lederen.

Når det gjelder de fem søknadene som ble klassifisert som klager, var klassifiseringen feil i henhold til forskriftene fra Statens tilsyn . Fire av fem søknader fikk ingen avgjørelse.

Når det gjelder de to klassifiserte klagene, ble ingen av dem behandlet i henhold til forskriftene (klager mot filiallederen, utenfor jurisdiksjonen, ingen veiledning gitt eller henvisning til kompetent myndighet for behandling).

Av de 69 klagene og begjæringene, overholdt ikke 2/7 mottatt gjennom den nasjonale portalen for offentlig tjeneste behandlings- og svarfristene som er fastsatt av statsministeren. Ni av 62 mottatt via post ble behandlet for sent, ifølge dokumentet fra tinglysningskontoret i Ho Chi Minh-byen. Videre mottok 25 av 62 ingen skriftlig respons til innbyggerne.

Ho Chi Minh-byens inspektorat uttalte at klagene gjenspeilet bekymringer om forsinkelser i behandling og utstedelse av sertifikater; avdelingen i distrikt 3 ba gjentatte ganger om ytterligere dokumenter (mer enn tre ganger); mangel på spesifikk veiledning om utfylling av sertifikatsøknaden; og langvarige forsinkelser i fastsettelsen av landarealet (innenfor grensen).

Ho Chi Minh-byens tilsynsmyndighet uttalte også at enheten, etter å ha gjennomgått registre og samarbeidet med distrikt 3-avdelingen, bekreftet at beboernes klager var nøyaktige.

Kilde: https://nld.com.vn/nhieu-ho-so-bi-qua-han-tai-chi-nhanh-van-phong-dang-ky-dat-dai-quan-3-196241224075924713.htm