“ เจ้านายของฉันซื้อใบแจ้งหนี้เพื่อจ่ายค่าใช้จ่ายภายนอก มีความเสี่ยงอะไรบ้างไหม?”

บริษัทของฉันมีทีมขายที่ทำหน้าที่จัดซื้ออุปกรณ์หรือค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ...โดยเฉพาะการซื้อใบแจ้งหนี้เพื่อบันทึกการชำระเงิน

หลายครั้งที่ฝ่ายขายซื้อใบแจ้งหนี้เพื่อกรอกเอกสารการชำระเงิน แต่ฝ่ายบัญชีก็ทำอะไรไม่ได้ เจ้าหน้าที่สรรพากรต้องใช้กาวพ่นเพื่ออธิบาย

การตรวจสอบครั้งก่อนไม่มีปัญหา เพราะผู้ขายตามใบแจ้งหนี้ยังดำเนินกิจการอยู่ แต่หลังจากนั้นไม่กี่ปี พวกเขาได้ย้ายที่อยู่ไปแล้ว ตอนนี้การสรุปภาษีจึงจำเป็นต้องนำใบแจ้งหนี้ฉบับนั้นออกและเสียค่าปรับ ซึ่งการอธิบายให้เจ้าหน้าที่สรรพากรเข้าใจนั้นยากมาก

จากความคิดเห็นของธุรกิจต่างๆ ที่เข้าร่วมสัมมนาเรื่องความเสี่ยงทางการเงินและการบัญชีซึ่งจัดขึ้นในช่วงบ่ายของวันที่ 19 พฤศจิกายน พบว่าธุรกิจจำนวนมากยังไม่ตระหนักถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการซื้อและขายใบแจ้งหนี้อย่างเต็มที่

ค้นหาใบแจ้งหนี้.jpg
ธุรกิจต่างๆ สามารถตรวจสอบความถูกต้องตามกฎหมายของใบแจ้งหนี้ได้โดยการค้นหาข้อมูลในเว็บไซต์ของกรมสรรพากร ภาพ: บินห์ มินห์

ด้วยประสบการณ์ 15 ปีในด้านการบัญชีและภาษี คุณดิงห์ ถิ ฮุยเยน กรรมการผู้จัดการ บริษัท ซาวิแท็กซ์ แทกซ์ คอนซัลติ้ง จำกัด (มหาชน) ได้พบเห็นกรณีที่ไม่พึงประสงค์มามากมาย

“เมื่อเร็ว ๆ นี้ บริษัทติดตั้งลิฟต์แห่งหนึ่งพบใบแจ้งหนี้ที่น่าสงสัยจำนวนมากเมื่อหน่วยงานสรรพากรตรวจสอบ ผู้อำนวยการบริษัทกล่าวว่า ในช่วงปี 2020-2021 บริษัทซึ่งตั้งอยู่ในนครโฮจิมินห์ ได้ทำงานโครงการหนึ่งในกรุง ฮานอย และจำเป็นต้องว่าจ้างกลุ่มบุคคลในฮานอยให้ทำงานเล็ก ๆ น้อย ๆ กลุ่มบุคคลเหล่านี้ไม่มีสถานะทางกฎหมาย จึงไม่สามารถออกใบแจ้งหนี้ได้ จึงต้องส่งใบแจ้งหนี้ในนามของบริษัทอื่นเพื่อขอรับชำระเงิน ปัจจุบัน ผู้อำนวยการไม่สามารถติดต่อผู้ร่วมงานเหล่านั้นได้ และไม่ทราบว่าบริษัทใดเป็นผู้ออกใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงนั้นเป็นความจริง” นางฮุยเอนกล่าว

