“ Meu chefe compra faturas para pagar despesas externas. Existe algum risco?”

Minha empresa tem uma equipe de vendas que vai comprar suprimentos ou despesas comerciais... especializada em comprar faturas para preencher registros de pagamento.

Muitas vezes, os vendedores compram faturas para preencher documentos de pagamento, e os contadores ficam desamparados. Os fiscais precisam usar cola para explicar.

A verificação anterior estava ok porque o fornecedor da fatura ainda estava operando, mas alguns anos depois eles deixaram o endereço, agora a finalização do imposto exige que a fatura seja removida e multada, explicando ao fiscal é muito difícil .

Uma série de opiniões de empresas participantes do seminário sobre riscos financeiros e contábeis realizado na tarde de 19 de novembro mostrou que muitas empresas ainda não estão totalmente cientes dos riscos potenciais da compra e venda de notas fiscais.

Consulta de fatura.jpg
As empresas podem verificar a legalidade das faturas consultando-as no site do Departamento de Impostos. Foto: Binh Minh

Com 15 anos de experiência na área de contabilidade e impostos, a Sra. Dinh Thi Huyen, Diretora da Savitax Tax Consulting JSC, testemunhou muitos casos infelizes.

“Recentemente, uma empresa que atua na área de instalação de elevadores descobriu um grande número de faturas arriscadas durante uma inspeção realizada pela autoridade fiscal. O diretor afirmou que a empresa na Cidade de Ho Chi Minh, durante o período de 2020-2021, estava trabalhando em um projeto em Hanói e foi forçada a contratar um grupo de pessoas em Hanói para realizar pequenas tarefas. Esse grupo não possuía personalidade jurídica, portanto, não podia emitir faturas. Eles tinham que enviar faturas de outra empresa para pagamento. Atualmente, o diretor não consegue entrar em contato com esses colaboradores e não sabe qual empresa realmente emitiu as faturas. Embora seja verdade que os custos reais incorridos pela empresa”, disse a Sra. Huyen.

Outro caso comum, segundo a Sra. Huyen, é quando a equipe de vendas vai trabalhar fora, compra produtos baratos sem notas fiscais e documentos, depois compra notas fiscais de outras unidades e as devolve ao departamento de contabilidade para pagamento. Sem ferramentas de controle de notas fiscais, é difícil para os contadores saberem se a nota fiscal é da rede de negociação de notas fiscais ou não.

Vale ressaltar que, no contexto de um grande número de empresas e um pequeno número de agentes fiscais, muitas empresas precisam esperar de 5 a 7 anos para serem convocadas para a liquidação de impostos. Recentemente, uma empresa recebeu uma notificação da autoridade fiscal solicitando a preparação de documentos de 2019 a 2023.

Somente quando as autoridades fiscais intervieram é que muitas empresas "recuaram" ao perceber que estavam usando notas fiscais ilegais, causando inúmeras consequências. Além de não poderem deduzir o imposto sobre valor agregado devido a notas fiscais inválidas, as empresas também foram multadas e tiveram que pagar indenização por despesas relacionadas a essas notas fiscais inválidas.

“Do final de 2023 até agora, a autoridade fiscal emitiu uma série de documentos sobre empresas que utilizam notas fiscais ilegais, o que muitos contadores empresariais tiveram que explicar. Muitos empresários tiveram que pagar muito dinheiro para lidar com notas fiscais ilegais usadas no processo contábil. É de partir o coração quando um contador tem problemas com a lei ao lidar com notas fiscais para empresas”, compartilhou a Sra. Huyen.

Embora ainda existam muitas empresas que ganham a vida comprando e vendendo faturas, que podem operar apenas por um curto período, para reduzir o risco de liquidação de impostos posteriormente, a Sra. Huyen recomenda que as empresas controlem cuidadosamente as faturas de entrada.

As empresas podem verificar a legalidade das faturas consultando o site da autoridade tributária, comparando a lista de empresas com riscos de fatura anunciada pelo Departamento Geral de Tributação; ou usando um software de processamento de faturas de entrada com recursos de alerta de risco de fatura.

De acordo com as regulamentações atuais, faturas e documentos inválidos incluem: Apagados ou alterados para perder a autenticidade; Não de acordo com o formulário prescrito, sem assinatura ou carimbo do vendedor; Informações insuficientes do comprador, vendedor, item, quantidade, preço unitário, etc.; Faturas falsas, sem transações reais.