Alterar e complementar uma série de regulamentos sobre autenticação

(Chinhphu.vn) - Uma série de novos regulamentos sobre autenticação foram emitidos no Decreto nº 280/2025/ND-CP datado de 27 de outubro de 2025 do Governo.

Decreto n.º 280/2025/ND-CP que altera e complementa uma série de regulamentos sobre autenticação.

O Governo emitiu o Decreto n.º 280/2025/ND-CP de 27 de outubro de 2025, que altera e complementa vários artigos do Decreto n.º 23/2015/ND-CP sobre a emissão de cópias de originais, a certificação de cópias de originais e a certificação assinatura e autenticação de contratos, transações, conforme alterados, complementado pelo Decreto nº 07/2025/ND-CP.

De acordo com as novas normas do Decreto nº 280/2025/ND-CP, a certificação de uma cópia do original significa que a autoridade, organização ou pessoa competente, conforme prescrito neste Decreto, com base no original, certifica que a cópia é fiel ao original.

A certificação de assinatura é o ato de uma agência, organização ou pessoa competente, conforme prescrito neste Decreto, certificando que a assinatura em um documento ou papel é a assinatura da pessoa que solicita a certificação.

A autenticação de transação é o ato de uma pessoa competente, conforme prescrito neste Decreto, certificando o tempo e o local da conclusão da transação civil, a capacidade do ato civil, a vontade voluntária, a assinatura ou impressão digital das partes participantes da transação civil.

Ampliando o escopo da certificação

Em particular, o Decreto n.º 280/2025/ND-CP alterou e complementou a Cláusula 9 do Artigo 2.º do Decreto 23/2015/ND-CP no sentido de expandir os assuntos de certificação.

Especificamente, a pessoa que realiza a certificação é o Presidente do Comitê Popular da comuna, distrito ou zona especial (Comitê Popular em nível de comuna); a pessoa autorizada ou designada para realizar a tarefa de certificação de acordo com os regulamentos; o tabelião do Cartório Notarial, Cartório Notarial (organização de prática notarial); o oficial diplomático , oficial consular da agência de representação diplomática, agência de representação consular e outras agências autorizadas a executar funções consulares do Vietnã no exterior (agência representativa).

Assim, em comparação com os regulamentos antigos, o Decreto nº 280/2025/ND-CP expande os assuntos de certificação para incluir pessoas autorizadas ou designadas para executar tarefas de certificação de acordo com os regulamentos.

Alterações aos regulamentos sobre autoridade e responsabilidade de certificação

O Decreto nº 280/2025/ND-CP também altera e complementa os regulamentos sobre a autoridade e a responsabilidade da certificação, no sentido de definir claramente as responsabilidades de cada entidade que realiza a certificação. Especificamente:

1. O Presidente do Comité Popular a nível municipal tem a autoridade e a responsabilidade de:

a) Certificar cópias de originais de documentos e papéis emitidos ou certificados por agências e organizações competentes do Vietnã; agências e organizações competentes de países estrangeiros; agências e organizações competentes do Vietnã em associação com agências e organizações competentes de países estrangeiros;

b) Autenticação de assinaturas em documentos e papéis;

c) Certificar a assinatura do tradutor em documentos e papéis de línguas estrangeiras para o vietnamita e do vietnamita para línguas estrangeiras;

d) Certificação de operações relativas a bens móveis;

d) Certificar as transações relativas aos direitos de utilização da terra, de acordo com as disposições da lei de terras;

e) Certificar as transações habitacionais de acordo com as disposições da lei da habitação;

g) Inventário;

h) Certidão de documentos que comprovem a recusa de recebimento da herança;

i) Certificar os documentos de partilha de herança como bens especificados nos pontos d, dd e e acima.

2. O Presidente do Comitê Popular no nível municipal dirige e organiza a implementação das atividades de certificação na área.

A autorização e atribuição da execução das certificações especificadas na Cláusula 1 e a assinatura e uso de selos durante a execução das certificações serão realizadas de acordo com as disposições da lei sobre a organização das autoridades locais, a lei sobre a organização de agências especializadas sob os Comitês Populares no nível municipal e leis relevantes.

3. A agência representativa tem a autoridade e a responsabilidade de autenticar os assuntos especificados nos pontos a, b e c, cláusula 1. O funcionário diplomático ou consular deverá assinar, certificar e afixar o selo da agência representativa.

4. Os notários têm a autoridade e a responsabilidade de autenticar os assuntos especificados nos pontos a, b e c, cláusula 1, assinar a autenticação e apor o selo da organização de prática notarial.

5. A certificação não depende do local de residência do requerente nos seguintes casos:

a) Cópias autenticadas dos originais, assinaturas autenticadas;

b) Certificação de operações relativas a bens móveis;

c) Certificar testamentos e documentos que recusem o recebimento de herança;

d) Certificar os documentos de autorização relativos à implementação dos direitos dos utilizadores do solo e da habitação;

d) Certificar a alteração, acréscimo e cancelamento das transações especificadas nos itens b, c e d desta seção.

6. A certificação das transações relacionadas aos direitos de uso da terra é realizada no Comitê Popular da comuna onde o terreno está localizado, a certificação das transações de habitação é realizada no Comitê Popular da comuna onde a casa está localizada, exceto nos casos especificados em 5.

A pessoa que solicita a autenticação não deve ser obrigada a apresentar originais ou cópias de documentos integrados no VNeID.

Ao mesmo tempo, o Decreto nº 280/2025/ND-CP também complementa os regulamentos sobre as obrigações e direitos da pessoa que realiza a certificação.

