Standaryzacja zachowań biznesowych w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi opłacania składek na ubezpieczenia społeczne

(PLVN) – Nowe przepisy w Ustawie o Ubezpieczeniach Społecznych (ZUS) z 2024 r. oraz Dekret 274/2025/ND-CP, a zwłaszcza jasne określenie momentu przejścia z „opóźnienia w płatnościach” na „unikanie płatności” ZUS oraz zaostrzenie sankcji za „uchylanie się od płatności” ZUS, wywarły obecnie ogromną presję na wiele przedsiębiorstw. Jednak zdaniem wielu ekspertów, posunięcie to ma na celu ujednolicenie przestrzegania prawa przez przedsiębiorstwa.

Według prawniczki Nguyen Thi Ngoc Anh – dyrektor ATA Global Law Company Limited, Dekret 274/2025/ND-CP reguluje wdrażanie szeregu artykułów Ustawy o ubezpieczeniach społecznych (Dekret 274), który precyzuje i reguluje kwestie identyfikacji i postępowania w przypadku opóźnień w płatnościach, uchylania się od płacenia składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne (HI), ubezpieczenie od bezrobocia (UI) (zwanych łącznie obowiązkowym ubezpieczeniem – BHBB dla pracowników – NLĐ). W porównaniu z wcześniejszymi ogólnymi odniesieniami do „zadłużenia, opóźnień w płatnościach, uchylania się od płacenia”, jasne i mierzalne określenie granicy między „opóźnieniami w płatnościach” a „uchylaniem się od płacenia” w Dekrecie 274 można uznać za krok naprzód w pracach legislacyjnych, aktywnie wspierający zarządzanie państwem w obszarze BHBB dla pracowników.

„Przełomowym punktem Dekretu 274 jest ustalenie „wyraźnej granicy prawnej” między aktem „opóźniania wypłaty składek na ubezpieczenie społeczne dla pracowników” a aktem „uchylania się od wypłaty składek na ubezpieczenie społeczne dla pracowników” – podkreśliła prawniczka Nguyen Thi Ngoc Anh.

Prawniczka Nguyen Thi Ngoc Anh dodała, że ​​zgodnie z przepisami, przedsiębiorstwo zostanie uznane za uchylające się od płacenia składek na ubezpieczenie społeczne pracowników, jeżeli spełnione zostaną dwa warunki: czynnik dobrowolny: celowe, sprzeniewierzenie lub zatajenie zobowiązań; oraz czynnik czasowy: przekroczenie ustawowego terminu. Zgodnie z Dekretem 274, z wyjątkiem przypadków niezłożenia deklaracji, niezłożenia dokumentów uczestnictwa, celowego zadeklarowania kwoty niższej niż należna składka na ubezpieczenie społeczne pracowników, w przypadku opóźnień w płatnościach, Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyśle ​​przedsiębiorstwu wezwanie do uzupełnienia informacji, ich poprawienia lub wyjaśnienia. Jest to wczesny i przejrzysty mechanizm ostrzegawczy, który pomaga przedsiębiorstwom jasno rozpoznać moment, w którym ustawa stanowi przeszkodę i dać im czas na dostosowanie się.

Oceniając pozytywne aspekty tych regulacji, ekspert ekonomiczny dr Pham Ngoc Lang – zastępca dyrektora Instytutu Doanh Tri – stwierdził również, że ustawa o ubezpieczeniach społecznych z 2024 r. i dokumenty wyjaśniające granicę między „opóźnieniami w płatnościach” a „unikaniem płatności” to bardzo potrzebny i pozytywny krok naprzód. W szczególności regulacja ta zapewnia przejrzystość i obiektywizm. Pomaga ona wyraźnie odróżnić przedsiębiorstwa borykające się z rzeczywistymi trudnościami w przepływie środków pieniężnych (prowadzącymi do opóźnień w płatnościach) od przedsiębiorstw celowo opóźniających płatności i sprzeniewierzających je (unikających płatności). „To nie tylko chroni uzasadnione prawa pracowników, ale także tworzy bardziej sprawiedliwe środowisko biznesowe – w którym przedsiębiorstwa przestrzegające przepisów nie są nieuczciwie konkurowane przez jednostki celowo popełniające błędy” – potwierdził zastępca dyrektora Instytutu Doanh Tri.

W obliczu nowych przepisów, które przewidują drastycznie podwyższone kary i ryzyko postępowania karnego za unikanie płacenia składek na ubezpieczenia społeczne, wiele firm jest bardzo zaniepokojonych. Niektóre jednostki aktywnie przeanalizowały swoje dane i pilnie uregulowały zaległe długi, podczas gdy wiele małych i mikroprzedsiębiorstw zgłasza trudności z bilansowaniem przychodów i wydatków, zwłaszcza w obecnej sytuacji poważnego spadku zamówień i przychodów. Jednocześnie istnieją również „obejścia prawa”, takie jak podpisywanie umów sezonowych, outsourcing siły roboczej lub korzystanie z usług współpracowników w celu zmniejszenia zobowiązań z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne…

Dr Pham Ngoc Lang powiedział również: „W kontekście wielu wyzwań ekonomicznych, zaostrzenie zasad zarządzania zawsze wymaga od przedsiębiorstw przeglądu i dokładniejszego przygotowania w zakresie zarządzania finansami. Jednak dla przedsiębiorstwa, które uznało compliance za priorytet, jest to presja, aby „postępować właściwie” i „działać lepiej”, a nie presja, aby „radzić sobie”. Przestrzeganie zasad opłacania składek na ubezpieczenia społeczne nie wynika z obawy przed postępowaniem administracyjnym lub karnym, ale z podstawowej odpowiedzialności wobec pracowników – ludzi, którzy towarzyszą przedsiębiorstwu.

