Urzędnicy okręgów i gmin Ho Chi Minh City podpisują i poświadczają kopie: Zmniejszanie presji

Mechanizm upoważniający urzędników do podpisywania i poświadczania kopii przyczynia się do skrócenia czasu przetwarzania dokumentów, zmniejszenia obciążenia pracą kierowników i zwiększenia zadowolenia ludzi.

W wielu okręgach i gminach Ho Chi Minh City obraz ludzi ustawiających się w długich kolejkach, oczekujących na podpisy przywódców na każdym zestawie poświadczonych dokumentów, praktycznie zanikł. Zamiast tego urzędnicy państwowi są upoważnieni do podpisywania i oddawania wyników bezpośrednio w recepcji. Zmiany te wynikają z wdrożenia Rezolucji 29/2025 Rady Ludowej Ho Chi Minh City regulującej obowiązki i uprawnienia przewodniczących komitetów ludowych na szczeblu gmin, upoważnionych do wykonywania zadań w sądownictwie przez urzędników państwowych.

Większe uprawnienia urzędników nie tylko pomagają skrócić czas przetwarzania dokumentów, ale także zmniejszają obciążenie pracą, tworząc warunki, w których liderzy dzielnic i gmin mogą skupić się na pracy zarządczej i przynosić satysfakcję ludziom i przedsiębiorstwom.

Pracownicy Centrum Obsługi Administracji Publicznej Gminy Ba Diem pomagają mieszkańcom w wypełnianiu dokumentów. Zdjęcie: BAO PHUONG

Podpisz na miejscu, ludzie otrzymują dokumenty już po kilku minutach

Ba Diem, licząca ponad 204 000 mieszkańców, jest jedną z najludniejszych gmin w Ho Chi Minh City po reorganizacji, w związku z czym liczba plików przetwarzanych każdego dnia jest zawsze bardzo duża.

Siedząc w rzędzie oczekujących, pan Le Van Giau starannie przeglądał swoją teczkę z wnioskiem, od czasu do czasu zerkając na elektroniczną tablicę oczekującą na swoją kolej. Po wywołaniu jego nazwiska, szybko podszedł do lady recepcyjnej, aby odebrać poświadczone notarialnie kopie. Urzędnik przejrzał je, potwierdził informacje, a następnie przekazał akt panu Nguyen Van Hau, zastępcy dyrektora Centrum Obsługi Administracyjnej Gminy, który składał podpis przy ladzie. Zaledwie kilka minut później na papierze pojawiła się czerwona pieczątka, a akt był kompletny.

„Od momentu złożenia wniosku do jego otrzymania mija zaledwie około 15 minut, głównie czeka się na swoją kolej, ale przetwarzanie odbywa się bardzo szybko” – skomentował pan Giau.

Kilka rzędów dalej pan Ho Van Thanh również przyszedł, aby potwierdzić swoją aplikację o pracę. Kiedy wywołano jego nazwisko, aby odebrać wyniki, otrzymał z powrotem podstemplowany wniosek, a personel poinstruował go, jak sprawdzić informacje po raz ostatni. „Teraz wypełnianie dokumentów jest o wiele łatwiejsze niż wcześniej. Personel udzielił jasnych instrukcji, wszystko odbyło się szybko, bez konieczności czekania i wielokrotnego powtarzania, jak wcześniej” – powiedział pan Thanh.

Na rogu Centrum Obsługi Administracji Publicznej w okręgu Tan Son Nhat, pan Thai Truong Vu, urzędnik centrum, sprawdza i certyfikuje dwa zestawy dokumentów aplikacyjnych i dyplom uniwersytecki dla pana Le Minha (zamieszkującego w okręgu Tan Son Nhat). „Wcześniej, ubiegając się o certyfikację, musieliśmy czekać dość długo, czasami po złożeniu dokumentów nie wiedzieliśmy, kiedy kierownik podpisze dokument. Teraz urzędnicy podpisują dokumenty bezpośrednio przy ladzie, a ukończenie procesu zajmuje mniej niż 10 minut” – powiedział pan Minh.

