" Meu chefe compra faturas para pagar despesas externas. Existe algum risco?"

A equipe de vendas da minha empresa vai comprar suprimentos ou despesas comerciais... especializada em comprar faturas para preencher registros de pagamento.

Muitas vezes, os vendedores compram faturas para preencher documentos de pagamento, e os contadores ficam desamparados. As autoridades fiscais precisam usar cola para explicar.

No início, o cheque estava ok porque o fornecedor da fatura ainda estava em operação. Alguns anos depois, eles deixaram o endereço. Agora, a liquidação do imposto exige a remoção da fatura e uma multa. Explicar ao fiscal é muito difícil .

Uma série de opiniões de empresas participantes do seminário sobre riscos financeiros e contábeis realizado na tarde de 19 de novembro mostrou que muitas empresas ainda não estão totalmente cientes dos potenciais riscos de comprar e vender notas fiscais.

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As empresas podem verificar a legalidade das faturas consultando-as no site do Departamento de Impostos. Foto: Binh Minh

Com 15 anos de experiência na área de contabilidade e impostos, a Sra. Dinh Thi Huyen, Diretora da Savitax Tax Consulting JSC, testemunhou muitos casos infelizes.

“Recentemente, uma empresa que atua na área de instalação de elevadores, ao ser inspecionada pela autoridade fiscal, descobriu um grande número de faturas arriscadas. O diretor disse que a empresa, localizada na Cidade de Ho Chi Minh, estava realizando um projeto em Hanói entre 2020 e 2021. Foi necessário contratar um grupo de pessoas em Hanói para realizar pequenas tarefas. Esse grupo não possuía personalidade jurídica e, portanto, não podia emitir faturas, então, recebia faturas de outras empresas e as enviava para pagamento. Atualmente, o diretor não consegue entrar em contato com esses colaboradores e não sabe qual empresa realmente emitiu as faturas. Embora seja verdade que os custos reais incorridos pela empresa foram incorridos”, disse a Sra. Huyen.

Outro caso comum, segundo a Sra. Huyen, é que a equipe de vendas trabalha fora, compra produtos baratos sem notas fiscais e documentos, depois compra notas fiscais de outras unidades e as devolve ao departamento de contabilidade para pagamento. Sem ferramentas de controle de notas fiscais, é difícil para os contadores saberem se a nota fiscal é de uma rede de negociação de notas fiscais ou não.

Vale ressaltar que, considerando o grande número de empresas e o pequeno número de fiscais, muitas empresas precisam esperar de 5 a 7 anos para serem convocadas para a liquidação do imposto. Recentemente, uma empresa recebeu uma notificação da Receita Federal solicitando a preparação de documentos referentes aos anos de 2019 a 2023.

Somente quando as autoridades fiscais intervieram é que muitas empresas "recuaram" ao descobrir que estavam usando notas fiscais ilegais, com muitas consequências. Além de não poderem deduzir o imposto sobre valor agregado devido a notas fiscais inválidas, as empresas também foram multadas e tiveram que pagar indenização por despesas relacionadas a essas notas fiscais inválidas.

“Do final de 2023 até agora, a autoridade tributária emitiu uma série de despachos oficiais sobre empresas que utilizam notas fiscais ilegais, o que fez com que muitos contadores empresariais precisassem se explicar. Muitos empresários tiveram que pagar muito dinheiro para lidar com notas fiscais ilegais usadas no processo contábil. É de partir o coração quando um contador tem problemas com a lei ao lidar com notas fiscais para empresas”, compartilhou a Sra. Huyen.

Embora ainda existam muitas empresas que ganham a vida comprando e vendendo faturas, que podem operar apenas por um curto período, para reduzir o risco de liquidação de impostos posteriormente, a Sra. Huyen recomenda que as empresas controlem cuidadosamente as faturas de entrada.

As empresas podem verificar a legalidade das faturas consultando o site da autoridade tributária, comparando a lista de empresas com riscos de fatura anunciada pelo Departamento Geral de Tributação; ou usando um software de processamento de faturas de entrada com recursos de alerta de risco de fatura.

De acordo com as regulamentações atuais, faturas e documentos inválidos incluem: Apagados ou modificados para perder a autenticidade; Não de acordo com o formulário prescrito, sem a assinatura ou o selo do vendedor; Informações insuficientes sobre o comprador, vendedor, item, quantidade, preço unitário, etc.; Faturas falsas, sem transações reais.