Dr Pham Ngoc Lang dodał, że w celu zapewnienia praw pracowników przedsiębiorstwa wdrażają takie środki, jak: Priorytetyzacja przepływów pieniężnych: W planach finansowych przedsiębiorstwa zawsze priorytetowo traktują środki pieniężne na fundusze wynagrodzeń oraz ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i składki na ubezpieczenie od bezrobocia. Przedsiębiorstwa zawsze traktują to jako obowiązkowy wydatek, który musi być zagwarantowany jako zobowiązanie płatnicze wobec strategicznych dostawców; Standaryzacja procesów wewnętrznych: Przedsiębiorstwa mają jasny proces koordynacji między działem kadr (obliczenia, uzgadnianie) a działem księgowości (płatności), aby zapewnić dokładne dane i terminowe płatności, unikając błędów technicznych; Zwiększanie przejrzystości i dialogu: Przedsiębiorstwa publikują informacje o płatnościach ubezpieczeń społecznych za pośrednictwem kanałów wewnętrznych (e-mail, tablica ogłoszeń), aby pracownicy mogli sprawdzać i monitorować siebie, a nawet instruować pracowników, jak obliczać, aby pracownicy mogli sami obliczać i weryfikować. W przypadku jakichkolwiek trudności (jeśli takie istnieją), przedsiębiorstwa są gotowe na szczery dialog z pracownikami na temat sytuacji w celu znalezienia rozwiązań.

Prawnik Nguyen Thi Ngoc Anh – Dyrektor ATA Global Law Firm LLC.

Oprócz powyższych działań, zgodnie z rekomendacją prawniczki Nguyen Thi Ngoc Anh, przedsiębiorstwa muszą przejść od podejścia „biernej reakcji” do podejścia „proaktywnej prewencji” poprzez: Po pierwsze, przegląd listy pracowników podlegających ubezpieczeniu społecznemu, unikając pominięć lub zaniżenia deklaracji. Problem ten rzadko występuje w dużych przedsiębiorstwach. Jednak w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw pominięcia/zaniżenia deklaracji zdarzają się bardzo często.

Po drugie, konieczne jest zorganizowanie personelu do monitorowania i gromadzenia informacji od agencji zarządzającej oraz niezwłocznego korygowania wszelkich „brakujących” lub „błędnych” błędów. Zazwyczaj agencja zarządzająca może wysłać dokument (lub e-mailem poleconym) z wezwaniem pracowników do opłacania składek na ubezpieczenie społeczne w ciągu pierwszych 10 dni miesiąca. Przedsiębiorstwa muszą zachować czujność, aby uniknąć braków w informacjach. Po otrzymaniu dokumentu z wezwaniem od agencji zarządzającej lub natychmiast po stwierdzeniu, że przedsiębiorstwo spóźniło się z płatnościami w stosunku do przepisów, przedsiębiorstwo powinno proaktywnie przesłać agencji zarządzającej pisemne wyjaśnienie.

Po trzecie, przedsiębiorstwa muszą przeprowadzać audyty prawne i doradztwo w zakresie zgodności z przepisami. W rzeczywistości, im większe jest przedsiębiorstwo i im więcej zatrudnia pracowników, tym bardziej konieczne jest zatrudnienie zespołu konsultingowego, który będzie okresowo lub regularnie weryfikował zgodność z ewidencją ubezpieczeń społecznych, umowami, listami płac czy wewnętrznymi regulacjami dotyczącymi świadczeń pracowniczych, a także doradzał w tym zakresie. Takie działanie pomaga przedsiębiorstwom proaktywnie wykrywać błędy i zagrożenia prawne na wczesnym etapie, unikając sytuacji, w których zostaną one naliczone lub pociągnięte do odpowiedzialności karnej z powodu błędów administracyjnych. W kontekście coraz bardziej rygorystycznych przepisów, doradztwo i audyt zgodności nie są już kosztami, lecz inwestycjami w bezpieczeństwo prawne.

„Uważam, że nowe przepisy nie mają na celu zwiększenia presji kar, lecz ujednolicenie zasad przestrzegania przepisów. Oczywiście, w perspektywie krótkoterminowej firmy – zwłaszcza te borykające się z trudnościami w przepływach pieniężnych – odczują presję finansową i administracyjną, gdy będą musiały zapewnić pełną i terminową płatność. Jednak w perspektywie długoterminowej nowe przepisy stworzą bardziej sprawiedliwe warunki konkurencji między firmami” – powiedziała prawniczka Nguyen Thi Ngoc Anh.

Source: https://baophapluat.vn/chuan-hoa-hanh-vi-tuan-thu-phap-luat-cua-doanh-nghiep-trong-viec-dong-bao-hiem-xa-hoi.html