Pan Tran Ngoc Dang Khoa, przedstawiciel firmy z okręgu Tan Son Nhat, przywiózł 16 kompletów dokumentów do certyfikacji. Dodał, że firma często musi przeprowadzać procedury kopiowania i certyfikowania dokumentów, więc jest dobrze zaznajomiona z tym procesem. „Ostatnio zauważyłem, że pracownicy pracują bardzo elastycznie, szybko załatwiają sprawy, a jednocześnie dokładnie je sprawdzają, co pozwala firmom zaoszczędzić dużo czasu” – powiedział pan Khoa.

Pan Huynh Huu Liem, zastępca dyrektora Centrum Obsługi Administracji Publicznej Dzielnicy Binh Dong, podpisał poświadczone notarialnie i uwierzytelnione dokumenty. Zdjęcie: BAO PHUONG

Szybki i płynny proces

W okręgu Binh Dong, od połowy września, liderzy okręgu upoważnili pana Huynh Huu Liema, zastępcę dyrektora Centrum Obsługi Administracji Publicznej, do bezpośredniego podpisywania i zwracania wyników czterech procedur administracyjnych, głównie poświadczania kopii za zgodność z oryginałami i poświadczania podpisów na dokumentach.

Pan Liem powiedział, że zgodnie z poprzednią procedurą urzędnicy otrzymywali dokumenty, sprawdzali je, porównywali i przesyłali liderom komitetów ludowych w okręgu do podpisania i odesłania wyników, więc czas przetwarzania był długi. Odkąd uzyskano możliwość bezpośredniego podpisywania, proces ten znacznie przyspieszył.

„Średnio podpisuję prawie 130 dokumentów dziennie. Wiele osób musi poczekać zaledwie kilka minut na rezultaty” – powiedział, dodając, że odważna decentralizacja władzy przez liderów na rzecz podwładnych nie tylko pomaga zmniejszyć presję na oddział, ale także przynosi satysfakcję ludziom.

Pan Thai Truong Vu, urzędnik Centrum Obsługi Administracji Publicznej Okręgu Tan Son Nhat, odbiera od ludzi poświadczone notarialnie i uwierzytelnione dokumenty. Zdjęcie: BAO PHUONG

Pan Thai Truong Vu, urzędnik sądowy Centrum Obsługi Administracji Publicznej Okręgu Tan Son Nhat, został również upoważniony do podpisywania i zwracania dokumentów poświadczonych notarialnie i poświadczonych. Pan Vu, który przez wiele lat pracował w Departamencie Sprawiedliwości Okręgu Tan Binh (dawniej), doskonale rozumiał presję związaną z tą pracą. „W przeszłości, gdy nie mieliśmy upoważnienia, wszystkie dokumenty musiały być składane do podpisu przez liderów. Kiedy liderzy byli na spotkaniach, musieliśmy udawać się do sali konferencyjnej lub czekać, co skutkowało długim oczekiwaniem” – wspominał.

Od momentu uzyskania autoryzacji pan Vu może przetwarzać dokumenty od razu po ich otrzymaniu. „Wiele osób, które wcześniej ubiegały się o certyfikat, jest zaskoczonych, że teraz zajmuje to tylko kilka minut” – powiedział.

Pomimo dużej liczby dokumentów, pan Vu ściśle przestrzegał zasady poświadczania dokumentów wyłącznie w przypadku, gdy istniał oryginał umożliwiający porównanie. Jeśli dokumenty nie spełniały wymagań, udzielał wyjaśnień i żądał dodatkowych dokumentów, aby uniknąć błędów.