O Decreto nº 280/2025/ND-CP estipula ainda: a pessoa que realiza a autenticação não exige que a pessoa que solicita a autenticação envie ou apresente o original ou uma cópia dos documentos e papéis que foram integrados no VNeID quando a pessoa que solicita a autenticação tiver apresentado as informações correspondentes do VNeID.

Caso a pessoa que solicita a certificação e a pessoa que realiza a certificação possam explorar informações e documentos do Banco de Dados Nacional da População ou outros bancos de dados conforme previsto em lei, a pessoa que realiza a certificação é responsável por explorar informações e documentos desses bancos de dados e não exige que a pessoa que solicita a certificação apresente o original, uma cópia do livro original ou uma cópia autenticada das informações e documentos explorados.

Alteração dos regulamentos sobre as responsabilidades dos Comités Populares a todos os níveis na gestão estatal da autenticação

Além disso, o Decreto nº 280/2025/ND-CP também altera e complementa o Artigo 43 do Decreto nº 23/2015/ND-CP que regulamenta as responsabilidades dos Comitês Populares em todos os níveis na gestão estadual de autenticação para atender aos requisitos ao operar a organização e operação do modelo de governo local de 2 níveis.

De acordo com o Decreto nº 280/2025/ND-CP, as responsabilidades dos Comitês Populares em todos os níveis na gestão estadual de autenticação são prescritas da seguinte forma:

1- O Comité Popular a nível provincial exerce a gestão estatal da certificação a nível local, com as seguintes atribuições e competências:

a) Organizar a implementação dos documentos legais sobre certificação a nível local;

b) Fornecer orientação e treinamento sobre habilidades de certificação para funcionários e servidores públicos que trabalham na certificação nos Comitês Populares no nível municipal e notários de organizações de prática notarial;

c) Organizar a propaganda e a divulgação de normas legais sobre certificação; tomar medidas para corrigir a situação de abuso da exigência de cópias autenticadas de documentos e papéis na execução de procedimentos administrativos na área;

d) Aplicar a tecnologia da informação na execução da certificação e na gestão estatal da certificação no âmbito local, atendendo às necessidades de disponibilização e intercâmbio de informações;

d) Fiscalizar e examinar as atividades de certificação dos Comitês Populares em nível municipal e dos órgãos notariais da região;

e) Compilar e publicar a lista de signatários certificadores dos Comitês Populares em nível de comuna na localidade no Portal de Informações Eletrônicas ou na Página de Informações Eletrônicas do Departamento de Justiça e atualizar esta lista quando houver alterações;

g) Resolver reclamações, denúncias, recomendações e reflexões de pessoas físicas e jurídicas e tratar de infrações administrativas relacionadas à certificação, no âmbito de sua competência;

h) Considerar a transferência total ou parcial do trabalho de certificação de cópias de originais e de assinaturas para organizações notariais em localidades de nível municipal onde haja pelo menos uma organização notarial operando de forma estável e eficaz no momento da decisão sobre a transferência. As organizações notariais são distribuídas de forma razoável e conveniente para indivíduos e organizações com necessidades de certificação na localidade;

i) Sintetizar a situação e as estatísticas sobre a certificação local e reportar ao Ministério da Justiça conforme prescrito. O Departamento de Justiça auxilia o Comitê Popular Provincial na execução das tarefas especificadas nos pontos a, b, c, d, e, g, h e i e inspeciona as atividades de certificação do Comitê Popular da Comuna e das organizações notariais na área.

2. O Comitê Popular no nível da comuna realiza a gestão estadual da certificação dentro da área do nível da comuna, com as seguintes funções e poderes:

a) Gerir a execução das tarefas de certificação previstas neste Decreto;

b) Propagar, disseminar e mobilizar a população para o cumprimento das normas legais de certificação;

c) Emitir cópias autenticadas do original da transação certificada;

d) Resolver reclamações, denúncias, recomendações e reflexões de pessoas físicas e jurídicas e tratar de infrações administrativas relacionadas à certificação, no âmbito de sua competência;

d) Sintetizar a situação e compilar estatísticas sobre relatórios certificados ao Departamento de Justiça, de acordo com os regulamentos.

O Gabinete do Conselho Popular e do Comitê Popular coordena com o Centro de Serviços de Administração Pública para auxiliar o Comitê Popular no nível municipal na execução das tarefas especificadas nos pontos a, b e c. O Presidente do Comitê Popular no nível municipal, a pessoa autorizada ou designada para executar a tarefa de certificação de acordo com os regulamentos, deve notificar o Departamento de Justiça sobre a amostra de assinatura usada ao assinar a certificação.

O Decreto n.º 280/2025/ND-CP também complementa as disposições do artigo 47.º do Decreto n.º 23/2015/ND-CP sobre disposições transitórias no sentido de:

Para transações certificadas no Departamento de Justiça e no Comitê Popular no nível de comuna antes de 1º de julho de 2025, a alteração, a suplementação, o cancelamento de transações, a correção de erros nas transações certificadas e a emissão de cópias autenticadas das transações originais certificadas deverão ser realizadas no Comitê Popular no nível de comuna que armazena os registros de certificação de transações.

Cópias autenticadas de originais, livros de certificação de assinaturas/endereços, livros de certificação de assinaturas de tradutores e livros de certificação de transações criados antes da data de vigência deste Decreto (1º de novembro de 2025) continuarão a ser usados ​​até 31 de dezembro de 2025.

Phuong Nhi

Fonte: https://baochinhphu.vn/sua-doi-bo-sung-mot-so-quy-dinh-ve-chung-thuc-102251028110756076.htm