المساهمة في تحسين نظام إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية

في صباح يوم 5 ديسمبر، وفي مقر مكتب الجمعية الوطنية - 22 هونغ فونغ، هانوي، ترأس نائب رئيس مكتب الجمعية الوطنية نجوين مان هونغ اجتماعًا للمساهمة بالأفكار الرامية إلى تحسين نظام إدارة الوثائق الإلكترونية وإدارتها.

Báo Đại biểu Nhân dân•05/12/2025

نائب رئيس مكتب الجمعية الوطنية نجوين مان هونغ يتحدث

وفقًا لتقييم المندوبين، وبعد فترة من التطبيق، ساهم نظام إدارة وتشغيل الوثائق الإلكتروني في زيادة فعالية معالجة الوثائق في البيئة الرقمية. يمكن للمستخدمين استخدام الوثائق ومعالجتها واستلام مهام العمل مباشرةً عبر النظام الإلكتروني، مما يخدم أعمال التشغيل والإدارة: معالجة الوثائق الواردة، وصياغة وتوقيع وإصدار الوثائق الصادرة، وتوزيع وإدارة العمل المُكلّف به، وإنشاء سجلات العمل، ومعالجة جدول عمل القادة، والحصول على إحصائيات حول معالجة الوثائق الصادرة والواردة لخدمة أعمال الإدارة والتشغيل للقادة.

مشهد اللقاء

ومع ذلك، لا تزال عملية التنفيذ على النظام تواجه بعض الصعوبات في الوظائف، مثل: المستندات المقدمة للتوقيع، وإنشاء المسودات؛ المستندات المقدمة للتوقيع، والتحرير عبر الإنترنت؛ تحرير المستندات؛ التوقيع الرقمي؛ المستندات الصادرة؛ المستندات التي تطلب آراء؛ الدعوات، وتخصيص الدعوات؛ المستندات التي تصل للترقيم ونقل المستندات للمعالجة، واستلام المستندات، وانتظار المعالجة...

وفي الاجتماع، اقترح المندوبون أن يوجه مكتب الجمعية الوطنية إدارة التحول الرقمي ووحدات الاستشارة بتحديث البنية التحتية التقنية، وتحسين واجهة التوقيع الرقمي، وتقصير خطوات التوقيع وإصدار الوثائق؛ وإضافة خيار طباعة الوثائق بالتوقيعات الرقمية (بدون أختام) قبل الإصدار الرسمي.

المندوبون الحاضرون في الاجتماع

واقترحت الآراء أيضًا بناء مركز بيانات احتياطي ونظام نسخ احتياطي تلقائي، مما يضمن القدرة على استرداد البيانات بسرعة عند حدوث مشاكل فنية؛ وإعطاء الأولوية لتوفير أجهزة كمبيوتر عالية التكوين للوحدات التي تستخدم النظام، مما يضمن قدرات معالجة سريعة ومستقرة، ومناسبة لطبيعة العمل المحددة، وخاصة للموظفين الذين يعملون في منصب إداري متزامن في المجلس العرقي ولجان الجمعية الوطنية ومكتب الجمعية الوطنية.

المندوبون الحاضرون في الاجتماع (3)

المندوبون الحاضرون في الاجتماع

وفي كلمته الختامية، أشاد نائب رئيس مكتب الجمعية الوطنية نجوين مانه هونغ بالدعم الذي قدمته مجموعة فيتيل في نشر نظام إدارة الوثائق الإلكترونية؛ مشيرا إلى أن النشر الأولي للبرنامج ساهم في تحسين كفاءة العمل في الإدارات والوحدات.

المندوبون الحاضرون في الاجتماع (2)

المندوبون الحاضرون في الاجتماع

بعد الاطلاع على التعليقات، طلب نائب رئيس مكتب الجمعية الوطنية من الإدارات والوحدات المعنية التنسيق الوثيق مع مجموعة فيتيل لمواصلة تحديث النظام وتطويره وتحسينه، وفي الوقت نفسه، تعزيز التدريب للتغلب على المعوقات وتحسين كفاءة استخدام النظام، مما يساهم بفعالية في التحول الرقمي للجمعية الوطنية.

المندوبون الحاضرون في الاجتماع (1)