مقترحات لتحسين نظام إدارة الوثائق الإلكترونية.

ألقى نائب رئيس مكتب الجمعية الوطنية، نغوين مان هونغ، خطاباً.

بحسب تقييم المندوبين، ساهم تطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية في رفع كفاءة معالجة الوثائق في البيئة الرقمية. إذ يُمكن للمستخدمين استخدام ومعالجة الوثائق مباشرةً، وتلقي المهام عبر النظام الإلكتروني؛ ما يُتيح لهم أداء مهام الإدارة والتنظيم، مثل: معالجة الوثائق الواردة، وصياغة وتوقيع وإصدار الوثائق الصادرة، وتوزيع وإدارة المهام الموكلة، وإنشاء ملفات العمل، ومعالجة جداول عمل القادة، وتجميع إحصاءات حول معالجة الوثائق الواردة والصادرة لدعم إدارة شؤون القادة.

المشهد في الاجتماع.

ومع ذلك، لا تزال عملية تطبيق النظام تواجه بعض الصعوبات في وظائف مختلفة، مثل: تقديم المستندات وإنشاء المسودات؛ تقديم المستندات وتحريرها عبر الإنترنت؛ تحرير المستندات؛ التوقيع الرقمي؛ إصدار المستندات؛ طلب آراء بشأن المستندات؛ الدعوات وتخصيصها؛ المستندات الواردة لترقيمها ومعالجتها، واستلام المستندات، والمعالجة المعلقة...

خلال الاجتماع، طلب المندوبون من مكتب الجمعية الوطنية توجيه إدارة التحول الرقمي ووحدة الاستشارات لتحديث البنية التحتية التقنية، وتحسين واجهة التوقيع الرقمي، وتبسيط عملية التوقيع وإصدار المستندات؛ وإضافة خيار لطباعة المستندات بالتوقيعات الرقمية (بدون أختام) قبل إصدارها الرسمي.

المندوبون الحاضرون في الاجتماع

كما اقترحت الآراء إنشاء مركز بيانات احتياطي ونظام نسخ احتياطي تلقائي لضمان استعادة البيانات بسرعة في حالة حدوث أعطال فنية؛ وإعطاء الأولوية لتوفير أجهزة كمبيوتر عالية المواصفات للوحدات التي تستخدم النظام، مما يضمن قدرات معالجة سريعة ومستقرة، تتناسب مع الطبيعة الخاصة للعمل، وخاصة للمسؤولين الذين يؤدون واجبات كتابية متزامنة في المجلس العرقي للجمعية الوطنية ، ولجان الجمعية الوطنية، ومكتب الجمعية الوطنية...

المندوبون الحاضرون في الاجتماع (3)

المندوبون الحاضرون في الاجتماع

وفي كلمته الختامية، أعرب نائب رئيس مكتب الجمعية الوطنية نغوين مان هونغ عن تقديره الكبير لدعم مجموعة فيتيل في تنفيذ نظام إدارة وتشغيل المستندات الإلكترونية؛ مشيراً إلى أن النشر الأولي للبرنامج قد ساهم في تحسين كفاءة العمل في الإدارات والوحدات.

المندوبون الحاضرون في الاجتماع (2)

المندوبون الحاضرون في الاجتماع

استجابةً للملاحظات الواردة، طلب نائب رئيس مكتب الجمعية الوطنية من الإدارات والوحدات المعنية التنسيق الوثيق مع مجموعة فيتيل لمواصلة تحديث النظام وتطويره وتحسينه، وفي الوقت نفسه، تعزيز التدريب لتجاوز أوجه القصور ورفع كفاءة النظام. وسيسهم ذلك إيجاباً في جهود الجمعية الوطنية للتحول الرقمي.

المندوبون الحاضرون في الاجتماع (1)