إلغاء الاجتماعات لمساعدة الموظفين على الشعور بتعب أقل

[إعلان 1]

ظن الأمريكي جوشوا زيركل أنه وصل إلى أقصى حدوده مع جدول اجتماعاته الأسبوعي المزدحم.

قال مدير التسويق في شركة أسانا لتطبيقات إدارة الأعمال: "أشعر برغبة في البكاء عندما أنظر إلى جدول اجتماعاتي". فالاجتماعات المتتالية تُصعّب عليه إنجاز العمل.

أدركت الشركة قلق زيركل المتزايد ، فاقترحت إلغاءً مؤقتًا للاجتماعات الدورية. وأطلقت على ذلك اسم "اجتماعات يوم القيامة" .

"أعتقد أن الأمور تتحسن"، قال زيركل.

رسم توضيحي: واشنطن بوست — رسم توضيحي: *واشنطن بوست*

تُشكّل الاجتماعات المُزدحمة مشكلةً للعديد من موظفي المكاتب. وقد وجدت دراسةٌ جديدةٌ أجرتها مايكروسوفت أن 68% من الأشخاص يقولون إنهم يُقاطعون ويُعانون من عدم القدرة على التركيز بسبب الاجتماعات.

زادت الشركات من اجتماعاتها خلال جائحة كوفيد-19 للحفاظ على التواصل مع موظفيها. ولا تزال هذه العادة قائمة بعد أربع سنوات، لكن الشركات تُعيد النظر تدريجيًا في ثقافة اجتماعاتها، حيث تُقلل من الاجتماعات لزيادة الإنتاجية والحد من إرهاق الموظفين.

ويقول ستيفن روجلبيرج، أستاذ في جامعة نورث كارولينا: "هناك مستوى عالٍ من الاهتمام باجتماعات المكتب".

ألغى فريق زيركل، المكون من تسعة أشخاص، اجتماعات يوم الأربعاء من جداول أعماله، مما وفّر 11 ساعة شهريًا. ثم طُبّقت اجتماعات يوم القيامة بمشاركة 60 شخصًا، مما دفع الشركة إلى تطبيق دليل يُوجّه الأقسام لتقليل الاجتماعات كقاعدة عامة.

تقول ريبيكا هندز، رئيسة قسم الاستراتيجية في أسانا: "نُعدّل جدول الاجتماعات وهيكلها بعناية. نلغي الاجتماعات التي لا تُقدّم قيمة كبيرة". في الوقت نفسه، يُشجّع القادة الموظفين على رفض الاجتماعات التي لا تُضيف قيمة.

في أواخر يناير، طلبت منصة التجارة الإلكترونية Shopify من موظفيها إلغاء جميع اجتماعاتهم لمدة أسبوعين. وبحلول يوليو، يتوقع الموظفون خفض عدد الاجتماعات بنسبة 14%، وبنسبة 18% بنهاية العام.

في العام الماضي، توقفت شركة البرمجيات "تيك سميث" عن عقد الاجتماعات لمدة شهر، مقدمةً بذلك خدمة مؤتمرات الفيديو والرسائل النصية. وقد أظهر استطلاع داخلي أن إنتاجية الموظفين زادت بنسبة 15%، وأن 85% منهم حددوا اجتماعات سيتخطونها أو يختصرونها. كما انخفض عدد الحضور.

وتقول الرئيسة التنفيذية ويندي هاميلتون: "نحن نحمي طاقة موظفينا حتى يتمكنوا من القيام بعملهم على أفضل وجه".

اعتمدت منصة زابير للأتمتة سياسة "أسبوع التركيز" لموظفيها. يحدد كل موظف أهدافه ويرتب أولويات عمله خلال الأسبوع. لا تُلغي الاجتماعات تمامًا، بل تُشجع على تجنبها إن لم تكن ضرورية.

يقول 80% من الموظفين إنهم حققوا أهدافهم، وفقًا لمسح أجراه براندون ساموت، مدير الموارد البشرية في Zapier.

كما أطلق تطبيق تنظيم الموارد البشرية Slack أيضًا أيام الجمعة المخصصة للتركيز الصيفي وأسابيع المبدعين التي تسمح للموظفين بالعمل في جلسات مركزة دون انقطاع.

يُجرون تجارب لتقليص الاجتماعات بنسبة ٥٠٪ وتشجيع المزيد من أوقات التوقف. يستخدم سلاك الذكاء الاصطناعي لتلخيص النقاط الرئيسية ليتمكن الموظفون من تفويت الاجتماعات.

ومع ذلك، يُثير هذا التغيير تحدياتٍ عديدة. ففي بعض الحالات، يُقلّل تقليص الاجتماعات من فرص التعلّم والملاحظة من الآخرين.

يقول البروفيسور روجلبيرج إن استراتيجية تقليل الاجتماعات ستكون فعّالة إذا شملت القسم بأكمله. فالقادة مسؤولون عن التخطيط وإشراك الآخرين، بينما يتولى الموظفون مسؤولية وضع أهدافهم الخاصة. ويضيف: "هذا المزيج سيجعل الأمر أقل إثارة للصدمة عند تغير ثقافة الاجتماعات".

يُعرب زيركل عن امتنانه للشركة على الجدول الزمني الجديد. ويقول: "لقد كانوا شجعانًا وحازمين بشأن التغييرات".

نجوك نجان (بحسب واشنطن بوست )

[إعلان 2]
مصدر