Зміна нової адреси: що потрібно зробити бізнесу, щоб уникнути помилок та не збитися зі шляху

З 1 липня перетворення адміністративних кордонів на два рівні несе великий обсяг роботи, що вимагає від бізнесу ретельної підготовки, щоб уникнути ризиків та збоїв у роботі системи.

Зміна адміністративних адрес матиме великий вплив на діяльність установ, організацій та підприємств. – Фото ілюстрації: HP

З 1 липня перехід від 3-рівневих адміністративних кордонів до 2-рівневих створить величезний обсяг роботи для всіх відповідних сторін, від державних управлінських органів, місцевих органів влади до бізнесу, особливо для технічних систем та служб, що використовують карти та адреси.

Цей процес вимагає ретельної підготовки, щоб уникнути ризиків, помилок та операційних збоїв.

Визначте 6 проблем

За словами пана Он Нху Бінь, співзасновника та генерального директора акціонерної компанії EMDDI (транспортної платформи для таких компаній, як Xanh SM, Taxi Group, Lado тощо), зміна адміністративних адрес суттєво вплине на діяльність багатьох підприємств.

Зокрема, значно постраждають такі галузі, як електронна комерція, транспорт (включаючи таксі, поїздки на виїзді, доставку, логістику) та нерухомість.

Тим часом підприємствам в інших галузях, особливо тим, які використовують програмне забезпечення для управління на рівні районів/громад, знадобиться більше часу для синхронного впровадження цих змін.

Пан Бінь прогнозує, що під час процесу трансформації організації зіткнуться з шістьма основними групами викликів.

По-перше, робоче навантаження велике, і існує ризик помилок і штрафів. Важливо розрізняти «використання адрес у щоденних операціях» та «вимогу конвертації та зберігання адрес відповідно до нових адміністративних одиниць».

Без конкретного плану та передбачення ситуацій, що виникають, організації схильні до збоїв у роботі системи, помилок та можливих штрафів відповідно до нормативних актів.

По-друге, ризик використання сторонніх API карт. Наразі багато постачальників API карт ще не підтвердили свою здатність повністю підтримувати нові адміністративні адреси. Деякі з них розпочали пілотні проекти, але точність не підтверджена.

Таким чином, програми, що використовують сторонні API карт, повинні передбачати ризики, якщо адреса неправильна.

По-третє, користувачам важко ідентифікувати еквівалентні адреси між старою та новою. Перетворення може призвести до плутанини. Наприклад, пан Бінь навів приклад: раніше було легко відрізнити «5 Куанг Чунг (Хоан Кіем)» від «5 Куанг Чунг (Ха Донг)», але в дворівневій системі адрес відсутність інформації про район може легко призвести до плутанини у спілкуванні, доставці та подорожах.

По-четверте, стандартизуйте адресні дані. Перетворення ефективне лише тоді, коли вхідні дані стандартизовані. Якщо адреси вводяться хаотично, не у стандартному форматі або пишуться від руки нерівномірно, процес обробки та перетворення стає складним і дорогим.

По-п'яте, вимога виставляти рахунки-фактури за новою адресою. Чинні правила вимагають виставляти рахунки-фактури за новою адміністративною адресою. Тим часом деякі операційні системи можуть все ще використовувати стару адресу. Тому підприємствам необхідно переглядати, оновлювати інформацію та співпрацювати з податковими органами для отримання конкретних інструкцій, щоб уникнути помилок у декларуванні та виставлянні рахунків-фактур.

По-шосте, приховані витрати під час переходу. Від оновлення програмних систем, налаштування API, зміни вивісок, передруку рахунків-фактур, контрактів... все це призводить до витрат. Ці витрати можуть бути значними, особливо для підприємств з великими операціями або багатьма точками дотику адресних даних.

Зберігайте старі та нові адреси паралельно

Щоб мінімізувати витрати, пов'язані з вищезазначеними ризиками, пан Бінь пропонує деякі рішення, на які можуть звернутися організації. Перш за все, необхідно планувати перетворення даних контрольованим чином, включаючи перевірку, порівняння та тестування кроків перед офіційним впровадженням.

Одночасне зберігання старої та нової адрес на початку також є способом забезпечення безперебійної роботи. Крім того, системи повинні підтримувати відображення обох форматів адрес або принаймні надавати користувачам можливість дізнатися відповідну нову адресу.

Це допоможе користувачам поступово звикнути до нової адреси та обмежить плутанину. Зокрема, оновлення рахунків-фактур за новою адресою вимагає тісної координації з податковими органами, щоб забезпечити дотримання правил та уникнути юридичних ризиків.

Насамкінець, пан Бінь сказав, що наразі, якщо уряд зможе сприяти стандартизації та синхронному впровадженню поштового індексу для дворівневих адміністративних адрес, це буде оптимальним фундаментальним рішенням.

Це не лише допомагає синхронізувати системи між сторонами (карти, транспорт, адміністрування та торгівля), але й економить багато ресурсів у майбутньому, якщо відбудуться якісь інші зміни.

ХОНГ ПХУК

Джерело: https://tuoitre.vn/doi-dia-chi-moi-viec-doanh-nghiep-can-lam-de-tranh-sai-mot-li-di-mot-dam-20250702121709135.htm