นางฮุยเอนกล่าวว่า อีกกรณีหนึ่งที่พบได้บ่อยคือ ทีมขายออกไปทำงานนอกสถานที่ ซื้อสินค้าถูกๆ ที่ไม่มีใบเสร็จและเอกสาร จากนั้นก็ซื้อใบเสร็จจากหน่วยงานอื่นแล้วนำกลับมาให้แผนกบัญชีเพื่อชำระเงิน หากไม่มีเครื่องมือควบคุมใบเสร็จ ก็เป็นเรื่องยากที่นักบัญชีจะรู้ว่าใบเสร็จนี้มาจากเครือข่ายซื้อขายใบเสร็จหรือไม่

ควรสังเกตว่าในบริบทที่มีจำนวนสถานประกอบการจำนวนมากและเจ้าหน้าที่สรรพากรจำนวนน้อย สถานประกอบการหลายแห่งต้องรอ 5-7 ปีจึงจะได้รับการติดต่อเพื่อชำระภาษี เมื่อเร็ว ๆ นี้ ธุรกิจแห่งหนึ่งได้รับหนังสือแจ้งจากหน่วยงานสรรพากรให้เตรียมเอกสารสำหรับปี 2019 ถึง 2023

หลายธุรกิจเพิ่งมารู้ตัวว่าใช้ใบแจ้งหนี้ปลอมก็ต่อเมื่อหน่วยงานสรรพากรเข้ามาตรวจสอบ ทำให้เกิดผลกระทบตามมามากมาย นอกจากจะไม่สามารถหักภาษีมูลค่าเพิ่มได้เนื่องจากใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้องแล้ว ธุรกิจเหล่านั้นยังถูกปรับและต้องจ่ายค่าชดเชยสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องเหล่านั้นด้วย

“ตั้งแต่ปลายปี 2023 จนถึงปัจจุบัน กรมสรรพากรได้ออกเอกสารหลายฉบับเกี่ยวกับบริษัทที่ใช้ใบแจ้งหนี้ผิดกฎหมาย ทำให้ผู้ทำบัญชีหลายรายต้องชี้แจง และเจ้าของธุรกิจหลายรายต้องเสียเงินจำนวนมากเพื่อจัดการกับใบแจ้งหนี้ผิดกฎหมายที่ใช้ในกระบวนการบัญชี มันเป็นเรื่องที่น่าเศร้าเมื่อผู้ทำบัญชีต้องประสบปัญหาทางกฎหมายจากการจัดการใบแจ้งหนี้ให้กับธุรกิจต่างๆ” นางสาวฮุยเอนกล่าว

ถึงแม้ว่าปัจจุบันยังมีธุรกิจจำนวนมากที่ดำรงชีพด้วยการซื้อขายใบแจ้งหนี้ ซึ่งอาจดำเนินการเพียงช่วงเวลาสั้นๆ แต่เพื่อลดความเสี่ยงในการชำระภาษีในภายหลัง คุณฮุยเยนแนะนำให้ธุรกิจต่างๆ ควบคุมใบแจ้งหนี้ขาเข้าอย่างรอบคอบ

ผู้ประกอบการสามารถตรวจสอบความถูกต้องตามกฎหมายของใบแจ้งหนี้ได้โดยการค้นหาข้อมูลในเว็บไซต์ของหน่วยงานด้านภาษี เปรียบเทียบรายชื่อผู้ประกอบการที่มีความเสี่ยงด้านใบแจ้งหนี้ที่ประกาศโดยกรมสรรพากร หรือใช้ซอฟต์แวร์ประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติแจ้งเตือนความเสี่ยงด้านใบแจ้งหนี้

ตามระเบียบปัจจุบัน ใบแจ้งหนี้และเอกสารที่ไม่ถูกต้อง ได้แก่: เอกสารที่ถูกลบหรือแก้ไขจนเสียความถูกต้อง; เอกสารที่ไม่เป็นไปตามแบบฟอร์มที่กำหนด ไม่มีลายเซ็นหรือตราประทับของผู้ขาย; ข้อมูลของผู้ซื้อ ผู้ขาย สินค้า จำนวน ราคาต่อหน่วย ฯลฯ ไม่ครบถ้วน; ใบแจ้งหนี้ปลอมที่ไม่มีการทำธุรกรรมจริง