Meu chefe compra faturas para pagar despesas externas. Isso corre algum risco?

Minha empresa possui uma equipe de vendas que compra suprimentos ou materiais para despesas comerciais... especializada em comprar faturas para preencher registros de pagamento.

Muitas vezes, as vendas compram notas fiscais para preencher documentos de pagamento, deixando os contadores sem saber o que fazer. Os fiscais da Receita Federal precisam recorrer a soluções improvisadas para explicar a situação.

A verificação anterior estava correta porque o fornecedor da fatura ainda estava em atividade, mas alguns anos depois eles mudaram de endereço, agora a declaração de imposto de renda exige a remoção da fatura e a aplicação de multa, e explicar isso ao fiscal é muito difícil .

Uma série de opiniões de empresas participantes do seminário sobre riscos financeiros e contábeis, realizado na tarde de 19 de novembro, mostrou que muitas empresas ainda não estão totalmente cientes dos riscos potenciais da compra e venda de faturas.

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As empresas podem verificar a legalidade das faturas consultando o site do Departamento de Impostos. Foto: Binh Minh

Com 15 anos de experiência na área de contabilidade e impostos, a Sra. Dinh Thi Huyen, Diretora da Savitax Tax Consulting JSC, já presenciou muitos casos lamentáveis.

“Recentemente, uma empresa que atua no ramo de instalação de elevadores descobriu um grande número de notas fiscais suspeitas durante uma inspeção da Receita Federal. O diretor relatou que a empresa, sediada na Cidade de Ho Chi Minh, estava trabalhando em um projeto em Hanói entre 2020 e 2021 e precisou contratar um grupo de pessoas em Hanói para realizar pequenas tarefas. Esse grupo não possuía personalidade jurídica, portanto, não podia emitir notas fiscais. Eles tiveram que enviar notas fiscais de outra empresa para receber o pagamento. Atualmente, o diretor não consegue contatar esses colaboradores e desconhece qual empresa emitiu as notas fiscais. Embora seja verdade que os custos reais foram incorridos pela empresa”, afirmou a Sra. Huyen.

Outro caso comum, segundo a Sra. Huyen, é o da equipe de vendas que vai a campo, compra mercadorias baratas sem notas fiscais nem documentos, e depois compra notas fiscais de outras unidades, levando-as de volta ao departamento de contabilidade para pagamento. Sem ferramentas de controle de faturas, é difícil para os contadores saberem se essa nota fiscal é proveniente da rede de negociação de faturas ou não.

É importante notar que, em um contexto de grande número de empresas e pequeno número de fiscais, muitas empresas precisam esperar de 5 a 7 anos para serem convocadas para a regularização tributária. Recentemente, uma empresa recebeu uma notificação da Receita Federal solicitando a apresentação de documentos referentes aos anos de 2019 a 2023.

Somente com a intervenção das autoridades fiscais é que muitas empresas "retrocederam" ao perceberem que estavam utilizando faturas ilegais, o que causou diversas consequências. Além da impossibilidade de deduzir o imposto sobre valor agregado (IVA) devido às faturas inválidas, as empresas também foram multadas e tiveram que pagar indenizações pelos custos relacionados a essas faturas.

“Do final de 2023 até agora, a Receita Federal emitiu uma série de documentos sobre empresas que utilizam notas fiscais ilegais, e muitos contadores tiveram que prestar esclarecimentos. Muitos empresários tiveram que pagar multas elevadas para lidar com notas fiscais ilegais utilizadas em seus processos contábeis. É lamentável quando um contador se complica com a justiça ao lidar com notas fiscais para empresas”, compartilhou a Sra. Huyen.

Embora ainda existam muitas empresas que ganham a vida comprando e vendendo faturas, que podem operar apenas por um curto período, para reduzir o risco de acerto de contas tributárias posteriormente, a Sra. Huyen recomenda que as empresas controlem cuidadosamente as faturas de entrada.

As empresas podem verificar a legalidade das faturas consultando o site da autoridade tributária, comparando a lista de empresas com riscos de faturas divulgada pela Direção-Geral de Tributação ou utilizando um software de processamento de faturas com funcionalidades de alerta de risco.

De acordo com a legislação vigente, faturas e documentos inválidos incluem: Apagados ou alterados a ponto de perderem a autenticidade; Não conformes ao formato prescrito, sem assinatura ou carimbo do vendedor; Informações insuficientes sobre comprador, vendedor, item, quantidade, preço unitário, etc.; Faturas falsas, sem transações reais.