W Centrum Obsługi Administracji Publicznej Gminy Ba Diem, punkt notarialny przyjmuje 200-250 dokumentów dziennie, a w szczytowych tygodniach liczba ta przekracza prawie 2000 dokumentów tygodniowo. Upoważnienie wójtów gmin do upoważniania urzędników do bezpośredniego podpisywania i przekazywania wyników przyniosło wyraźne rezultaty.

Wcześniej, od początku października, wdrażając rezolucję 29/2025 Rady Ludowej miasta Ho Chi Minh i wytyczne Departamentu Sprawiedliwości, przywódcy gmin upoważnili zastępcę dyrektora Centrum Obsługi Administracji Publicznej i zastępcę kierownika biura Rady Ludowej - Komitetu Ludowego gminy do podpisywania w ich imieniu treści notarialnych i certyfikacyjnych.

Pan Nguyen Van Hau, zastępca dyrektora Centrum Obsługi Administracji Publicznej Gminy Ba Diem (prawa okładka), podpisuje i zwraca poświadczone kopie dokumentów mieszkańcom. Zdjęcie: BAO PHUONG

Pan Nguyen Van Hau, zastępca dyrektora Centrum Obsługi Administracji Publicznej Gminy Ba Diem, powiedział, że w dni, w których był przydzielony do pracy, niemal „utknął” przy stanowisku kserokopii i certyfikacji. „Od czasu, gdy liderzy zaczęli podpisywać dokumenty na dyżurze, wypełnienie pliku zajmuje tylko 5-10 minut, a nie pół godziny jak wcześniej. Nie ma już czekania ani tłoku” – skomentował pan Hau.

Pomimo wzrostu obciążenia pracą, pan Hau nadal wykazuje się nieustannym zaangażowaniem, aby uniknąć zalegania dokumentów. W przypadku trudnych lub pilnych spraw otrzymuje je i natychmiast konsultuje z działem obsługi klienta, aby ustalić sposób postępowania. Pomaga to pracownikom w jasnym zrozumieniu sprawy i uniknięciu konieczności wielokrotnego przesyłania dokumentów.

Pan Tran Minh Tuan, zastępca szefa Biura Rady Ludowej – Komitetu Ludowego gminy Ba Diem, również upoważniony do podpisywania dokumentów, stwierdził, że to upoważnienie jest całkowicie uzasadnione. Ma on wieloletnie doświadczenie, ponieważ przed zawarciem umowy pełnił funkcję przewodniczącego Komitetu Ludowego gminy, więc podpisywanie dokumentów nie jest trudne pod względem zawodowym, ale wyzwaniem jest czas. „Mam dwa dni w tygodniu na podpisywanie kopii i poświadczanie. Czasami są to dziesiątki akt, które muszą być klasyfikowane i priorytetyzowane zgodnie z terminem, aby uniknąć opóźnień dla mieszkańców” – powiedział.

Atmosfera pracy w Centrum Obsługi Administracji Publicznej Okręgu Tan Son Nhat była ożywiona. Zdjęcie: BAO PHUONG

Deleguj właściwą osobę do właściwego zadania

W rozmowie z wydziałem prawnym miasta Ho Chi Minh , pan Nguyen Thanh Danh, wiceprzewodniczący Komitetu Ludowego Okręgu Tan Son Nhat, powiedział, że od początku października, po otrzymaniu instrukcji od Departamentu Sprawiedliwości, okręg wydał upoważnienia na pięć czynności związanych z notarialnym poświadczaniem i certyfikacją dwóm urzędnikom państwowym z Centrum Obsługi Administracji Publicznej.

Według pana Danha, wybór upoważnionych funkcjonariuszy został przeprowadzony bardzo starannie, priorytetowo traktując tych, którzy na co dzień bezpośrednio służą ludziom, rozumieją proces i posiadają solidną wiedzę specjalistyczną i umiejętności. „Dwaj wybrani funkcjonariusze zajmowali podobne stanowiska w swoich poprzednich jednostkach, więc jesteśmy całkowicie pewni” – powiedział pan Danh.

Przedstawiciel okręgu Tan Son Nhat powiedział również, że aby reforma administracyjna była naprawdę skuteczna, nie wystarczy zatrzymać się na etapie autoryzacji, ale agencje i jednostki muszą również ograniczyć wymóg certyfikowania zbędnych dokumentów.

„W wielu miejscach nadal wymaga się od ludzi sporządzania uwierzytelnionych kopii wszystkich dokumentów, podczas gdy zgodnie z przepisami, do porównania wystarczy kserokopia z oryginałem. Jeśli wykorzystamy dane elektroniczne i wyszukamy je za pomocą CCCD lub VNeID, zaoszczędzimy ludziom mnóstwo czasu” – powiedział Nguyen Thanh Danh.

Pan Nguyen Tuan Anh, przewodniczący Komitetu Ludowego gminy Ba Diem, powiedział, że wdrożenie mechanizmu autoryzacji przyniosło wyraźną zmianę, zmniejszając presję na liderów i znacznie skracając czas oczekiwania mieszkańców. Aby zapewnić efektywność i odpowiedzialność, gmina ustala kryteria wyboru upoważnionych urzędników, którzy będą pełnić funkcje kierownicze i posiadać doświadczenie w tej dziedzinie.

Jednak, według pana Tuana Anha, ze względu na dużą ilość dokumentów, dwaj urzędnicy przydzieleni do urzędu, zastępca dyrektora Centrum Obsługi Administracji Publicznej i zastępca kierownika biura Rady Ludowej – Komitetu Ludowego gminy, również musieli pracować niemal bez przerwy przez cały dzień, aby zapewnić postęp prac. „Gmina zdecydowała się wówczas na zmianę, rotacyjnie obsadzając stanowisko przewodniczącego, dwóch wiceprzewodniczących, zastępcy kierownika biura i zastępcy dyrektora centrum, przy czym każda osoba miała obowiązek podpisywania dokumentów jeden dzień w tygodniu” – poinformował pan Tuan Anh.

Przewodniczący gminy Ba Diem powiedział również, że presja w obecnych pracach certyfikacyjnych wynika nie tylko z ilości dokumentów, ale także z faktu, że wiele agencji i organizacji wciąż wymaga od ludzi kopiowania i certyfikowania dokumentów, które nie są tak naprawdę niezbędne. „Uważam, że konieczna jest rewizja przepisów, aby skrócić procedury i uniknąć marnowania czasu i wysiłku ludzi” – zasugerował.

14 autoryzowanych treści

Zgodnie z uchwałą 29/2025 Rady Ludowej miasta Ho Chi Minh, przyjętą pod koniec sierpnia, przewodniczący Komitetu Ludowego na szczeblu gminy jest uprawniony do upoważnienia urzędników Komitetu Ludowego na szczeblu gminy do wykonywania 14 zadań w zakresie sądownictwa.

Do 18 października Departament Sprawiedliwości miasta Ho Chi Minh wydał dokument zawierający szczegółowe instrukcje dotyczące wdrażania upoważnień. Przewodniczący Miejskiego Komitetu Ludowego, w oparciu o potrzeby osób fizycznych, organizacji i lokalne praktyki, rozważy i podejmie decyzję o upoważnieniu jednego lub kilku urzędników państwowych do wykonywania zadań uwierzytelniania kopii z oryginałów i uwierzytelniania podpisów.

W odniesieniu do certyfikacji umów i transakcji, Przewodniczący Komitetu Ludowego na szczeblu gminy rozpatruje i podejmuje decyzję o upoważnieniu urzędników państwowych do wykonywania zadań, zapewniając odpowiednie standardy i warunki do wykonywania zadania, takie jak kwalifikacje, kompetencje zawodowe, wiedza specjalistyczna, doświadczenie, możliwość połączenia z bazą danych w celu przeglądania historii transakcji urzędników państwowych, odpowiedzialność prawna itp. W przypadku miejscowości, które przekazały uprawnienia do certyfikacji umów i transakcji organizacjom notarialnym, upoważnienie nie jest wykonywane.

*****

Dwupoziomowe rządzenie działa skuteczniej dzięki mechanizmowi delegowania.

Upoważnienie urzędników szczebla gminnego do wykonywania szeregu zadań i uprawnień przewodniczących komitetów ludowych szczebla gminnego w dziedzinie wymiaru sprawiedliwości administracyjnej zgodnie z uchwałą 29/2025 Rady Ludowej miasta Ho Chi Minh spowodowało wyraźną zmianę w pracach uwierzytelniania w tym obszarze.

Zastępca dyrektora Departamentu Sprawiedliwości miasta Ho Chi Minh, Nguyen Thi Phuong Ngoc, poinformował, że do tej pory 110 miejscowości wprowadziło upoważnienie dla urzędników państwowych do podpisywania i uwierzytelniania kopii. Pomaga to zmniejszyć obciążenie pracą liderów Komitetów Ludowych na szczeblu gminnym i skrócić czas przetwarzania dokumentów dla mieszkańców.

Według pani Ngoc, po przyjęciu Rezolucji 29, Departament Sprawiedliwości pilnie przeprowadził badania, zebrał opinie ze 168 miejscowości i zalecił Miejskiemu Komitetowi Ludowemu wydanie dokumentu zawierającego szczegółowe instrukcje dotyczące wdrożenia upoważnienia.

Departament regularnie organizuje również działania propagandowe, szkolenia i wspiera lokalnych urzędników w procesie wdrażania. Do tej pory samorządy w zasadzie zrozumiały i prawidłowo stosowały ducha Rezolucji 29.

Władze każdej miejscowości, w oparciu o aktualną sytuację, wybierają kompetentnych i wykwalifikowanych urzędników, aby zapewnić, że wykonują oni powierzone im zadania zgodnie z prawem i najlepiej służą społeczeństwu. Jednocześnie ustanawiają mechanizm monitorowania, aby niezwłocznie rozwiązywać wszelkie pojawiające się problemy.

Po dwóch miesiącach wdrożenia, ten mechanizm autoryzacji przyczynił się do poprawy zadowolenia obywateli; urzędnicy mają większą motywację, odpowiedzialność i profesjonalizm w wykonywaniu swoich obowiązków. „Autoryzacja pomogła rozwiązać problem zaległych dokumentów, gdy liderzy Komitetu Ludowego na szczeblu gminnym udają się na spotkania lub do pracy; dokumenty są przetwarzane terminowo, bez konieczności czekania” – powiedziała pani Ngoc.

Pani Nguyen Thi Phuong Ngoc powiedziała również, że w najbliższym czasie departament będzie nadal monitorował i koordynował działania z agencjami i lokalnymi władzami w celu oceny skuteczności wdrażania Rezolucji 29, będzie badał i proponował rozszerzenie mechanizmu autoryzacji w odpowiednich obszarach, przyczyniając się do reformy administracyjnej i coraz lepszej obsługi obywateli.

„Delegacja to praktyczne rozwiązanie w reformie procedur administracyjnych, mające na celu zbudowanie dynamicznego i efektywnego modelu samorządu miejskiego. Samorządy lokalne muszą proaktywnie proponować Radzie Ludowej i Komitetowi Ludowemu Miasta szybkie opracowanie mechanizmów i polityk dostosowanych do rzeczywistości. Jako organ doradczy, Departament Sprawiedliwości będzie nadal towarzyszył, zapewniał prawidłowe wdrażanie prawa i przynosił praktyczne korzyści mieszkańcom” – podkreśliła pani Ngoc.

LE THOA

Źródło: https://ttbc-hcm.gov.vn/cong-chuc-phuong-xa-tp-hcm-ky-sao-y-chung-thuc-giam-tai-ap-luc-1019946.html